16 高效會議的5個標準
你好！歡迎來到《樊登：可復制的溝通力》钦扭，我是課程小助手纫版。
上期內(nèi)容結(jié)束了個人溝通中的反饋問題。本期內(nèi)容把溝通的范圍擴大到集體領(lǐng)域客情，重點講述會議溝通的標準其弊。有請樊登老師開講。
那么接下來我們說如何在會議當中有效溝通膀斋，大家覺得開會是不是人生當中非常重要的一個事梭伐？有沒有人浪費了很多時間在會議上？那為什么仰担，通常來講糊识，為什么一個會議會浪費大家很多的時間？開偏了，跑題了赂苗，還有呢愉耙？就是有的時候不需要你來，他們也會把你叫來參加拌滋，形式主義的會議很多朴沿。還有什么？沒有達成結(jié)果败砂，會議缺乏準備赌渣，流程不清晰，對吧昌犹？
所以我們來看看坚芜，這個一個優(yōu)秀會議的標準是什么呢？就是我會認為準備充分斜姥，角色明確鸿竖，然后換位思考，充滿創(chuàng)意疾渴，流程科學千贯。這就是我們說一個優(yōu)秀的會議的一個過程。那與之相反的搞坝，你會發(fā)現(xiàn)準備的也不充分，角色也不明確魁袜，大家在會上也不會換位思考桩撮，這個缺乏創(chuàng)意，然后流程也不科學峰弹，到最后就一鍋粥店量，對吧？所以基本上我們發(fā)現(xiàn)開會是一件并不是那么難的事鞠呈。
第一件事是首先要做好準備融师，你首先要知道今天開會的目的是什么，對吧蚁吝？然后這個會議當中哪些人分別承擔什么樣的角色旱爆，搞清楚 誰負責召集會議，誰負責主持會議窘茁，誰負責記錄怀伦，對吧？誰負責最后這個整理整個的會議紀要山林，然后誰能夠參與發(fā)言房待，誰是旁聽的，把這些角色確定清楚。
然后接下來這一條我覺得是非常重要的桑孩，換位思考拜鹤。我曾經(jīng)做過一個實驗，就是我拿了一個案例流椒，一個生產(chǎn)部門要去生產(chǎn)一個敏簿，就是他負責生產(chǎn)產(chǎn)品的，銷售部門負責要給客戶交貨的镣隶。然后這兩個部門發(fā)生了矛盾极谊，什么矛盾？就是客戶要求按時按點按量的交付安岂，銷售部門都已經(jīng)簽了合同了轻猖，但是生產(chǎn)部門告訴他做不出來，這種情況很常見吧域那。然后我去找生產(chǎn)部門咙边，他說“你要做出來〈卧保”生產(chǎn)部門說“沒辦法败许，因為那個采購部門就沒有把貨采購到∈缥担”采購部門說“我們就沒錢呀 錢沒回來市殷，你們銷售部門沒回款呀 你回款沒到位，我沒錢刹衫，我怎么能夠采購醋寝？所以現(xiàn)在導致這這沒法做〈伲”三個部門開始扯皮音羞。然后你猜這個會議怎么開？我們第一輪開這個會議的時候很簡單仓犬，就是把每一個部門所面臨的困境詳細的寫在了這個紙上嗅绰，然后讓你認真的看自己的部門所面臨的困境，然后底下寫你必須守住的三個底線是什么搀继？
對吧窘面？比如說生產(chǎn)部門寫底線說我絕不能加班超過12個小時，對吧律歼？然后我要守住的底線是我們的員工就這么多民镜，我不能夠臨時增加人對吧？然后第三我們要怎么怎么樣险毁，這三個這個底線守住制圈。然后銷售部門的底線123我必須怎么樣们童？我跟客戶必須交貨。然后那個回款的那個采購部門鲸鹦，他說我必須得先款后貨慧库，必須得怎么樣？每個人都去守住自己的底線馋嗜。然后就開會齐板，這個會議我們在海爾開，吵了一下午葛菇。就那個課上的真是愉快甘磨，就是我基本什么都不用講，我就看他們吵架眯停，吵了一個半小時济舆，最后的結(jié)果就是完全沒法解決。
然后到最后我說“怎么辦莺债？”他們說“我們平常就這么開會滋觉，我們平常就這樣開 就是互相吵∑氚睿”然后每個部門推別的部門說“氣死我啦椎侠。”那好措拇，那咱們換一種方式我纪，第二次做的時候呢我們就做了一個小小的調(diào)整。什么調(diào)整呢丐吓？就是給他們的材料下面留了幾個空白的地方宣羊，說這件事情你有哪些可以妥協(xié)的地方？你還有哪些彈性可以去嘗試汰蜘？就是讓所有來開會的人在開會之前事先的導入性問題，各位注意之宿，這個事是很容易做到的族操。因為人是特別容易受到導入性問題的影響。
我們沒有跟任何人說過比被，說“你們?nèi)ラ_會的時候一定要換位思考色难，你們要努力地替對方著想哦〉茸海”你說這樣的話他不會接受枷莉。因為他會覺得說“憑什么？”對吧尺迂？“我換位思考笤妙，他為什么不換位思考我冒掌？”對吧？我們沒有做任何這樣的要求蹲盘，我們只是給他列出了幾個問題股毫。就是關(guān)于這件事情，你還有哪些空間可以去嘗試召衔？假如要實現(xiàn)雙贏的話铃诬，我們有哪些可能性？你手中的權(quán)限還有哪些沒有得到開發(fā)苍凛？還可能有哪些延遲這個交貨交付的這個可能性趣席，就讓他去寫。
然后他自己腦子往那想了一遍以后醇蝴，然后再重新開會宣肚。大概不到半個小時搞定。就是每一個部門都會主動的提出來說哑蔫，我們其實有一個方法可以去解決這個問題钉寝。我可以嘗試去跟客戶解釋一下，對我們先交付第一批貨闸迷，然后我們等到什么時候再交付第二批貨嵌纲，就是每一個部門，其實它會有自己的彈性腥沽。但你會發(fā)現(xiàn)說在真正開會的時候經(jīng)常會寸土不讓逮走。原因就是我們每個人內(nèi)心會有恐懼，會覺得如果我讓了的話今阳，他會得寸進尺师溅，會不會以后成為習慣、成為規(guī)矩盾舌，大家都會這樣做墓臭，對吧？就是我們忘記了整個會議的初衷是要能夠替對方解決問題妖谴，是要能夠提高效率窿锉。所以換位思考這件事在我們整個的這個會議管理當中是非常重要的一件事。
我希望大家以后在開會之前膝舅，你們可以跟大家講一講嗡载，就是先思考一下我們每個人的工作還有哪些彈性，對吧仍稀？還有哪些空間洼滚，還有一些什么樣的可能性，各自還有些什么樣的手段技潘？
你像我們在公司里邊開會的時候遥巴，經(jīng)常就會講千康，我說市場部門是市場方面的專家，他們一定會有辦法挪哄，鼓勵他吧秕。就你要讓他知道說市場部門會有市場部門的辦法，對吧迹炼？那銷售部門做客服做銷售已經(jīng)做這么多年了砸彬，一定會有自己的這個心得和想法，大家配合在一起一塊做斯入。
所以在增長黑客里邊砂碉，你看有一個設(shè)計很有意思，就是增長黑客的那個設(shè)計刻两，他不是要搞增長小組嘛增蹭，所有的增長小組都不是由某一個部門的人組成的。比如說你的增長小組是由技術(shù)部門的人組成的磅摹，增長小組發(fā)現(xiàn)他想要調(diào)動別的部門的資源滋迈，根本調(diào)不動，所以增長小組往往都是跨部門的人結(jié)合而成户誓。
有技術(shù)部饼灿，有客服部，有產(chǎn)品部帝美，然后有市場部碍彭，幾個人湊在一塊搞一個增長小組，這時候你發(fā)現(xiàn)各個部門之間配合起來很容易悼潭。因為我就這部里的人庇忌，我知道這個部做事的方法，你要不是這部里的人舰褪，他只要說一句我沒這規(guī)矩皆疹，你就你就沒辦法。你也不好輕易地打破規(guī)矩占拍，所以換位思考這個要求是開會提高效率的一個非常重要的底層要求墙基。
那么接下來我們說這兩條：充滿創(chuàng)意和流程科學，這個實際上是兩種常見的會議刷喜。你們開會一般有都要干嘛？你們一般開會立砸。
第一種開會的方式掖疮，就是我需要獲得更多的創(chuàng)意，對吧颗祝？就是集思廣益浊闪，我們需要在會上集思廣益恼布，碰撞產(chǎn)生很多的想法，這是一種常見的會議搁宾。第二種會議室我們要做一個決策折汞，對吧？這個會議我們討論說這事到底做還是不做盖腿？這是不是就是兩種常見的會議爽待，對嗎？那么如果你需要能夠獲得更多的想法翩腐，獲得更多的創(chuàng)意鸟款，我們需要用到的一個工具是什么？叫頭腦風暴的工具茂卦。這部分呢大家可以參考我們講過的一本書叫做斯坦福大學最受歡迎的創(chuàng)意課何什，我在這簡單的過一下，就是頭腦風暴里邊有一個非常重要的原則等龙。
就是每一個人事先先要對這個問題進行思考处渣，也就是說你在沒有跟整個開會的人互動之前，你的腦海當中一定要形成一套方案蛛砰，這個時候你不會受到別人的影響罐栈，哪怕不多都沒關(guān)系。然后把這些東西寫在紙上暴备，寫在紙上就不會變悠瞬。然后第二天去開會的時候，放在那開始一個一個的講涯捻，每一個人把自己的想法講出來浅妆，在講的過程當中有一個非常重要的原則是什么？不討論障癌、不批評凌外、不指責，對吧涛浙？我們平常開頭腦風暴會康辑，很多公司開頭腦風暴會都會覺得好難，因為沒有啥頭腦風暴轿亮，大家坐在一塊都等老板說話疮薇，所有人都哭喪著臉看老板說“沒辦法，想不出來我注“粗洌”對吧？因為反正說了也沒用但骨，最后還是老板說了算励七。
原因是什么呢智袭？就是只要我們開頭腦風暴會，有人一說話掠抬，就會有人站出來說“不行不行吼野，做不了，沒預算两波。不行瞳步，做不到，上次我不試過雨女，不行谚攒。”你看總會有特別多的人站出來挑戰(zhàn)氛堕，挑戰(zhàn)多馏臭，一次兩次，其他的人就會覺得算了讼稚，我也不說了括儒，因為沒用，整個那個開會的氛圍就會特別的低锐想。那真正有效的能夠激發(fā)大家的想法帮寻，就是你說了一個再奇怪的東西，對方都說“ 唉不錯赠摇，記下來固逗。”不用討論藕帜，不用評判烫罩，記下來就好，這時候才能夠激發(fā)其他更多的人有大量的想法洽故。
因為頭腦風暴不是決策會贝攒，頭腦風暴的目的是為了獲得更多、更有效时甚、更新的創(chuàng)意隘弊。這個我們上次做了一個在EMBA班上做了一個這樣的頭腦風暴。他們有一個提議說荒适，我們要開一個牛肉拉面館梨熙，那時候很流行開牛拉面館，很賺錢嘛刀诬，馬蘭拉面什么都起來了串结。然后開個牛拉面館，然后討論的就是如何為這個牛拉面館促銷。然后每個人提很多提議肌割，哇全都列成列了一大堆的這個促銷的方法，覺得很興奮帐要，覺得怎么大家開飯館有這么多的想法把敞，對吧？很好榨惠，但你要提醒他說很好奋早，但這不是決策會，對吧赠橙？
那么另外一種會議是什么呢耽装？知道嗎？另外一種會議就是我們經(jīng)常要決策期揪，扯皮最多的就是最后這個掉奄，就是流程科學這一項，扯皮最多的就是因為缺乏科學的流程凤薛，導致我們大家沒法討論姓建。就是在一個會上不停的討論，不停的吵缤苫，不停的吵速兔， 吵到最后一鍋粥。然后后來我就到處找活玲，我說有沒有這樣的工具 能夠解決開會扯皮吵架的問題涣狗？后來我找到了一本書叫平行思維法（“平行思維法”出自圖書《水平思考》），平行思維法的作者叫德博諾）舒憾，這個人好像已經(jīng)去世了镀钓。是美國一個思維大師，專門研究思維的問題珍剑。
什么叫平行思維法掸宛？各位你們覺不覺得在一個會議上，會有不同的思維方式的人出現(xiàn)招拙。比如說有一個人特別樂觀唧瘾，他做什么事他都說 “好啊，好啊别凤，好饰序，挺好啊，特別棒规哪∏笤ィ”對吧？很樂觀，這個人對于公司有沒有價值蝠嘉？一個樂觀的人很有價值最疆，對吧？因為樂觀的人才能推動事情前進蚤告，他有好奇心努酸，對吧？愿意去嘗試杜恰。那另外有一個人說“不行获诈，不行，不行心褐，這事肯定不行舔涎，這是風險太大，萬一做砸了逗爹，咱們公司倒閉了亡嫌。”這種人有嗎桶至？很謹慎昼伴，對吧？很謹慎的那種人镣屹，那這么一個很謹慎的人圃郊，對于公司有沒有價值？也有價值女蜈，對嗎持舆？但是痛苦在哪呢？痛苦就是當這兩個人湊在一起的時候伪窖，然后這邊提一個建議逸寓，那邊說不行，只要提個建議覆山，我說不行竹伸，然后到最后浪費大量的時間，根本討論不下去簇宽。所以我們在生活中其實大量的這個會議都是浪費在了消耗當中勋篓。就是有人提建議，有人不斷的反對魏割，就這樣譬嚣，對吧？
本期課程聽完了钞它，本節(jié)內(nèi)容重點說明了高效會議的5個標準拜银，分別是準備充分殊鞭，角色明確，換位思考尼桶，充滿創(chuàng)意操灿，流程科學。其中泵督，常見的兩種會議形式是創(chuàng)意和決策牲尺，分別對應兩個工具，即可以用頭腦風暴的工具獲得更多幌蚊、更有效的創(chuàng)意，可以用平行思維法理清會議流程溃卡，使決策更科學高效溢豆。下期課程，樊登老師將重點講解應用平行思維法的工具瘸羡，即六頂思考帽漩仙。下期再見。
