我們公司有12個項目經(jīng)理别惦，每天忙的像狗一樣，典型的“忙成狗”夫椭，特別是周五掸掸。除了公司的例行會議，還有個項目組的溝通會議蹭秋、下周的資源會議等扰付，又要給客戶發(fā)各種報表，基本上這一天從早到晚仁讨，一口水都不能靜下心來喝羽莺。最忙的時候，我手上同時并行8個項目洞豁，經(jīng)常做報表做到半夜2盐固、3點，比技術(shù)人員還苦逼丈挟。
公司也知道我們沒效率刁卜，每周都做很多的重復(fù)工作，苦于沒有好的工具礁哄，大家都做的很郁悶长酗。但這么多項目并行，這些事情不做桐绒，很容易出亂子夺脾。比如之拨，每周的資源，不在這周溝通好咧叭，下周就沒辦法開展工作蚀乔。
我總結(jié)了下，有以下幾項工作特別沒效率：
1.項目進度計劃更新：稍大一點的項目菲茬，進度計劃幾乎每周都要做細微的調(diào)整吉挣，前置工作調(diào)整了，后置工作全都要調(diào)婉弹，有時還因時間變動了導(dǎo)致人員也跟著變動睬魂。
最開始我們是使用的EXCEL，每次調(diào)整工作量太大了镀赌，后來換成了Project氯哮，同時管理項目進度和資源。但多個項目經(jīng)理之間共同編輯經(jīng)常出問題商佛，而且不是很直觀喉钢，客戶看不明白，還要轉(zhuǎn)化成Excel或PDF格式給客戶良姆，這樣一來工作量也沒減多少肠虽。
2.項目各種文檔存檔、更新及整理：每個項目都有大量的文檔整理工作玛追，以滿足不同報表的需求税课，而各報表之間有大量的重復(fù)工作。除此之外豹缀，每周的更新工作量也很大伯复，而每個版本又都要留底慨代，管理起來相當(dāng)麻煩邢笙，還經(jīng)常弄錯版本。當(dāng)然也有部分是因為版本管理做的不到位侍匙。
3.項目結(jié)項報告：中型項目一般周期為好幾個月氮惯，大型項目更好１、２年想暗，在項目總結(jié)時妇汗，需要對項目的最佳實踐、知識庫说莫、文檔等進行總結(jié)杨箭。但很多數(shù)據(jù)都已忘記，需要同時打開十幾到幾十個文檔進行總結(jié)储狭，不僅工作量大互婿，對電腦的CPU也是個很大的挑戰(zhàn)捣郊。
我經(jīng)常遇到電腦死機干瞪眼的情況，一個總結(jié)要1半天慈参，簡直讓人抓狂呛牲，再加上總結(jié)會議，2天沒了驮配。時間久了娘扩，大家都不樂意做總結(jié)。
4.外包人員管理：每個外包部分都是一個小項目壮锻，外包團隊相對于自己公司的團隊需要更多的監(jiān)督琐旁，而一個項目中常有幾個外包項目的情況，涉及到采購猜绣、招標旋膳、合同、供應(yīng)商管理途事，管理起來相當(dāng)復(fù)雜验懊。在高強度的工作下，難免會出錯尸变，一錯項目就亂成一鍋粥义图。
5.項目任務(wù)管理：對于一個項目，而言最重要的是完成任務(wù)召烂，任務(wù)分解宦芦、執(zhí)行笔呀、更新、反饋及計劃調(diào)整，常用的工具是WBS,
每次調(diào)整好后都要郵件分發(fā)所有成員夫嗓。還常有收不到最新版本的事發(fā)生，造成信息不對稱開發(fā)錯模塊逸尖。有時大家都開始開發(fā)其他模塊了闺骚，有一個小組還在做放棄掉的方案。
在項目的5大過程組管理麻削，涵蓋了項目進度計劃蒸痹、風(fēng)險、成本呛哟、范圍叠荠、資源、干系人扫责、外包榛鼎、財務(wù)管理，它們各自獨立又相互關(guān)聯(lián)，耗費了大量人力者娱，項目經(jīng)理的成本居高不下蜘渣。
公司一直想找個好的管理軟件，但市場上的管理軟件功能單一肺然，靈活度差蔫缸，難實施，與公司的其他軟件也不兼容际起，老板一直下定不了決心拾碌。
最后終于找到一款軟件，Ctrlbox項目管理軟件街望，解決了我們項目經(jīng)理大部分問題校翔。
我總結(jié)了下使用過程中，比較爽的地方：
1.監(jiān)控整個項目過程：輸入項目基本的信息灾前、項目計劃防症、干系人、項目文檔哎甲、財務(wù)蔫敲、人員等，整個項目都可以進行信息化管理炭玫。大家都知道奈嘿，不同性質(zhì)和大小的項目需要管理的內(nèi)容有稍微的差別，Ctrlbox項目管理軟件可以對各種項目進行模塊自定義設(shè)置吞加。
比如裙犹，有些小項目不需要采購管理，就可以不設(shè)置采購模塊衔憨。
2.智能數(shù)據(jù)處理叶圃，信息只需輸入一次：數(shù)據(jù)導(dǎo)入后，會在多個地方更新践图，平時的計劃掺冠、人員變動，也只需要改一個地方平项，其余相應(yīng)更新赫舒。不需要重復(fù)操作，節(jié)省了大量日常處理文檔的時間闽瓢。數(shù)據(jù)更新形式也多樣，文檔錄音都可以心赶。
3.自動生成報告：項目結(jié)束后扣讼，自動生成項目總結(jié)報告；每周發(fā)給客戶的項目狀態(tài)表也可以自動生成缨叫。數(shù)據(jù)比較直觀椭符，項目過程中隨時可以查看荔燎。
4.鏈接財務(wù)和HR系統(tǒng)：收款、費用销钝、預(yù)算有咨、成本，一目了然蒸健，整個項目中心的數(shù)據(jù)也不用特殊統(tǒng)計座享，直接拉報告就行了，也可以給總經(jīng)理或PMO權(quán)限似忧，直接可以看到數(shù)據(jù)渣叛。
人力資源管理更智能，下周哪些人員有工時盯捌，提前可以看到淳衙，甚至可以預(yù)測近半年的資源剩余情況，這個太方便了饺著。人員的任務(wù)完成情況箫攀，直接對接HR系統(tǒng)，直接生成績效考核幼衰，公平公正匠童，不用每月花很多時間去解釋安撫組員。
5.項目任務(wù)與計劃管理：任務(wù)信息塑顺、任務(wù)進展和里程碑汤求、任務(wù)審核、人員調(diào)動等严拒，項目經(jīng)理更新后扬绪，自動通知項目所有組員查看，有權(quán)限組員都可以在項目管理界面看到裤唠，不用再用郵件分發(fā)挤牛。項目組所有成員都能保持統(tǒng)一步調(diào)。
使用Ctrlbox項目管理軟件之后种蘸，大大提高了我們的工作效率墓赴，每周五從原來加班到2/3點，現(xiàn)在即使加班也不會很晚航瞭。老板更開心诫硕，人力成本降了很多，原來1個項目經(jīng)理做3/4個項目就是極限了刊侯，現(xiàn)在可以同時做7/8個項目章办。
我們經(jīng)常外出，但這個軟件不支持移動端，什么時候有APP就好了藕届，這樣在路上也可以辦公挪蹭。
好的東西不敢獨享，分享給大家休偶，希望有些幫助梁厉。
