???????在外企工作了十年荐捻，開會(huì)對(duì)我來(lái)說(shuō)算是家常便飯了潘明。算了算辐棒，在過(guò)去的一個(gè)星期里病曾，事先確定日程的正式會(huì)議整整占用了20個(gè)小時(shí)，也就是說(shuō)是所有工作時(shí)間（5X8=40小時(shí)）的一半漾根。再加上會(huì)議之前準(zhǔn)備會(huì)議報(bào)告材料的時(shí)間以及會(huì)議之后寫會(huì)議記錄的時(shí)間泰涂，保守估計(jì)，我一個(gè)星期要花25個(gè)小時(shí)在會(huì)議上辐怕。這讓我開始反思逼蒙，如何能夠讓公司內(nèi)部的會(huì)議開得更加有效。
??????? 開會(huì)的目的
??????? 當(dāng)我們要探討如何讓會(huì)議更加有效的時(shí)候寄疏，我覺得第一個(gè)要搞清楚的問(wèn)題是“開會(huì)到底為了什么”是牢？ 在我看來(lái)，會(huì)議的本質(zhì)目的是讓信息傳遞更加有效赁还，這其中包括：讓一個(gè)信息同時(shí)傳遞給多個(gè)人妖泄，避免多次傳遞帶來(lái)的誤差；討論并統(tǒng)一意見艘策，避免來(lái)來(lái)回回的無(wú)效溝通蹈胡；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方面的信息，保持多視角朋蔫，讓老板在掌握全面信息的時(shí)候進(jìn)行決策罚渐，避免視角偏差。
??????? 會(huì)議的類型
??????? 在過(guò)往的工作經(jīng)歷里驯妄，我所參與的會(huì)議基本上可以分為三種類型：匯報(bào)型荷并，討論型和傳達(dá)型。這三種類型的比較如下表所示青扔。在這其中源织，會(huì)議的參與人又可以分為：組織者、報(bào)告者微猖、關(guān)鍵人物（能夠影響決策的關(guān)鍵人）谈息、一般參與者豹障。如何讓會(huì)議更加有效率账胧，每一個(gè)參與者都應(yīng)該做出自己的貢獻(xiàn)陶耍。
????????下面烙懦，我就在會(huì)議組織者的角度吕世，提一些關(guān)鍵點(diǎn)如何能夠提高會(huì)議的效率缭裆。
??????? 第一：開會(huì)前
??????? 做為會(huì)議的組織者市咆， 要明白這次會(huì)議的主要目的是什么慢宗，誰(shuí)是關(guān)鍵人物。接下來(lái)就是組織會(huì)議余素，確定與會(huì)人員能否參與豹休，并提醒報(bào)告人準(zhǔn)備材料。對(duì)于某些重要的大型會(huì)議桨吊，提前和報(bào)告人過(guò)一遍材料慕爬，并和關(guān)鍵人物在會(huì)前達(dá)成方向性的共識(shí)都是必要的。
??????? 第二：會(huì)議中
??????? 會(huì)議過(guò)程中屏积，作為會(huì)議組織者要控制會(huì)議的節(jié)奏和進(jìn)展医窿。有時(shí)與會(huì)人員會(huì)對(duì)一個(gè)偏離主題的議題進(jìn)行大量的探討，這時(shí)就需要會(huì)議組織者及時(shí)的“撥亂返正”把話題拉回會(huì)議議題炊林。還有一種比較困難的情況是與會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)太多無(wú)關(guān)主題的問(wèn)題把話題引偏姥卢，這個(gè)時(shí)候組織者要有魄力和技巧將話題帶回來(lái)。其次渣聚，做為會(huì)議組織者要在冷場(chǎng)的時(shí)候独榴，要恰當(dāng)?shù)恼{(diào)動(dòng)與會(huì)人員的參與熱情，制止那些玩手機(jī)或者開小會(huì)的情況奕枝。
??????? 第三：會(huì)議后
??????? 會(huì)議過(guò)后要及時(shí)的發(fā)布會(huì)議記錄棺榔，任何沒(méi)有會(huì)議記錄的會(huì)議都將失去大半的意義。會(huì)議記錄當(dāng)中要特別記錄清晰會(huì)議當(dāng)中達(dá)成共識(shí)隘道，接下來(lái)需要完成的任務(wù)內(nèi)容症歇、責(zé)任人和期限。
??????? 第四：其他的提示
??????? 1. 如果需要組織者需要自己記錄會(huì)議記錄谭梗，那么開會(huì)的時(shí)候忘晤，可以請(qǐng)一個(gè)人幫你投影，并提前拿到報(bào)告材料激捏，這樣你就可以一邊開會(huì)一邊摘抄材料當(dāng)做會(huì)議記錄设塔。 ?
??????? 2. 提前準(zhǔn)備好會(huì)議記錄的模板會(huì)讓你更加專注于會(huì)議討論，并提醒自己哪些要點(diǎn)需要記錄远舅。下面是我最常用的會(huì)議記錄模板以供參考闰蛔。
3. 會(huì)議環(huán)境可以隨著主題和會(huì)議類型進(jìn)行一定的調(diào)整，甚至可以準(zhǔn)備一些小裝飾和茶點(diǎn)图柏。
??????? 會(huì)議的形式多種多樣序六，我的工作經(jīng)歷集中在制造業(yè)，會(huì)議的形式也偏向于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募夹g(shù)性爆办。其他類型的會(huì)議难咕，如展會(huì)课梳、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等對(duì)外會(huì)議不在討論范圍距辆。
