幾乎所有的大中型企業(yè)都會(huì)召開一年一度的管理大會(huì)，召集全體高層領(lǐng)導(dǎo)者參加。在我接觸的企業(yè)中巩梢，也有不少每個(gè)月都會(huì)固定的開一次管理例會(huì)，有些企業(yè)還會(huì)單獨(dú)開一次經(jīng)營例會(huì)艺玲，都會(huì)召集公司全體中高層管理者參加會(huì)議，這些種種會(huì)議的頻率之高我們暫且不說鞠抑，而實(shí)際上這些會(huì)議的效率往往不高饭聚，甚至變成了走形式。我曾經(jīng)聽某民企老板很“得意”地總結(jié)：大會(huì)只是統(tǒng)一思想搁拙，不解決問題的秒梳，小會(huì)才解決問題。于是在這一“理論”的指點(diǎn)下箕速，所有的大會(huì)似乎都成了務(wù)虛會(huì)酪碘。

類似地，我們還注意到盐茎，效率低下的會(huì)議通常具有這些特點(diǎn)：先由幾位首席管理者輪番登臺(tái)兴垦，做幾場乏味透頂?shù)难葜v，隨后討論一些問題字柠，諸如新的輪廣告宣傳探越、新生產(chǎn)線上線、產(chǎn)品上市日程等并非全體與會(huì)者共同關(guān)心的議題窑业；之后钦幔，再來一位激情四射的演講者活躍一下氣氛，會(huì)間休息常柄，然后由總經(jīng)理/董事長主持的高管團(tuán)隊(duì)進(jìn)行現(xiàn)場答疑鲤氢，這通常算做交換意見搀擂。

這樣的大會(huì)上，幾乎所有的信息卷玉、提案和解決方案統(tǒng)統(tǒng)是自上而下單向傳達(dá)哨颂，彼此之間并無關(guān)聯(lián)。這樣一次會(huì)議開下來揍庄，參會(huì)人員通常只是聽說了一些情況咆蒿、同事間相互了解了一下而已，是否完全理解會(huì)議精神蚂子、能否在會(huì)后真實(shí)地轉(zhuǎn)達(dá)給下屬則不得而知沃测，實(shí)施、執(zhí)行就更不必說了……

正如前面提到的那位做“得意”總結(jié)的老板所想食茎，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與會(huì)議策劃人認(rèn)為蒂破，同時(shí)與幾十甚至上百、數(shù)百人開展坦誠高效的對話是不可能實(shí)現(xiàn)的别渔。事實(shí)并非如此附迷，會(huì)議研究專家們在見證了數(shù)百名與會(huì)者在大會(huì)上實(shí)現(xiàn)坦誠高效的交流后，研究得出結(jié)論：高層領(lǐng)導(dǎo)者若在會(huì)前哎媚、會(huì)中及會(huì)后妥善運(yùn)用技術(shù)喇伯，就可以上高管層的認(rèn)知發(fā)揮出全部價(jià)值，確保參會(huì)者對具有可操作性的會(huì)議要旨了解于胸拨与，并且把以往總是催人入眠的無聊會(huì)議變成一場讓組織機(jī)構(gòu)為之精神一振的盛事稻据。

會(huì)前，賦予實(shí)權(quán)买喧、設(shè)定目標(biāo)

會(huì)前準(zhǔn)備階段捻悯，高層領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理和職能部門負(fù)責(zé)人都想發(fā)現(xiàn)演講淤毛，抑或在議程中增加自己關(guān)心的議題今缚。并不實(shí)權(quán)的策劃人竭力滿足所有人的要求，有時(shí)總經(jīng)理還會(huì)心血來潮把會(huì)議日程整個(gè)推翻重來低淡。最終姓言，大會(huì)就會(huì)開得散亂膚淺，完全從高管的角度出發(fā)蔗蹋，鮮少考慮與會(huì)者的需求事期，更未考慮到與會(huì)者也能出一份力。因此纸颜，決不要將會(huì)議策劃視為倒倒茶水兽泣、擺擺桌椅之類低級(jí)的行政工作，應(yīng)該任命一位會(huì)務(wù)主管胁孙，并賦予其實(shí)權(quán)唠倦，讓這位主管有權(quán)決定議程称鳞，拒絕其它管理者增加與會(huì)議主題無關(guān)的要求。

同時(shí)稠鼻，會(huì)議策劃者應(yīng)該為會(huì)議設(shè)置一組清晰的目標(biāo)冈止。會(huì)議目標(biāo)當(dāng)然是要與包括總經(jīng)理在內(nèi)的公司核心高管溝通，一般來講候齿，主管會(huì)議人員可以從向高管層問這兩個(gè)問題開始：1.假如你是與會(huì)者熙暴，你希望這次會(huì)議取得怎樣的成果？2.當(dāng)與會(huì)者參加會(huì)議后慌盯，被他的下屬問及“大會(huì)上說了什么周霉？”，你希望他們?nèi)绾位卮鹧窃恚窟@兩個(gè)問題不一定能得出答案俱箱，但是企業(yè)核心高管在經(jīng)過討論之后多半都能提出幾個(gè)具體目標(biāo)。企業(yè)里經(jīng)常有這樣的問題灭必，分公司領(lǐng)導(dǎo)到總部去開會(huì)了狞谱，回來后，被分公司成員問及會(huì)上都講了什么時(shí)禁漓？他們往往說：“回頭我把會(huì)議紀(jì)要什么的發(fā)給你看看吧跟衅！”

此外，在會(huì)議正式開始前播歼，會(huì)議策劃者還應(yīng)該與與會(huì)者做一些前期的調(diào)查与斤、溝通，以確保他們了解此次會(huì)議的目標(biāo)荚恶、以及能夠準(zhǔn)時(shí)的參加，也便于會(huì)議策劃者對大會(huì)內(nèi)容進(jìn)行合理磷支、科學(xué)的設(shè)計(jì)與整合谒撼。

會(huì)中，把握節(jié)奏雾狈、確保效果

在充分的會(huì)前準(zhǔn)備后廓潜，會(huì)議便有了一個(gè)清晰、明確的目標(biāo)并有效的使與會(huì)者知悉善榛，與會(huì)者也會(huì)紛紛開始關(guān)注會(huì)議要討論的議題辩蛋。從本質(zhì)上來講，大會(huì)是一系列精心策劃移盆、結(jié)構(gòu)清晰的對話活動(dòng)悼院，旨在激發(fā)新創(chuàng)意，構(gòu)建新聯(lián)系咒循，并伴有意外收獲据途。值得注意的是會(huì)務(wù)策劃者必須要把控整個(gè)會(huì)議的節(jié)奏绞愚，現(xiàn)實(shí)中最常見的現(xiàn)象是很多老板在發(fā)言階段會(huì)任意發(fā)散，這個(gè)時(shí)候會(huì)議主管人員應(yīng)有提醒及制止颖医。實(shí)際上位衩，研究發(fā)現(xiàn)，理想的演講效果應(yīng)該是15到20分鐘熔萧，5－7張幻燈片足矣糖驴。

值得一提的是，有很多的管理大會(huì)設(shè)有公開問答環(huán)節(jié)佛致，讓與會(huì)者向總經(jīng)理或高管團(tuán)隊(duì)發(fā)問贮缕，設(shè)置這個(gè)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)是讓高管就人們真正關(guān)心的問題給出未經(jīng)修飾的回答。但實(shí)際情況上晌杰，這個(gè)環(huán)節(jié)的效果并不盡如人意跷睦，也并不出人意料：有人以提問之名發(fā)表即興常說（這個(gè)在答記者問上常會(huì)見到）；有人拋出一連串的問題肋演，回答起來耗時(shí)耗力抑诸；還有人借提問拍上級(jí)馬屁；也有人提出會(huì)上大多數(shù)人都不關(guān)心的問題……而與此同時(shí)爹殊，不愿在眾人面前提出尖銳意見蜕乡、引發(fā)爭議的與會(huì)者依然不會(huì)開口提問。

這一點(diǎn)梗夸，我們或者可以參考官員答記者問的做法层玲，在答問前留出一段時(shí)間，在會(huì)前或會(huì)議過程中讓與會(huì)人員提交問題反症，由會(huì)務(wù)主管團(tuán)隊(duì)從中選出合適的問題辛块，再增加幾個(gè)應(yīng)當(dāng)討論的問題；這樣高管團(tuán)隊(duì)可以思考一下該如何回應(yīng)那些比較尖銳的問題铅碍；其余問題可以分派給相關(guān)的管理人員回答润绵。不少領(lǐng)導(dǎo)者反對這種做法，認(rèn)為這是在玩弄權(quán)術(shù)胞谈、有失民主尘盼，要求要“現(xiàn)場直播”，這樣才顯坦誠的態(tài)度烦绳。但從另一個(gè)角度而言卿捎，我們認(rèn)為，從根本上講径密，這種方法其實(shí)更為民主午阵，回答之前先行準(zhǔn)備，對問題剖析得當(dāng)享扔，才是問答環(huán)節(jié)的關(guān)鍵所在趟庄，否則多數(shù)都流于形式括细，而且這樣一來，“尖銳”的問題也才能夠出現(xiàn)戚啥。

會(huì)后奋单，索要反饋、追蹤進(jìn)度猫十。

通常情況下览濒，由于很多大會(huì)并未圍繞具體的目標(biāo)展開規(guī)劃，公司也就很少留意會(huì)后的進(jìn)度拖云。大會(huì)之后贷笛，員工的士氣可能會(huì)大幅上升，但如果沒有明確的方向宙项，后續(xù)工作就往往敷衍了事乏苦，具體成果也寥寥無幾。當(dāng)然尤筐，如果會(huì)議會(huì)策劃階段就有明確的目標(biāo)汇荐，就會(huì)不一樣，只需要簡單的幾個(gè)步驟盆繁，效果就會(huì)不一樣掀淘。一是制作簡明扼要的會(huì)議材料上與會(huì)者帶走，最好是現(xiàn)場帶走油昂，不要說“回把材料發(fā)到各位郵箱”革娄，這樣的話往往很難引起與會(huì)者的關(guān)注；二是確保大會(huì)上自上而下及自下而上和跨層級(jí)的承諾都全部留檔冕碟。會(huì)上未能及時(shí)處理的問題拦惋，都應(yīng)該在會(huì)后1－2周內(nèi)給予回應(yīng)。三是繼續(xù)交流安寺，在會(huì)議結(jié)束后的48小時(shí)內(nèi)進(jìn)行問卷調(diào)查厕妖，獲取與會(huì)者對大會(huì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度的反饋，并向與會(huì)者垂詢意見：哪方面卓有成效我衬，哪方面尚需改進(jìn)，下次大會(huì)須揚(yáng)棄哪些方面等饰恕。

實(shí)際上挠羔，正如托爾斯泰所言“幸福的家庭都是相似的，不幸的家庭各有各的不幸”埋嵌，企業(yè)里的大會(huì)抑是如此破加，無效的會(huì)議各有各的無效，而有效的會(huì)議大概都在會(huì)前雹嗦、會(huì)中及會(huì)后有精心的策劃和準(zhǔn)備范舀。