1.概述

• 項目所處的環(huán)境可能對項目的開展產(chǎn)生有利或不利的影響
• 影響來源: 事業(yè)環(huán)境因素(EEF)和組織過程資產(chǎn)(OPA)
• 事業(yè)環(huán)境因素通常源于企業(yè)的外部環(huán)境(也可包含內(nèi)部環(huán)境因素)

• 組織過程資產(chǎn)源于企業(yè)內(nèi)部，可能來自企業(yè)自身怀泊、項目組合国旷、項目集、其他項目或這些的組合

  
  
  項目影響

2. 事業(yè)環(huán)境因素(Enterprise environmental Factors)

• 事業(yè)環(huán)境因素(EEFs)是指項目團(tuán)隊不能控制的屉来，將對項目產(chǎn)生影響路翻、限制或指令作用的各種條件
• 可能會提高或限制項目管理的靈活性，并可能對項目結(jié)果產(chǎn)生積極或消極的影響
• 分為組織內(nèi)部和組織外部
• 組織內(nèi)部包含: 組織文化和結(jié)構(gòu)茄靠、基礎(chǔ)設(shè)施茂契、資源可用性、員工能力等
• 外部包括市場條件慨绳、法律限制掉冶、商業(yè)數(shù)據(jù)庫、政府或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)脐雪、物理環(huán)境要素等

3. 組織過程資產(chǎn)(Organizational Process Assets)

• 組織過程資產(chǎn)是執(zhí)行組織所特有并使用的計劃厌小、過程、政策战秋、程序和知識庫璧亚，會影響對具體項目的管理
• 幫助項目成功
• 項目團(tuán)隊有責(zé)任在項目全過程中對組織過程資產(chǎn)進(jìn)行必要的更新和補(bǔ)充
• 包括:
  • 過程、政策和程序: 由項目管理辦公室或項目以外的其他職能部門完成
  • 組織知識庫: 在整個項目期間結(jié)合項目信息更新的

3.1 過程脂信、政策和程序

• 啟動和規(guī)劃
  • 模板
  • 預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商清單和各種合同協(xié)議類型
• 執(zhí)行和監(jiān)控
  • 變更控制程序
  • 跟蹤矩陣
  • 財務(wù)控制程序
• 收尾
  • 項目收尾指南或要求

3.2 組織知識庫

組織用來存取信息的知識庫癣蟋，包括(但不限于)

• 配置管理知識庫
• 財務(wù)數(shù)據(jù)庫
• 歷史信息與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識庫
• 衡量指標(biāo)數(shù)據(jù)庫
• 以往項目的項目檔案

4.組織系統(tǒng)

• 系統(tǒng)是各種組件的集合，可以實(shí)現(xiàn)單個組件無法實(shí)現(xiàn)的成果
• 組件是項目或組織內(nèi)的可識別要素狰闪，提供了某種特定功能或一組相關(guān)的功能
• 各種系統(tǒng)組件的相互作用創(chuàng)造出組織文化和能力
• 系統(tǒng)的幾個基本原則:
  • 系統(tǒng)是動態(tài)的
  • 系統(tǒng)是可優(yōu)化的
  • 系統(tǒng)組件是可優(yōu)化的
  • 系統(tǒng)及其組件不能同時優(yōu)化
  • 系統(tǒng)呈現(xiàn)非線性響應(yīng)(輸入的變更并不會產(chǎn)生可預(yù)測的輸出)
• 單個組織內(nèi)多種因素的交互影響創(chuàng)造出一個獨(dú)特的系統(tǒng)疯搅，會對在該系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行的項目造成影響，這些系統(tǒng)因素包括:
  • 管理要素
  • 治理框架
  • 組織結(jié)構(gòu)類型
• 項目經(jīng)理需要了解組織內(nèi)的職責(zé)尝哆、終責(zé)和職權(quán)的分配情況秉撇。這有助于項目經(jīng)理有效地利用其權(quán)力、影響力、 能力琐馆、領(lǐng)導(dǎo)力和政治能力成功完成項目
• 系統(tǒng)通常由組織管理層負(fù)責(zé)

4.1 組織治理框架(決策规阀、控制)

• 治理指組織各個層面的有組織的或有結(jié)構(gòu)的安排，旨在確定和影響組織成員的行為
  • 包括考慮人員瘦麸、角色谁撼、結(jié)構(gòu)和政策
  • 要求通過數(shù)據(jù)和反饋提供指導(dǎo)和監(jiān)督
• 治理是在組織內(nèi)通過制定規(guī)則、政策滋饲、程序等方式行使職權(quán)的框架
• 這個框架會影響:
  • 組織目標(biāo)的設(shè)定和實(shí)現(xiàn)方式
  • 風(fēng)險監(jiān)控和評估方式
  • 績效優(yōu)化方式
• 項目組合厉碟、項目集和項目管理的常見治理框架，涉及四個治理領(lǐng)域:一致性屠缭、風(fēng)險箍鼓、績效和溝通
• 各個領(lǐng)域都具備以下職能部門:監(jiān)督、控制呵曹、整合與決策

4.2 管理要素

• 管理要素指組織內(nèi)部關(guān)鍵職能部門或一般管理原則的組成部分
• 組織根據(jù)其選擇的治理框架和組 織結(jié)構(gòu)類型分配一般管理要素
• 關(guān)鍵職能部門或一般管理原則包括(但不限于)
  • 基于專業(yè)技能和可用性開展工作的部門
  • 具有紀(jì)律性的行為(例如尊重職權(quán)款咖、人員和規(guī)定)
  • 統(tǒng)一指揮原則(例如一位員工僅接受一個上級對任何行動或活動給出的指示)
  • 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則(例如針對一組活動只能有一個計劃或一個領(lǐng)導(dǎo)人，以及相同的目標(biāo))
  • 組織的總體目標(biāo)優(yōu)先于個人目標(biāo)
  • 支付合理的薪酬
  • 公正奄喂、平等地對待所有員工
  • 允許任何員工參與計劃和實(shí)施
• 組織將這些管理要素的績效分派到選定的員工身上铐殃。這些員工可能在不同的組織層級上執(zhí)行 上述職能

4.3 組織結(jié)構(gòu)類型

• 組織需要權(quán)衡兩個關(guān)鍵變量(治理架構(gòu)、管理要素)之后才可確定合適的組織結(jié)構(gòu)類型
• 這兩個變量指可以采用的組織結(jié)構(gòu)類型以及針對特定組織如何優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)類型的方式
• 不存在一種結(jié)構(gòu)類型適用于任何特定組織
• 特定組織的最終結(jié)構(gòu)是獨(dú)特的

4.3.1 職能型組織結(jié)構(gòu)

職能型組織結(jié)構(gòu)是目前最普遍的項目組織形式跨新。它是一個標(biāo)準(zhǔn)的金字塔型組織形式
職能型組織結(jié)構(gòu)優(yōu)點(diǎn)如下：

• 以職能部門作為承擔(dān)項目任務(wù)的主體，可以充分發(fā)揮職能部門的資源集中優(yōu)勢域帐，有利于保障項目需要資源的供給和項目可交付成果的質(zhì)量，在人員的使用上具有較大的靈活性
• 職能部門內(nèi)部的技術(shù)專家可以被該部門承擔(dān)的不同項目共享俯树，節(jié)約人力帘腹，減少了資源浪費(fèi)
• 同一職能部門內(nèi)部的專業(yè)人員便于交流贰盗、相互支援许饿，對創(chuàng)造性地解決技術(shù)問題很有幫助。同部門的專業(yè)人員易于交流知識和經(jīng)驗(yàn)舵盈，項目成員在事業(yè)上具有連續(xù)性和保障性
• 當(dāng)項目成員調(diào)離項目或者離開公司陋率，所屬職能部門可以增派人員，保持項目技術(shù)的連續(xù)性
• 項目成員可以將完成項目和完成本部門的職能工作融為一體秽晚，可以減少因項目的臨時性給項目成員帶來的不確定性瓦糟。
  職能型缺點(diǎn)如下:
• 客戶利益和職能部門的利益經(jīng)常發(fā)生沖突，職能部門會為本部門的利益而忽視客戶的需求赴蝇，只集中于本職能部門的活動菩浙，項目及客戶的利益往往得不到優(yōu)先考慮
• 當(dāng)項目需要多個職能部門共同完成，或者一個職能部門內(nèi)部有多個項目需要完成時，資源的平衡就會出現(xiàn)問題
• 當(dāng)項目需要由多個部門共同完成時劲蜻，權(quán)力分割不利于各職能部門之間的溝通交流陆淀、團(tuán)結(jié)協(xié)作。項目經(jīng)理沒有足夠的權(quán)力控制項目的進(jìn)展
• 項目成員在行政上扔隸屬于各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)先嬉，項目經(jīng)理對項目成員沒有完全的權(quán)利轧苫，項目經(jīng)理需要不斷地同職能部門進(jìn)行有效的溝通，以消除項目成員的顧慮疫蔓。當(dāng)小組成員對部門經(jīng)理和項目經(jīng)理都要負(fù)責(zé)時含懊，項目團(tuán)隊的管理經(jīng)常是復(fù)雜的。對這種雙重報告關(guān)系的有效管理常常是項目最重要的成功因素衅胀，而且通常是項目經(jīng)理的責(zé)任

職能型結(jié)構(gòu)

4.3.2 項目型

項目型組織結(jié)構(gòu)中的部門完全是按照項目進(jìn)行設(shè)置岔乔，是一種單目標(biāo)的垂直組織方式。在項目型組織結(jié)構(gòu)中滚躯，項目經(jīng)理有足夠的權(quán)力控制項目的資源重罪。項目成員向唯一領(lǐng)導(dǎo)匯報。這種組織結(jié)構(gòu)適用于開拓性等風(fēng)險比較大的項目或進(jìn)度哀九、成本剿配、質(zhì)量等指標(biāo)有嚴(yán)格要求的項目，不適合人才匱乏或規(guī)模小的企業(yè)阅束。
項目型組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)如下：

• 項目經(jīng)理對項目可以全權(quán)負(fù)責(zé)呼胚，可以根據(jù)項目需要隨意調(diào)動項目的內(nèi)部資源或者外部資源
• 項目型組織的目標(biāo)單一，完全以項目為中心安排工作息裸，決策的速度得以加快蝇更，能夠?qū)蛻舻囊笞鞒黾皶r響應(yīng)，項目組團(tuán)隊精神得以充分發(fā)揮呼盆，有利于項目的順利完成
• 項目經(jīng)理對項目成員有全部權(quán)利年扩，項目成員只對項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，避免了職能型- 項目組織下項目成員處于多重領(lǐng)導(dǎo)访圃、無所適從的局面厨幻，項目經(jīng)理是項目真正、唯一的領(lǐng)導(dǎo)者
• 組織結(jié)構(gòu)簡單腿时，易于操作况脆。項目成員直接屬于同一部門，彼此之間的溝通交流簡潔批糟、快速格了，提高了溝通效率，同時加快了決策速度

項目型組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)如下：

• 對于每一個項目型組織徽鼎，資源不能共享盛末，即使某個項目的專用資源閑置弹惦，也無法應(yīng)用于另外一個同時進(jìn)行的類似項目，人員悄但、設(shè)施肤频、設(shè)備重復(fù)配置會造成一定程度的資源浪費(fèi)
• 公司里各個獨(dú)立的項目型組織處于相對封閉的環(huán)境之中，公司的宏觀政策算墨、方針很難做到完全宵荒、真正的貫徹實(shí)施，可能會影響公司的長遠(yuǎn)發(fā)展
• 在項目完成以后净嘀，項目型組織中的項目成員或者被派到另一個項目中去报咳，或者被解雇，對于項目成員來說挖藏，缺乏一種事業(yè)上的連續(xù)性和安全感

• 項目之間處于一種條塊分隔狀態(tài)暑刃，項目之間缺乏信息交流，不同的項目組很難共享知識和經(jīng)驗(yàn)膜眠，項目成員的工作會出現(xiàn)忙閑不均的現(xiàn)象

  
  
  項目型

4.3.3 矩陣型

矩陣型組織結(jié)構(gòu)是職能型組織結(jié)構(gòu)和項目型組織結(jié)構(gòu)的混合體岩臣，既具有職能型組織的特征，又具有項目型組織結(jié)構(gòu)的特征
矩陣型組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)如下：

• 專職的項目經(jīng)理負(fù)責(zé)整個項目宵膨，以項目為中心架谎，能迅速解決問題。在最短的時間內(nèi)調(diào)配人才辟躏，組成一個團(tuán)隊谷扣，把不同職能的人才集中在一起
• 多個項目可以共享各個職能部門的資源。在矩陣管理中捎琐，人力資源得到了更有效的利用会涎，減少了人員冗余
• 既有利于項目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，也有利于公司目標(biāo)方針的貫徹
• 項目成員的顧慮減少了瑞凑，因?yàn)轫椖砍蓡T后末秃，他們?nèi)匀豢梢曰氐皆瓉淼穆毮懿块T，不用擔(dān)心被解散籽御，而且他們能有更多機(jī)會接觸自己企業(yè)的不同部門练慕。

矩陣型組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)如下：

• 容易引起職能經(jīng)理和項目經(jīng)理權(quán)力的沖突；
• 資源共享可能引起項目之間的沖突篱蝇；

• 項目成員有多位領(lǐng)導(dǎo)贺待，即員工必須要接受雙重領(lǐng)導(dǎo)徽曲，因此經(jīng)常有焦慮與壓力零截。

  
  
  矩陣型

組織結(jié)構(gòu)對項目的影響

4.4 項目管理辦公室(PMO)

• 對與項目相關(guān)的治理過程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并促進(jìn)資源秃臣、方法論涧衙、工具和技 術(shù)共享的一個組織結(jié)構(gòu)
• PMO在項目組合哪工、項目集、項目與公司考評體系(如平衡計分卡)之間建立聯(lián)系
• 所支持和管理的項目不一定彼此關(guān)聯(lián)
• 可能有權(quán)在每個項目的生命周期中充當(dāng)重要相關(guān)方和關(guān)鍵決策者
• PMO 的一個主要職能是通過各種方式向項目經(jīng)理提供支持
  • 管理共享資源
  • 識別和制定項目管理方法弧哎、最佳實(shí)踐和標(biāo)準(zhǔn)
  • 指導(dǎo)雁比、輔導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督
  • 通過項目審計撤嫩，監(jiān)督對項目管理標(biāo)準(zhǔn)偎捎、政策、程序和模板的遵守程度
  • 制定和管理項目政策序攘、程序茴她、模板和其他共享的文件(組織過程資產(chǎn))
  • 協(xié)調(diào)項目之間的溝通

PMO的六大職能:

• 人員培養(yǎng)
• 流程制度
• 咨詢輔導(dǎo)
• 管理工具
• 過程監(jiān)控
• 績效考核

PMO的三種類型:

• 支持型: 項目資源庫、對項目控制程度低程奠，無權(quán)要求
• 控制型: 對項目有一定控制力丈牢，如提供必需使用模板
• 指令型: PMO直接管控項目，擁有很高的權(quán)利