今天蛇摸，我們將學(xué)習(xí)寫商務(wù)郵件，這一課極其重要灿巧。我們會借此學(xué)習(xí)：如何針對寫作目標(biāo)構(gòu)建邏輯樹赶袄，以及構(gòu)建邏輯樹后揽涮，如何將其寫成具體的文字？可以說弃鸦，即使你不寫郵件绞吁，你也可以將今天學(xué)到的內(nèi)容，運用于說話稿唬格、簡訊家破、策劃案、建議書等其他寫作形式购岗。
先說點第九課里的PPT干貨汰聋。
在故事思維里學(xué)到的SCQA，在PPT的開頭其實也可以用上喊积。舉個例子：
所以烹困，可以的話，請大家將學(xué)到的方法整理到一張A4紙上（可持續(xù)添加）乾吻，只記下關(guān)鍵詞髓梅，如邏輯樹、SCQA等绎签，然后在工作或?qū)W習(xí)的過程中枯饿，可以不時地瞄一下，看看是否有能用得上的诡必。
了解下郵件的正確打開方式
通常說來奢方，電子郵件相對微信、釘釘?shù)韧ㄓ嵐ぞ叨园质妫什⒉桓唧郑逸^為封閉。但郵件是一個“多面手”扭勉，能搭配其他方式鹊奖，產(chǎn)生“1+1＞2”的效果。
電話配合電子郵件：打電話適合解決緊急的棘手問題剖效，能和對方及時交流嫉入。但通話中一旦涉及重要的信息，如面試通知璧尸、簽訂合同前的確認(rèn)等咒林，就最好用電子郵件闡明細(xì)節(jié)，以作確認(rèn)爷光。
會議配合電子郵件：我們可以通過面對面溝通高效地討論問題垫竞，并使用電子郵件將會議紀(jì)要發(fā)送給參會者。
微信配合電子郵件：當(dāng)事件還未確定，我們可以利用微信欢瞪、釘釘?shù)韧ㄓ嵐ぞ哌M(jìn)行溝通活烙，再配合電子郵件做后續(xù)跟進(jìn)。
所以遣鼓，我們應(yīng)該根據(jù)信息接收者的習(xí)慣和需求啸盏，綜合使用多種方式來實現(xiàn)溝通目的。
1.溝通必要信息
例如通知例會骑祟、申請批準(zhǔn)回懦、出指令、索要信息次企、與工作相關(guān)的信息分享怯晕。
2.確認(rèn)溝通結(jié)果
需要保存結(jié)果、檔案缸棵、證據(jù)舟茶、附件，或是發(fā)送會議紀(jì)要給相關(guān)參會人員時堵第，可發(fā)送郵件吧凉。
約定雙方達(dá)成意見的正式確定，如分工踏志、觀點客燕、確認(rèn)行動計劃時，可發(fā)送郵件狰贯。
需要給對方更多思考或行動的時間，可發(fā)送郵件赏廓。
3.面向多人傳遞信息
如表彰通告涵紊、激勵士氣等，適合用電子郵件傳達(dá)幔摸。
使用電子郵件的注意事項
電子郵件無法解決充滿爭議和復(fù)雜的問題摸柄；
電子郵件中最好不要表達(dá)負(fù)面情緒；
電子郵件不能代替面對面溝通既忆；
如無特殊情況驱负，盡量不要越級；
不要把轉(zhuǎn)了N層的郵件發(fā)給別人患雇，這顯得非常業(yè)余跃脊。
案例 一
我們將和杜拉拉一起面對工作中不同的挑戰(zhàn)苛吱，和她一起學(xué)會郵件寫作酪术。
案例 二
杜拉拉的郵件（1）
行政部要在CEO來華前完成對DB中國總部的裝修，面對上海辦公室的裝修任務(wù)，行政助理杜拉拉缺乏相關(guān)經(jīng)驗绘雁。了解到行政經(jīng)理王先生在一年前主持過北京辦公室的裝修橡疼，杜拉拉打算寫一封郵件請教÷郏可是欣除，之前的工作中拉拉和王經(jīng)理并無交集，她該如何開口呢挪略？
寫作步驟1：受眾思維
首先历帚，杜拉拉確定了自己的初步目標(biāo)：就辦公室裝修咨詢對方意見。為了達(dá)成這個目標(biāo)瘟檩，杜拉拉決定使用電子郵件聯(lián)系對方抹缕，這樣可以顯得比較正式且有誠意。
但是墨辛，如果要求對方也使用電子郵件詳細(xì)回復(fù)卓研，過程將缺乏互動，也非常占用對方時間睹簇。
經(jīng)過綜合考慮奏赘，杜拉拉調(diào)整了自己的目標(biāo)：先使用電子郵件和對方取得聯(lián)系，后續(xù)則通過電話咨詢太惠。杜拉拉認(rèn)為磨淌，為了節(jié)約對方時間，電子郵件內(nèi)容要簡潔明了凿渊。同時梁只，作為求助郵件，語氣應(yīng)表現(xiàn)謙遜埃脏。
寫作步驟2：組織信息
首先搪锣，杜拉拉需要思考自己要寫什么，然后列出了以下表格彩掐。
然后构舟，杜拉拉將自己要寫的內(nèi)容，按文字順序從上到下整理成邏輯樹堵幽。
寫作步驟3：將邏輯樹整理成文字
案例 三
杜拉拉的郵件（2）
杜拉拉順利完成了裝修工作狗超，人力資源總監(jiān)李斯特在部門會議上表揚了拉拉。
入職一年多了朴下，拉拉工作一直很出色努咐，但薪資一直沒有變化。
她感覺自己的付出和收獲不成正比桐猬，希望找上級談?wù)劶有健?/p>
寫作步驟1：受眾思維
杜拉拉的初步目標(biāo)是請求李斯特為自己加薪麦撵，但是這樣不夠具體。在申請加薪前要做好調(diào)查，確定同行業(yè)免胃、同類規(guī)模企業(yè)的薪酬結(jié)構(gòu)音五。
完成調(diào)查后，通過書面或當(dāng)面提出加薪時羔沙，便可以給出具體的數(shù)字躺涝。
經(jīng)過調(diào)研對比，杜拉拉確定了上海該行業(yè)平均月薪是8k-10k扼雏，而自己只有7k坚嗜。
因此，杜拉拉將目標(biāo)定為：請求李斯特為自己在現(xiàn)有工資上加1.5-2k诗充。
確定拉拉薪資的是李斯特苍蔬，李斯特是中國區(qū)人力資源總監(jiān)，他們平時見面時間較少蝴蜓，比較適合用郵件聯(lián)絡(luò)碟绑。
而李斯特是謹(jǐn)慎型老板，所以茎匠，杜拉拉會考慮在郵件中多描寫細(xì)節(jié)格仲、用數(shù)據(jù)和客觀事實說話。同時诵冒，這是一封要求加薪的郵件凯肋，所以語氣應(yīng)該不卑不亢，態(tài)度積極汽馋。
又由于李斯特周一通常會收到大量郵件侮东，周五又是工作周最后一日，所以應(yīng)該避開這兩天豹芯。最好苗桂，杜拉拉選擇在周三發(fā)郵件。
寫作步驟2：組織信息
然后告组，杜拉拉將自己要寫的內(nèi)容，按文字順序從上到下整理成邏輯樹癌佩。
寫作步驟3：將邏輯樹整理成文字
根據(jù)邏輯樹木缝，最后杜拉拉寫出了這樣的郵件。
為了讓大家能更便捷地寫好郵件围辙，我為大家整理了一份郵件寫作要點清單我碟，可以輔助對郵件的自我檢查。
郵件寫作要點清單
郵件收件人姚建、抄送人：
收件人是需要回復(fù)/直接行動的人矫俺，抄送人是需要知悉郵件內(nèi)容的人；
不要將郵件發(fā)送給不相關(guān)的人，郵件收件人數(shù)量能少則少厘托；
盡量不要越級抄送友雳。
郵件主題：
郵件不要使用空白或無意義的主題，商務(wù)人士通常郵件繁多铅匹，需要能夠快速檢索郵件押赊、篩選垃圾郵件，所以無意義的郵件通常不會被打開包斑；
可以通過主題標(biāo)記郵件的緊急/重要程度流礁，比如在郵件主題上用“【重要】”等詞語標(biāo)記。
郵件正文：
必要的背景介紹和自我介紹罗丰；
明確自己要傳遞的關(guān)鍵信息神帅，避免內(nèi)容冗長；
明確提出對方要做的事情萌抵，并盡量把結(jié)論放在開頭找御；
內(nèi)容較多時，使用小標(biāo)題劃分文章谜嫉，方便他人閱讀萎坷；
合理分段，注意格式沐兰，如果寫給管理層哆档，注意考慮適合手機(jī)閱讀（許多管理層有手機(jī)看郵件的習(xí)慣）；
設(shè)定簽名檔住闯，方便他人通過電話等其他方式聯(lián)系瓜浸；
回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，如果需增加收件人比原，記得刪除保密或敏感內(nèi)容插佛。
郵件附件要點：
不發(fā)大附件，大附件可通過其他方式或提供文件鏈接量窘，如百度網(wǎng)盤分享雇寇；
養(yǎng)成先添加附件再寫正文的習(xí)慣，避免忘記添加附件蚌铜；
對附件進(jìn)行簡要說明锨侯。
常見的郵件開場白：
我發(fā)郵件是想找你確認(rèn)/詢問/想通知你有關(guān)…
關(guān)于我們今天在電話中/會議中/微信中/ 談話…
如我在之前郵件中所提到/上次會議中所決定的…
根據(jù)貴方要求…
請注意.../ 我們想要通知你...
我很高興/很抱歉地通知你...
我非常需要你的幫助。
最后冬殃，發(fā)送郵件環(huán)節(jié)：
重要郵件應(yīng)通知對方查收囚痴；
反復(fù)檢查，把自己想象成郵件閱讀者來觀看內(nèi)容审葬；
可按“附件→正文→主題→發(fā)件人”的順序?qū)戉]件深滚，避免遺漏附件和主題奕谭。
案例 四
杜拉拉的郵件（3）
兩年時間很快過去，現(xiàn)在痴荐，杜拉拉已經(jīng)是一名行政主管了血柳。
為了提高自己的工作能力，拉拉希望參加ES培訓(xùn)機(jī)構(gòu)關(guān)于銷售方面的培訓(xùn)蹬昌，但是杜拉拉主要負(fù)責(zé)行政工作混驰，看上去銷售培訓(xùn)和她的本職工作并不相關(guān)。
杜拉拉希望參加銷售培訓(xùn)主要有兩個原因皂贩，一方面是自己有幾個下屬在擔(dān)任銷售助理栖榨，自己學(xué)完之后可以教給他們；另一方面是杜拉拉也在負(fù)責(zé)招聘銷售人員明刷，學(xué)完后可以更好地完成招聘工作婴栽，減少獵頭招聘（請其他公司代為招聘）的開支。
背景
這次培訓(xùn)費用價格不菲辈末，由于DB公司今年正在努力削減開支愚争，杜拉拉需要更努力地爭取才有希望得到機(jī)會。為此挤聘，杜拉拉準(zhǔn)備給上司李斯特寫一封郵件轰枝，她應(yīng)該怎么寫呢？
寫作步驟1：受眾思維
杜拉拉考慮到组去，自己的目標(biāo)是爭取到參加銷售培訓(xùn)的機(jī)會鞍陨。如果只是從“這次培訓(xùn)對自己有什么好處”出發(fā)，上級很可能并不買賬从隆。因此诚撵，杜拉拉需要從“如果自己參加了培訓(xùn)，對公司有什么好處”來寫键闺。因為公司的目標(biāo)是節(jié)約開支寿烟，所以杜拉拉應(yīng)該想辦法論證，如果自己參加了培訓(xùn)辛燥，可以幫公司省錢筛武。
寫作步驟2：組織信息
如何將這些要寫的內(nèi)容，按文字順序從上到下整理成邏輯樹挎塌？
寫作步驟3：將邏輯樹整理成文字
補(bǔ)充信息
培訓(xùn)費用：培訓(xùn)費8000元畅铭。
時間地點：國慶期間，在上海進(jìn)行培訓(xùn)勃蜘，所以不會耽誤工作。在10月2日-10月5日培訓(xùn)3天假残，每天上午9點到下午6點缭贡。
師資力量：ES培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供專業(yè)的培訓(xùn)服務(wù)炉擅，曾為DB公司做過兩期銷售培訓(xùn)，學(xué)員好評率98%阳惹。
今天我們不僅學(xué)會了如何寫郵件谍失，還明白了如何分析自己的目標(biāo)，并為目標(biāo)的達(dá)成構(gòu)建邏輯樹莹汤，再將其寫成文字快鱼。
明天，我們將進(jìn)入更需要創(chuàng)意的寫作場景——寫文案纲岭，也是最后一堂場景寫作課抹竹。
