掌握這些規(guī)則和禮節(jié)，可以讓我們更加高效的利用電子郵件來解決問題。
雖然21世紀(jì)的我們通常更傾向發(fā)短信翎猛，但相比平日不加思索的來來回回發(fā)送的短信，電子郵件多用于職場辦公交流接剩，內(nèi)容要求事先考慮切厘，詳實準(zhǔn)確。這與我們平時用的短信溝通有著顯著的不同懊缺。
在平時短信溝通中疫稿，雙方一般都有快速來回多次發(fā)送的預(yù)期，信息在溝通中會隨時被澄清和更正。 短信通常在熟人之間用的比較多遗座，因為熟人彼此有一定程度的了解舀凛，在溝通中也就不用提供太多上下文，溝通的主題也通常不會一成不變途蒋。
與短信不同的是猛遍，電子郵件是很多職場辦公人員的工作內(nèi)容。那些每天要處理20封号坡，50封甚至是200封郵件的辦公人員大多不想被來來回回的電子郵件給淹沒懊烤。他們期望能高效處理掉收件箱中的任務(wù)，如委托給助理跟進宽堆，或提交到上級處理奸晴，之后接著再做下一件事情。而不是反復(fù)問發(fā)件人“某某某是什么意思”或“再解釋一遍為什么我們不按另外一個方案執(zhí)行日麸？“
- 寫一個意義明確的主題
- 保持內(nèi)容的專一性
- 避免使用附件
- 清晰明了的介紹自己
- 采用寬容的態(tài)度寄啼，切忌發(fā)火
- 認(rèn)真校對
- 郵件內(nèi)容很可能會被公開
- 區(qū)分正式和非正式場合
- 及時回復(fù)
- 尊重和克制
1. 寫一個意義明確的主題
在點發(fā)送按鈕之前，你應(yīng)該花點時間寫一個能準(zhǔn)確概括郵件內(nèi)容的主題代箭，給收件人一個打開你郵件的具體理由墩划。
如果主題不明確，甚至更糟是沒有寫主題嗡综，那你就已經(jīng)失去了通知或說服對方的第一個機會乙帮。
記住，別人收件郵箱中不僅僅只有你的郵件极景， 清晰明確的主題是忙碌的職場辦公人員衡量你郵件價值的重要依據(jù)察净。
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主題：[空白]
如果你沒寫主題，對方只能看到發(fā)件人盼樟，該郵件還會被排在前面[1]氢卡，看上去優(yōu)先級很高的樣子。 這封郵件會讓人產(chǎn)生你很自大的印象晨缴，或至少讓人覺得你很草率译秦。 記住，仔細推敲寫就的主題是通知和說服對方的一個重要機會击碗。
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主題：重要筑悴！ 立馬閱讀！
在你認(rèn)為很重要的事情稍途，別人看來未必就同樣重要阁吝。 與其武斷的說郵件重要，倒不如寫一個具有描述性的主題械拍，起碼寫清楚為什么你覺得它很重要突勇。比如你可以這樣寫：“緊急：下層停車庫內(nèi)的車將在1小時后被拖走”
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主題： 一個快速問題
如果這個問題能被快速回答射沟，為什么不直接寫在主題里？ 主題不就該這么用的嗎与境？
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主題：周五要跟進的事
這個表達方式稍微好點，如能寫清楚要求別人周五跟進的原因就更好了猖吴。
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主題：這是你要的文件
如果你確信收件人可以識別你的電子郵件地址摔刁，并正等著你的文件，這么寫問題應(yīng)該不大海蔽。 不過你應(yīng)該知道共屈，大部分人都收到過類似這種標(biāo)題含糊不清有病毒的垃圾郵件，你的標(biāo)題寫的越具體就越不會被垃圾郵件攔截系統(tǒng)攔截党窜。
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主題：已確定周五有10個人參加...我們需要一個更大的房間嗎拗引？`
在閱讀這樣一個具有描述性的主題時，收件人立刻就會開始考慮房間的大小幌衣，而不是想要不要打開這封電子郵件矾削。
2. 保持內(nèi)容的專一性
你寫一封郵件的目的是什么？ 是在回復(fù)一個的請求豁护？ 是在為犯錯道歉哼凯？ 還是要找對方求助？
目的明確：任何有關(guān)商務(wù)和專業(yè)寫作的教科書里都能找到投訴調(diào)停信楚里，建議信断部，進度報告，申請信班缎，之類具有不同用途的書信范例可供參考蝴光。
直接明了 ：大可不必以“尊敬的某某某”開頭，然后說些沒太多意義的內(nèi)容达址，最后以此“致敬禮”結(jié)束（如果你真想表現(xiàn)的非常正式蔑祟，請直接使用紙質(zhì)書信 ）。
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結(jié)構(gòu)合理：當(dāng)我們讀一封長郵件時沉唠，一旦讀到有什么可以回復(fù)的就立即回復(fù)了做瞪。此時就算郵件還沒讀完，剩下的部分往往就遺漏了右冻。大部分人都會這樣装蓬。
- 所以要寫明一共有幾件事情（一開始就要明確的寫出這封郵件包含多少事情）
- 要把沒什么關(guān)聯(lián)的問題拆分成不同的電子郵件。
- 如果你把只和部分員工相關(guān)的郵件發(fā)送給了全體員工纱扭，很多人的時間就會被浪費在閱讀整封郵件上牍帚，只是為了搞清楚這封郵件是否和自己相關(guān)。
- 同時另一部分收件人一旦看到與自己無關(guān)的內(nèi)容細節(jié)就立即選擇忽略整封郵件（同樣乳蛾，大部分都會這樣）暗赶。
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禮貌表達：在電子郵件中鄙币，”請”和”謝謝”仍然很重要，但過于冗長的禮貌表達反而會浪費對方的時間（也讓你的遣詞造句顯得不簡練）蹂随。
- 比如這種繞彎子并且浪費時間的表達 ：
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尊敬的某某某：非常感激十嘿，如果在你方便的時候，你可以把網(wǎng)站密碼發(fā)給我嗎岳锁？ 期待您的回復(fù)绩衷。祝您愉快！ 此致 敬禮 某某某激率。
- 直白沒禮貌的表達 ：
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急須網(wǎng)站密碼咳燕。
(如果你收到這樣的郵件，或許該假設(shè)發(fā)件人無比信任你乒躺，并且確實需要得到你的幫助招盲；不過如果你要發(fā)送類似這樣的郵件，可能會給別人留下你無助和恐慌的印象嘉冒。你應(yīng)該想想這是不是你真的想要達到的效果)
- 緊迫卻不失禮貌的表達是：
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網(wǎng)站出問題了曹货，我沒密碼就不能排除問題。 你知道密碼嗎讳推？
為了能夠讓別人專注于你的郵件控乾，還要盡量**掃清別人的閱讀障礙 **。
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合理用詞仔細校對娜遵， 尤其在你要發(fā)郵件找別人幫忙的時候蜕衡。 如果句子中都用大寫字母，會讓人覺得你是在大吼大叫设拟，而全部用小寫字母會顯得你是個不成熟的孩子[2]慨仿。 無論你的目的是什么，人們都會有自己的判斷纳胧。
- 一個高中學(xué)生揮筆而就的 “thx 4 ur help 2day ur gr8!”[3] 可能會使一個忙碌的專業(yè)人員哄堂大笑镰吆，亦或使他們不寒而栗。
- 你亂七八糟的一通亂寫跑慕，是想告訴你上司你不會寫字万皿？
合理劃分段落結(jié)構(gòu) ，段落之間要用空行隔開核行。大多數(shù)人都會覺得大段的文字很枯燥牢硅，甚至?xí)峙滤?你應(yīng)該花點時間好好格式化下段落，這樣會使讀者閱讀起來更加輕松芝雪。
避免使用花哨字體减余。不要依賴用粗體或不同字體大小來區(qū)分內(nèi)容。 因為收件人的郵件客戶端可能顯示不了這些細微差別惩系。必要時位岔，可以使用星號*以示強調(diào)如筛。
3. 避免使用附件
與其強迫別人下載你的附件，之后還要在另一個程序中打開查看抒抬，倒不如把附件中最重要的內(nèi)容直接放到郵件消息中杨刨，好讓收件人能夠快速處理。
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收件人: 所有1000名員工
發(fā)件人：某某
主題：一本每個人都應(yīng)該讀一讀的書
大家好擦剑。 附件中是些有用的PDF文件妖胀。 這是第三版，我昨天發(fā)的版本第207頁上有個錯別字抓于，所以我再發(fā)一遍更正下。 之前有人指出文件尺寸有點大浇借，這次我特意按章節(jié)拆分開來放在附件中捉撮。 如有疑問請讓我知悉。
附件：
- 整個文件.pdf（356MB）
- 文件封面.pdf（25MB）
- 文件第一章.pdf（35MB）
- …
（好吧妇垢，有多少人在收到這樣的郵件時巾遭，根本不會看其中任何一個附件而立即刪除呢？請舉手…）
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收件人：某某
發(fā)件人：張三
主題：郵件指南 - 作為討論會議的內(nèi)容闯估？
某某灼舍，我這正好有些如何進行專業(yè)溝通的一些技巧。有沒有人自告奮勇想以此為主題在下個月的討論會上來講講涨薪？ 讓我知道你是否也有分享關(guān)于如何高效使用電子郵件（大約20分鐘時間）話題的打算骑素。這些是討論會的計劃目錄，如果需要刚夺，我可以發(fā)個PDF文件給你献丑。
- 寫一個意義明確的主題
- 保持內(nèi)容的專一性
- 避免使用附件
- …
記住，附件還有這么些缺點：
- 耗費帶寬（你想別人為避免移動流量費用而忽略你的郵件嗎侠姑？）
- 攜帶病毒
- 在移動設(shè)備上的閱讀體驗差创橄。
- 往往需要特定的軟件才能打開（比如需要安裝Microsoft Publisher或Apples Pages）
4. 清晰明了的介紹自己
除了你最親密的朋友們以外，如果你打電話給別人莽红，別人很可能分辨不出你的聲音妥畏。一般你會以：“你好，某某先生/女士安吁，我是某某某”開頭醉蚁。“尊敬的某某某”這樣的稱呼一般不用在平時工作溝通中鬼店。
當(dāng)我們發(fā)短信給我們朋友時馍管，我們很可能來來回回發(fā)多條來確認(rèn)其中的信息。 但用電子郵件進行專業(yè)溝通的人士往往認(rèn)為來自陌生人的一條含糊不清的郵件沒有太多價值薪韩，他不太可能和你來來回回反復(fù)確認(rèn)里面的內(nèi)容确沸。
雖然在一般的電子郵件中不需要用一個正式的稱呼捌锭，如“尊敬的某某某，”罗捎，但你要問問自己：你的收件人是否熟悉你观谦，他是否能夠輕松識別那就是你的電子郵件地址。
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收件人：某某某教授
發(fā)件人：FuZzYkItTy2000@hotmail.com
主題：（空格）我不來上課了桨菜，課后作業(yè)是什么豁状？
（某某某教授可能會回答說：“你得告訴我你叫什么名字，上哪個課程倒得，我好回復(fù)你泻红。我從這個郵件地址FuZzYkItTy2000@hotmail.com根本認(rèn)不出你是誰”）
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收件人：某某某教授
發(fā)件人：m.ponsybil@gmail.com
主題：10月10號缺席EL227課程
你好，某某某教授霞掺，
我是張三谊路，是您的學(xué)生，課程編號EL227第二節(jié)菩彬。
今天上午缠劝，我剛發(fā)現(xiàn)我參加的冰壺比賽已經(jīng)到了季后賽，所以10號我得出去比賽骗灶。根據(jù)教學(xué)大綱惨恭，我將缺席第10章的討論課程，在我離開之前我可以把自己關(guān)于第10章的問題用電子郵件發(fā)送給您嗎耙旦？
另外我12號下午2點方便去你辦公室討論我的論文嗎脱羡？于此同時，我也讓李四幫忙免都，他會幫我記下我缺席的那堂課的課程筆記轻黑。
謝謝，明天上課見琴昆。
（如果你要找他人幫忙氓鄙，事先提供正確的信息會有助于別人怎么幫你。在上面的案例中业舍，張三讓他的導(dǎo)師覺得他很在意這門課抖拦，并且也提出了因為缺席而引起的問題的解決方案）。
和不熟悉的人聯(lián)系時舷暮，一定要在一開始就寫清楚你的姓名态罪，背景以及其他重要的有助于他人識別你身份的信息。
如果你在和別人有一面之緣后發(fā)郵件聯(lián)系他下面，直接假定對方已經(jīng)不記得你了复颈，未免顯得有點不太恰當(dāng)。這種情況下沥割，最好能不經(jīng)意間說些提示信息以喚起他的記憶耗啦，比如：“很高興那天在電梯里探討關(guān)于掌上電腦的事情…”凿菩。
每個學(xué)期，我總能收到來自類似“bad_boy2315@yahoo.com”或“FuZzYkItTy2000@hotmail.com”這樣的郵件地址帜讲，問我和課程相關(guān)的問題衅谷，卻從來沒說他們是誰。
在電子郵件中似将，即使正式的開頭如“尊敬的xxx教授”和“此致 敬禮”沒有必要获黔，但在和你不熟悉的人聯(lián)系時，你應(yīng)該寫清楚你的的姓名或是至少給出一個博客鏈接或是含有個人資料的網(wǎng)頁（當(dāng)然在验，這些網(wǎng)頁是不需要別人注冊和登錄的）玷氏。
5. 采用寬容的態(tài)度，切忌發(fā)火
在點“發(fā)送”按鈕前務(wù)必三思腋舌。
如果發(fā)現(xiàn)自己寫郵件時很惱火盏触，你應(yīng)該保存草稿，去倒杯咖啡侦厚，并且想象下明天上午別人就在你的門外讀你電子郵件的樣子：你的同事或朋友會不會對你的語氣和措辭感到震驚耻陕？
相反拙徽，冷靜的處理方式會給他們留下深刻的印象：你是如何妥善處理問題的誘因從而避免與他人針鋒相對刨沦，以及你如何全面闡明你的立場，或承認(rèn)錯誤膘怕，或要求重新評估問題等等想诅。
在沒有全面權(quán)衡后果之前，切忌火上澆油岛心。 你要考慮之后的工作是不是還得和這個人合作来破？ 你是不是想把現(xiàn)在的境遇存著以后再體會一遍？你會不會以后還需要他來寫推薦信忘古？會不會成為你升職的阻礙徘禁？
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@！$％＆* @髓堪！ ＆（*送朱！
去吧，寫下你的惱火干旁，隨便怎么改都行驶沼，對著郵件念咒語，把它打印出來争群，對著它扔飛鏢回怜，再用蠟筆在上面亂涂亂畫。 你要想盡辦法把這封郵件從你腦中清理出去换薄。 只要你還心懷不快玉雾，千萬別點“發(fā)送”按鈕就行翔试。
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發(fā)件人：克萊爾
收件人：安瑩
主題：回復(fù)：項目上正遇到的一些問題
我不太明白我該如何回復(fù)你，因為上周你跟蘇三說你不需要額外的培訓(xùn)抹凳，所以我取消了周三的培訓(xùn)會議遏餐。 如果你覺得可以話，我可以抄送給蘇三赢底，因為再次安排培訓(xùn)的預(yù)算得由她負(fù)責(zé)批準(zhǔn)失都。于此同時，我可以拷貝一份操作手冊給你幸冻，或者我們一起看看是否要安排其他人來負(fù)責(zé)這個項目粹庞。 讓我知道你傾向我下一步該怎么做。
原始郵件
發(fā)件人：安瑩
我整個上午一直在試圖聯(lián)系你洽损。 難道你就不能在會議之間的幾分鐘抽空看看郵件嗎庞溜？ 我現(xiàn)在在這個項目上處處碰壁。很抱歉到最后一刻才找你碑定，可是我之前從來沒做過類似的事情流码，我覺得你至少可以花點時間給我培訓(xùn)下。
如果收件人剛剛給你發(fā)了一封充滿憤怒和抨擊你的郵件延刘，你千萬別一點一點逐條去反駁他漫试。相反，你應(yīng)該像下面這樣簡明扼要的去回復(fù)：
- 不經(jīng)意間提起一個對方尊重的人（以避免擴大針對他的敵對狀態(tài)）
- 把溝通的重點重新放到討論解決方案上（在這段對話中碘赖，安瑩已經(jīng)已經(jīng)掉進了自己挖的坑里面了驾荣，而克萊爾卻完全沒必要也跟著跳進去）
6. 認(rèn)真校對
如果你要找別人為你做事，最好花些時間讓你的郵件看起來專業(yè)些 普泡。
雖然開啟拼寫檢查功能避免不了所有錯誤播掷，但起碼能幫你更正幾個錯別字。 對于要發(fā)給你上司撼班，或者要群發(fā)給很多人的郵件歧匈，發(fā)送之前一定要多花點時間校對。 你可以讓旁邊的同事幫忙看看這封郵件有沒有問題砰嘁。
7. 郵件內(nèi)容很可能會被公開
除非你是唐納德·川普件炉，否則你都該秉承“公開表揚，私下批評”的原則 般码。 不要用有自己身份信息的電子郵件發(fā)送任何你不想公開的信息妻率。
電子郵件是不安全的 。黑客板祝，違法分子和IT部門很可能可以看到你郵件賬戶下所有的電子郵件宫静。就和行人可以從你家門口信箱截走紙質(zhì)郵件一樣簡單。
如果你在郵件中就某個問題發(fā)表了模棱兩可的回復(fù)（此時你對這個問題沒有足夠重視，不了解它的本質(zhì)孤里，或是沒注意到一些重要的細節(jié)等等）伏伯，那么你會在郵件中留下證據(jù)，收件人很可能因此斷定：
- 你根本不了解這個問題的本質(zhì)
- 你了解了這個問題的本質(zhì)卻想故意曲解事實
- 你混亂和前后矛盾的回復(fù)顯示出你并不是解決這個問題的合適人選
8. 區(qū)分正式和非正式場合
如果你在給你的朋友或比較熟悉的同事寫郵件時捌袜，使用“微笑”:-)這個表情说搅，包括使用各種縮寫（IIRC：if I recall correctly，LOL：laughing out loud虏等，”等）和使用一些不標(biāo)準(zhǔn)的寫法（比如網(wǎng)絡(luò)用語）弄唧，這沒什么問題。
因為這些語言往往是彼此友好和親密的表現(xiàn)霍衫，就像和家人朋友一起吃街邊小吃一樣候引。 可如果你在第一次與人約會，或出席比較正式的場合敦跌，你同樣請人吃街邊小吃澄干，一定會讓別人覺得你不太重視這次會面。同理柠傍，在一個比較正式的場合也不要使用非正式的表達方式麸俘。
所以一定要評估不同的場合，使用與之相符的表達來寫郵件惧笛。
9. 及時回復(fù)
及時回復(fù)郵件會給人專業(yè)禮貌的印象从媚。 哪怕你的回答是：“抱歉，我現(xiàn)在太忙了徐紧，不能幫你了”静檬。這樣的回復(fù)至少可以避免讓對方徒勞等待炭懊。
10. 尊重和克制
許多戰(zhàn)火的引燃往往是某人在應(yīng)該使用“回復(fù)”的時候錯誤的使用了“回復(fù)全部”并级。
雖然大多數(shù)人都清楚電子郵件內(nèi)容沒那么隱私，但轉(zhuǎn)發(fā)別人郵件之前比較妥善的做法是先通知發(fā)件人一聲侮腹。 如果別人發(fā)郵件找你幫忙嘲碧，你轉(zhuǎn)發(fā)給可以提供幫助的人是完全沒問題的，但為了嘲笑他而轉(zhuǎn)發(fā)出去就顯得有點low了父阻。
當(dāng)發(fā)一條比較敏感的郵件給很多人時愈涩，請使用BCC（密送），而不是CC（抄送）（例如加矛，老師群發(fā)郵件給那些可能會不及格的同學(xué)履婉，或者用人單位群發(fā)郵件告知那些沒能錄用的面試者們）。因為每個人的郵件地址都會顯示在CC列表中斟览，但BCC不會毁腿。 如果遇到郵件客戶端不允許收件人留空，你可以在“收件人”框中寫上自己的郵件地址。
始終對別人欠妥當(dāng)?shù)男袨椴扇捜莸膽B(tài)度已烤。 如果別人說的內(nèi)容冒犯到你了鸠窗，你可以把它引出來添加一個中立的說明，比如“我不知道這個是什么意思......你能解釋一下嗎胯究？”
電子郵件有時太快了稍计！
有位同事曾經(jīng)有個問題找我?guī)兔Γ贿^他幾乎立刻又給我回信說他自己已經(jīng)解決了裕循。
而我在注意到他的第二封郵件的時候臣嚣，已經(jīng)詳細的寫好了這個問題的回復(fù)了。當(dāng)我看到他說解決了的時候剥哑，我怕我的解答會畫蛇添足茧球，于是我很快回復(fù)了他的第二封郵件：
我應(yīng)該更加留意郵箱更新。
我真實的想法是“我應(yīng)該在回復(fù)之前仔細檢查下收件箱更新情況”星持。但從他之后的回復(fù)中可以看出抢埋，她理解成我這是在責(zé)怪他 。
如果我慢點回復(fù)第一封郵件督暂，就會避免浪費時間寫一封沒必要的長郵件揪垄。如果我慢點回復(fù)第二封郵件，就不會給自己急著想幫助的人帶來誤解逻翁。
參考文檔及延伸閱讀
- Alsop, Stewart. “My Rules of Polite Digital Communication.”Fortune. 142.2 (10 July 2000): p 76. Online. Academic Search Elite. 9 October 2000.
- Cronin, Jennifer. “Netiquette, schmetiquette.” Des Moines Business Record 16.24 (12 June 2000): p 11. Online. MasterFILE Premier. 9 October 2000.
- “Email Etiquette.” I Will Follow Services. 1997. http://www.iwillfollow.com/emailetiquette.html. 9 October 2000.
- Nucifora, Alf. “Use etiquette when messaging via email.”Memphis Business Journal 21.51 (14 April 2000): p23. Online. MasterFILE Premier. 9 October 2000.
- Thorton, Sam. “Rules and Regulations: Email Etiquette.” 29 April 1998. http://www.lse.ac.uk/Depts/ITS/rules/email.htm. 9 October
英文原文：http://jerz.setonhill.edu/writing/e-text/email/
