在平時的工作中嫂用，我們總是會組織各種各樣的會議。但有些組織者或管理者卻并不了解會議的重要性丈冬，也不懂得掌控嘱函，往往使得會議冗長且沒有實(shí)質(zhì)結(jié)論。這時埂蕊，往往需要用一些必要的方法論往弓，才能保障會議良好的效果。

下面蓄氧，我們就來做下具體探討函似。

組織篇

正所謂“不打無準(zhǔn)備之仗”，開會也是如此喉童，所以撇寞，會議前一定要做好充分組織。

首先堂氯，組織會議的主題要明確蔑担。會議的主題，其實(shí)就是我們組織會議要討論的事項(xiàng)和期待達(dá)成的結(jié)果咽白。作為會議組織者啤握，首先要保證自己對這一點(diǎn)非常清楚，否則便是失責(zé)局扶。

確定會議主題有一個非常有效的手段恨统，就是梳理會議議程叁扫，并在議程中寫明討論事項(xiàng)和預(yù)期結(jié)果。同時畜埋，利用互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)“價值優(yōu)先”的思考方式莫绣，我們要將討論事項(xiàng)按照優(yōu)先級由高到低進(jìn)行排列。而會議議程梳理完成后悠鞍，與會人員也就呼之欲出对室。這時，我們要先依據(jù)“8-18-1800”的原則審視一下與會人數(shù)咖祭，如果人數(shù)偏差太大掩宜，則會存在會議失敗的風(fēng)險。

“8-18-1800”的原則如下：

如果你想解決問題或者做決策的話么翰，你最多邀請8個人就夠了牺汤。如果一個房間內(nèi)超過8個人，可能引出的問題比所要解決的問題還要多

如果你想讓大家獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的話浩嫌，你就邀請18個人檐迟。但別指望讓這么多人達(dá)成一致意見。

如果你想發(fā)布一則消息的話码耐，如果是產(chǎn)品的好消息追迟，并以此激發(fā)員工的工作熱情的話，那與會者越多越好骚腥。

其次敦间，要按照重要干系人的時間來組織會議。當(dāng)我們將會議的主題以議程的形式明確之后束铭，所有的會議干系人也能像需求一樣定義優(yōu)先級廓块。然后按照優(yōu)先級的先后順序進(jìn)行溝通，優(yōu)先保證最重要干系人的時間纯露，并協(xié)調(diào)其他干系人調(diào)整時間盡量參與剿骨。但是，無論干系人是否能及時參與會議埠褪，會議確定的討論事項(xiàng)結(jié)果，都需要同步所有干系人挤庇。

最后钞速，要注意會議安排同步。在一般情況下嫡秕，我們在交流群中同步即可渴语，但是從個人經(jīng)驗(yàn)來講，郵件約會更加靠譜：

郵件約會非常正式昆咽，還會自動插入日程安排驾凶，非常方便牙甫；

可同步干系人直管領(lǐng)導(dǎo)，引起參與者的足夠重視调违；

郵件約會可以設(shè)置到期提醒窟哺，節(jié)約后續(xù)溝通成本。

另外技肩，為避免約會郵件被日常工作郵件淹沒且轨，所有約會的郵件主題一定要寫明會議主題，減少閱讀成本并引起重視虚婿。同時旋奢，前期梳理完成的會議議程也需要同步，讓所有與會者都能在會前做一個充足的思考和準(zhǔn)備然痊，減少現(xiàn)場臨時討論造成的時間浪費(fèi)至朗。

這里可以給大家分享一個故事。在筆者所在的pmo團(tuán)隊(duì)中剧浸，各位項(xiàng)目經(jīng)理深入各條業(yè)務(wù)線锹引，也要參與部門橫向任務(wù)，所以大家任務(wù)較重辛蚊。在一次橫向任務(wù)中粤蝎，約會約了一周還是毫無進(jìn)展，而事情已經(jīng)不能再等袋马，所以筆者私下先和重要干系人部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)了會議時間初澎，然后在交流群中進(jìn)行必要說明，得到了另一個重要干系人的同意虑凛，然后在主題欄寫著會議主題和“以參會成員意見為主”的大大提示性文字的會議邀請郵件就發(fā)出來了碑宴。最后，會議按時進(jìn)行桑谍。?

討論篇

緊跟主題延柠，控制節(jié)奏。會議正式開始前锣披，首先要強(qiáng)調(diào)一下會議節(jié)奏贞间，然后按照會議議程逐步推進(jìn)。一般來說雹仿，會議可以按照組織者發(fā)言增热、參與者發(fā)言、解決問題胧辽、分享信息和會議總結(jié)的流程執(zhí)行峻仇。

一旦發(fā)現(xiàn)節(jié)奏超出計(jì)劃，要及時打斷邑商。如果與會者一致堅(jiān)持討論當(dāng)前議題摄咆，也要明確造成的影響和大家必須承受的結(jié)果凡蚜。而在會議的節(jié)奏超過了預(yù)期時，將議程事項(xiàng)按照優(yōu)先級從高到底排列的方法吭从，便能發(fā)揮重大作用朝蜘，保證重要議程結(jié)論的輸出。

此外影锈，還要注意會議收尾芹务。在現(xiàn)場會議結(jié)束的時候，要在會議議程的基礎(chǔ)上形成會議紀(jì)要鸭廷，明確會議議程中討論事項(xiàng)的結(jié)論枣抱、待完成事項(xiàng)、負(fù)責(zé)跟進(jìn)的人員和預(yù)計(jì)完成的時間辆床，并同步給所有的會議干系人佳晶。只有明確了這些，整個事情才是一個可落地讼载，可跟進(jìn)的事項(xiàng)轿秧，否則最后可能就會不了了之。記得自己剛轉(zhuǎn)到一條新的業(yè)務(wù)線的時候咨堤，對業(yè)務(wù)完全一臉懵逼菇篡，當(dāng)時就是按照這個方法，通過業(yè)務(wù)關(guān)鍵詞一喘、負(fù)責(zé)人驱还、時間表來跟進(jìn)，才能順利度過了磨合期凸克。

最后议蟆，會議其實(shí)也是一個小項(xiàng)目，要在時間表中預(yù)留一定量的時間緩沖萎战，方便應(yīng)對突發(fā)的風(fēng)險咐容。

落實(shí)篇

會議討論事項(xiàng)跟進(jìn)中，首先蚂维，要相信團(tuán)隊(duì)的小伙伴戳粒！其次，從工作職責(zé)上來說虫啥，事項(xiàng)負(fù)責(zé)人需要在截止時間點(diǎn)之前將完成情況進(jìn)行同步享郊，如由于不可抗力導(dǎo)致延遲，也需要提前進(jìn)行同步孝鹊。如果事項(xiàng)跟進(jìn)人沒能做到這一點(diǎn)，那么需要進(jìn)行正式的指正展蒂，強(qiáng)調(diào)責(zé)任又活。最后苔咪，對于特別重要的事項(xiàng)需要給予額外關(guān)注，通過詢問在任務(wù)完成過程中是不是有什么困難柳骄，是不是需要自己或者團(tuán)隊(duì)的幫助团赏，站在事務(wù)負(fù)責(zé)人的立場上來推動事項(xiàng)的落實(shí)。

從個人經(jīng)驗(yàn)來說耐薯，規(guī)則的引導(dǎo)作用往往大于人力催促的結(jié)果舔清，效果也更加持久，所以我們要建立必要的規(guī)則曲初，千萬不要試圖用人力來代替規(guī)則的作用体谒。

總結(jié)

其實(shí)，這些方法不僅僅適用于在會議組織中臼婆，也是我們?nèi)粘９ぷ髦刑幚硎马?xiàng)的基本思路抒痒，幫助我們處理相關(guān)問題。而會議颁褂，本質(zhì)上是一種溝通方式故响，我們更應(yīng)該跳出會議之外，本著“有效率”和“有效果”的基本原則颁独，在日常的工作中加強(qiáng)溝通彩届。