關(guān)鍵詞：工作郵件梅猿，成果管理，結(jié)構(gòu)化秒裕，標準化袱蚓，信息對稱，markdown
1. 引言
在實習或工作中几蜻，定期總結(jié)個人工作成果喇潘，向領(lǐng)導匯報，是重要的工作溝通能力梭稚。
本文總結(jié)了筆者長期撰寫工作郵件的方法總結(jié)颖低，內(nèi)容大綱如下。
思維導圖由mindmanager繪制弧烤。
2. 意義效果
匯總展示工作成果忱屑，紙面存檔
日常的工作成果，如果不能及時總結(jié)整理暇昂，很容易流失湮沒在瑣事之中莺戒，造成成果流失。
有意識地撰寫工作總結(jié)急波，實際上是一種成果管理的方式从铲，讓自己和團隊的努力結(jié)果在紙面上固化。
郵件的形式方便轉(zhuǎn)發(fā)和傳閱澄暮，有利于工作成果獲得更廣泛認同名段。與領(lǐng)導保持單向信息對稱，推動進展
單向信息對稱：你不需要了解領(lǐng)導在做什么泣懊，但必須讓領(lǐng)導知道你做了什么伸辟。
領(lǐng)導要統(tǒng)籌全局，需要第一手的執(zhí)行進展作為決策依據(jù)馍刮，及時信夫、高質(zhì)量的工作總結(jié)是推動團隊工作的重要手段。領(lǐng)導可以在自己感興趣、有時間的情況下查閱忙迁，一般的匯報不要詳細的回復，“收到”和“同意下一步計劃”足夠碎乃。工作備忘姊扔，請示下一步工作計劃
郵件形式的工作總結(jié)，實際上是團隊的工作備忘梅誓。
在現(xiàn)有工作成果的基礎(chǔ)上恰梢，提出后續(xù)工作計劃，獲得領(lǐng)導認可后梗掰，即成為后續(xù)工作目標嵌言。
如此，以文字的形式達成目標共識及穗，可以避免你做的不是我預(yù)期的窘境摧茴。
3. 內(nèi)容結(jié)構(gòu)
工作匯報郵件，實質(zhì)上是非正式的公對公的業(yè)務(wù)信函埂陆。在形式和內(nèi)容上不需要個性化的創(chuàng)新苛白，越規(guī)范標準，效用越好焚虱」喝梗基本的結(jié)構(gòu)分為三大板塊：
- 工作進展
- 問題分析
- 后續(xù)計劃
行文方式應(yīng)當結(jié)構(gòu)化、標準化鹃栽。對于結(jié)構(gòu)化的寫作躏率，最好的寫作方式自然是markdown。
3.1 工作進展
工作成果的描述全部采用黑點開頭的無序列表形式民鼓，簡要展示重點信息薇芝。
若匯報團隊大項目，可能采用Excel表格匯總丰嘉，整體信息添加附件恩掷。
成果描述的要點有：
- 時間，若先后完成多項工作供嚎，表明分別完成的時間黄娘；
- 過程，即采用什么方法克滴，用了什么軟件和技術(shù)逼争；
- 成果，如建立橋梁模型劝赔、撰寫會議總結(jié)誓焦、繪制5施工圖等；
- 同事關(guān)系
- 上級負責人
- 同級合作者
- 下屬
顯然，成果的描述是核心杂伟。相關(guān)人員的描述是為了體現(xiàn)自己的團隊角色移层，同時便于領(lǐng)導在興趣的時候，進一步了解工作情況赫粥。
完整的成果描述如：
- 周二观话，用鴻業(yè)綜合管廊2.0，建立濱河路綜合管廊BIM模型越平，由張主任安排频蛔，與王工一起完成；
簡要的描述如：
- 建立濱河路綜合管廊BIM模型秦叛；
3.2 問題分析
實際工作中必然遇到一些問題和困難晦溪，需要請示。對于任何困難或問題挣跋，提出可能的方案A B三圆，將問答題轉(zhuǎn)換成選擇題。問題描述和分析之后避咆，讓領(lǐng)導了解下一步可能采取什么行動嫌术，從而做出決策。如果不能給出備選方案牌借，那么領(lǐng)導往往不會立即給出決策指示度气。表達結(jié)果為：
- 問題描述，當前遇到XX狀況膨报；
- 問題分析磷籍，這樣的狀況可能導致什么后果（質(zhì)量下降、進度耽誤）现柠；
- 解決方案院领，A方案、B方案够吩，分析可能的優(yōu)缺點比然；
- 請示安排；
工作電腦故障請示
- 目前的主要問題是工作電腦配置太低周循，經(jīng)常出現(xiàn)故障
- 運行AutoCAD插件經(jīng)常死機强法；
- 大型三維模型無法打開；
- 如果問題不能解決湾笛，工作進度會耽誤饮怯，不能在周三按時出圖；
- 可能的解決方法：
- 換電腦機位嚎研；
- 請設(shè)備人員配置我的個人電腦蓖墅；
- 如果不能解決電腦安排，可以考慮將工作轉(zhuǎn)交其他同事，以免耽誤進度论矾。請您考慮教翩。
知識管理提議
程序開發(fā)后續(xù)有兩項工作，1. 程序細節(jié)完善贪壳，2. 程序技術(shù)文檔饱亿。
- 問題是時間有限，最多完成其中一項寥袭；
- 程序的功能需要長期完善，短期難以完成关霸，技術(shù)文檔整理更加緊迫传黄。
- 如果不能盡快整理技術(shù)文檔：
- 程序規(guī)模很大，后期難以維護队寇；
- 程序代碼難以交接膘掰，成果流失；
- 兩害相權(quán)取其輕佳遣，建議先做技術(shù)文檔识埋。請您安排。
3.3 后續(xù)計劃
后續(xù)計劃是匯報郵件中最具建設(shè)性的部分零渐，推動團隊項目進展的關(guān)鍵窒舟。在工作總結(jié)和問題分析的基礎(chǔ)上提出后續(xù)工作計劃，更容易引起領(lǐng)導的重視诵盼，比貿(mào)然的提議更有價值更顯成熟惠豺。
工作計劃的表述模式為：時間節(jié)點+預(yù)期成果。最好對預(yù)期的工作成果量化描述风宁，如：
- 8.15日洁墙，預(yù)期完成5張預(yù)應(yīng)力鋼束圖繪制；
量化的工作描述優(yōu)點在于：
- 個人評估工作計劃的可行性戒财；
- 便于領(lǐng)導把握總體工作進度热监；
主動提出后續(xù)計劃是發(fā)揮主觀能動性的最佳時機，借此機會可以將工作方向向自己的意向方向推動饮寞，主動承擔和自己優(yōu)勢匹配的高價值任務(wù)孝扛，發(fā)揮個人優(yōu)勢。如：
考慮BIM模型在實際工作中還不成熟幽崩。如果有必要疗琉，我希望繼續(xù)深入BIM技術(shù)實際應(yīng)用：
- 建立三維可視化模型；
- 施工碰撞檢查歉铝；
- 二維圖紙輸出盈简；
具體工作，還請您決定。
4. 寫作風格
- 簡介扼要
正文總結(jié)關(guān)鍵要點柠贤， 詳細的成果可以增加附件香浩。不要出現(xiàn)過長的句子和段落，充分考慮對方的閱讀體驗 - 層次清晰
用小標題和列表結(jié)構(gòu)展示出清晰的層次臼勉，讓對方查閱一目了然邻吭，清晰地看到關(guān)鍵要點。
文檔格式標準化宴霸，前后一致囱晴，用統(tǒng)一標準的形式表現(xiàn)內(nèi)容，降低思維切換成本瓢谢。 - 客觀敘述
客觀總結(jié)工作的成果和現(xiàn)有問題畸写。
可以有自己對工作問題的思考判斷，但不要有個人對其他主觀評價氓扛，尤其負面評價枯芬。
如果需要表達主觀意見，最好見面交流采郎，而非郵件千所。
簡而言之，工作匯報郵件應(yīng)當是“公對公”的話語風格蒜埋。檢驗的標準即為：這封郵件能否不加修改淫痰，直接抄送其他相關(guān)同事。
5. 郵件匯報示例
6. 實戰(zhàn)攻略
實際操作中還有一些需要注意的問題整份。
6.1 時機
最好的時機是：
- 階段匯報黑界，工作日下班前；
- 一周匯報皂林，周五下班前朗鸠；
盡可能在公共工作時間發(fā)送郵件，以免打擾础倍。具體情況視領(lǐng)導的工作習慣烛占。
6.2 摘要
如果郵件內(nèi)容過長，簡單總結(jié)摘要或關(guān)鍵詞沟启，務(wù)必領(lǐng)導在手機一屏之內(nèi)了解你的要點忆家。
6.3 標準化
固定自己的寫作表述方式
- 形成高效習慣，快速完成工作總結(jié)
- 節(jié)省領(lǐng)導的切換成本
6.4 圖形化表達
過多的文字會造成閱讀負擔德迹，要提高表達效果芽卿，可以采用思維導圖，將結(jié)構(gòu)內(nèi)容可視化胳搞。
6.5 附件
詳細卸例、具體的問題采用附件描述称杨。
附件文件較少的情況，直接發(fā)送文件筷转，不要發(fā)送壓縮文件姑原，以便對方在手機快捷打開文件。
6.6 請求建議
請對方給出工作建議呜舒，指出自己的不足锭汛。
6.7 效果預(yù)覽
重要的郵件先發(fā)給自己，檢查有沒有錯誤袭蝗，在手機預(yù)覽效果唤殴。
iPhone 6的中號屏幕不要超過三屏內(nèi)容，如果超過到腥，果斷刪減朵逝。
7. 總結(jié)
對于一個企業(yè)，工作總結(jié)郵件的價值在于：
- 保證信息對稱
- 提供決策依據(jù)
- 推動業(yè)務(wù)進展
企業(yè)生而為盈左电，個人對于企業(yè)價值無非
- 降低成本
- 創(chuàng)造價值
高質(zhì)量的工作總結(jié)郵件同時推動了這兩個方面廉侧。
