大師兄的信息化項目管理學習筆記（五十八）：項目采購管理（三）
大師兄的信息化項目管理學習筆記（六十）：項目干系人管理（一）

四恒削、控制采購

1. 關(guān)于控制采購

• 控制采購是管理采購關(guān)系，監(jiān)督合同績效尾序，實施必要的變更和糾偏钓丰，以及關(guān)閉和合同的過程。
• 主要作用是確保買賣雙方履行法律協(xié)議每币，滿足項目需求携丁。
• 根據(jù)需要需要在整個項目期間開展。
• 對于有多個供應商的較大項目兰怠，合同管理的一個重要方面就是管理各個供應商之間的溝通梦鉴。
• 很多組織都將合同管理視為獨立于項目的一種組織職能。采購管理員可以是項目團隊成員痕慢，但通常還向采購經(jīng)理報告尚揣。

2. ITTO

3. 關(guān)于合同管理

• 在控制采購過程中，需要把適當?shù)捻椖抗芾磉^程應用于合同關(guān)系掖举，并且需要整合這些過程的輸出快骗，以用于對項目的整體管理。
• 合同管理活動包括：

• 收集數(shù)據(jù)和管理項目記錄，包括維護對實體和財務績效的詳細記錄方篮，以及建立可測量的采購績效指標名秀。
• 完善采購計劃和進度計劃。
• 建立與采購相關(guān)的項目數(shù)據(jù)的收集藕溅、分析和報告機制匕得，并為組織編制定期報告。
• 監(jiān)督采購環(huán)境巾表，以便引導或調(diào)整實施汁掠。
• 向賣方付款。

• 應把付款與賣方的工作進展聯(lián)系起來集币。
• 確保向賣方的付款與實際完成的工作量密切相關(guān)考阱。
• 在合同中規(guī)定基于項目可交付成果付款，而不是基于工時鞠苟。

4. 輸入

4.1 項目管理計劃

• 需求管理計劃：描述將如何分析乞榨、記錄和管理承包商需求。
• 風險管理計劃：描述如何安排和實施由賣方引發(fā)的項目風險管理活動当娱。
• 采購管理計劃：規(guī)定了在控制采購過程中需要開展的活動吃既。
• 變更管理計劃：包含關(guān)于如何處理由賣方引發(fā)的變更的信息。
• 進度基準：如果賣方的進度拖后影響了項目的整體進度績效跨细，則可能需要更新并審批進度計劃鹦倚，以反映當前的期望。

4.2 項目文件

• 假設日志：記錄了采購過程中做出的假設扼鞋。
• 經(jīng)驗教訓登記冊：在項目早期獲取的經(jīng)驗教訓可供項目未來使用申鱼，以改進承包商績效和采購過程。
• 里程碑清單：重要里程碑清單云头，說明賣方需要在何時交付成果捐友。
• 質(zhì)量報告：用于識別不合規(guī)的賣方過程，程序或產(chǎn)品溃槐。
• 需求文件：可能包括：

• 賣方需要滿足的技術(shù)要求匣砖。
• 具有合同和法律意義的需求，如健康昏滴、安全猴鲫、安保、績效谣殊、環(huán)境拂共、保險、知識產(chǎn)權(quán)姻几、同等就業(yè)機會宜狐、執(zhí)照势告、許可證，以及其他非技術(shù)要求抚恒。

• 需求跟蹤矩陣：將產(chǎn)品需求從其來源連接到能滿足需求的可交付成果咱台。
• 風險登記冊：取決于賣方的組織、合同的持續(xù)時間俭驮、外部環(huán)境回溺、項目交付方法、所選合同類型混萝，以及最終商定的價格遗遵，每個被選中的賣方都會帶來特殊的風險。
• 相關(guān)方登記冊：包括關(guān)于已識別相關(guān)方的信息逸嘀，例如瓮恭，合同團隊成員、選定的賣方厘熟、簽署合同的專員，以及參與采購的其他相關(guān)方维哈。

4.3 協(xié)議

• 協(xié)議是雙方之間達成的諒解绳姨，包括對各方義務的一致理解。
• 對照相關(guān)協(xié)議阔挠，確認其中的條款和條件的遵守情況飘庄。

4.4 采購文檔

• 采購文檔包含用于管理采購過程的完整支持性記錄，包括工作說明書购撼、支付信息跪削、承包商工作績效信息、計劃迂求、圖紙和其他往來函件碾盐。

4.5 批準的變更請求

• 批準的變更請求可能包括對合同條款和條件的修改，例如：修改采購工作說明書揩局、定價毫玖，以及對產(chǎn)品、服務或成果的描述凌盯。
• 與采購相關(guān)的任何變更付枫，在通過控制采購過程實施之前，都需要以書面形式正式記錄驰怎，并取得正式批準阐滩。
• 在復雜的項目和項目集中，變更請求可能由參與項目的賣方提出县忌，并對參與項目的其他賣方造成影響掂榔。
• 項目團隊應該有能力去識別继效、溝通和解決會影響多個賣方的工作的變更。

4.6 工作績效數(shù)據(jù)

• 工作績效數(shù)據(jù)包含與項目狀態(tài)有關(guān)的賣方數(shù)據(jù)衅疙，例如莲趣，技術(shù)績效，已啟動饱溢、進展中或已結(jié)束的活動喧伞，已產(chǎn)出或投入的成本。
• 工作績效數(shù)據(jù)還可能包括已向賣方付款的情況绩郎。

4.7 事業(yè)環(huán)境因素

• 合同變更控制系統(tǒng)潘鲫。
• 市場條件
• 財務管理和應付賬款系統(tǒng)
• 采購組織的道德規(guī)范

4.8 組織過程資產(chǎn)

• 采購政策

5. 工具與技術(shù)

5.1 專家判斷

• 相關(guān)的職能領(lǐng)域，如財務肋杖、工程溉仑、設計、開發(fā)状植、供應鏈管理等浊竟。
• 法律法規(guī)和合規(guī)性要求。
• 索賠管理津畸。

5.2 索賠

• 如果買賣雙方不能就變更補償達成一致意見振定，或?qū)ψ兏欠癜l(fā)生存在分歧，那么被請求的變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更肉拓，此類有爭議的變更稱為索賠后频。
• 如何管理索賠：

• 在整個合同生命周期中，按照合同條款對索賠進行記錄暖途、處理卑惜、監(jiān)督和管理。
• 如果合同雙方無法自行解決索賠問題驻售，則可能不得不按合同中規(guī)定的程序露久，用替代爭議解決方法（ADR）去處理。

• 談判是解決所有索賠和爭議的首選方法芋浮。

5.3 數(shù)據(jù)分析

• 績效審查：對照協(xié)議抱环，對質(zhì)量、資源纸巷、進度和成本績效進行測量镇草、比較和分析，以審查合同工作的績效瘤旨。其中包括確定工作包提前或落后于進度計劃梯啤、超出或低于預算，以及是否存在資源或質(zhì)量問題存哲。
• 掙值分析：計算進度和成本偏差因宇，以及進度和成本績效指數(shù)七婴，以確定偏離目標的程度。
• 趨勢分析：趨勢分析可用于編制關(guān)于成本績效的完工估算（EAC）察滑，以確定績效是正在改善還是惡化打厘。

5.4 檢查

• 檢查是指對承包商正在執(zhí)行的工作進行結(jié)構(gòu)化審查，可能涉及對可交付成果的簡單審查贺辰，或?qū)ぷ鞅旧淼膶嵉貙彶椤?/li>
• 在施工户盯、工程和基礎(chǔ)設施建設項目中，檢查包括買方和承包商聯(lián)合巡檢現(xiàn)場饲化，以確保雙方對正在進行的工作有共同的認識莽鸭。

5.5 審計

• 審計是對采購過程的結(jié)構(gòu)化審查。
• 應該在采購合同中明確規(guī)定與審計有關(guān)的權(quán)利和義務吃靠。
• 買方的項目經(jīng)理和賣方的項目經(jīng)理都應該關(guān)注審計結(jié)果硫眨，以便對項目進行必要調(diào)整。

6. 輸出

6.1 結(jié)束的采購

• 買方通常通過其授權(quán)的采購管理員巢块，向賣方發(fā)出合同已經(jīng)完成的正式書面通知礁阁。
• 結(jié)束采購的要求，在合同條款和條件中規(guī)定族奢，并包括在采購管理計劃中：

• 已按時按質(zhì)按技術(shù)要求交付全部可交付成果氮兵。
• 沒有未決索賠或發(fā)票。
• 全部最終款項已經(jīng)付清歹鱼。

• 項目管理團隊應該在結(jié)束采購之前批準所有的看見額交付成果。

6.2 工作績效信息

• 工作績效信息時賣方正在履行的工作的績效情況卜高，包括與合同要求相比較的可交付成果完成情況和技術(shù)績效達成情況弥姻，以及與SOW預算相比較的已完工作的成本產(chǎn)生和認可情況。

6.3 采購文檔更新

• 采購文檔更新可包括用于支持合同的全部進度計劃掺涛、已提出但未批準的合同變更庭敦，以及已批準的變更請求。
• 采購文檔還包括由賣方編制的技術(shù)文件薪缆，以及其他工作績效信息秧廉，例如，可交付成果的情況拣帽，賣方績效報告和擔保疼电、財務文件（包括發(fā)票和支付記錄），以及與合同相關(guān)的檢查結(jié)果减拭。

6.4 變更請求

• 在控制采購過程中蔽豺，可能提出對項目管理計劃及其子計劃和其他組件的變更請求，例如拧粪，成本基準蘑辑、進度基準和采購管理計劃五续。
• 應該通過實施整體變更控制過程對變更請求進行審查和處理工窍。

6.4.1 推定變更

• 推定變更指已提出而未解決的變更，例如宴杀，買方發(fā)布的指示或賣方采取的行動，而對方認為該知識或行動已構(gòu)成對合同的推定變更拾因。
• 應該在項目往來函件中對推定變更進行專門識別和記錄旺罢。

6.5 項目管理計劃更新

• 風險管理計劃：每個協(xié)議和賣方都會帶來獨特的風險，因此可能需要更新風險管理計劃盾致。如果在執(zhí)行合同期間發(fā)生重大的意外風險主经，則風險管理計劃可能需要更新。應該把具體的風險記錄到風險登記冊中庭惜。
• 采購管理：包含在采購過程中需要開展的活動罩驻。可能需要基于賣方執(zhí)行工作的績效情況护赊，對采購管理計劃進行更新惠遏。
• 進度基準：如果賣方的重大進度變更影響到了項目的整體進度績效，則可能需要更新并審批基準進度計劃骏啰，以反映當前的期望节吮。買方應該注意某個賣方的進度拖延，可能對其他賣方的工作造成連鎖影響判耕。
• 成本基準：在項目交付期間透绩，承包商的材料價格和人力價格可能隨外部經(jīng)濟活動而頻繁變動。這種變動需要反映到成本基準中壁熄。

6.6 項目文件更新

• 經(jīng)驗教訓登記冊：更新經(jīng)驗教訓登記冊帚豪，記錄能有效維護采購工作的范圍、進度和成本的技術(shù)草丧。對于出現(xiàn)的偏差狸臣，經(jīng)驗教訓登記冊應該記錄曾采取的糾正措施及其有效性。如果已經(jīng)發(fā)生索賠昌执，則應記錄相關(guān)信息以避免重蹈覆轍烛亦，其他關(guān)于如何改善采購過程的信息也應記錄在內(nèi)。
• 資源需求：隨著承包商的工作進展懂拾，可能因工作執(zhí)行不符合原定計劃而需要變更資源需求煤禽。
• 需求跟蹤矩陣：更新需求跟蹤矩陣，記錄已實現(xiàn)的需求岖赋。
• 風險登記冊：取決于賣方的組織呜师、合同的持續(xù)時間、外部環(huán)境贾节、項目交付方法汁汗、所選合同類型衷畦，以及最終商定的價格，每個被選中的賣方都會帶來特殊的風險知牌。隨著早期風險的過時以及新風險的出現(xiàn)祈争，在項目執(zhí)行期間對風險登記冊進行變更。
• 相關(guān)方登記冊：隨著執(zhí)行階段的工作進展角寸，承包商和供應商可能發(fā)生變更菩混，應該把承包商和供應商的變更情況記錄在相關(guān)方登記冊中。

6.7 組織過程資產(chǎn)更新

• 支付計劃和請求：所有支付都應按合同條款和條件進行扁藕。
• 賣方績效評估文件：由買方準備沮峡，用于記錄賣方繼續(xù)執(zhí)行當前合同工作的能力，說明是否允許賣方承接未來的項目亿柑，或?qū)u方現(xiàn)在的項目執(zhí)行工作或過去的執(zhí)行工作進行評級邢疙。
• 預審合格賣方清單更新：預審合格賣方清單是以前已經(jīng)通過資格審查（獲得批準）的潛在賣方的清單。因為賣方可能因績效不佳而被取消資格并從清單中刪除望薄，所以應該根據(jù)控制采購過程的結(jié)果來更新這個清單疟游。
• 經(jīng)驗教訓知識庫：經(jīng)驗教訓應該歸檔到經(jīng)驗教訓知識庫中，以改善未來項目的采購工作痕支。在合同執(zhí)行終了時颁虐，應把采購的實際成果與原采購管理計劃中的預期成果進行比較。應該在經(jīng)驗教訓中說明項目目標是否達成卧须；若未達成另绩，則說明原因。
• 采購檔案：應該準備好帶索引的全套合同文檔花嘶，包括已關(guān)閉的合同板熊，并將其納入最終的項目檔案。