管理進(jìn)度也講究技巧

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進(jìn)度是IT項(xiàng)目管理的重要目標(biāo)涝登。進(jìn)度的加快,依賴(lài)于正確的思想和方法趟济。甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等作為進(jìn)度管理的硬技巧咽笼,受到普遍關(guān)注。但是媳纬,直接影響IT項(xiàng)目進(jìn)度的還有許多軟技巧,其中的三個(gè)重要因素是:進(jìn)度要與IT項(xiàng)目范圍茅糜、成本萌腿、質(zhì)量、采購(gòu)的協(xié)調(diào)米死;掌握正確的需求調(diào)研方法贮庞;縮短團(tuán)隊(duì)的組建與磨合時(shí)間。
由于制定進(jìn)度計(jì)劃的工具物喷,主要是甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖(包括CPM/PERT遮斥,即關(guān)鍵路徑法/計(jì)劃評(píng)審技術(shù)),所以很多人一想到進(jìn)度管理就是繪制甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖尉辑,而忽視了影響項(xiàng)目進(jìn)度的其他軟技巧较屿,如項(xiàng)目協(xié)調(diào)、需求調(diào)研的方法购啄、團(tuán)隊(duì)磨合時(shí)間等嘱么。

1-樹(shù)立綜合協(xié)調(diào)的觀念

從本質(zhì)上講,項(xiàng)目管理是從全局出發(fā)辉川,以項(xiàng)目整體利益最大化為目標(biāo)拴测,以項(xiàng)目范圍府蛇、成本、質(zhì)量等各專(zhuān)項(xiàng)管理的協(xié)調(diào)务荆、統(tǒng)一為內(nèi)容,所開(kāi)展的綜合性管理過(guò)程娱据。因此盅惜,開(kāi)展項(xiàng)目管理就要有項(xiàng)目各要素及各專(zhuān)項(xiàng)管理,進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)的觀念结啼。

首先屈芜,IT項(xiàng)目的范圍會(huì)影響IT項(xiàng)目的進(jìn)度。一般來(lái)講(指假設(shè)其他要素不變属铁,下同)躬翁,項(xiàng)目范圍越大,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越多喇肋,項(xiàng)目耗時(shí)越長(zhǎng)迹辐;反過(guò)來(lái)明吩,項(xiàng)目范圍越少,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越少印荔,項(xiàng)目耗時(shí)越短仍律。因此,如果項(xiàng)目進(jìn)度很緊水泉,或者進(jìn)度拖延非常嚴(yán)重,就可以考慮與客戶(hù)討論钢拧,是否能夠?qū)⒎秶M(jìn)行收縮源内。如果客戶(hù)同意縮小范圍,那么進(jìn)度能得到有效縮短膜钓。

同樣的呻此,IT項(xiàng)目的成本、質(zhì)量也會(huì)影響進(jìn)度焚鲜。一般來(lái)講忿磅,追加成本,可以增加更多的資源撩扒,比如設(shè)備和人力吨些,從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。

如果項(xiàng)目不能按進(jìn)度完成泉手,可以考慮有些原定任務(wù)是否可以外包出去偶器,這是項(xiàng)目采購(gòu)管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。

顯然颊郎,在縮減進(jìn)度時(shí)霎苗,可以考慮上述各專(zhuān)項(xiàng)管理之間的協(xié)調(diào)唁盏,即砍掉部分任務(wù)瘤睹、降低部分任務(wù)的質(zhì)量答倡、分包部分任務(wù)驴党、追加部分任務(wù)的成本等。

2-掌握正確的需求調(diào)研方法

很多項(xiàng)目組一提到需求調(diào)研倔既,就馬上想到與用戶(hù)訪談鹏氧。在項(xiàng)目一開(kāi)始把还,就與用戶(hù)面對(duì)面訪談,并不是一種好的需求調(diào)研方法安皱。

一般來(lái)講艇炎,項(xiàng)目實(shí)施方不一定十分了解用戶(hù)的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ),這一點(diǎn)在IT項(xiàng)目中尤為普遍居砖。因此驴娃,在訪談過(guò)程中,用戶(hù)講到的一些術(shù)語(yǔ)有可能被忽略鼻由。只好開(kāi)始第二次調(diào)研厚棵,回過(guò)頭來(lái)再詢(xún)問(wèn)前面提到的術(shù)語(yǔ)婆硬。有的項(xiàng)目組可能會(huì)重復(fù)兩、三遍向楼。

在這種情況下,差旅費(fèi)逻卖、顧問(wèn)費(fèi)等調(diào)研成本不斷增加昭抒,項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間相應(yīng)拉長(zhǎng),客戶(hù)的信賴(lài)感和配合程度也逐漸降低盗迟。

正確的方法應(yīng)該首先請(qǐng)用戶(hù)提供能反映用戶(hù)業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書(shū)籍熙含,開(kāi)始文獻(xiàn)調(diào)研怎静。在閱讀文獻(xiàn)的過(guò)程中,就能夠搞清楚對(duì)方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)消约,并且對(duì)用戶(hù)的業(yè)務(wù)流程有一個(gè)初步認(rèn)識(shí)或粮。

其次,如果需要渣锦,請(qǐng)用戶(hù)帶領(lǐng)項(xiàng)目組參觀用戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)流程氢哮,從而對(duì)某些字面上不容易理解的術(shù)語(yǔ)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)冗尤,樹(shù)立一種感性認(rèn)識(shí)。

第三裂七,在此基礎(chǔ)上背零,根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)地考察中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,有針對(duì)性地列出訪談大綱毛雇,與用戶(hù)進(jìn)行訪談。這時(shí)訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會(huì)提高织阅,用戶(hù)也會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組提到的問(wèn)題很專(zhuān)業(yè)始藕、有針對(duì)性,從而產(chǎn)生較強(qiáng)的信賴(lài)感。

有的項(xiàng)目組在訪談完后诉植,就認(rèn)為得到了用戶(hù)的真實(shí)昵观、完整的需求,從而開(kāi)始項(xiàng)目設(shè)計(jì)灼擂。事實(shí)上觉至,有些IT項(xiàng)目比較敏感语御,因?yàn)樵L談的結(jié)果是要記錄的,用戶(hù)為了回避自己的“風(fēng)險(xiǎn)”纤控,會(huì)按照“官方”的口徑講話碉纺,這樣骨田,需求就可能被扭曲。

正確的方法應(yīng)該是在訪談后盛撑,繼續(xù)進(jìn)行第四項(xiàng)任務(wù),即發(fā)放無(wú)記名需求調(diào)查表狮荔。由于是無(wú)記名的,一般都能收集到比較真實(shí)的需求信息晚树。

最后雅采,由于訪談是單個(gè)進(jìn)行或按部門(mén)進(jìn)行的婚瓜,每個(gè)具體的用戶(hù)或部門(mén)對(duì)于自己的業(yè)務(wù)非常清楚,而對(duì)于與其他崗位愚铡、其他部門(mén)的業(yè)務(wù)“接口”就不清楚胡陪。這時(shí),一定要請(qǐng)用戶(hù)單位的高層業(yè)務(wù)主管邑雅,做一個(gè)全面的業(yè)務(wù)報(bào)告妈经,這個(gè)報(bào)告應(yīng)該是總括性的狂塘,既能使項(xiàng)目組看到用戶(hù)業(yè)務(wù)的全貌,也能看到各部門(mén)妈踊、各崗位之間的聯(lián)系或接口泪漂。掌握了正確的需求調(diào)研方法的項(xiàng)目組萝勤,就能很快得到高質(zhì)量的需求信息,縮短調(diào)研時(shí)間慎式,使設(shè)計(jì)和實(shí)施的時(shí)間比較富裕,從而縮短進(jìn)度癣防。

3-縮短團(tuán)隊(duì)組建與磨合時(shí)間

任何一個(gè)項(xiàng)目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成掌眠、團(tuán)隊(duì)解散蓝丙,一般都會(huì)經(jīng)歷五個(gè)階段:組建階段,磨合階段挫鸽,正規(guī)階段沧烈,表現(xiàn)階段,解散階段。

在五個(gè)階段中腋逆,解散階段由于項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成侈贷,對(duì)于項(xiàng)目的影響不大俏蛮。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講,一定要清楚争涌,真正工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段辣恋。因而伟骨,項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé),就是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建和磨合階段的耗時(shí)盡量短携狭,這樣继蜡,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時(shí)就會(huì)越長(zhǎng),在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時(shí),就更加從容稀并。

為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建階段的時(shí)間縮短仅颇,項(xiàng)目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊(duì)說(shuō)明IT項(xiàng)目的目標(biāo),并設(shè)想出項(xiàng)目成功的美好前景稻轨,以及成功所產(chǎn)生的好處灵莲,公布有關(guān)IT項(xiàng)目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)殴俱、預(yù)算及進(jìn)度計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)和限制政冻。項(xiàng)目經(jīng)理要公開(kāi)討論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成、選擇團(tuán)隊(duì)成員的原因明场、他們的互補(bǔ)能力和專(zhuān)門(mén)知識(shí),以及每個(gè)人為協(xié)助完成項(xiàng)目目標(biāo)所充當(dāng)?shù)慕巧罘帷_@樣苦锨,公開(kāi)的信息就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)——信息激勵(lì),團(tuán)隊(duì)意識(shí)就會(huì)加快形成趴泌。

為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合階段的時(shí)間縮短舟舒,在這個(gè)階段,IT項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到IT項(xiàng)目計(jì)劃的制定嗜憔、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來(lái)秃励,同時(shí)要允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問(wèn)題。這樣吉捶,主動(dòng)參與對(duì)成員來(lái)講就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)——參與激勵(lì)夺鲜,團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)更加容易接受團(tuán)隊(duì)的規(guī)章制度以及分配到的工作,團(tuán)隊(duì)意識(shí)就能得到進(jìn)一步強(qiáng)化呐舔。

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