搭建企業(yè)內(nèi)部知識(shí)庫(kù)，從知識(shí)管理做起

編者按：隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)越來(lái)越重要，搭建企業(yè)內(nèi)部知識(shí)庫(kù)對(duì)企業(yè)十分重要惊来，本文分析了企業(yè)知識(shí)庫(kù)的意義丽涩，并進(jìn)一步介紹了知識(shí)管理系統(tǒng)助力企業(yè)知識(shí)庫(kù)搭建實(shí)現(xiàn)的功能棺滞。

概要：

（1）搭建企業(yè)知識(shí)庫(kù)的意義

（2）知識(shí)管理助力企業(yè)知識(shí)庫(kù)搭建

搭建企業(yè)知識(shí)庫(kù)的意義

企業(yè)只有通過(guò)建立知識(shí)庫(kù)，才能夠進(jìn)行知識(shí)的有效整合矢渊，使知識(shí)轉(zhuǎn)化继准，達(dá)到共創(chuàng)、共享和應(yīng)用創(chuàng)新的目的矮男。

1.知識(shí)庫(kù)使信息和知識(shí)有序化移必，是知識(shí)庫(kù)對(duì)組織的首要貢獻(xiàn)

建立知識(shí)庫(kù)，必定要對(duì)原有的信息和知識(shí)做一次大規(guī)模的收集和整理毡鉴，按照一定的方法進(jìn)行分類(lèi)保存，并提供相應(yīng)的檢索手段猪瞬。經(jīng)過(guò)這樣一番處理憎瘸，大量隱含知識(shí)被編碼化和數(shù)字化陈瘦，信息和知識(shí)便從原來(lái)的混亂狀態(tài)變得有序化。這樣就方便了信息和知識(shí)的檢索痊项，并為有效使用打下了基礎(chǔ)。

2.知識(shí)庫(kù)加快知識(shí)和信息的流動(dòng)鞍泉，有利于知識(shí)共享與交流

知識(shí)和信息實(shí)現(xiàn)了有序化皱埠，其尋找和利用時(shí)間大大減少，也便自然加快了流動(dòng)咖驮。另外边器，由于在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)上可以開(kāi)設(shè)一些時(shí)事、新聞性質(zhì)的欄目游沿，使企業(yè)內(nèi)外發(fā)生的事能夠迅速傳遍整個(gè)企業(yè)饰抒，這就使人們獲得新信息和新知識(shí)的速度大大加快。

3.知識(shí)庫(kù)還有利于實(shí)現(xiàn)組織的協(xié)作與溝通

員工在工作中解決了一個(gè)難題或發(fā)現(xiàn)了處理某件事更好的方法后诀黍，可以把這個(gè)建議提交給一個(gè)由專(zhuān)家組成的評(píng)審小組袋坑。評(píng)審小組對(duì)這些建議進(jìn)行審核，把最好的建議存人知識(shí)庫(kù)。建議中注明建議者的姓名枣宫，以保證提交建議的質(zhì)量婆誓，并保護(hù)員工提交建議的積極性。

4.知識(shí)庫(kù)可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶(hù)知識(shí)的有效管理

企業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)的信息管理一直是比較復(fù)雜的工作也颤，一般老的銷(xiāo)售人員擁有很多寶貴的信息洋幻，但隨著他們客戶(hù)的轉(zhuǎn)變或工作的調(diào)動(dòng)，這些信息和知識(shí)便會(huì)損失翅娶。因此文留，企業(yè)知識(shí)庫(kù)的一個(gè)重要內(nèi)容就是將客戶(hù)的所有信息進(jìn)行保存，以方便新的業(yè)務(wù)人員隨時(shí)利用竭沫。

知識(shí)管理助力企業(yè)知識(shí)庫(kù)搭建

那么燥翅，如何搭建企業(yè)知識(shí)庫(kù)呢？讓企業(yè)知識(shí)管理變得系統(tǒng)化蜕提，一個(gè)強(qiáng)大的知識(shí)管理系統(tǒng)必不可少森书。天翎的KMS(知識(shí)管理系統(tǒng))，融合了OA谎势、PM凛膏、KM三大功能，以MyApps平臺(tái)作為基礎(chǔ)技術(shù)平臺(tái)脏榆，依托強(qiáng)大的表單定制技術(shù)猖毫、流程引擎技術(shù)、報(bào)表技術(shù)姐霍、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等構(gòu)建了以項(xiàng)目管理鄙麦、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程管理、知識(shí)管理為核心的三位一體的平臺(tái)镊折。

天翎KMS是如何做到有效知識(shí)管理的呢胯府？

1.文檔分類(lèi)，便于管理

（1）文檔庫(kù)目錄根據(jù)文檔的用途不同分4種地圖瀏覽方式恨胚，零件結(jié)構(gòu)樹(shù)骂因、性能結(jié)構(gòu)樹(shù)、項(xiàng)目結(jié)構(gòu)以及組織結(jié)構(gòu)赃泡。

按照組織架構(gòu)分類(lèi)：按部門(mén)的維度整理部門(mén)的知識(shí)體系，也可以按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)俄烁，可在移動(dòng)端查看部門(mén)KM级野，其中包含部門(mén)文件庫(kù)分類(lèi)管理，文件夾的上傳风纠，批量上傳文件牢贸、文件夾批量下載、文檔標(biāo)簽臭增、資料分享速址、編輯預(yù)覽等的管理由驹。

按照標(biāo)簽分類(lèi)：支持在批量上傳的同時(shí)對(duì)文檔批量做標(biāo)簽蔓榄，同時(shí)支持一文檔多標(biāo)簽的形式甥郑，支持標(biāo)簽的分類(lèi)管理荤西；如果在一定詞頻和詞庫(kù)基礎(chǔ)上邪锌，繼續(xù)添加文檔，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配標(biāo)簽饵溅。

按文檔類(lèi)型分類(lèi)：文件夾的文檔妇萄、視頻冠句、音頻幾種分類(lèi)：文件夾的上傳，批量上傳文件唇牧、文件夾批量下載奋构、文檔標(biāo)簽、資料分享宴咧、編輯預(yù)覽等的管理掺栅。

（2）版本管理：始終顯示最新版本纳猪，同時(shí)保留歷史版本數(shù)據(jù)，告別版本混亂沙绝。

2.數(shù)據(jù)權(quán)限，保證安全

（1）權(quán)限管理：細(xì)密的權(quán)限設(shè)置闪檬，靈活的權(quán)限組合粗悯，可根據(jù)崗位同欠、部門(mén)以及人員的不同分配權(quán)限，系統(tǒng)支持目錄權(quán)限設(shè)置及單文件權(quán)限設(shè)置衫哥，防止文檔泄密炕檩，有效控制各種損失捌斧。

（2）可以定義文檔的安全級(jí)別和授權(quán)規(guī)則,如果在線(xiàn)分享可以直接設(shè)置對(duì)應(yīng)的密碼和時(shí)效。

（3）按照權(quán)限審批需要查看妇押、下載姓迅、閱讀、瀏覽的相關(guān)文檔肩杈。

（4）文檔查看、下載艘儒、打印自加動(dòng)態(tài)水印夫偶，正文兵拢、附件都可以設(shè)置水印，有效防止文檔外泄说铃。

3.編輯共享疾牲，實(shí)現(xiàn)協(xié)同

（1）直接在線(xiàn)閱讀衙解、編輯文檔蚓峦，節(jié)約上傳济锄、下載時(shí)間荐绝，便于人員間協(xié)作編輯文檔，與Office無(wú)縫集成召夹，支持在線(xiàn)編輯各類(lèi)Office恕沫、WPS文檔等文本類(lèi)文檔婶溯。

（2）支持多媒體在線(xiàn)播放（MP3偷霉、MP4类少、wma）渔扎。

（3）支持文檔資料分享赞警。

4.知識(shí)地圖與流程梳理

（1）知識(shí)地圖：知識(shí)地圖作為知識(shí)管理系統(tǒng)的輸出模塊，輸出的內(nèi)容包括知識(shí)的來(lái)源世剖，整合后的知識(shí)內(nèi)容笤虫，知識(shí)流和知識(shí)的匯聚琼蚯。實(shí)現(xiàn)協(xié)助組織機(jī)構(gòu)發(fā)掘其智力資產(chǎn)的價(jià)值、所有權(quán)宁仔、位置和使用方法峦睡。

（2）對(duì)于市場(chǎng)上普遍的文檔管理系統(tǒng)，都缺乏流程審批功能煎谍，天翎知識(shí)文檔管理系統(tǒng)可以結(jié)合強(qiáng)大的流程審批功能龙屉，對(duì)項(xiàng)目流程中的文檔進(jìn)行審批歸檔转捕，同時(shí)可以對(duì)單個(gè)文檔或者多個(gè)文檔進(jìn)行審批瓜富。

5.學(xué)習(xí)培訓(xùn)，智能問(wèn)答

企業(yè)員工在微信（或企業(yè)微信）上收到培訓(xùn)課程提醒谤辜，點(diǎn)擊即可學(xué)習(xí)丑念，同時(shí)PC端也可進(jìn)行課程培訓(xùn)學(xué)習(xí)；也可以通過(guò)考試自動(dòng)參加一個(gè)靠評(píng)渔彰，還可以把自己的考學(xué)習(xí)的進(jìn)度和考評(píng)的進(jìn)度都做好對(duì)應(yīng)的進(jìn)度恍涂，跟績(jī)效掛鉤再沧，提高自主學(xué)習(xí)的能力尊残。

智能問(wèn)答機(jī)器人可以通過(guò)PC端，移動(dòng)端進(jìn)行系統(tǒng)問(wèn)答顷扩，對(duì)查詢(xún)資料或辦理其他業(yè)務(wù)時(shí)起到指引隘截。