? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?溝通改變工作
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?——郵件溝通的藝術(shù)
之前對郵件溝通進行了一些整理研究核畴， 用于給同事培訓(xùn)买喧，提高溝通效率。 ?現(xiàn)在分享出來，希望能幫助大家提高工作效率。
我一直認為，溝通是一種藝術(shù)腊尚，無論口頭還是書面的。 因為應(yīng)用廣泛满哪，郵件溝通是書面溝通中最重要的一部分婿斥，從老板到普通員工都應(yīng)該學(xué)會良好的郵件溝通技巧劝篷。
郵件溝通的重要性
郵件溝通的重要性體現(xiàn)在三個方面：
?效率:? 好的郵件內(nèi)容能夠提高溝通效率，讓整個團隊高效運作受扳、事半功倍携龟；
?專業(yè): 好的郵件內(nèi)容可以體現(xiàn)專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，這點在同客戶進行溝通時尤為重要勘高；?
?責任:? 好的郵件內(nèi)容能夠明確責任劃分峡蟋，充分體現(xiàn)溝通結(jié)果，做到事有所屬华望、事有所畢蕊蝗。?
一封高效的郵件，需要做到如下要求：
?效率： 減少無效交互赖舟，用最準確的信息蓬戚，最快完成?
?責任：書面文件，明確責任宾抓，形成約束
?專業(yè)：職業(yè)素養(yǎng)子漩，提升體驗，快樂工作
郵件溝通的原則
郵件溝通需要秉持SMART原則石洗。
通俗的來講幢泼，SMART原則的含義就是：
?Specific– ?寫這個郵件做什么
?Meaningful—預(yù)期達到什么效果
?Appropriate—表達要準確合理
?Relevant(相關(guān))—聚焦重點，不要雜亂
?Thoughtful(關(guān)切)—禮貌得體
?除了基本原則外讲衫，還有以下需要注意的細節(jié)：
1. Start With an Appropriate Salutation 開頭稱呼要恰當
2.Get Straight to the Point 直奔主題
3.Keep it Short 內(nèi)容言簡意賅
4.UseNumbered Points 內(nèi)容編號
5.Re-read and Use Spell-Check 重新閱讀一篇缕棵，校對拼寫錯誤
郵件溝通-MUST
細節(jié)的描述如下：
1. 句子的長度最好不要超過一行的70%。
2.明確清晰的郵件標題涉兽，避免題不對文
用一句言簡意賅的短語描述郵件內(nèi)容主題招驴，關(guān)鍵字突出郵件主題。比如“關(guān)于XXX的問題討論”枷畏，“XXX會議紀要”别厘，“XXX總結(jié)匯報”，“XXX問題請YYY盡快回復(fù)”等拥诡。在點發(fā)送按鈕前丹允，再一次c檢查郵件標題是否與內(nèi)容相符，避免題不對文（經(jīng)常在回復(fù)郵件里討論另一話題時出現(xiàn)）袋倔；
3.明確的郵件發(fā)送列表人
1）主送人一定是事件的關(guān)鍵人，把只需要知會的人放入抄送列表折柠；
2）在點發(fā)送按鈕前宾娜，再一次檢查郵件發(fā)送列表人，確認關(guān)鍵人是否都在主送列表中扇售；確認是否有無關(guān)人員甚至不應(yīng)該抄送的人員在列表中（特別是客戶）前塔；
4.郵件內(nèi)容：
1)清晰的內(nèi)容描述嚣艇，盡量用短句，盡可能分段华弓，一個話題或一件事情分一段食零。如果確實要用大段描述的，盡量使用1寂屏，2贰谣，3標號來分點描述，每點描述一件事情或一個含義迁霎，不出現(xiàn)二義表述吱抚；
2）郵件最開始列出結(jié)論，或此郵件需要表述的主題或要達到的目的考廉，隨后再分段給出原因描述秘豹。即先給出明確的論點再寫論據(jù)的寫法。
3）需要用圖表描述的內(nèi)容盡量放到郵件內(nèi)容未尾昌粤，以免圖表占據(jù)郵件內(nèi)容的大片屏幕既绕，導(dǎo)致以免收件人拖了半天才發(fā)現(xiàn)后面還有文字內(nèi)容。如果必須要在文字中間放圖表涮坐，可以把圖表貼在郵件末尾凄贩，文字描述中標注請參見后面的某個圖表；
4）適當使用加粗膊升、顏色怎炊、下劃線等來突出關(guān)鍵點；
5.會議紀要郵件
1）會議結(jié)束后盡可能快發(fā)出紀要郵件廓译，無特殊情況盡可能在會后兩小時內(nèi)發(fā)出评肆，避免隔天再發(fā)會議紀要；
2）列明參會人員非区、會議日期時間瓜挽、會議形成的結(jié)論、會后需要處理問題的責任人征绸、問題處理完成時間（如果必要）久橙；
6.郵件回復(fù)及時性
對客戶郵件需要及時回復(fù)，對內(nèi)部郵件也要及時回復(fù)管怠，哪怕簡單回復(fù)一個got,thanks.
7.跟催類郵件
1）明確指明責任人淆衷，避免群發(fā)來一句“請相關(guān)人盡快處理”；
2）對跟催對象給出明確的完成時間渤弛；
3）口氣友好祝拯，但態(tài)度明確不容置否，必要時言明利害；
4）盡量在原有郵件基礎(chǔ)上跟催佳头；
8.持續(xù)匯報類郵件
同一事件持續(xù)進行鹰贵，每天或不定期對同一事件需要跟蹤匯報的，盡量在原有郵件上持續(xù)回復(fù)來匯報康嘉。如發(fā)給客戶的需求調(diào)研進度日報碉输、測試進度匯報日報等，每天都在前一天的郵件上回復(fù)回報亭珍，同時注意更新郵件標題敷钾。
郵件溝通DONOT
郵件溝通中，有些禁忌的地方需要我們注意：
另外避免中英格式混搭块蚌，如果你用英文寫Email闰非，段落起始字符請不要縮進，首字母請大寫峭范。
郵件溝通BETTER
這些不是必須的财松，但如果能做到最好。熟練運用下面的技巧纱控，則表明你已經(jīng)掌握了郵件溝通的藝術(shù)辆毡，是個溝通達人。
一些你需要知道的細節(jié)：
1. ?每逢客戶所在國家重大節(jié)日時需要發(fā)郵件恭賀甜害；如果能獲知客戶人員的生日舶掖、喬遷、升職等信息尔店，并發(fā)郵件表示祝賀眨攘，則有助于提升客戶關(guān)系。
2. ?有第三方敏感信息時嚣州，不能同時發(fā)給利益相悖的人員鲫售， 比如需求提供方和提出方， 采購方和供應(yīng)商该肴。
3. 有外籍客戶或同事在郵件列表情竹，避免使用中文回復(fù)郵件。
4. 一個團隊的對外口徑要一致匀哄，禁止在有客戶秦效、代理商和其它第三方的郵件中進行內(nèi)部爭吵。
5. ?合同金額涎嚼、商務(wù)策略等敏感信息阱州，需要在郵件中進行安全處理。比如附件加密法梯、隱藏金額苔货、使用代號等。另外可以通過設(shè)置郵件內(nèi)容禁止拷貝和轉(zhuǎn)發(fā)來提高安全性。
6. 好的簽名對一封郵件很重要蒲赂。 并不是每個人都認識你，也不是每個人都清楚你的聯(lián)系方式刁憋。在簽名里放上電話滥嘴、郵箱、QQ等常用聯(lián)系方式至耻，能保證別人更高效地找到你若皱。最好通過HTML或純文本設(shè)置簽名，切忌拿一些看似個性的圖片（尤其是動態(tài)圖片）做簽名尘颓。 這樣即顯得不專業(yè)走触，又增加郵件本身的大小（對網(wǎng)絡(luò)不暢的用戶疤苹，每次收你郵件都是個煎熬）互广。
優(yōu)秀郵件范例
如下是一個英文郵件范例，中文情況類似卧土。
結(jié)束語
溝通是一種藝術(shù)惫皱，郵件溝通當然也是。 正確地掌握郵件溝通的MUST/DONOT/BETTER,可以幫您提高溝通效率尤莺，樹立專業(yè)形象旅敷，在職場道路上更進一步。
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