【OFFICE 365】快速處理合并單元格

連載的上一篇文章亩歹,小魚和大家一起學(xué)習(xí)了基本的數(shù)據(jù)分析思維秦叛、數(shù)據(jù)分析的基本流程以及規(guī)范數(shù)據(jù)表的要求琐馆。

所謂數(shù)據(jù)分析就是將隱藏在看似雜亂無章的數(shù)據(jù)背后的信息提煉出來,總結(jié)出規(guī)律魔熏,為決策提供數(shù)據(jù)支撐衷咽。數(shù)據(jù)分析的基本流程包括明確目標(biāo)、數(shù)據(jù)搜集蒜绽、數(shù)據(jù)整理镶骗、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和可視化展示五個方面。

規(guī)范數(shù)據(jù)表要求用于數(shù)據(jù)分析的表格躲雅,不可以存在任何形式的合并單元格卖词。下面我們就來學(xué)習(xí)合并單元格的快速處理。

取消單元格的合并

打開一個包含合并單元格的表格:其中 B 列和 C 數(shù)據(jù)包含了大量的合并單元格吏夯。

合并單元格處理的第一步需要我們選中所有的合并單元格此蜈,然后取消合并。那如何快速選取所有的合并單元格呢噪生?

首先點(diǎn)擊 B1 單元格裆赵,拖動表格右側(cè)滾動條至最后一條記錄,此時按住 Shift 鍵點(diǎn)擊 C23 單元格:

接下來跺嗽,點(diǎn)擊開始菜單欄中的 取消單元格合并

至此战授,所有的合并單元格已經(jīng)完成了取消合并,不過會存在大量的空表單元格:

定位空單元格

點(diǎn)擊表格中的任意單元格桨嫁,Ctrl+A 全選表格植兰,然后按 Ctrl+G 打開【定位】功能對話框:

點(diǎn)擊【定位】彈框中的【定位條件】,選擇【空值】璃吧,最后點(diǎn)擊確定按鈕楣导。

這樣表格中所有的空單元格就全部被我們選中啦~

這個時候,不要再亂點(diǎn)鼠標(biāo)畜挨,否則好不容易選中的區(qū)域很可能被取消筒繁。

同步錄入

通過觀察缺失值的特點(diǎn)噩凹,我們發(fā)現(xiàn)每個待填充的單元格,都應(yīng)該使用它的上一個單元格內(nèi)容進(jìn)行填充毡咏。

下面我們開始錄入公式了驮宴,按一下鍵盤上的 = 號,此時 C3 單元格會出現(xiàn) = 符號呕缭,在 = 符號之后錄入 C2堵泽,也就是使用上一個單元格的值。

Ctrl+Enter 確認(rèn)恢总,所有的缺失值都被正確填充了所在單元格的上一個單元格內(nèi)容迎罗。

同步錄入:通過 Ctrl+Enter 可以實(shí)現(xiàn)對選中的單元格進(jìn)行相同內(nèi)容的填充,即同步錄入离熏。

選擇性粘貼 - 將公式變?yōu)橹?/h3>

目前的實(shí)現(xiàn)佳谦,還存在一點(diǎn)小問題:原來的空單元格引用的是公式,而不是值滋戳。

當(dāng)其中一個單元格內(nèi)容發(fā)生更改時:

與之相關(guān)的所有單元格內(nèi)容都會發(fā)生改變钻蔑,這是我們所不希望的。

為此奸鸯,我們可以使用【選擇性粘貼】功能咪笑,將公式轉(zhuǎn)換為值。首先娄涩,選中 B2:C2 單元格窗怒,按快捷鍵 Ctrl+Shift+↓ 選中如下區(qū)域:

Ctrl+C 復(fù)制區(qū)域內(nèi)容,再在灰色選中區(qū)域右鍵選擇【粘貼選項(xiàng):123值】蓄拣。

如此扬虚,單元格中的公式就轉(zhuǎn)換為值的引用啦~

粘貼選項(xiàng)【123值】是指粘貼的時候,只粘貼單元格中的值球恤,至于格式辜昵、公式都不會被粘貼過來。

注:當(dāng)我們需要去除公式咽斧,僅保留公式計算的結(jié)果堪置,或者粘貼時希望不帶格式粘貼,都會用到粘貼選項(xiàng)【123值】张惹。

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