PPT是用來演講的鞍盗，不是用來觀賞的

今天給介紹大家一本書——《別告訴我你懂PPT》，這本書在網(wǎng)上評價褒貶不一跳昼，許多人認為它很實用般甲，但也有許多人打了一星。我也是因為一位營銷前輩的介紹鹅颊，才下定決心把這本書買來讀一遍敷存。

看過之后，我認為這是本少見的從職場視角寫的一本PPT書堪伍。市面上的其他PPT書籍和課程锚烦，都在致力于讓大家的PPT更漂亮。他們列舉出的優(yōu)秀案例帝雇，就像設(shè)計師做出來的一樣精美涮俄，如藝術(shù)品一般，但我們工作中真的需要藝術(shù)品一樣的PPT么尸闸？

不是藝術(shù)品不好彻亲，而是性價比不高，想把PPT從80分提升到90分吮廉，需要多投入幾倍的時間苞尝。而工作中，臨時增加任務(wù)做匯報宦芦、展示那是家常便飯宙址，相比之下，內(nèi)容更重要调卑，表面功夫則能省就省抡砂。

好比休假的時候大咱，可以安心花三、四個小時做一頓大餐滿足自己的味蕾注益，但工作忙的時候徽级，花半個小時吃個盒飯滿足自己的胃，就夠了聊浅。

在職場中我最常見的PPT使用場景有兩個，一個是工作結(jié)果展示现使，一個是立項申請低匙。

而我們的最終目標，要么是讓領(lǐng)導看到自己的辛苦努力碳锈，工作結(jié)果顽冶，要么是讓領(lǐng)導看到項目的必要性、困難售碳，批準資源的投入强重。PPT應(yīng)該幫我們達成這些目標。

本書的作者贸人，更多講的是在職場中做演示间景、匯報的思路。相比而言艺智，從實戰(zhàn)中積累的經(jīng)驗倘要，對我們的工作更有幫助。

這本書就像是師兄師姐們積攢下的經(jīng)驗集十拣，當在工作中到問題時封拧，還是師兄師姐最容易解答你的困惑，因為他們更理解你夭问，而不是遠離一線工作的大學教授們泽西。

讓PPT回歸到工具的本質(zhì)，讓我們看看如何能更快缰趋、更方便的做出更實用捧杉、效果更好的PPT。

一埠胖、構(gòu)思一個好故事

既然是實用性的PPT糠溜，就要先想好這個PPT用在哪兒，怎么用直撤，想要達到什么效果非竿。要思考下面3個問題：

1.做PPT的目的是什么？

目的是PPT存在的意義谋竖，每一頁PPT的內(nèi)容都要圍繞我們最終的目的红柱。剛才說過承匣，職場中應(yīng)用PPT最普遍的場景有兩個，一個是立項申請锤悄，一個是工作結(jié)果展示韧骗。

同樣是項目申報，如果目的是希望領(lǐng)導盡快批復零聚，就強調(diào)時機的重要性袍暴，錯過時機可能會有的風險婿着；如果希望領(lǐng)導增加資源投入渡贾，就強調(diào)項目的困難和投入的必要性饼记。

同樣是結(jié)果展示清笨，希望更多強調(diào)團隊的付出打肝，還是強調(diào)團隊的成果勾效，都要事先想清楚胳螟。

2.聽眾是誰唆垃？

聽眾是直屬領(lǐng)導胁住，還是公司高層趁猴？他們對項目背景、進度是否了解彪见？他們對團隊成員是否足夠熟悉儡司？

我們首先要知道聽眾最關(guān)心的是什么，我們的PPT能給他們帶來哪些價值企巢。這就需要換位思考枫慷，了解對方，并且為對方量身定制內(nèi)容浪规。

3.講一個吸引人的故事

最基本的PPT講清楚內(nèi)容或听，最高級的PPT打動觀眾，打動觀眾笋婿，就要靠講故事的能力誉裆，講故事，就是把不容易理解的事物通過比喻的方法轉(zhuǎn)換成容易理解的事物缸濒，引起聽眾的共鳴足丢。

通過故事來講述出工作的難度和意義，講述出產(chǎn)品庇配、項目的價值斩跌。

首先梳理要講的內(nèi)容，然后找到一個恰當?shù)慕嵌壤袒牛o它起一個好名字耀鸦，找一條好線索，讓聽眾在聽懂你要表達的內(nèi)容的同時，也看到你的努力和熱情袖订。

二氮帐、設(shè)計一個清晰的框架

思路有了之后，就要梳理PPT結(jié)構(gòu)洛姑，而只有想清楚PPT內(nèi)容之間的邏輯上沐，才能夠清楚結(jié)構(gòu)。

先介紹一個概念楞艾，簡單完整句：句子結(jié)構(gòu)完整参咙，并能夠表達簡單的意思。

比如：
“八月份的銷售”只是一個詞組硫眯；
“八月份的銷售額超額完成5%”就是一個簡單完整句昂勒；
“市場回暖，八月份的銷售超額完成5%”就是一個帶有觀點的簡單完整句舟铜。

簡單完整句是最高效的表達方式，能讓觀眾第一時間抓住你所講內(nèi)容的核心奠衔，節(jié)省聽眾尤其是領(lǐng)導的時間谆刨。PPT中所有的標題，都應(yīng)該用簡單完整句归斤。

常用的結(jié)構(gòu)有三種痊夭，總分總結(jié)構(gòu)，遞進結(jié)構(gòu)脏里，提出問題-分析問題-解決問題結(jié)構(gòu)她我。

1.總-分-總

最常見的結(jié)構(gòu)，概述背景-羅列出分論點-提出結(jié)論迫横。結(jié)論一定要明確番舆，因為只有明確的觀點，才會的到明確的反饋矾踱，才能達到PPT演示的目的恨狈。

此結(jié)構(gòu)適用于系列產(chǎn)品展示介紹。

2.遞進結(jié)構(gòu)

遞進結(jié)構(gòu)最明顯的特征呛讲，就是每一步的具體行動是下一步行動的基礎(chǔ)禾怠，每一個模塊的結(jié)尾，要講簡單說明這一模塊與下一模塊的關(guān)系贝搁，讓人感覺到一浪高過一浪的沖擊力吗氏。通過合理的計劃，一步一步把事情推向我們想要的結(jié)果雷逆。

此結(jié)構(gòu)適用于理念的推廣弦讽。

3.提出問題-分析問題-解決問題

提出的問題要一針見血，要突出工作的重點和意義关面，在最后要給出問題解決的結(jié)果坦袍，或提出對問題解決之后的展望十厢，贏得領(lǐng)導支持。

此結(jié)構(gòu)適用于工作匯報捂齐、營銷提案蛮放。

一個清晰的框架包括

1.首頁
2.目錄頁
3.內(nèi)容 &過渡頁
4.總結(jié)尾頁

三、填充合適的內(nèi)容

經(jīng)過前兩節(jié)奠宜，PPT已經(jīng)有了宏觀構(gòu)思和整體結(jié)構(gòu)包颁，接下來要往框架里面添加內(nèi)容，讓PPT變得充實豐滿压真、有血有肉娩嚼。

想讓PPT既有Power，有有Point滴肿，要注意以下四點：

1.文字：掌握文字表達的節(jié)奏和章法岳悟。

學一點排版知識，注意對比泼差、重復贵少、對齊、親密性這四大排版基礎(chǔ)規(guī)則在PPT中的應(yīng)用堆缘。

善于用字體滔灶、字號、加粗吼肥、顏色變化录平、字體背景顏色等方式突出關(guān)鍵字。

不要用大段文字缀皱，不要用復雜句斗这，不要言語含混不清，不要出現(xiàn)錯別字啤斗。

2.數(shù)字：展示數(shù)字背后的意義涝影，而不是簡單的羅列。

要形象展示數(shù)字的意義争占，但也不要走極端燃逻，如果只用圖片，不詳細標注數(shù)的話臂痕，后期再來查PPT內(nèi)容時伯襟，當初查來額數(shù)據(jù)就全部都遺失掉了。既然我們要做的是實用的PPT握童，那么除了滿足展示的需求姆怪，也要滿足存檔待查的需求。

3.概念：概念及專業(yè)術(shù)語等一定要解釋，解釋一定要深入淺出稽揭。

了解聽眾的不同背景俺附，找到合適的切入點，將抽象的概念要掰開了揉碎了講溪掀，用比喻事镣、圖片等方式把PPT中的概念變得生動起來。

4.流程：一步步說明揪胃，引領(lǐng)聽眾走過整個過程璃哟。（選用合適的動畫）

四、做一個完美的展示

臺上一分鐘喊递，臺下十年功随闪，好的展示效果，需要大量刻意練習骚勘，和細心的準備铐伴。

1.PPT要調(diào)整好格式：會場支持keynote還是powerpoint俏讹？版本是03版還是13版？屏幕是16:9還是4:3藐石？這些信息提前都要確認好定拟，并且在正式演講之前到現(xiàn)場調(diào)試設(shè)備于微，確認投影效果。

2.提前到達會場青自，提前熟悉會場，親身體驗舞臺并爭取適應(yīng)它延窜。

3.注意著裝，精心打扮逆瑞，腰背挺直荠藤，聲音洪亮，打起精神

4.設(shè)計一個好的開場白获高，可以用很久哈肖。

從準備PPT到站上臺說開場白念秧，到演講過程中的肢體語言、眼神、語調(diào)币狠，再到最后的回答問題，每一個環(huán)節(jié)都有很多小竅門贱案、消防法渐行。但這些方法絕不是看看書就能學會的轰坊，而是需要大量的實踐和練習祟印。

小結(jié)：

PPT是配合我們演講的工具，是我們實現(xiàn)目的的手段颤芬，我們的目的是吸引住聽眾的注意套鹅，最短時間內(nèi)讓聽眾了解我們想要表達的觀點站蝠，與此同時卓鹿，PPT邏輯清晰，內(nèi)容扼要澜倦，不會引發(fā)歧義杰妓。最終的結(jié)果是讓聽眾認同我們的觀點、提議巷挥，達到我們的訴求。

重新梳理一下實用類PPT的思路

首先倍宾，我們需要一個好故事雏节，它就好比PPT的大腦高职；
接著，厘清各個部分之間的邏輯關(guān)系件蚕，建立起PPT的骨架；
然后排作，填充內(nèi)容；
最后妄痪，用一個精彩的演講打動觀眾，實現(xiàn)最初的目標裳瘪。

PPT是用來演講的，不是用來觀賞的