最近副總招了一個(gè)助理Ella艺骂，辦公室就沒有了安穩(wěn)日子诸老。不論早中晚，時(shí)不時(shí)都能聽到這位副總在教育Ella钳恕。弄得Ella很是頹敗别伏。
由于Ella一半的工作內(nèi)容跟chacha有關(guān)，于是chacha向她了解了情況忧额。得知問題如下：
1.她初來乍到畸肆，無論是工作流程還是公司情況都不熟悉，雖然入職是有交接和培訓(xùn)宙址，但情況復(fù)雜多變又瑣碎轴脐，即使記了筆記，遇到實(shí)際情況還是沒有方向抡砂，導(dǎo)致事情拖延大咱。
2.雜事多，要對(duì)接幾個(gè)附屬部門的瑣事小事注益，零零碎碎不成系統(tǒng)碴巾。Ella初來乍到不識(shí)人頭，生怕得罪人根本不敢拖延丑搔。導(dǎo)致她事務(wù)繁多一心幾用厦瓢，常常一件事干了一半就被人打斷提揍，思想不集中，一不小心就做錯(cuò)了事煮仇。
3.事情經(jīng)常被打回返工劳跃，天天都要加班到很晚。
Ella是個(gè)工作很認(rèn)真的女孩子浙垫，個(gè)性隨和好相處刨仑，很得辦公室其他同事的喜歡。雖然工作棘手夹姥，但是態(tài)度一直很認(rèn)真積極杉武，事情做不完主動(dòng)加班從不抱怨晚。
而副總那邊辙售，因?yàn)镋lla的拖延轻抱，交待的事情堆著推行不下去，新事情又源源不斷旦部，導(dǎo)致一個(gè)頭兩個(gè)大祈搜，對(duì)Ella是有點(diǎn)恨鐵不成鋼，無可奈何的意思志鹃。
Ella領(lǐng)導(dǎo)那里交辦的工作夭问，chacha可不敢插嘴泽西。但是Ella這種工作狀態(tài)確實(shí)影響到了我這邊的工作曹铃。大家都知道要帶一個(gè)新人是要費(fèi)很大精力的，chacha非常希望年底之前有一位得力的員工能夠穩(wěn)定下來捧杉，很怕Ella扛不住副總的壓力陕见，又像之前幾位助理一樣過不了試用期就辭職。
于是chacha請(qǐng)Ella把她日常的事項(xiàng)按照時(shí)間周期填進(jìn)表格里味抖。
經(jīng)過梳理评甜，Ella把自己手上的事務(wù)分成了3個(gè)板塊：
1.制作各種報(bào)表
2.副總交辦的行政類事務(wù)，多為準(zhǔn)備材料和跑腿差事
3.集中其他附屬部門的工作仔涩，如人事材料忍坷、文具和辦公用品的申請(qǐng)、各個(gè)辦公場(chǎng)所的物業(yè)維修申請(qǐng)熔脂、財(cái)務(wù)文件等等收集過來再交于總部相關(guān)人員辦理佩研。
從表上可以看出，Ella的日常工作幾乎都是時(shí)間周期性非常強(qiáng)的報(bào)表霞揉，到時(shí)就做旬薯，早不了也晚不了。而副總和其他部門的申請(qǐng)幾乎都不體現(xiàn)在表格內(nèi)适秩，說明這些工作內(nèi)容都是隨機(jī)性很強(qiáng)的绊序，有可能會(huì)發(fā)生硕舆，也有可能不會(huì)發(fā)生，但往往就是這些事打斷了Ella的思路骤公，害她犯錯(cuò)挨罵還要返工加班抚官。
按照“重要且緊急”“重要不緊急”“緊急不重要”和“不緊急也不重要”來劃分，Ella自己將手上的事情做了劃分
1.報(bào)表屬于重要但不緊急的事情淋样，到時(shí)候該交什么表根據(jù)表上“工作內(nèi)容”來耗式，很快能預(yù)計(jì)出需要的工作時(shí)間。時(shí)間上心里有數(shù)趁猴，該收的資料提前收齊刊咳，做起來就不會(huì)手忙腳亂。如果與副總安排的跑腿活沖突儡司，也可以提前安排好工作時(shí)間娱挨。
2.副總要的有些材料需要立刻準(zhǔn)備，但如果是第二天跑腿需要的材料捕犬，可以抽空準(zhǔn)備跷坝。
3.附屬部門的申請(qǐng)，按照總部的工作流程來碉碉。如果是容易辦到的事情柴钻，當(dāng)天可以抽空去交辦；如果是像申領(lǐng)文具這類的事情垢粮，到每月申領(lǐng)日再辦也來得及贴届。
此外，chacha又建議Ella：
把做報(bào)表需要的準(zhǔn)備放在早晨去做蜡吧，比方核查數(shù)據(jù)毫蚓、核對(duì)資料等。因?yàn)榇藭r(shí)大家都在忙自己的事情昔善，老總們也會(huì)挑在早晨開個(gè)小會(huì)元潘。所以這個(gè)時(shí)候一般不會(huì)有人打擾Ella，但是時(shí)間比較短可能來不及完成全部報(bào)表君仆。
10點(diǎn)過后歇一歇翩概，主動(dòng)去問問副總有什么要交辦的事情，或者可以去附屬部門溜達(dá)一圈問問他們有什么需要返咱，白天就安排這些不需要太動(dòng)腦子但當(dāng)天必須由他人協(xié)助才能做完的事務(wù)钥庇。留出時(shí)間來觀察副總的動(dòng)向，摸清工作環(huán)境認(rèn)熟人頭洛姑，梳理自己的工作上沐。
下午晚些，當(dāng)大家再次埋頭于自己的事務(wù)的時(shí)候楞艾，就是Ella可以集中精神做報(bào)表的時(shí)候了参咙。這樣可以保證集中精力不會(huì)被打斷龄广。
實(shí)行第一天，Ella就告訴我蕴侧，她覺得脫離了被附屬部門盯得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)的境地择同，有了時(shí)間先思考再干活，想清楚了再下手去做净宵，節(jié)省了返工的時(shí)間敲才。
