工作這些年，在三家公司做過PMO啃擦，2家500強企業(yè)，一家新興美資外企饿悬。發(fā)現(xiàn)基本每家公司的PMO職責(zé)都不盡相同令蛉。與其他公司的PM聊天的時候，發(fā)現(xiàn)他們也是各有側(cè)重狡恬。本文簡單梳理了一些這些年P(guān)MO的工作內(nèi)容和對于這個工作的一些思考珠叔。
PMO中文翻譯為項目管理辦公室。有個項目經(jīng)理曾經(jīng)問我弟劲，這個辦公室里有什么角色祷安，除了項目經(jīng)理還有什么？我說還有PMO兔乞。他很不理解汇鞭，為什么一個辦公室也可以是一個崗位。
PMO具體做什么呢庸追？在我最初做這個工作的時候霍骄，對這個問題思考了很久。當(dāng)時的主要工作是日常的項目狀態(tài)監(jiān)控和項目流程梳理淡溯。不管具體項目读整，卻涉及每個項目。對于這個工作咱娶，我當(dāng)時找到的最貼切的方法論是項目治理米间。處于項目之上强品，考慮項目具體怎么管的工作。
后來的PMO工作涉及到了很多具體的方面屈糊，如財務(wù)的榛、采購、資源協(xié)調(diào)等另玖。我了解到困曙，原來PMO還可以做這么多具體的事務(wù)表伦，能夠具體幫助到項目的進展谦去。
再后來，通過與同行業(yè)的人溝通蹦哼，發(fā)現(xiàn)一個平常我有做但是并沒有重視的一個方面——項目的知識管理與信息分發(fā)鳄哭。這部分其實一直都有在執(zhí)行，但只是淺嘗輒止纲熏，效果也不好妆丘。
總體來說，我將PMO的工作劃分為以下三個大類：
1 制定項目管理標準
1）企業(yè)級項目管理方法裁剪
我所待過的每一家企業(yè)都有自己企業(yè)的項目管理方法局劲，企業(yè)級的PMO會做這件事情勺拣。這里面用的方法是我們一直提到的“裁剪”。
“裁剪”這個詞有兩層含義：1）企業(yè)將行業(yè)標準裁剪成適合企業(yè)的標準鱼填；2）項目組將企業(yè)項目管理標準裁剪成適合其項目的管理方法
企業(yè)級PMO需要負責(zé)制定药有、修訂適合企業(yè)的項目管理方法論。而且需要與時俱進苹丸、適時修訂愤惰。老牌企業(yè)的項目管理方法論都是根據(jù)PMI制定的，當(dāng)Agile出現(xiàn)之后赘理，是否制定Agile項目管理方法宦言？小企業(yè)也有類似的需求，每個項目怎么管商模，不是每個項目經(jīng)理拍腦袋決定就可以奠旺，沒有統(tǒng)一的標準就會變得天南海北。
2）企業(yè)級項目管理工具
很多公司會上線公司級項目管理系統(tǒng)施流，將所有項目從立項到結(jié)束响疚，所有的流程、狀態(tài)嫂沉、文檔都管理起來稽寒。PMO會牽頭做這件事情。當(dāng)然上線這套系統(tǒng)本身也是一個項目趟章。
還有制定項目管理中所需的各種支持文檔杏糙、模板慎王，這大概是PMO們最熟悉的工作了。
2 日常業(yè)務(wù)活動
我將幾個日常的活動規(guī)在此類宏侍，包括：
- 項目監(jiān)控：進度赖淤、風(fēng)險、問題
- 項目資金支持
- 資源協(xié)調(diào)
- 采購管理
1）項目監(jiān)控
這也是PMO們經(jīng)常做的事情谅河。定期組織項目經(jīng)理開會咱旱，匯報進度、問題和風(fēng)險绷耍。然后形成報告吐限，發(fā)給高層和各利益相關(guān)方。
由于項目眾多褂始，并不是每一個項目都應(yīng)該受到同等程度的重視诸典。所以我之前的公司會制定標準，將不同的項目分為不同的類別和重要程度崎苗。再結(jié)合項目狀態(tài)狐粱，PMO和高層對不同的項目問題區(qū)別對待。
對于重大風(fēng)險的控制也是PMO的一項主要工作胆数。特別是存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的項目可能發(fā)生的連帶反應(yīng)肌蜻，PMO需要及時反應(yīng)并進行風(fēng)險警示。
2）項目資金支持
不是所有公司都需要PMO來為項目提供資金支持必尼。有一些公司蒋搜，需要將很多項目打包，或者項目組合形式從外部組織尋求資金支持胰伍。這樣的情況下齿诞，需要PMO牽頭進行項目費用估算和預(yù)算談判。我寫過一篇案例分析是關(guān)于作為PMO進行的項目財務(wù)管理骂租。項目管理案例分析02：項目組合財務(wù)管理
3）資源協(xié)調(diào)
這是很多項目經(jīng)理會問到的一個問題祷杈。如果項目資源不足，項目經(jīng)理自己無法爭取到足夠的資源的時候渗饮，PMO能不能幫忙進行資源協(xié)調(diào)但汞。答案是肯定的。PMO應(yīng)該了解各個項目的實際資源實際情況互站，從而采取必要的協(xié)調(diào)措施私蕾。實際角度出發(fā)，如果PMO層面也搞不定胡桃，那就找老板踩叭。
4）采購管理
這個模塊跟項目集的采購管理很像。PMO收集不同項目的類似采購需求，通過發(fā)一個大的采購包的形式來降低采購成本容贝，增加采購效率自脯。
3 項目知識管理和信息分發(fā)
知識管理是最近很熱的一個詞，有很多相關(guān)的管理工具在市場上出現(xiàn)斤富。特別是人工智能興起之后膏潮，知識管理變得更為重要，思路也更開闊满力。這部分我接觸的很少焕参，思考的也不成熟，是以后自己要加強的部分油额。
在之前的工作中其實遇到過這樣的困境叠纷。每個項目經(jīng)理都管著自己的一攤子，不關(guān)心也沒有什么渠道去了解別人在做什么悔耘。曾經(jīng)產(chǎn)生了一個新的領(lǐng)域讲岁，公司幾個大部門的不同小部門分別起了好幾個項目來研究同一個領(lǐng)域我擂，造成資源浪費衬以，也不利于協(xié)同。
我們之前做過最基礎(chǔ)的一步工作校摩，通過wiki或者confluence為每一個項目建立一個簡介文檔看峻，包括項目的基本情況和現(xiàn)階段狀態(tài)。這種開放式的編輯工具衙吩，讓每個項目經(jīng)理和團隊成員都能隨時更新其內(nèi)容互妓，也讓大家都能自由的看到別的項目的情況。對于項目經(jīng)理坤塞，這部分有些像額外的工作冯勉。但是當(dāng)大家都這么做，規(guī)模都起來之后摹芙，便成了一個知識庫灼狰。大家知道以前做了什么項目，自己現(xiàn)在做的項目是不是有相關(guān)性浮禾，是否能夠找到相關(guān)的歷史資料交胚。
現(xiàn)在市場上有很多知識管理工具，很多公司也紛紛開始上線知識管理系統(tǒng)盈电。這部分工作會越來越被企業(yè)和PMO重視起來蝴簇。
