引言:
很多人感慨:好好的工作時間米死,都被浪費(fèi)在了無休止的開會中砖茸。其實開會本身并沒錯,只是方式不對導(dǎo)致了效率的低下痢法。
一位上市公司的創(chuàng)始人總結(jié)出了13條高效開會的秘籍,值得你花時間一看杜顺。
1. 所有的會議财搁,都需要有一個明確的類型和目的。
不論是做出一個決議躬络、解決一個問題尖奔,還是同步一個信息,先確定會議類型穷当,再加上具體的會議內(nèi)容提茁,就是會議的目的。所有動作馁菜,務(wù)必都圍繞這個目的展開茴扁。
2. 充分的會前準(zhǔn)備,令會議更加高效汪疮,比如會前最好有閱讀材料峭火。
一些背景資料或報表,能幫助與會者提前同步信息智嚷,節(jié)省會議的時間躲胳。如果會上需要表決,參會者也可以提前根據(jù)材料纤勒,做出同意或反對的決定坯苹。如此,會議的討論環(huán)節(jié)會更加高效摇天。
3. 時間是會議最大的限制條件粹湃,會前一定要對會議時長做出規(guī)劃恐仑。
若是超時太多,無論目的是否達(dá)成为鳄,都可以判定會議失敗裳仆。
4. 開會前一定要明確地設(shè)定好角色:主持人、動議者孤钦、參與者歧斟、決策者、旁觀者偏形、記錄員静袖,都要具體到每一個人身上。
通過角色的設(shè)定俊扭,可以讓每個人緊張起來队橙。如果不設(shè)定角色,就會有人懶洋洋地窩在會議室的角落里漫不經(jīng)心萨惑。
5. 主持人最好在開會前捐康,花5分鐘明確會議議程。
這有助于組織者以“上帝視野”統(tǒng)籌全局庸蔼,決定會議的流程和具體的時間分配解总。這樣的好處是不會跑偏、不會超時姐仅,且保證會議結(jié)束有結(jié)果倾鲫。
6. 主持人還有一個最重要的任務(wù):嚴(yán)格按照議程的時間組織討論,并在每個環(huán)節(jié)給出時間提示萍嬉。
避免出現(xiàn)前面的人發(fā)言時長不受控制乌昔,后面時間不夠的情況。
7. 會議開始前壤追,要先對此次會議的議題進(jìn)行簡單的陳述磕道,建議不超過5分鐘。
這樣可以迅速幫助大家獲得一致的背景資料行冰,方便討論溺蕉。
8. 討論環(huán)節(jié),同一時間只能有一個對話悼做,且一個時間只能一個人講話疯特。
9. 決策者的任務(wù),就是給出同意票或者反對票肛走。
若需要一個人或者多個人決策漓雅,最好明確地在會議的邀請中指出。若是沒有,就是所有參與者共同決策邻吞。
10. 旁聽席的設(shè)立组题,可以讓相關(guān)團(tuán)隊成員熟悉決策流程,獲取信息抱冷。
為了會議的效率崔列,旁聽席從會議開始到結(jié)束,必須如壁紙一樣安靜旺遮。只有聽的權(quán)利赵讯,沒有發(fā)出任何聲響的權(quán)利。
11. 會議必須有結(jié)論耿眉,必須有明確的下一步边翼。
會議結(jié)束的時候,一定需要5分鐘的總結(jié)跷敬,來確認(rèn)下一步的工作讯私、負(fù)責(zé)人热押,以及截止時間西傀。下一次同類會議前,花10分鐘進(jìn)行上一次會議的回顧桶癣。
12. 在會議的當(dāng)天拥褂,向與會者發(fā)出會議記錄。
超過24:00未發(fā)牙寞,可以對會議記錄員進(jìn)行適度的“懲罰”饺鹃,比如,向與會者發(fā)紅包间雀。
13. 鼓勵非正式的溝通悔详。
比如,在陽臺抽煙的時候聊一聊惹挟、問相鄰座位的人一個簡單的問題茄螃、午餐間的對話……這樣的會面,效率遠(yuǎn)高于正式的會議连锯。