? ? ?PPT、excel请契、word等是我們讀書就開始學習的辦公軟件咳榜，在日常生活、學習爽锥、工作中都要運用到涌韩，基本是人人必會的軟件。
? ? ? ? 讀書時期氯夷，我的office學得比較好的臣樱，總是自信滿滿的，認為工作中使用這些軟件制作商務文本輕而易舉肠槽。直到最近擎淤，協(xié)助一個評審項目奢啥，制作給評審專家看的資料秸仙，制作出的資料送給領導審閱，被批評的一塌糊涂桩盲，不斷的重復修改寂纪、送審，最終是僥幸過關赌结。這次事情也讓我注意到職場書面溝通技能的重要捞蛋，重新給自己充電。
? ? ? ? 觀察周圍柬姚，類似我這樣情況的人不占少數(shù)拟杉，大多的心態(tài)就是完成好任務就行，忽略職場書面溝通量承，讓我們的職場書面溝通處于一種尷尬的地步搬设，那要提高此技能穴店，就應該向專業(yè)人士請教。
? ? ? ? 吉澤準特就是一位有著多年咨詢公司的專業(yè)人士拿穴，他在《職場書面溝通完全指南》中指出泣洞，商務文本主要就是制作者讓客戶快速了解問題，推進解決問題的進程默色，制作商務文本球凰，是一個“絕望”又獲得“希望“的事情⊥仍祝總結出70個快速提高技巧呕诉，讓初入職場或者需要重新充電的人能夠快速進入工作狀態(tài)。
1.認清自己的水平
? ? ? ? 在制作商務文本前酗失，最重要的一步就是認清現(xiàn)在自己的水平义钉。清楚的知道現(xiàn)在自己在制作商務文本時的優(yōu)缺點。吉澤準特在《職場書面溝通完全指南》中规肴，給出一個自我測評表捶闸，可以通過測試得知自己制作水平是“分條羅列單一型“、”圖表形式單一型“拖刃、”圖解偏好型“删壮、”信息圖解型“中的哪一項。依據(jù)自己的制作水平兑牡，可以選擇從不同的快速提高技巧開始學習央碟。
2.熟悉商務文本制作流程
? ? ? ? 在認清自己現(xiàn)有水平的前提下，咱們可以開始學習提高技巧了吧均函？不行亿虽，工欲善其事，必先利其器苞也。我們還應該熟悉商務文本制作流程洛勉，避免做無用功或重復返工。
? ? ? ? 制作商務文本前如迟，首先應該明確商務文本的閱讀者類型收毫、商務文本的使用目標、商務文本閱讀者對商務文本有無指向性三個問題殷勘，這三個問題決定了商務文本制作的方向此再，這樣也避免了主觀猜測和制作過程中的多余修飾。
? ? ? ? 其次玲销，站在商務文本閱讀者的角度输拇，思考對商務文本的內(nèi)容期待和理解程度，同時根據(jù)閱讀者有無指定的表現(xiàn)方式等因素贤斜，綜合選擇說服閱讀者的表現(xiàn)方式策吠。如演講议慰，需要使用PPT來表現(xiàn)；有較多的計算數(shù)值和統(tǒng)計項目就選擇excel等等奴曙。
? ? ? ? 然后别凹，遵循“1.框架—2.草稿—3.定稿“三個階段來制作商務文本。這里要說明的是用目標層級和概要說明的方式將商務文本的內(nèi)容整理成框架洽糟，不論是采用PPT炉菲、excel或者word哪一種方式，都要明確PPT每張幻燈片坤溃、excel每個表格或者word每個段落的具體內(nèi)容拍霜，以便得到正確的評價和意見。
3.采用適當?shù)谋憩F(xiàn)方式
? ? ? ?表現(xiàn)方式薪介，吉澤準特在《職場書面溝通完全指南》主要使用PPT祠饺、EXCEL、WORD三種常用軟件舉例汁政，在你根據(jù)閱讀者需求選擇了合適的軟件之后道偷，更要注重軟件里的文字字體選擇、圖表制作方式记劈、顏色的選擇等各種小細節(jié)的表現(xiàn)方式勺鸦，細節(jié)決定成敗，往往這些不起眼的表現(xiàn)方式目木，反而影響整體效果换途。
? ? ? 可能有的朋友會說，這些不都是一些常識問題嗎刽射？道理我都懂军拟，還需要學習嗎？
? ? ? 所謂的常識誓禁，也只是在學習軟件時一些基本的知識懈息，在實際的運用中，需要結合實際工作需求现横，這就需要重新學習了漓拾。
? ? ? ?如文字字體的選擇阁最，現(xiàn)在字體種類多種多樣戒祠，可供制作者選擇的方向太多，在工作中制作商務文本時速种，必須要求字體的美觀姜盈，同時要考慮字體在數(shù)字、字母和文字之間的平衡關系配阵。因為商務文本不僅僅是需要文字馏颂，還需要數(shù)字和字母等綜合應用示血。合適的字體選擇才能讓商務文本更具有說服力，獲得閱讀者的信任救拉。
4.檢查
? ? ? ?檢查是讀書時老師都會不斷提醒我們的學習習慣难审，當然在工作中也不例外。制作完成了商務文本亿絮，就需要檢查來完善成果告喊。商務文本一般是需要郵件傳送，需要對文檔進行檢查派昧，清除無法直接可見的信息黔姜，避免出現(xiàn)信息泄露。
同時避免對方改寫文檔蒂萎，預防溝通出現(xiàn)問題秆吵，可以將文檔設置成PDF格式或者文件保護。
有句流行的網(wǎng)絡語“大道理我都懂五慈，但我還是過不好這一生”纳寂，希望這句不要成為你在工作中的常用語。
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