?在外貿(mào)交往過程中，我們不可避免的需要寫一些外貿(mào)郵件。那么，外貿(mào)郵件注意事項(xiàng)聊疲，你知道嗎?你知道該怎么去寫好一封外貿(mào)郵件了嗎?不過都沒關(guān)系了，趕快跟
小編一起來看一下外貿(mào)郵件之一事項(xiàng)吧沪悲。
外貿(mào)郵件的標(biāo)題首當(dāng)其沖售睹，一個好的標(biāo)題就是成功的一半。外貿(mào)郵件標(biāo)題或者叫主題可训，是整封郵件的靈魂昌妹，一個好的標(biāo)題會起到事半功倍的效果，特別是未與客戶建立任何業(yè)務(wù)往來之前握截。那么飞崖，我們該如何來寫外貿(mào)郵件標(biāo)題呢?
1)標(biāo)題一定要簡潔鮮明，盡量避免類似于推銷信的主題谨胞。比如客戶的詢盤要求我們發(fā)電腦包的價格單固歪，一般人會寫成“Price list of laptop bag”。如果客戶長期采購或者進(jìn)口胯努，他的郵件地址一定會被很多公司搜索到牢裳，每天會收到很多類似郵件。如果我們把標(biāo)題改成“The/Your required price list of laptop bag”叶沛，效果肯定要稍好蒲讯。
2)標(biāo)題不要全部用大寫，這樣很容易進(jìn)入垃圾郵箱灰署。
3)標(biāo)題盡量不要出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號判帮。
郵件正文。外貿(mào)郵件幾乎體現(xiàn)了我們作為一個業(yè)務(wù)員的所有專業(yè)溉箕、技術(shù)水平晦墙，業(yè)務(wù)水平。甚至我們自己的性格肴茄，修養(yǎng)等等晌畅。所以要盡量嚴(yán)格要求自己，不斷提升寡痰。
1.針對性抗楔。請?jiān)卩]件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字氓癌。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的谓谦，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視贪婉。如果無法確定收信人的名字反粥，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
2.郵件正文字體大小疲迂，顏色要統(tǒng)一才顿。且盡量使用國際上比較通用的字體。想要突出的重點(diǎn)部分可用粗體尤蒿、斜體郑气、鮮明顏色等標(biāo)示出來。郵件不要全部用大寫字母腰池。不要為了顯示個性尾组，或者美觀忙芒，選一些不常用字體。因?yàn)槟銦o法判斷客戶是否也使用相同的操作系統(tǒng)或者軟件讳侨，如果客戶電腦無此字體呵萨，一般會亂碼。
3.郵件要簡潔樸實(shí)跨跨，不需要華麗潮峦。幾句話點(diǎn)到主題，表達(dá)清楚就可以了勇婴。能用一句話表達(dá)的忱嘹，千萬別寫兩句，省掉一切能省的廢話(不包括適當(dāng)禮貌性用語)耕渴。郵件中盡量不要出現(xiàn)生僻的單詞拘悦。
4.少用第一人稱，少用主動語態(tài)萨螺，多用被動語態(tài)窄做，多用虛擬語氣，目的是陳述事件慰技，而不是一看到郵件就我/我們怎么怎么樣椭盏。多用短句，少用長句吻商，一句話最好只出現(xiàn)一個從句掏颊，盡量不要從句里面含著從句，英語畢竟不是我們的母語艾帐，句子太長乌叶，讀起來不順口，而且還容易產(chǎn)生歧義柒爸。盡量用“WE”准浴，“OUR”而不是“I”, “MY”因?yàn)闃I(yè)務(wù)員代表的是公司，而不僅僅是個人捎稚。舉個特殊的例子乐横，比如我們要寫“經(jīng)與老板協(xié)商后做的決定”，“As discussed with my boss……”今野，這樣寫在很多國家都不會有問題葡公，但有些國家理解My boss是頂頭上司的意思，而不一定是老板条霜，客戶會覺得這個決定是不是不靠譜催什，或者還有回旋余地。如果寫成“As discussed with our boss…..”宰睡，就不會有任何問題蒲凶。
5.語氣不要過于生硬气筋。比如我們經(jīng)常催客戶付款，“Did you make the payment?”豹爹，面對面裆悄，或者在電話中我們應(yīng)該這樣講。但如果在郵件中臂聋，如果寫成“When can we expect to get your payment?”這樣不管有沒有付，客戶會比較好回答或南。
6.用詞孩等。有些詞盡量不要全篇都一樣，比如“如果”采够，如果全篇都是“If”肄方，影響不大，但讀起來會有些生硬蹬癌，可以用其它的权她，如“Whether”“In case”“Provided that”等。但有些詞必須全部統(tǒng)一逝薪，比如說電腦內(nèi)膽包隅要，如果我們開始用了“Laptop sleeve”，在后面就不要再用像“Laptop cover”“Computer sleeve”等之類的董济。雖然意思一樣步清，但有可能客戶會覺得我們是不是再說兩種不同的產(chǎn)品。
7.如果客戶的郵件長篇大論虏肾，問了很多問題廓啊，回復(fù)時最好直接在客戶問的每個問題下面直接作答，字體和顏色要區(qū)分出來封豪，因?yàn)檫@樣客戶看起來會非常方便谴轮。如果全部寫在郵件上方，可能客戶要一條一條先看下面問題吹埠，再看上面答復(fù)第步。
8.精確。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時藻雌，比如時間雌续，地點(diǎn)，價格胯杭，貨號等等驯杜，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚做个，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程鸽心。
9.外貿(mào)郵件不要寫的過長滚局。人的時間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件顽频，你想想藤肢，一個不認(rèn)識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好糯景，還加了好幾M的附件嘁圈，你會不會認(rèn)真去看?而且很多老外的時間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時間用來處理email蟀淮，很多長篇大論的郵件最住，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會被直接刪除怠惶，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件涨缚。
我問過很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒策治，也就是大致掃一眼脓魏，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)通惫，不是太重要的茂翔，會在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里讽膏。換句話說檩电，只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時刻了聚蝶。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長?
10.公司介紹不要太多卓箫，最好一筆帶過÷⒊保客人一般不會有太大興趣去看的烹卒。只有等他對你的產(chǎn)品，價格各方面都有興趣弯洗，他才會要了解一下我們是什么樣的公司旅急，什么規(guī)模之類的。當(dāng)然也有客戶先要從公司基本信息了解開始牡整，這樣就越詳細(xì)越好了藐吮。
11.如果樣板單或訂單經(jīng)過了很長時間的談判，來往郵件也很多，尤其是前前后后改了很多細(xì)節(jié)谣辞，最后確認(rèn)的時候迫摔，寫一封總結(jié)郵件，詳細(xì)列出所有細(xì)節(jié)泥从。同樣句占，與客戶電話溝通或者面對面談的東西先記下來，事后馬上寫一封總結(jié)郵件過去躯嫉。千萬別讓客戶自己寫過來纱烘。這樣既可以避免以后不必要的糾紛，也讓客戶覺得我們服務(wù)做得好和敬。如一美國客戶確認(rèn)訂單的時候?qū)懙模?/p>
Here I would like to sum up the details of your order as below,
1. Overall size is as per your sample.
2. Color is from #11 in K38.
3. Woven label and washing label are as per your sample.,
4. No HS iron logo.
5. A 2.75”X5” tag is as per your artwork.
6. The strap comes off at 45 degree angel, and the length is 37.5”
7. A poly bag with printing mentioned.
Please correct me if any point wrong or missed.
12.價格問題凹炸。客戶一般會一輪一輪砍價昼弟，為自己爭取最大利益∞瓤穑“It is too expensive”舱痘，或者“Your price is too high”很多客戶會這樣寫±牒眨回復(fù)時不妨這樣寫芭逝，“I think that's a little expensive, but...” 先同意客戶的觀點(diǎn)，表示價格的確有那么一點(diǎn)點(diǎn)貴渊胸，但是……旬盯。客戶說too翎猛，我們說a little胖翰，這樣一來，先同意客戶的觀點(diǎn)切厘，氣氛不會那么緊張萨咳。也留有談判余地。就算以后再降價疫稿，也不至于降太多培他。然后等轉(zhuǎn)折以后，再解釋給客戶聽遗座，我們的產(chǎn)品為什么要賣這個價錢舀凛，差別在哪里，優(yōu)勢在哪里途蒋。如果還嫌貴猛遍，可以在改動某些材料、配件等把價格降下來。也可以調(diào)整一些細(xì)節(jié)螃壤，比如延長出貨期抗果，改包裝等等，要給客戶一種現(xiàn)在的價格是作了改動才有的感覺奸晴。價格談判的核心就是雙方都能接受冤馏。當(dāng)然這只是一個大概處理辦法，很多情況可能要具體去分析寄啼。
13.為了縮短樣板或訂單整個周期逮光，在往來郵件中，主動幫客戶去解決問題墩划。有疑問的涕刚，盡量給不同建議讓客戶選擇，而不是簡簡單單再問客戶該如何處理乙帮。這樣既可以節(jié)省時間杜漠，也讓客戶覺得我們專業(yè)，服務(wù)也好察净。
14.郵件回復(fù)一般當(dāng)天完成驾茴。如果當(dāng)天無法回復(fù)，特別是老客戶郵件氢卡，最好能給個反饋信息锈至，什么時候能給予答復(fù)，比如“We are checking, and will get reply to you by......”译秦。詢盤最好能當(dāng)天回復(fù)峡捡，尤其是在工作時間收到的詢盤，如果即該回復(fù)筑悴，越快越好们拙，客戶一般會反饋。
15.我們可能經(jīng)常碰到無理的客戶郵件寫得很Aggressive, 回復(fù)郵件時雷猪，我們最好保持我們的風(fēng)度睛竣，顯示出我們是來自大公司的高素質(zhì)的銷售人員。不管單成與不成求摇，盡量去營造一個和諧的氣氛射沟。
16.如果某個業(yè)務(wù)員與客戶處于比較焦灼狀態(tài)，可以讓其它業(yè)務(wù)員与境，或者經(jīng)理以上司或者老板名義暫時協(xié)調(diào)一下验夯，能取得不錯效果。
17.郵件寫完后一定要再花幾分鐘反復(fù)檢查摔刁，是否有語法錯誤挥转、拼寫錯誤，是否有遺漏內(nèi)容或者附件，甚至本身的一些人為錯誤绑谣，如價格党窜，出貨期等。
18.平時多琢磨客人的郵件借宵，尤其是那些寫得比較好的幌衣。有意識去模仿他們的行文方式和遣詞用句。
19.郵件簽名壤玫。簽名一般顯示個人與公司的基本信息豁护，包括地址與聯(lián)系方式等。還有一些能顯示公司實(shí)力的認(rèn)證等信息欲间。
20.信頭楚里。就如同信紙，很多公司有自己的信紙猎贴，有信頭班缎。這個很少有人加，尤其是開發(fā)信她渴，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人崇尚簡單吝梅，開發(fā)信越簡單越好。我不這么認(rèn)為惹骂，當(dāng)客戶有詢盤進(jìn)來，你回復(fù)的時候做瞪，加入信頭对粪，會顯示出你公司比較正規(guī);發(fā)開發(fā)信的時候，加入信頭装蓬，會讓你的公司顯得正規(guī)有實(shí)力著拭。
我的開發(fā)信和回復(fù)都存在信頭，的確因?yàn)閘ogo的存在很多郵件進(jìn)了垃圾郵件牍帚，但是猶如上面所說儡遮，客戶從垃圾郵件里也給我回復(fù)了!
以上是春喜外語小編為你精心準(zhǔn)備的20條外貿(mào)郵件注意事項(xiàng)，你學(xué)會了嗎?想了解更多的外貿(mào)英語暗赶，趕快來春喜外語：http://www.tracyclass.com鄙币，專業(yè)一對一外教，外貿(mào)英語培訓(xùn)機(jī)構(gòu)蹂随，5年時間超過12000名學(xué)子的共同選擇十嘿，值得信賴!立即注冊，還可免費(fèi)領(lǐng)取試聽課程哦!
