不知你是否還記得李佳琦曾經(jīng)的“小助理”付鵬？他就是那個和李佳琦一起創(chuàng)業(yè)，并甘愿充當綠葉的合伙人。
他在2020年離開李佳琦的團隊去獨立發(fā)展珊皿，但是你可能不知道网缝，他這個“秘書”對李佳琦事業(yè)的發(fā)展起到了決定性的作用，連李佳琦自己都說：“沒有付鵬蟋定，哪有我的今天粉臊？”
曾經(jīng)在直播間里，他們一人在前方?jīng)_鋒陷陣驶兜，一人在后方提供必要保障维费；一人妙語連珠，滔滔不絕促王，一人從旁幫襯犀盟，查缺補漏；一人高效迅速蝇狼，一人穩(wěn)重沉著阅畴。
可以說這個小助理不僅成就了今天的李佳琦，也成就了自己迅耘。
也許你可能會覺得奇怪贱枣，付鵬不就是一個助理，一個秘書嗎颤专？怎么可能會有這么大的影響纽哥？
其實，我也提出過同樣的問題栖秕。但是在看完張小文老師的這本《老秘書工作筆記 》之后春塌，我發(fā)現(xiàn)以前之所以認為秘書只是個端茶送水、負責接待和打雜的人簇捍，是因為我們對于秘書的職能和工作內(nèi)容并沒有太過深刻的認識只壳，實際上秘書的工作范圍廣，跨度大暑塑，有深度吼句，有高度，同時還涉及了諸多方面繁雜和瑣碎的事項事格，是一項對人的綜合素質(zhì)要求極高的工作惕艳。
能用途秘書這個崗位的人，一定是一個“多面手”驹愚。他不僅要對信息管理远搪、財務管理了如指掌，還需要熟知商務禮儀么鹤，業(yè)務接待终娃，組織會議的各個環(huán)節(jié)味廊；不但要會寫公文蒸甜，會策劃活動棠耕，還要做好領導的出差安排和日程管理；不但要做好跨部門溝通柠新，更要懂得向上管理窍荧，成為領導的得利助手。
所以你看恨憎，上面提到的這些工作內(nèi)容蕊退，即使你并不是一個秘書，也難免會接觸到其中的一項或是幾項吧憔恳？特別是在一些規(guī)模比較小的公司里瓤荔，并沒有專職的秘書，甚至都沒有設置行政部門钥组，很多工作老板會直接指派下面的人員去做输硝，即使你的職位是業(yè)務，是人力程梦，是財務点把，但是你總不能說：老板，我不會做屿附，您讓別人做吧郎逃。
因此，這本書的一個重要作用挺份，就是把它作為工具書褒翰，在需要的時候去查閱相關工作的流程、細節(jié)以及注意事項匀泊。
作為普通職場人影暴，我覺得本書還為我們提供了很多在日常工作中可以用到的思路和方法。這些知識不但對于從事秘書崗位的人大有益處探赫，對于身處職場的任何人都有相當大的借鑒意義型宙。以下四個方面值得我們?nèi)ニ伎肌?/p>
1.請培養(yǎng)自己“向上管理”的思維
不管你是公司中層還是基層，即使是高層伦吠，只要不是General Manager,那個你上面肯定有一個或幾個領導在管著你妆兑。
作為下屬，我們頭腦中一定具有“給領導分憂”的意識毛仪。除了做好自己的工作搁嗓，幫助領導解決問題，不給領導添麻煩之外箱靴，我們還要讓自己具有“向上管理”的思維腺逛。
什么是向上管理？用最簡單的話來解釋衡怀，向上管理就是通過成就領導從而最終成就自己棍矛。我們對于領導的工作習慣安疗，工作目標，管理風格够委，溝通方式等要有一定的了解的掌握荐类，同時還需要了解領導的不足之處都是什么，以便及時提醒領導或主動在必要時進行補救茁帽，這是向上管理的重要意義之一玉罐。
還拿付鵬和李佳琦舉例，有一次李佳琦直播間推薦一款女士睡衣潘拨，沒想到上線后大碼馬上 被搶購一空吊输，他脫口而出：“看來是直播間里的胖美眉比較多呀√罚”付鵬馬上察覺到了這句話不妥璧亚，趕緊補充道：“不是，是女生們都需要穿寬松的睡衣脂信⊙Ⅲ”
還有一次，李佳琦在推薦一瓶香水的時候狰闪，說它的氣味有“‘色’的味道”疯搅。付鵬聽后，趕忙提醒他：“你說的是‘青澀’的‘澀’吧埋泵？”
這兩次救場幔欧，既幫李佳琦化解了可能出現(xiàn)的非議，也讓自己得到了更多人的關注丽声。
向上管理的另一個重要意義揭措，就是讓領導信任你渐扮，愿意把重要的事情交給你，并認為你是一個靠譜的人。
在知乎上曾有一個熱門的問題：“對一個人的最高評價是什么以政？” 有一個高贊的回答是：“靠譜矿瘦。凡事有交代浙于，事事有回應帘撰，件件有著落⊥狡拢”
其實想做到這一點并不難撕氧，最重要的是兩個字：匯報。日常工作要主動匯報喇完，一件事情做好工作計劃后要匯報伦泥，工作有進展時要匯報，工作完成時要匯報，工作出現(xiàn)意外時更要匯報不脯。我們需要做的是把握好匯報的頻率的時間府怯，如果領導可以時時了解到工作的進度，讓他做到心中有數(shù)跨新，那么在他眼里你必然也是一個靠譜的人。
2.跨部門溝通時坏逢，請運用你的共情力
不管你處于哪個部門域帐，哪個職位，都免不了與其它部門溝通或與他們合作處理問題的經(jīng)歷是整。大部分人都不太喜歡與其它部門溝通肖揣，因為他們好像根本就聽不懂你的話，不理解你的要求浮入，而你也同樣無法理解他們龙优，這讓工作很難開展起來。
其實啊事秀，其它部門也不想跟我們溝通呢彤断。且不說兩個部門的職能不同，立場不同易迹，所關心的事情不同宰衙。即使是同部門的人，在生活經(jīng)驗睹欲，稟賦習性供炼，思維認知上也是不同的。
如果對方此時心情不好窘疮，家里有事袋哼，或是身體不舒服，那心思就更不可能在你的身上了闸衫。由此想來涛贯，你們溝通不了，豈不是太正常不過的事情嗎蔚出？
所以疫蔓，想做好跨部門溝通，最重要的是具備共情能力身冬。想要順利解決事情衅胀，先解決情緒。
首先酥筝，把自己放在對方的位置上去思考一下滚躯，你想要和對方溝通的這件事，站在他的角度能不能配合，是否方便配合掸掏。如果對方對你的態(tài)度并不好或是并不想配合茁影，首先要從自己身上找原因，是不是自己沒有表達清楚丧凤，讓對方產(chǎn)生了錯誤的理解募闲，是不是自己的態(tài)度不夠好，語氣過于強勢愿待，讓對方覺得不舒服浩螺。
其次，如果真的不是自己的原因仍侥，那么就可以誠懇地詢問這件事是否存在客觀上的困難（比如不會做PPT等）要出；或者站在對方部門的角度，他們有他們的考慮因素农渊，與我們的目標相沖突患蹂；或者他們覺得這件事不歸他們管等等。
把這些問題都處理好了砸紊，對方心中沒有什么疑慮了传于，自然就會很好地配合我們。在很多的工作中醉顽，花在處理情緒和溝通上的時間格了，可能要比花在實際干活上的時間還要多。
最后徽鼎，要把自己的意圖表達清楚盛末，如果是與其它部門合作，則一定要做到下面這幾點：清楚劃分雙方的責任否淤、明確告知工作截止時間悄但、明確工作的關鍵步驟及事情的重要性。
通過以上這三個方面石抡，就可以實現(xiàn)一次成功的跨部門溝通和合作檐嚣。
3.注重細節(jié)，本質(zhì)是用心
都說“細節(jié)決定成敗”啰扛， 這句話可以用在工作中的方方面面嚎京。無論我們從事哪個行業(yè)，哪個職業(yè)隐解，總有一些工作內(nèi)容是十分瑣碎卻也十分重要的鞍帝，需要我們認真對待每一個細節(jié)，要非常用心才可以煞茫。
羅胖在2021-2022跨年演講中說：初心之外帕涌，還要用心摄凡。我非常喜歡這句話。我認為注意細節(jié)的人蚓曼，一定是一個用心的人亲澡，而這種用心，是一種無形的力量纫版，潛移默化地影響著別人床绪。
我記得我剛參加工作沒幾年，就去火車站接一個國外的客戶其弊。這個客戶雖然非常有實力癞己，卻十分地節(jié)儉，他從其它城市坐火車來瑞凑，買的竟是一個硬座車票末秃。在準備接他時需要攜帶的物品時概页，我特意把一個移動電源裝在了包里籽御，我覺得可能會用得上 (當時移動電源并不像現(xiàn)在這樣普遍, 而且也并不便宜)。
結(jié)果客戶上車之后沒幾分鐘惰匙，果然和我說他的手機沒電了技掏，想要給自己的妻子打個電話，告訴她自己已經(jīng)到達目的地了项鬼。我連忙把準備好的移動電源遞給了他哑梳，他非常欣喜，立刻就給妻子打了電話绘盟。他說沒想到我們連這樣的細節(jié)都考慮到了鸠真， 和我們這樣的供應商合作，他非常放心龄毡。于是我便順利簽下了這個客戶吠卷。
所謂細節(jié)，并不只是那些表面上瑣碎繁雜之事沦零，而是要去考慮那些看起來不起眼祭隔，卻能給別人帶來影響的事情，這就需要站在別人的角度去用心思考了路操。
因此不管是安排會議疾渴，活動策劃，還是商務接待屯仗，差旅安排搞坝，細節(jié)不僅是“周全”，更是“貼 心”和“用心”魁袜。
4.運用工具和表格的實質(zhì)瞄沙，是流程化管理工作
都說：“工欲善其事己沛，必先利其器”。 那于我們來說距境，最好用也是最常用的工具是什么申尼？答案就是表格！再說準確一些垫桂，就是任務清單和流程圖师幕。
我們每天所處理的工作，其實有很多都是流程化的诬滩，只要做過一次霹粥，下一次再有同樣類型的工作，就可以仿照上次的執(zhí)行過程再做一遍疼鸟。
面對這類的工作后控，如何才能提升效率？那就是把這項工作按照流程做成任務清單空镜， 一項一項按順序完成浩淘，并列出每一步執(zhí)行過程中需要注意的問題，不但可以成為培訓新人的教材吴攒，還可以讓自己有效跟蹤和管理特定工作张抄。
按照這個思維，我們可以根據(jù)工作內(nèi)容總結(jié)出很多的任務清單洼怔，同時再把常用的文件或郵件中常用的話術做成模板署惯，在需要的時候直接去找，再根據(jù)情況做出微調(diào)就可以了镣隶。
使用任務清單的好處顯而易見极谊，不僅可以不用擔心遺漏掉任何環(huán)節(jié)，還省去了我們對于這類工作不必要的思考安岂。我們的精力需要放在那些更重要的更有意義和前景的事情上了轻猖。
