會(huì)議對(duì)于項(xiàng)目而言其實(shí)是一個(gè)強(qiáng)大的工具且预，但很多時(shí)候廣泛的受到誤解，似乎每個(gè)人都能找到會(huì)議所帶來(lái)的痛苦和那種令人沮喪的感覺(jué)烙无。
實(shí)際上锋谐，如果沒(méi)有會(huì)議，那么項(xiàng)目就無(wú)法開(kāi)展下去截酷，任務(wù)也就會(huì)無(wú)法完成涮拗，組織就會(huì)松散，業(yè)務(wù)無(wú)法維持迂苛。人們討厭會(huì)議往往是由于會(huì)議糟糕的安排導(dǎo)致的三热，比如無(wú)休止的討論，不明確的議題三幻，作為旁觀者被列席等等原因就漾。
那要如何形成高效并有成果的會(huì)議，讓每個(gè)人從中都能獲取收益念搬，那一定要知道這7個(gè)會(huì)議習(xí)慣抑堡。
當(dāng)你被要求參加一個(gè)會(huì)議時(shí)，你應(yīng)該提前問(wèn)下朗徊，這個(gè)會(huì)議的議程到底是什么首妖，其中哪些是需要自己做好準(zhǔn)備的。如果一個(gè)會(huì)議對(duì)一個(gè)話題進(jìn)行模糊的討論卻并沒(méi)有什么最終的結(jié)論爷恳，那么這個(gè)會(huì)議就是無(wú)效的會(huì)議有缆。
會(huì)議的組織者如果剛剛開(kāi)始使用議程，那么建立一個(gè)需要討論的主題列表温亲，并確保在會(huì)議前至少一天向與會(huì)者提供會(huì)議材料妒貌，同時(shí)，要是有條件的話铸豁，可以提供相應(yīng)的背景信息。
當(dāng)然菊碟，對(duì)于頻繁舉行的會(huì)議节芥，例如項(xiàng)目的每周例會(huì)，會(huì)議組織者可以通過(guò)創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議模板或者一個(gè)通用的會(huì)議模式來(lái)節(jié)省大家討論的時(shí)間逆害，不管是哪種情況头镊，一旦有了一個(gè)會(huì)議目標(biāo)，那么通過(guò)議程就能很好的控制項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成魄幕，避免了會(huì)議的言之無(wú)物相艇。
會(huì)議的參加者才是決定這次會(huì)議是否成功的關(guān)鍵所在，很多時(shí)候纯陨，由于關(guān)鍵人物（如項(xiàng)目經(jīng)理坛芽，關(guān)鍵客戶留储，組織高層等）沒(méi)有參加會(huì)議或者缺席，導(dǎo)致不能做出會(huì)議的重大決定咙轩，這種情況在很多會(huì)議中都會(huì)見(jiàn)到获讳。
那么會(huì)議的組織者需要提前了解這些信息。會(huì)議的目的是做出決定并完成工作活喊，而不是簡(jiǎn)單的分享信息丐膝。
會(huì)議的組織者需要對(duì)參加會(huì)議的名單進(jìn)行審核，看是否真正地與會(huì)議議程相關(guān)钾菊，避免那種參加了整場(chǎng)會(huì)議最終發(fā)現(xiàn)和自己的關(guān)系并不大帅矗，也不需要發(fā)表意見(jiàn)的，這種情形只需要會(huì)后將相關(guān)信息知會(huì)到即可煞烫。
對(duì)于參加會(huì)議者浑此，參加會(huì)議前，可以找到與會(huì)者名單红竭，看有沒(méi)有陌生的名字尤勋，這樣可以考慮在組織內(nèi)部提前收集對(duì)方的信息來(lái)熟悉對(duì)方便于在組織會(huì)議。
在有效的會(huì)議中把握好時(shí)間很重要茵宪，當(dāng)沒(méi)有人對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理的時(shí)候最冰，很容易會(huì)變得粗心大意和不專心，這個(gè)時(shí)候需要讓人們?cè)趨⒓訒?huì)議的時(shí)候稀火，讓他們無(wú)法去做任何其他事情暖哨，要讓參加會(huì)議的人覺(jué)得時(shí)間的進(jìn)行倒數(shù)計(jì)時(shí)。
會(huì)議組織者要及時(shí)開(kāi)始會(huì)議凰狞，一般會(huì)提前幾分鐘篇裁，這樣會(huì)讓與會(huì)者感覺(jué)到會(huì)議的正式和嚴(yán)謹(jǐn)。如果需要舉行的是大型的或復(fù)雜的會(huì)議赡若，則考慮安排專門的人員來(lái)進(jìn)行時(shí)間管理达布。
出席會(huì)議的人員可以提前5-10分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，如果是電話會(huì)議逾冬，則提前做好電話接入的準(zhǔn)備黍聂，對(duì)于不能及時(shí)參加會(huì)議的，可以請(qǐng)假或者安排代表列席會(huì)議身腻。
會(huì)議的議程管理有兩個(gè)重點(diǎn)产还，第一，要求會(huì)議嚴(yán)格按照議程進(jìn)行嘀趟，第二脐区，承認(rèn)與會(huì)者提出的重點(diǎn)。如果想要真正有效的完成會(huì)議她按，必須要有后續(xù)的動(dòng)作牛隅，否則在會(huì)上形成的結(jié)論最終和沒(méi)有結(jié)論是一樣的炕柔。關(guān)鍵的幾個(gè)動(dòng)作如下：
在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，會(huì)議組織者需要解釋下倔叼，希望大家把討論的重點(diǎn)按照會(huì)議的議程來(lái)進(jìn)行汗唱，這個(gè)解釋有助于讓會(huì)議按照規(guī)則進(jìn)行；
將會(huì)議議程文件放在面前隨時(shí)查看
每個(gè)議程結(jié)束進(jìn)行總結(jié)丈攒；
會(huì)議過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督和貢獻(xiàn)討論觀點(diǎn)
當(dāng)現(xiàn)場(chǎng)有人提出一個(gè)與議程無(wú)關(guān)的觀點(diǎn)時(shí)哩罪，請(qǐng)及時(shí)和對(duì)方溝通，感謝對(duì)方的觀點(diǎn)并記錄在案巡验，然后告訴對(duì)方超出了本次會(huì)議的目的际插，會(huì)后再和對(duì)方討論在其它時(shí)間進(jìn)行探索。
如果在會(huì)議上討論重大決定显设，很容讓會(huì)議陷入無(wú)休止的狀態(tài)中框弛，比如決定哪些項(xiàng)目需要繼續(xù)增加預(yù)算，或者哪些項(xiàng)目不符合組織戰(zhàn)略要求需要取消等捕捂，像這種嚴(yán)格的決定需要提前和關(guān)鍵參與者進(jìn)行溝通瑟枫。
在會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議組織者可以一對(duì)一的和對(duì)方溝通決定指攒，雖然有些耗時(shí)慷妙，但也增加了會(huì)議成功的機(jī)會(huì)，避免了在會(huì)上會(huì)出現(xiàn)一些意外的驚喜導(dǎo)致應(yīng)對(duì)不足允悦。
做好會(huì)議記錄是會(huì)議組織者的一項(xiàng)基本技能膝擂，但很多時(shí)候會(huì)存在沒(méi)有做好記錄而忘記了會(huì)議上討論的內(nèi)容，這是讓會(huì)議失效的重要原因隙弛。
其實(shí)做好會(huì)議記錄是有一些技巧的架馋，建議采取紙質(zhì)筆記本進(jìn)行記錄，而不是采用筆記本電腦全闷、平板電腦或者其它電子設(shè)備叉寂，就算是你有很好的專業(yè)技能專注于會(huì)議，通過(guò)電腦來(lái)記筆記总珠，其他人可能會(huì)認(rèn)為你在處理電子郵件或其它事情办绝，而不是將注意力集中在會(huì)議上。
會(huì)議在告一段落時(shí)姚淆，可以將記錄的會(huì)議紀(jì)要或摘要發(fā)送給所有與會(huì)人員，如果時(shí)間不足屡律，可以提煉出重要的段落或關(guān)鍵點(diǎn)在會(huì)議上公布出來(lái)是最佳的做法腌逢。
同時(shí)可以提醒會(huì)議參加者也可以攜帶會(huì)議議程副本，通過(guò)議程來(lái)進(jìn)行會(huì)議記錄超埋，然后和別人的進(jìn)行比對(duì)搏讶，看是否存在遺漏以及補(bǔ)充的佳鳖。
一個(gè)很好的職業(yè)習(xí)慣就是要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行跟蹤處理和關(guān)閉，這對(duì)于會(huì)議也是同樣重要媒惕。當(dāng)談到什么是一個(gè)有效的會(huì)議時(shí)系吩，及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議中遺留的問(wèn)題和結(jié)論是給人留下好印象的辦法。
一個(gè)會(huì)議結(jié)束并非意味著事情的結(jié)束妒蔚，會(huì)后要給所有與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議的紀(jì)要穿挨，紀(jì)要中如果要有遺留問(wèn)題需要給出明確的時(shí)間點(diǎn)和責(zé)任人，會(huì)后要及時(shí)通過(guò)撥打電話肴盏、寫電子郵件等方式進(jìn)行跟蹤處理科盛。
如果存在非常重要緊急的事項(xiàng)，選擇通過(guò)日歷或?qū)I(yè)的任務(wù)管理工具進(jìn)行注釋菜皂，然后持續(xù)跟進(jìn)直到達(dá)成解決方案為止贞绵。
