手工維護(hù)科目主數(shù)據(jù)維護(hù)

SAP 項(xiàng)目上線的時(shí)候斑粱，會計(jì)科目一般是批量導(dǎo)入的方法來維護(hù)的贯要，手工維護(hù)主要是應(yīng)對日常零星會計(jì)科目變更的時(shí)候使用雪情。批量導(dǎo)入的方法本系列博客后續(xù)專門介紹状婶，本篇介紹手工維護(hù)的方法。

SAP 維護(hù)會計(jì)科目可以逐個(gè)維護(hù) (individual processing)伏蚊，也可集中維護(hù) (collective processing)罢维。維護(hù)可以分兩個(gè)層次，先在 Chart of account level 維護(hù)丙挽，再在 company code level 維護(hù)肺孵。也可以同時(shí)維護(hù) COA 與 company code層次的數(shù)據(jù)。相關(guān) T-code 如下：

以 FSP0 事務(wù)碼為例颜阐，進(jìn)入界面平窘，左邊可能有導(dǎo)航區(qū)，也可能沒有凳怨。左邊的導(dǎo)航區(qū)通過菜單 Settings -> Hierarchy Display 來設(shè)置是否顯示：

設(shè)置后重啟 SAP GUI 生效瑰艘。左邊導(dǎo)航區(qū)分類就是 OBD4 設(shè)置的科目組。這里要注意的是我們在設(shè)置科目組的時(shí)候肤舞，要注意科目組 ID 的順序紫新。比如按常規(guī)的資產(chǎn)、負(fù)債李剖、所有者權(quán)益芒率、成本類和損益類就比較清楚。初始化科目建議放在科目清單后面篙顺，因?yàn)樯暇€后就用不到了偶芍。

可以看到，F(xiàn)SP0 維護(hù) COA 層級的會計(jì)科目德玫，主要就是科目編碼匪蟀、科目名稱、資產(chǎn)負(fù)債表科目還是損益科目宰僧，以及不同語言的科目描述這些字段材彪。其他字段都是在公司代碼層級維護(hù)。下面是 FSS0 的界面。

FS00 綜合了事務(wù)碼 FSP0 和 FSS0 界面 段化，可以集中維護(hù)好兩個(gè)層級的數(shù)據(jù)嘁捷。下面以 FS00 界面來解釋會計(jì)科目主數(shù)據(jù)中重要字段。

科目主數(shù)據(jù)重要字段

科目組 (Account Group)

科目組是通過 OBD4 維護(hù)的科目分組 (請參照上篇)穗泵，用于對會計(jì)科目進(jìn)行分類和控制每一組別科目的編號范圍和 F維護(hù)科目主數(shù)據(jù)時(shí)的字段狀態(tài) (field status)普气。

科目是資產(chǎn)負(fù)債表科目還是損益科目

科目性質(zhì)是會計(jì)很重要一個(gè)區(qū)分夷磕，資產(chǎn)負(fù)債表科目是永久科目履肃，科目余額會帶到以后年度，損益科目則每個(gè)會計(jì)年度結(jié)轉(zhuǎn)到留存收益科目坐桩。所以這個(gè)字段非常重要尺棋，不能出錯(cuò)，這個(gè)字段出錯(cuò)修改還會很麻煩绵跷。

如果主數(shù)據(jù)保存后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤膘螟，默認(rèn)情況下系統(tǒng)不允許修改。修改需要用 T-code: OBA5 將消息號為 FH 602 改為 warning 碾局，默認(rèn)是 Error 不允許修改荆残。如果是將損益科目( P&L) 改為 資產(chǎn)負(fù)債表科目 (Balance sheet account, B/S)，SAP 還會檢查是否有關(guān)聯(lián)的成本要素 (cost element)净当，如果有内斯，要先刪除成本要素。OBA5 是修改 FI 模塊的消息控制 (message control)像啼。

科目幣別 (Account Currency)

如果幣別設(shè)為本位幣（local currency) 以外其它貨幣俘闯，則科目只能用該幣別過賬，如果貨幣設(shè)為本位幣忽冻，則科目可用任何貨幣過賬真朗。這種設(shè)置有時(shí)會有一些麻煩，比如有一個(gè) 現(xiàn)金-RMB 科目，如果 RMB 是本位幣，則不能限制這一科目只能輸入 RMB 斗忌。

本位幣記賬

如果設(shè)置此選項(xiàng)数焊，SAP 對該科目只以本位幣更新和顯示，所有以外幣記賬的科目善炫，按照交易發(fā)生時(shí) M 類型的匯率轉(zhuǎn)換成本位幣金額。如果科目并不需要考慮分幣別的更新和顯示，并且不需要未清項(xiàng)管理肩豁，可以勾上這個(gè)選項(xiàng)。比如費(fèi)用科目，主要的目的是歸集成本和費(fèi)用清钥，一般不需要統(tǒng)計(jì)不同幣別的費(fèi)用琼锋，所以可以勾上。

哪些科目應(yīng)該勾選這個(gè)選項(xiàng)呢祟昭？下面是常見的原則：

• GR/IR 科目必須勾選此選項(xiàng)缕坎，否則過賬時(shí)，系統(tǒng)會提示編號為 F5672 錯(cuò)誤篡悟。錯(cuò)誤消息大致為 G/L account 9000 XXXXX not consistent
• Vendor 和 Customer 類 Reconciliation account 不能設(shè)置
• 存貨科目谜叹、固定資產(chǎn)科目一般勾選
• 損益科目和初始化科目一般勾選

統(tǒng)馭科目

定義一個(gè)科目為統(tǒng)馭科目 (reconciliation account )，可以理解為這些科目有明細(xì)賬搬葬，系統(tǒng)保證總賬科目與明細(xì)科目的集成荷腊，即明細(xì)科目過賬時(shí)會同時(shí)過賬到總賬科目。統(tǒng)馭賬戶不能直接過賬急凰，常見的如資產(chǎn)女仰、供應(yīng)商、客戶等抡锈。統(tǒng)馭科目自動具有未清項(xiàng)管理功能疾忍，而且主數(shù)據(jù)中不能勾選 Open item management。

設(shè)置為統(tǒng)馭科目的科目修改也會受到限制床三，如果一個(gè)科目被設(shè)置為統(tǒng)馭科目一罩，并且發(fā)生業(yè)務(wù)交易，則修改為普通科目很困難勿璃。統(tǒng)馭科目什么時(shí)候可以修改擒抛？：有兩個(gè)條件：1）沒有交易; 2）余額為 0。

未清項(xiàng)管理

對設(shè)為有 open item 管理功能的科目补疑，系統(tǒng)會有一個(gè)清賬 (cleared) 狀態(tài)歧沪，并以紅燈、綠燈標(biāo)記某一行是否清賬莲组。只有在外幣诊胞、本位幣同時(shí)為 0 時(shí)才能清賬。

重要：如果科目設(shè)為普通科目锹杈，有業(yè)務(wù)交易后又想修改為 有 open item 管理功能撵孤，SAP 系統(tǒng)不允許修改。也不能用 OBA5 更改消息控制; 如果想將有 open item management 管理的科目改為普通科目竭望，則要先清賬保證科目余額為 0 后再更改邪码。

普通科目切換為具有 open item management 的科目，在 ECC6 EHP3 版本之后咬清，可以使用 FAGL_ACTIVATE_OP闭专。如果是之前的版本奴潘，使用程序 RFSEPA01 (for 4.6c and earlier (SE38))

下面是可以參考的 OSS Note：

• note: 1770786 - Open item management - FIGL_ACTIVATE_OP
• Note 606977 - G/L accts: Change open item management despite of postings

排序碼

排序碼 (sort key) 決定憑證錄入時(shí)如果 Assignment 字段不輸入，SAP 則以 sort key 確定定的方式填充該字段影钉』瑁科目主數(shù)據(jù)的 sort key 影響會計(jì)憑證行項(xiàng)目的 assignment 字段，但是會計(jì)憑證行項(xiàng)目的 asignment 字段的除 sort key 外平委，還受三個(gè)因素影響（以下按優(yōu)先級從高到低）：

• 開票憑證( billing document) 的復(fù)制控制（非必輸）奈虾，如果把這個(gè)設(shè)置為 E，則開票號碼客戶拷貝到會計(jì)憑證的行項(xiàng)目中廉赔。配置路徑：

IMG -> Sales & Distributions 
    -> Billing 
    -> Billing Document 
    -> Maintain Copying Control for Billing Document

• 會計(jì)科目的sort key （非必輸)
• 客戶主數(shù)據(jù)的sort key (必輸項(xiàng)）

Sort key 的配置

T-code: OB16.或者用 SE16N 直接改 TZUN 表

IMG -> Financial Accounting (New) 
     -> Accounts Receivable and Accounts Payable 
     -> Customer Accounts 
     -> Line Items 
     -> Display Line Items 
     -> Display Line Items without ALV 
     -> Determine Standard Sorting for Line Items

字段狀態(tài)組

• Field status 控制在輸入會計(jì)憑證的時(shí)候肉微，哪些字段是必輸?shù)模男┦强蛇x的昂勉，哪些是隱藏的
• 會計(jì)科目主數(shù)據(jù)（FS00）維護(hù)界面中哪些字段是必輸?shù)牡壤瞬幔峭ㄟ^在定義會計(jì)科目組的時(shí)候控制的扫腺。另外岗照，OB26 進(jìn)一步定義了create、change 或者 delete 會計(jì)科目時(shí)的字段狀態(tài)
• 定義字段狀態(tài)的時(shí)候要考慮相關(guān)配置的匹配：以下三者要保持一致：
  • OBC4 設(shè)置會計(jì)科目的字段狀態(tài)
  • OB41 設(shè)置記賬碼 (posting key) 的字段狀態(tài)笆环。OBC4 和 OB41 的匹配可以用事務(wù)碼 FBKP 來檢查和維護(hù)
  • OMJJ 主要設(shè)置物料移動相關(guān)的業(yè)務(wù)字段狀態(tài)
• 如要檢查 FI 和 MM field status 是否有沖突攒至，可以通過代碼 SE38，運(yùn)行程序 RM07CUFA躁劣。對移動類型的 field status 和 OBC4 的 field status 進(jìn)行比較迫吐。

FI 和 MM 字段狀態(tài)常見兩個(gè)錯(cuò)誤，錯(cuò)誤描述和解決辦法如下

M7093 錯(cuò)誤

有時(shí) MM 與 FI 定義的字段狀態(tài)沖突账忘，在 MM 模塊中操作時(shí)(比如 MB11)志膀，系統(tǒng)提示錯(cuò)誤：

Fld selectn for mvmt type / acct (G/L accnt no) differs for Business Area (Message No M7093)

解決辦法：運(yùn)行程序 RM07CUFA 比較差異后修改

ME045 錯(cuò)誤

創(chuàng)建 PR, PO, ML81N 都可能出現(xiàn)這個(gè)錯(cuò)誤。錯(cuò)誤的原因是 field status 設(shè)置不匹配（FI & MM)

解決方法：OME9 查看 Profit center 的字段設(shè)置鳖擒，然后用 FS00 查看 55020110 科目的 Field status variant溉浙，再用 OBC4 查看Special Region 的字段設(shè)置，如果兩個(gè)地方的設(shè)置匹配則 OK蒋荚。

僅允許系統(tǒng)自動過賬

如果此選項(xiàng)勾上戳稽，則不能在 FI 模塊手工過賬，只能從其他模塊通過業(yè)務(wù)的事務(wù)碼錄入后期升，SAP 用集成的方式自動記賬惊奇。比如存貨類科目，一般都是自動記賬科目播赁。

會計(jì)科目與成本要素

S/4 Hana 版本之前颂郎，會計(jì)科目和初級成本要素是可以分開的，S/4 版本后成本要素整合成為會計(jì)科目容为，按照科目主數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)乓序，成本要素主數(shù)據(jù)不再獨(dú)立存在诞吱。

S/4 之前版本，對損益科目要考慮與成本要素的關(guān)聯(lián)性竭缝。詳細(xì)部分在后續(xù)成本要素章節(jié)詳述房维。

會計(jì)科目的刪除

一般情況下，會計(jì)科目不能刪除抬纸，F(xiàn)S00 只能做刪除標(biāo)記咙俩。如果需要刪除，使用事務(wù)碼 OBR2.

拷貝會計(jì)科目拷貝

除手工錄入會計(jì)科目外湿故，SAP 提供一些方法從其他公司代碼或者樣本會計(jì)科目表進(jìn)行拷貝阿趁。

從樣本會計(jì)科目表拷貝

SAP 預(yù)制不同國家的會計(jì)科目表，比如 CACN 是中國的會計(jì)科目表坛猪〔闭螅可以作為模板進(jìn)行拷貝，這種方法整體拷貝所有會計(jì)科目墅茉。配置路徑：

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Alternative Methods
    -> Copy Chart of Accounts

從其他公司代碼拷貝

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Alternative Methods
    -> Copy Company Code

從一家公司代碼的會計(jì)科目拷貝到另外一家公司代碼命黔，整體拷貝所有會計(jì)科目。如果兩家公司具有不同的 local currency 就斤，拷貝的時(shí)候悍募，SAP 自動進(jìn)行幣別的轉(zhuǎn)換。

拷貝指定的會計(jì)科目

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Create G/L Accounts with Reference

T-code: OB_GLACC01

第一步：指定要拷貝的公司代碼洋机。比如坠宴，下圖指定從 Z900 公司拷貝至 Z910 公司。也可以在同一個(gè)公司代碼下拷貝绷旗。

image

然后點(diǎn)擊工具欄上的 G/L Account 執(zhí)行創(chuàng)建操作衔肢。

拷貝指定會計(jì)科目-方法 2

可以使用事務(wù)碼 FS15 庄岖，在不同公司代碼間進(jìn)行會計(jì)科目拷貝。

這種方法是基于批輸入的膀懈，完成本步驟后顿锰，再使用 SM35 執(zhí)行批輸入。