大家好勋功，歡迎來(lái)到“卡卡讀書(shū)”。今天要為大家解讀的是第二本時(shí)間管理相關(guān)的書(shū)《搞定Ⅰ：無(wú)壓工作的藝術(shù)》库说。
現(xiàn)代社會(huì)生活節(jié)奏很快酝润，工作的事兒，家庭的事兒璃弄，一大堆，每個(gè)人一天下來(lái)都是焦頭爛額构回。
面對(duì)這種情況夏块，很多人第一反應(yīng)就是制定一個(gè)時(shí)間表，規(guī)定好某個(gè)時(shí)間干某件事纤掸，這樣既能把時(shí)間用在刀刃上脐供，又顯得很有條理，不會(huì)遺漏任務(wù)借跪。
但事情根本不會(huì)這么簡(jiǎn)單政己，因?yàn)闀r(shí)間表有一個(gè)明顯的缺點(diǎn)：不夠靈活。
比如掏愁，你規(guī)定自己9點(diǎn)-11點(diǎn)寫(xiě)完一篇文章歇由，然后中午11點(diǎn)-12點(diǎn)和好友共進(jìn)午餐卵牍。結(jié)果文章寫(xiě)到一半，卡殼寫(xiě)不出來(lái)了沦泌，或者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)寫(xiě)不完了糊昙，怎么辦？
遇到過(guò)類似情況的小伙伴都知道谢谦，你馬上就會(huì)感到壓力释牺，變得焦慮，然后陷入一個(gè)惡性循環(huán)：壓力越大回挽，效率越低没咙；效率越低，壓力越大……如果這時(shí)又有一個(gè)你不得不立即處理的突發(fā)情況千劈，比如領(lǐng)導(dǎo)給你一個(gè)緊急任務(wù)祭刚，你大概有罵人的沖動(dòng)。
因?yàn)榧入y以精準(zhǔn)預(yù)測(cè)每個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間队塘，又無(wú)法應(yīng)對(duì)突發(fā)情況袁梗，所以越精確的時(shí)間表，使用起來(lái)越容易變得混亂（而過(guò)于粗放的時(shí)間表又沒(méi)有意義）憔古。
混亂帶來(lái)壓力遮怜，會(huì)干擾我們的大腦，嚴(yán)重影響我們的效率和創(chuàng)造力鸿市。
那么問(wèn)題就來(lái)了：如果不用時(shí)間表锯梁，我們?cè)撊绾螒?yīng)對(duì)數(shù)不清的任務(wù)呢？?
《搞定》這本書(shū)焰情，提供了一個(gè)以英文書(shū)名“Getting Things Done”縮寫(xiě)“GTD”命名的新方法：不管理時(shí)間陌凳，直接管理任務(wù)。其核心理念就是把所有任務(wù)都轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行的行動(dòng)内舟，并趕出我們大腦合敦，為大腦制造一個(gè)沒(méi)有壓力的環(huán)境，充分釋放大腦的創(chuàng)造力验游，高效完成工作充岛。
因?yàn)镚TD能夠消除壓力、提高效率耕蝉，所以說(shuō)越忙的人崔梗，壓力越大的人，越應(yīng)該試一試這個(gè)方法垒在。據(jù)說(shuō)40%的世界500強(qiáng)企業(yè)都在使用GTD管理方法蒜魄。
《搞定》的作者戴維·艾倫，是開(kāi)發(fā)個(gè)人潛力、提升企業(yè)效率的世界級(jí)權(quán)威谈为，曾被《福布斯》雜志評(píng)為美國(guó)最優(yōu)秀的管理教練之一旅挤。
1 什么是GTD？
了解GTD之前峦阁，我們首先得弄明白工作壓力來(lái)自何方谦铃。
很多人認(rèn)為，壓力是因?yàn)槭虑樘嗬莆簦勺屑?xì)想想驹闰，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，壓力的來(lái)源不是事情太多撒会，而是對(duì)完成這些事情的承諾嘹朗。
比如，你今天的任務(wù)有如下幾個(gè)：上午10點(diǎn)和同事討論新的工作方案诵肛，下班前做完P(guān)PT屹培，下班后給自己買一件新衣服，給孩子買一本新書(shū)怔檩。
這些任務(wù)中都隱含著承諾褪秀，討論工作方案，做PPT是對(duì)老板的承諾薛训，他給你開(kāi)工資媒吗，你得把活干完；給孩子買書(shū)乙埃，讓孩子開(kāi)心闸英，是對(duì)孩子的承諾；買衣服介袜，讓自己看起來(lái)更漂亮甫何，是對(duì)自己的承諾。
承諾讓我們總擔(dān)心完不成任務(wù)遇伞，讓我們陷入了壓力之中辙喂；如果沒(méi)有承諾，任務(wù)是否完成無(wú)所謂鸠珠，我們就不會(huì)感到任何壓力了加派。
GTD通過(guò)完成承諾，幫我們消除壓力跳芳，高效工作。
第一步是以結(jié)果為導(dǎo)向竹勉，把所有任務(wù)都轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行的行動(dòng)飞盆。
我們回想一下平時(shí)是怎么記錄任務(wù)的？比如今天只有一個(gè)任務(wù)（這是為了方便說(shuō)明，當(dāng)然每天不可能一個(gè)任務(wù)）：和朋友吃飯吓歇。你可能在頭腦中孽水，或者在手機(jī)上記錄個(gè)關(guān)鍵詞：吃飯。
這種傳統(tǒng)的記錄方法城看，會(huì)給大腦帶來(lái)額外負(fù)擔(dān)女气。在哪吃飯，幾點(diǎn)出發(fā)测柠，開(kāi)車還是地鐵炼鞠，開(kāi)車萬(wàn)一堵車怎么辦，地鐵卡帶著了嗎轰胁，吃飯時(shí)要不要和朋友討論正式的問(wèn)題谒主，要不要準(zhǔn)備一下措辭……
只一個(gè)任務(wù)，大腦就要考慮這么多赃阀，如果是五個(gè)任務(wù)霎肯、十個(gè)任務(wù)呢，大腦很容易就陷入忙亂榛斯。而且观游，這些問(wèn)題會(huì)盤(pán)踞在我們腦海中，時(shí)不時(shí)地跳出來(lái)驮俗，分散我們的注意力懂缕，影響我們的專注度。
通過(guò)把任務(wù)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)意述，GTD能有效解決這個(gè)問(wèn)題提佣。
我們先事先思考一下，任務(wù)完成的結(jié)果是什么荤崇。
以和朋友吃飯為例拌屏，你希望得到的理想結(jié)果是什么？
為了推動(dòng)事情進(jìn)展术荤，你采取的下一步行動(dòng)是什么倚喂？
你希望不遲到，所以決定乘坐更準(zhǔn)時(shí)的地鐵瓣戚；你希望和朋友愉快地聊天端圈，不受別人打擾，所以最好定個(gè)包間子库。這樣舱权，我們通過(guò)提前思考，把每一個(gè)任務(wù)都轉(zhuǎn)化為具體行動(dòng)仑嗅。
然后宴倍，我們不再記錄“吃飯”這個(gè)任務(wù)而是轉(zhuǎn)化后的行動(dòng)张症。比如，“中午12點(diǎn)定包間”鸵贬、 “下午兩點(diǎn)四十乘坐地鐵去餐廳”這樣的可執(zhí)行的行動(dòng)俗他。
這個(gè)看似微小的調(diào)整，卻改變了我們解決問(wèn)題的方式：我們隨時(shí)擁有一個(gè)可執(zhí)行的“下一步行動(dòng)”阔逼，每個(gè)行動(dòng)可能用一兩分鐘就能完成兆衅，但這些行動(dòng)卻扎扎實(shí)實(shí)地推動(dòng)了整個(gè)任務(wù)的完成。
第二步是把這些行動(dòng)列成清單嗜浮，放置在一個(gè)可靠的存儲(chǔ)器中羡亩，清空大腦，讓大腦處于高效工作狀態(tài)周伦。
這種存儲(chǔ)器夕春，可以是筆記本，可以是手機(jī)軟件专挪，不管是什么及志，總之邏輯性要強(qiáng)，能分門別類的記錄清單寨腔，并可以隨時(shí)查詢速侈。這樣，我們大腦就可以不用記錄這些行動(dòng)迫卢，而是把精力解放出來(lái)倚搬，全部投入到正在執(zhí)行的、唯一的行動(dòng)乾蛤，高效地完成任務(wù)每界。
人的大腦就像電腦的CPU，是用來(lái)工作而不是記憶的家卖。如果記憶區(qū)域占了太多緩存眨层，工作區(qū)域的效率就會(huì)降低。清空大腦就像清空CPU的緩存上荡，為的是釋放更多的能量趴樱，用在工作而不是記憶上。
GTD的核心理念我們懂了酪捡，那么叁征，具體怎么使用這個(gè)方法呢？很簡(jiǎn)單逛薇，我們通過(guò)橫向管理和縱向管理兩個(gè)方面捺疼，就可以輕松掌握這個(gè)方法。
2 GTD的橫向管理
GTD通過(guò)橫向管理永罚，把能想到的行動(dòng)和項(xiàng)目都管理起來(lái)啤呼，事無(wú)遺漏议薪，一一完成。
橫向管理媳友，搜集任何一件材料，記錄成清單产捞，放入存儲(chǔ)器中醇锚。
材料包括什么呢？任何進(jìn)入我們精神世界中坯临，沒(méi)有指定下一步行動(dòng)的東西焊唬，都叫做材料，工作看靠、購(gòu)物赶促、和朋友吃飯、讀書(shū)挟炬、遇到一篇好文章鸥滨、收一條微信、發(fā)一封郵件谤祖，遛狗婿滓、澆花等等，任何生活和工作中可能需要行動(dòng)的事件都算粥喜。
然后凸主，這些材料要分成兩大類：
不需要行動(dòng)類：
垃圾：永遠(yuǎn)不需要行動(dòng)的，可以扔一邊不管额湘。比如你已經(jīng)核對(duì)完的賬單卿吐。
參考資料清單：可能作為某個(gè)行動(dòng)的參考資料。比如锋华，發(fā)現(xiàn)一篇好的理財(cái)文章嗡官，寫(xiě)稿可能用上。
將來(lái)也許清單：現(xiàn)在不會(huì)供置，但將來(lái)可能采取行動(dòng)谨湘。比如，等孩子放假后帶他去迪士尼玩芥丧。
需要行動(dòng)的：
立即執(zhí)行：行動(dòng)能在兩分鐘之內(nèi)完成的紧阔，立即執(zhí)行。比如給別人回一條微信续担。
下一步行動(dòng)清單：如果這份工作需要盡快完成擅耽，記錄到這個(gè)清單中。比如要求定時(shí)完成的工作物遇。
日程表：兩分鐘內(nèi)不能完成的行動(dòng)乖仇，需要指定時(shí)間內(nèi)完成的憾儒，放在日程表里。比如乃沙，讀完一本書(shū)起趾。
等待清單：如果這個(gè)工作要指派別人完成，那么指派別人警儒，記錄到清單中训裆。
工作和生活中，還有一些由多個(gè)行動(dòng)組成的項(xiàng)目蜀铲。所以边琉，我們還需要一個(gè)“項(xiàng)目”清單。
項(xiàng)目清單：把項(xiàng)目中的行動(dòng)记劝，都拆解到清單中变姨。比如寫(xiě)一本書(shū)，就是一個(gè)項(xiàng)目厌丑，因?yàn)樗枰橘Y料定欧、列提綱、寫(xiě)初稿等很多行動(dòng)組合完成蹄衷。
6個(gè)清單（去掉垃圾和立即執(zhí)行）忧额，包括了我們生活和工作中的所有行動(dòng)。
列出清單后愧口，我們要在固定時(shí)間定期回顧睦番，對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行篩選，對(duì)清單進(jìn)行檢查耍属。一般來(lái)說(shuō)托嚣，回顧最頻繁的，應(yīng)該是日程表厚骗。
為了實(shí)現(xiàn)履行承諾示启、減少壓力的目的，日常表應(yīng)該是神圣不可侵犯的领舰，里面的任務(wù)必須完成夫嗓。然后是下一步行動(dòng)，一有時(shí)間就應(yīng)該完成冲秽∩峥В“項(xiàng)目”、“等待”锉桑、“將來(lái)也許”這三個(gè)清單排霉，定期回顧，對(duì)行動(dòng)進(jìn)行追蹤就可以了民轴。
如果我們遇到了突發(fā)事件攻柠，我們可以按照組織整理的步驟球订，把突發(fā)事件轉(zhuǎn)化為行動(dòng)，或者立即執(zhí)行瑰钮，或者列入其它清單中等待處理冒滩。
回顧會(huì)不斷完善整個(gè)系統(tǒng)，讓系統(tǒng)竟然有序浪谴，最終形成良性循環(huán)旦部。可以說(shuō)较店，回顧是成功執(zhí)行GTD的關(guān)鍵因素。
3 GTD的縱向管理
大多數(shù)情況下容燕，我們只需要“橫向”管理就能搞定生活和工作中的任務(wù)了梁呈。但有時(shí)，我們會(huì)遇到包含多個(gè)行動(dòng)的項(xiàng)目蘸秘。
這時(shí)官卡，我們就需要通盤(pán)考慮，把項(xiàng)目分解為若干具體的醋虏、可執(zhí)行的行動(dòng)寻咒。這個(gè)過(guò)程，就叫做“縱向管理”颈嚼。
我們來(lái)舉例說(shuō)明一下毛秘。比如要寫(xiě)一篇稿，就可以視為一個(gè)項(xiàng)目阻课。這個(gè)項(xiàng)目中叫挟，會(huì)包含搜集資料、學(xué)習(xí)同類作品限煞、列提綱抹恳、寫(xiě)初稿等很多行動(dòng)。我們把“寫(xiě)稿”這個(gè)項(xiàng)目分解為“搜集資料署驻、列提綱”等具體行動(dòng)奋献，就是一個(gè)典型的縱向管理。
對(duì)于項(xiàng)目管理旺上，不用刻意進(jìn)行瓶蚂，最有效的縱向管理方式是自然計(jì)劃。
所謂自然計(jì)劃抚官，就是遵循頭腦的自然規(guī)律來(lái)思考問(wèn)題扬跋。比如我們要吃飯，很自然地就會(huì)想到到哪吃凌节，吃什么钦听，怎么去洒试，這就是遵循頭腦的自然規(guī)律。
我們?nèi)绾尾拍茏龊靡粋€(gè)自然計(jì)劃呢朴上？
首先垒棋，我們要考慮目標(biāo)。為什么要做這個(gè)項(xiàng)目痪宰？要達(dá)到什么樣的目標(biāo)叼架。比如你想寫(xiě)一本書(shū)，你的目標(biāo)是什么衣撬？是為了實(shí)現(xiàn)出書(shū)的夢(mèng)想乖订，還是想寫(xiě)出暢銷書(shū)，或者想寫(xiě)出流傳后世的經(jīng)典作品具练？不同的目標(biāo)乍构，要執(zhí)行的行動(dòng)時(shí)絕對(duì)不一樣的。
其次扛点，自然計(jì)劃需要我們想象項(xiàng)目完成時(shí)的情景哥遮。想象會(huì)讓大腦激發(fā)相應(yīng)的生理反饋，當(dāng)大腦對(duì)我們所渴求的前景產(chǎn)生一個(gè)清晰的鏡像時(shí)陵究，大腦就會(huì)自動(dòng)幫我們填補(bǔ)現(xiàn)狀和結(jié)果之間的空白眠饮，幫我們完成計(jì)劃的制定。
這種想象勝利的做法并非自欺欺人铜邮。人類大腦皮層中有一種網(wǎng)狀組織仪召，用于連通我們自身意識(shí)的途徑。當(dāng)我們開(kāi)始想象勝利景象時(shí)松蒜，就像打開(kāi)了電源開(kāi)關(guān)返咱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)會(huì)被激活，自動(dòng)搜索儲(chǔ)存在意識(shí)深處的思想和信息牍鞠，幫我們高效率地制定出計(jì)劃咖摹。
不過(guò)需要注意的是，在所有項(xiàng)目中难述，大概有15%左右的項(xiàng)目萤晴，靠簡(jiǎn)單地自然計(jì)劃難以分解為若干具體行動(dòng)。
這時(shí)胁后，我們就需要進(jìn)行一番頭腦風(fēng)暴店读。我們可以使用思維導(dǎo)圖之類的工具，捕捉想法攀芯，把可能想到的行動(dòng)都列出來(lái)屯断，不判斷不評(píng)估不質(zhì)疑，只求數(shù)量，不求質(zhì)量殖演。
自然計(jì)劃的最后一步氧秘，就是對(duì)所有想法進(jìn)行組織整理，轉(zhuǎn)化為行動(dòng)趴久。整理時(shí)丸相，我們可以按照先后順序、重要程度來(lái)確定優(yōu)先級(jí)彼棍，明確下一步行動(dòng)方案灭忠。這個(gè)過(guò)程中，如果某些行動(dòng)依賴一個(gè)中心行動(dòng)才能推動(dòng)座硕，那么這個(gè)中心行動(dòng)一定要優(yōu)先執(zhí)行弛作。
GTD這種工作方法，看似清單很多顯得繁瑣华匾，但用習(xí)慣了其實(shí)一點(diǎn)也不難缆蝉。更重要的是，它能讓我們的大腦變得高效瘦真，讓我們的思路變得清晰。就像哲學(xué)家蒙田說(shuō)的：“清空你的大腦黍瞧，比清空你的胃更加重要诸尽。”
