1.待跟蹤事項的類別

我們看一下，最終從組織整理的角度巍膘，我們那些待跟蹤、待辦的事項芋簿，到底可以分為幾個類別峡懈。

作者告訴我們：“可以分為七類”。

之所以分為七類与斤，是因為我們在歸攏材料的時候說過：“你所有歸攏到一起的材料當(dāng)中肪康，肯定有一個部分是垃圾，垃圾就丟到了垃圾箱”撩穿。

所以除了它之外還有7類需要跟蹤跟管理的事情梅鹦。

第一類，項目清單冗锁；第二類齐唆，項目的輔助資料；第三類冻河，日程表箍邮；第四類，下一步行動清單叨叙；第五類锭弊，等待清單；第六類擂错；參考資料味滞，第七類，將來/也許清單钮呀。

這就是七類不同類別的事項剑鞍，先不用了解每個類別到底代表什么意思，應(yīng)該把什么事情歸入其中爽醋。

作者強調(diào)了一個原則：保持不同類別事項彼此之間界限分明蚁署。

這點特別重要，如果你忽略了這個分類流程蚂四，把不同種類的事情列入同一個清單光戈，就會特別不想干這些事情，會對這些事情無動于衷遂赠。

比如久妆，日程表里記錄的都是一些必須在指定日期完成的工作，如果你把日程表里的工作寫到下一步行動清單里面跷睦，就不再依賴日程表了筷弦，必須頻繁看你的行動清單，以免漏掉這個工作送讲。

所以奸笤，如果你沒有把事情放到一個正確的類別里惋啃，這幾個類別之間混淆的話，并不能幫助你提升時間管理的效率监右，會造成很多無意義的思考和停頓边灭。

我們看一下，到底應(yīng)該怎么樣組織整理健盒？

我們把工作欄清空绒瘦、處理以后，會得到幾個清單和文件夾扣癣，注意惰帽，最終你的手上剩下的，只有這些清單跟文件夾父虑，沒有別的東西该酗。

2.日程表

我們對行動的提示信息可以分為兩類：一類是需要在一個指定時間里執(zhí)行的行動提示信息，比如我下周二要看演唱會士嚎；另外一類是應(yīng)該盡快完成的行動提示信息呜魄。

日程表負(fù)責(zé)的就是第一類行動提示信息。

作者在這給了一個提示莱衩，這個提示對我是非常有用的爵嗅。

我之前做事情確實有這樣一個習(xí)慣：也會用到日程表，但我的日程表里面列的都是一些沒有明確完成時間的任務(wù)笨蚁。

比如睹晒，我會想當(dāng)然把第二天覺得自己能夠完成、需要做的事情括细，都列到我的待辦事項清單里面伪很。

但實際上，我很難第二天把這些事情都做完勒极，很難讓這些事情如期完成是掰。

然后，我就把這些未完成的事情辱匿，轉(zhuǎn)移到后天的待辦事項清單里面。我的待辦事項清單里面炫彩，就一直有一堆事情往后挪動匾七。

作者說：“你千萬不要這么做，要把你的日程表當(dāng)成一個神圣不可侵犯的領(lǐng)域江兢，絕對不能把那些沒有硬性時間要求的事情寫入其中昨忆，不然的話，你的日程表里的行動就會變得不清晰杉允！”?

如果我們按照作者的規(guī)則邑贴，安排我們的日程表的話席里，剩下的自然就是那些沒有苛刻時間要求的行動。

我們看一下沒有苛刻時間要求的行動拢驾，應(yīng)該怎么樣組織和整理奖磁，但先要記得日程表記錄的只是一些有硬性時間要求、在特定時間做的事情繁疤。

3.下一步行動清單

下一步行動清單是每天任務(wù)的來源咖为，你所有的行動提示信息都應(yīng)該記在這里，它跟日程表一起構(gòu)成我們每一天行動管理核心的一個結(jié)構(gòu)稠腊。

昨天躁染，咱們在“處理”步驟的時候已經(jīng)了解到，有些事情兩分鐘之內(nèi)就可以完成架忌，那么你就馬上去完成就可以了吞彤。

還有一些事情可以委派給別人完成，那么你就交給別人叹放。

那些兩分鐘以上才能夠完成的饰恕，并且沒有辦法指派給別人完成的行動，都應(yīng)該記在某一個地方许昨，記在我們的下一步行動里面懂盐。

類似于我們要給年會做個方案，要給誰打電話談一談某個事情糕档，這些都不是兩分鐘以內(nèi)能完成的莉恼，這類行動的數(shù)量可能非常多，有20個到30個速那，甚至50個俐银，你應(yīng)該怎么辦？

可以把它們完全納入下一步行動清單里面端仰，這樣的話捶惜，你什么時候有空都可以瀏覽。

當(dāng)然也可以把它們分類荔烧，實際上吱七，你的下一步行動還是可以細(xì)分的，比如工作的問題鹤竭，生活的問題踊餐。

這就是下一步行動清單，它是每天要做的事情來源臀稚。

4.等待清單

等待清單就比較好理解了吝岭，是用來跟蹤那些交給別人完成的事情。

這個清單非常實用，我立馬就用到了我的工作當(dāng)中窜管，因為很多事情散劫，我交給別人完成，但是我不知道別人完成得怎么樣幕帆。

有的時候获搏，我交給他，確實輕松了蜓肆，自己不用干了颜凯，但是他忘了，然后仗扬，我時常需要分出注意力想一想症概，他有沒有做這個事情，做得好不好早芭。

作者告訴我們：“你可以把這類事情彼城，放到等待清單上切平，這個清單上的內(nèi)容是那些急侥，你不關(guān)心過程只關(guān)心結(jié)果，或者由別人負(fù)責(zé)的事情纺非∮镉”

你的任務(wù)就變成舱馅，根據(jù)需要定期回顧這個等待清單，檢查一下完成情況刀荒，并且作出決定代嗤，是不是需要做一些事情來推動這個事情往前走。

可能我們生活當(dāng)中有些事情不是完全可以委派給別人的缠借，是需要在別人跟自己之間來回轉(zhuǎn)移的干毅。

所以，有一個事情泼返，可能一會在等待清單硝逢，一會在下一步行動清單，可能等到別人給了自己某一個材料之后绅喉，就要進行一個行動了渠鸽，比如，別人給了我方案柴罐，我就要做審批拱绑，所以它有可能是來回移動的，這是等待清單的功能丽蝎。

5，項目清單

項目清單實際上昨天也說過了，它提醒你都有哪些項目在手上屠阻，這個項目本身是不可被執(zhí)行的红省。

作者一直反復(fù)強調(diào)，你不能說：“我要執(zhí)行一個項目国觉，這個項目是做一個讀書課程”吧恃。

這個項目是分為很多步驟的，不能執(zhí)行這個項目麻诀，但是能夠執(zhí)行的是行動痕寓。

項目清單可以讓你宏觀地看一下各個項目的進度，并且保證各個項目都在自己的掌控當(dāng)中沒有遺漏蝇闭，向著正確的方向前進呻率，這就是項目清單的功能。

這個項目清單呻引，首先不用把每個項目按照重要性礼仗、大小排序，另外逻悠，這個項目清單里也不包含每個項目的執(zhí)行方案元践、執(zhí)行細(xì)節(jié)，它就是一個清單而已童谒。

我有這么多項目要做单旁，那這個清單可以讓你經(jīng)常查閱，以確保你對每個項目都制定出了非常恰當(dāng)?shù)南乱徊叫袆臃桨浮?/p>

6.項目輔助資料

說到這饥伊，大家發(fā)現(xiàn)沒有象浑？你的一個項目可能會存在幾個地方。

第一撵渡，可能會在這個項目清單里面融柬，被列舉在其中。

第二趋距，因為這個項目本身是一個多步驟的行動粒氧，它的下一步行動，在下一步行動清單里面节腐，是每天執(zhí)行時候的一個參考外盯，是每天任務(wù)的來源。

第三翼雀，項目的輔助資料饱苟。你可以把它想象成一個文件夾。比如我要做一個讀書會狼渊，肯定要看很多書的資料箱熬，一些電子書类垦，我必須存在這個項目的輔助資料下面。

在這作者提了一點城须，也非常有啟發(fā)蚤认。他說：“很多人會把項目的輔助資料當(dāng)成項目的行動信息，或者當(dāng)成項目的提示信息”糕伐。

大多數(shù)人工作的時候都喜歡這樣砰琢，把一些項目的資料放在桌面上，那么桌面上的文件夾就天天提醒你在這個項目上工作良瞧，這就是把項目的支持文件當(dāng)成了行動的提示信息陪汽。

問題是：這些項目所需要的下一步行動和等待的任務(wù)都還不明確，包含在成堆的文件和郵件里面褥蚯，你需要從里面挖掘出具體的下一步行動是什么挚冤。?

所以，這些項目的輔助資料只是大量等待處理的材料遵岩，而不是具體的下一步行動你辣，它會不斷地催你，趕快行動尘执、跟進舍哄、做決定。

所以誊锭，當(dāng)你每天具體工作的時候表悬，看到這個文件就特別討厭，這些文件是你最不愿意打開的東西丧靡，然后你對這些文件慢慢地就會麻木蟆沫，它對你來講就只會成為負(fù)擔(dān)。

所以這是一個很有用的提醒温治，確實是我們很多人的壞習(xí)慣饭庞。

7.將來/也許清單

將來/也許清單里面記錄的是，當(dāng)我們對自己的大腦進行大掃除的時候熬荆，發(fā)現(xiàn)的那些不確定什么時候進行的事情舟山，比如學(xué)英語、寫一部懸疑小說等等卤恳，這些都可以放到將來/也許清單里面累盗。

8.參考資料

參考資料之前也說過了，不需要你采取什么行動突琳，它就是一個參考資料若债，但是日后你可能會想看，你就把它歸檔拆融，把它存儲就好了蠢琳。無非就是你要不要存啊终，以及你存儲的系統(tǒng)能存多少，存的和不合理的問題挪凑。

所以孕索，以上就是我們講的整個GTD系統(tǒng)，最后輸出的幾個表單和文件夾躏碳。

發(fā)現(xiàn)了沒有？印證了我前面說的話：“在這樣的處理方式之下散怖，你最終得到的就是幾個表單和文件夾菇绵，這些表單包括下一步行動清單、將來/也許清單镇眷、項目清單咬最、等待清單、日程表欠动，那么文件夾包括你的項目輔助資料和參考資料永乌。”

以上就是我們在組織整理的過程當(dāng)中具伍，輸出的幾個文件夾和清單翅雏。

發(fā)現(xiàn)沒有？我們的人生人芽，剩下這幾個文件夾跟清單望几，整理完了之后，還是很清爽的萤厅。

9.定期回顧

組織整理之后橄抹，GTD的第四個步驟叫回顧，一定要定期回顧惕味，保障你的系統(tǒng)可以有效地運行楼誓。

回顧的內(nèi)容就是你的所有的清單，每天需要回顧的是兩個名挥。

第一個疟羹，你的日程表。

日程表記錄的是必須在哪個時間完成的事情躺同，所以阁猜，你一定要每天看一看，有什么必須要在今天完成的沒有蹋艺，可能是我在幾天之前記錄下的剃袍。

那么，現(xiàn)在我們?nèi)粘瘫淼奶嵝压δ芤呀?jīng)比較完善了捎谨，實際上已經(jīng)沒有必要每天回顧了民效，就讓它做提醒就可以了憔维。

第二個，你需要每天看下一步行動清單畏邢。

因為业扒，你只有看了，才知道要干什么舒萎。

完成對日程表的查看之后程储，你就應(yīng)該去看下一步行動清單。這一類清單的內(nèi)容是一些預(yù)先確定下來的具體行動臂寝，一旦時間允許就應(yīng)該馬上去實施章鲤。

除了每天回顧之外，你還應(yīng)該做每周的回顧咆贬，每周的回顧特別重要败徊。

作者說：“這是成功的關(guān)鍵因素，一切需要采取行動的事情掏缎，我們都應(yīng)該進行定期回顧皱蹦，讓我們的大腦可以不再花費精力，隨便地回憶和回想這件事情眷蜈』Σ福”

所有懸而未決的事情，包括項目清單端蛆、現(xiàn)行項目的規(guī)劃凤粗、下一步行動、等待處理的清單今豆、將來/也許清單嫌拣，都應(yīng)該每周回顧一次，然后你自己也能夠得到一次機會呆躲，確認(rèn)大腦無牽無掛异逐，并且過去幾天的零星瑣事已經(jīng)被收集起來了、處理了插掂、組織起來了灰瞻。?

這個真的特別有用，我在每周日的晚上辅甥，也就是每周一之前酝润，就會做一個每周回顧、下周計劃璃弄。

我發(fā)現(xiàn)這個可以幫助你把大腦清理干凈要销，也可以幫助你以一個輕松的心情進入下一周。

因為我們大多數(shù)人都有這樣一個體驗：經(jīng)過了幾天特別忙碌的工作之后夏块，我們就會進入一個失控狀態(tài)疏咐。

我們的事情太多了纤掸，這沒有什么大驚小怪的，你不要說：“我不工作了浑塞，一定要停下來整理一下借跪，保證我的整個系統(tǒng)是井然有序的”。

沒有必要酌壕，但為了保證它能夠正常運轉(zhuǎn)掏愁，我們每周檢查一次、回顧一次就可以了仅孩！

在每周回顧的時候托猩，你需要干以下幾個事情。

第一辽慕，收集跟加工處理所有的材料，回顧你整個系統(tǒng)赦肃，更新各類表單溅蛉，做到徹底清楚、實時完整他宛。

大多數(shù)人沒有能夠真正擁有一個特別好的完善的系統(tǒng)船侧，他們之所以沒有辦法從回顧當(dāng)中有收獲，是因為沒有辦法做到總攬全局厅各，總是很模糊的感覺好像還有一些事情沒有想到镜撩。

但是一個完善的系統(tǒng)會形成一個良性循環(huán)，你建立的系統(tǒng)越完善队塘，你就越依賴它袁梗，你越依賴它，你的大腦被解放的程度就越深憔古，你就越有動力堅持維護這個系統(tǒng)的運行遮怜。

其實很多時候，我們也建立了一些管理時間的系統(tǒng)鸿市，但是用著就不用了锯梁，為什么？因為它沒有效果焰情。

不過作者建議的每周回顧時間跟我習(xí)慣的不一樣陌凳，他建議的是：每周五下午留出兩個小時的時間，專門用于每周回顧内舟。

之所以選擇這個時間合敦，有下面三個原因：

第一，對這一周的事物谒获，可能在周五的時候蛤肌，你的記憶還比較新壁却，能夠讓你進行完整的反思和回顧。

第二裸准，如果你在回顧的過程中發(fā)現(xiàn)必須跟別人聯(lián)系展东，就可以在周五聯(lián)系，畢竟這個時間還算是一個工作時間炒俱，你沒有必要到了周末再跟人家聯(lián)系盐肃。

我確實有這個問題，我周日回顧的時候权悟，會給同事發(fā)微信砸王，實際上這是一個非常不好的習(xí)慣。

第三峦阁，周五回顧的一個好處就是谦铃，可以清理自己的大腦和辦公桌，讓自己把煩心事都拋到腦后榔昔。然后安心享受周末的休閑時光驹闰，達(dá)到作者在本書開始的時候所描述的那種狀態(tài)：輕松地時候，什么事情都不想撒会。