賦能讓每個(gè)員工做正確的事情.gtd工具讓大家更快做事
麗思 – 卡爾頓連鎖酒店花了一個(gè)世紀(jì)的時(shí)間邑闺，才打造起高端、奢華和可靠的商業(yè)形象棕兼。這個(gè)品牌起先只是大型游輪上的一家餐館陡舅，然后其創(chuàng)辦者愷撒·麗思依靠這個(gè)品牌獲得了“酒店經(jīng)營(yíng)者之王、為王服務(wù)的酒店經(jīng)營(yíng)者”的稱號(hào)伴挚，如今仍然在行業(yè)食物鏈中處于最頂端靶衍。今天，這家公司在30個(gè)國(guó)家開設(shè)了85家酒店茎芋，在薩加特公司公布的排名中颅眶，經(jīng)常排在第一位，時(shí)間清單GTD工具也提供排名田弥。尤其值得一提的是涛酗，這家連鎖酒店以提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)聞名。愷撒·麗思定下了一個(gè)聞名遐邇的標(biāo)準(zhǔn)，如今已被酒店行業(yè)奉為金科玉律——“顧客永遠(yuǎn)是對(duì)的”商叹。將近5萬名來自其他公司的行政人員來到麗思 – 卡爾頓學(xué)院以及麗思 – 卡爾頓領(lǐng)導(dǎo)中心燕刻，學(xué)習(xí)如何達(dá)到麗思 – 卡爾頓的服務(wù)質(zhì)量。時(shí)間清單GTD工具讓這變得更簡(jiǎn)單可行.
有人或許會(huì)想剖笙，麗思 – 卡爾頓之所以能夠?qū)崿F(xiàn)這樣的服務(wù)質(zhì)量卵洗，一定源于對(duì)一線員工進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)督、提出精準(zhǔn)的要求枯途，因?yàn)槌錾姆?wù)質(zhì)量一定來自對(duì)流程細(xì)節(jié)的精益求精忌怎。事實(shí)上，公司在人力資源方面的管理辦法以自由度大而聞名酪夷。員工可能花費(fèi)2000多美元來讓客人滿意或者解決出現(xiàn)的問題榴啸，哈佛商學(xué)院的一次案例研究詳細(xì)敘述了一些麗思 – 卡爾頓酒店的特殊政策，比如麗思 – 卡爾頓在培訓(xùn)中會(huì)要求學(xué)員晚岭，如果客人需要一些特殊的東西鸥印，則可以“脫離自己的崗位”去設(shè)法獲取到，并且鼓勵(lì)員工“使用公司賦予的權(quán)力”坦报。員工們被告知的基本準(zhǔn)則之一就是“立刻讓客人滿意是每個(gè)員工的責(zé)任库说。任何人只要聽到客人抱怨，就有責(zé)任去平息客人的不滿片择，直到客人滿意為止潜的，并且將事情記錄在案”。
與之形成對(duì)比的是所謂“科學(xué)管理模式”字管，一個(gè)泰勒的信徒認(rèn)為啰挪，“科學(xué)管理模式”主要依靠?jī)蓚€(gè)重要的因素：
第一，在整個(gè)機(jī)構(gòu)里建立起絕對(duì)剛性嘲叔、不可松動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)亡呵；
第二，機(jī)構(gòu)中的每一個(gè)員工每天都應(yīng)該收到明確無誤的硫戈、確定的指示锰什，從而知道他要做什么、怎么去做丁逝，而這些指示哪怕是錯(cuò)的也要得到不折不扣的執(zhí)行汁胆。
今天，即便是最按部就班的工作霜幼，比如工廠車間里的勞動(dòng)沦泌，也能從創(chuàng)新和創(chuàng)造性思維中獲得一定程度的好處，就如同豐田公司所發(fā)現(xiàn)的那樣辛掠。需要人工操作的工作越多谢谦，你就越需要員工們采取獨(dú)創(chuàng)性释牺、革新性的行動(dòng)，并且能夠進(jìn)行創(chuàng)造性的思維回挽。盡管有如此多的研究證明了這一點(diǎn)没咙，但還是很少有管理者愿意邁出賦能的第一步：今天，只有20% 的工人覺得自己獲得了一定的權(quán)力千劈，并且能夠游刃有余地行事祭刚；大多數(shù)人感到權(quán)力被剝奪，并且受到束縛墙牌。
隨著環(huán)境中各個(gè)因素的互相依賴性增強(qiáng)涡驮，整個(gè)環(huán)境的可預(yù)見度降低，宏觀管理的成本正在升高喜滨。哈佛商學(xué)院的羅莎貝斯·莫斯·坎特在工作領(lǐng)域的分權(quán)研究方面走在前沿捉捅，她認(rèn)為將權(quán)力向下進(jìn)行延伸是十分必要的，因?yàn)槭澜缟显S多事情的干擾性越來越強(qiáng)虽风，“‘意外’的事情越來越多棒口，變革的需求也越來越強(qiáng)烈，各家公司必須越來越依賴于他們的員工去做出決定辜膝，因?yàn)楹芏嗍虑槌霈F(xiàn)后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)无牵，并不存在針對(duì)這些事情的常規(guī)應(yīng)答方法”。她總結(jié)道：“故步自封的公司與創(chuàng)新發(fā)展的公司厂抖，兩者的區(qū)別在于茎毁，會(huì)不會(huì)賦予公司中的個(gè)體有效使用權(quán)力的機(jī)會(huì)〕栏ǎ”
GTD工具風(fēng)靡高科技領(lǐng)域
我想七蜘，最能體現(xiàn)GTD實(shí)際效果的，莫過于它在科技領(lǐng)域耕蝉、IT界和博客圈令人驚奇的快速傳播崔梗。在本書寫作之際夜只，平均每天有50篇新發(fā)的博客文章（只包括英語博客）提到GTD垒在。而GTD的原則本身跟軟件、電腦以及新推出的扔亥、充斥市場(chǎng)的高科技產(chǎn)品沒有特殊關(guān)聯(lián)场躯。所以，我對(duì)它在這些領(lǐng)域如此受歡迎的原因做了些許猜想旅挤。
我本人絕對(duì)算不上勤快踢关，我認(rèn)識(shí)的電腦奇才也一個(gè)比一個(gè)懶。編程的工程師們加班加點(diǎn)地工作粘茄，就是想設(shè)計(jì)出一些產(chǎn)品签舞，讓他們不用再加班秕脓。計(jì)算機(jī)行業(yè)的本質(zhì)就是讓運(yùn)算變得更簡(jiǎn)單、更快捷儒搭、更高效吠架、更可靠，換句話說搂鲫，就是少費(fèi)力氣多辦事傍药。既然用最少的投入獲得最大的產(chǎn)出，既是高效工作也是GTD工具原則的根本所在魂仍，那么拐辽，計(jì)算機(jī)行業(yè)的人迷上GTD就不足為奇了，因?yàn)镚TD跟他們的目的是一致的擦酌。
電腦程序必須建立一整套規(guī)則俱诸，在預(yù)先設(shè)定的系統(tǒng)內(nèi)處理各種可能出現(xiàn)的情況。同樣仑氛，GTD工具給出的方法也沒有漏洞乙埃，沒有故障，沒有含糊不清或者考慮不周之處锯岖。這個(gè)模型為你提供了一套公式介袜，你可以用它來處理日常生活中可能遇到的每件事情，即如何接收出吹、評(píng)價(jià)并整合遇伞、組織以及重新評(píng)估你遇到的情況。一名愛上GTD的技術(shù)人員對(duì)我解釋說：“戴維捶牢，你的方法包含了所有可能的情況鸠珠，不管系統(tǒng)出現(xiàn)什么情況，它都能正常運(yùn)行秋麸〗ヅ牛”
科技界也有很多人早就開始運(yùn)用GTD。因?yàn)樗萌碌姆椒▉斫鉀Q時(shí)間管理和組織整理這個(gè)長(zhǎng)期困擾人們的問題灸蟆，而且它給出的承諾是大多數(shù)人從來沒有嘗試過的驯耻，即沒有壓力地高效工作。所以炒考，一個(gè)人必須具備開放的心態(tài)和一點(diǎn)兒冒險(xiǎn)精神可缚，才能接受它的理念。
GTD工具也是一套獨(dú)立的系統(tǒng)斋枢，意即個(gè)人信息管理軟件都可以采用它的原則帘靡。我教給大家的其實(shí)不是一個(gè)系統(tǒng)，而是一套系統(tǒng)性方法瓤帚，你可以稍加調(diào)整描姚，把以前很少有人問津的軟件應(yīng)用派上用場(chǎng)涩赢，從中受益。流行的操作系統(tǒng)軟件比如微軟研發(fā)的Outlook和Lotus Notes等軟件轩勘，它們的Task或To-Do功能平常很少被用到谒主。人們看到，一旦這些軟件轉(zhuǎn)化成GTD方法赃阀，它們頓時(shí)煥發(fā)出新的生命霎肯。GTD還建立了思考和組織的平臺(tái)，愿意開動(dòng)腦筋榛斯、施展自己才華的科技人員用它開發(fā)出了成百上千種軟件的用途观游。
為什么其他系統(tǒng)和模型做不到這一點(diǎn)
人們發(fā)現(xiàn)GTD具有立竿見影的效果，主要原因可能是驮俗，它是第一個(gè)真正管用的模型：同樣的問題懂缕，其他辦法解決的效果簡(jiǎn)直連差強(qiáng)人意都算不上。過去采用的方法大多不是過于簡(jiǎn)單化王凑，虎頭蛇尾搪柑，就是用起來很別扭，要么這些缺點(diǎn)占全了索烹。
人們想“有條理”地工作工碾，一般來說，是指他們希望對(duì)周圍的環(huán)境和自己的節(jié)奏有所掌控百姓。只用簡(jiǎn)單的一步行動(dòng)當(dāng)然做不到掌控一切渊额。你必須先把你所面對(duì)的所有事情抓出來，然后把不清楚或者脫節(jié)的環(huán)節(jié)一一理順垒拢，然后才能做到有條理旬迹；即便你完成了這幾步，也還得定期查看和追蹤求类。GTD是首創(chuàng)的可供公眾使用的系統(tǒng)奔垦，它教會(huì)人們先把眼下想到的事情客觀地一一羅列出來，然后再對(duì)它們做價(jià)值判斷尸疆。
相反椿猎，其他系統(tǒng)沒能包含對(duì)掌控局面、理順關(guān)系至關(guān)重要的所有要素仓技。如果一個(gè)模型重點(diǎn)解決的是事務(wù)重要性排序問題鸵贬，那么俗他，它通常就考慮不到怎么盡量高效地把不重要的事務(wù)暫時(shí)擱置脖捻，這些事務(wù)也許就被徹底忽略了。即便它強(qiáng)調(diào)確立目標(biāo)的價(jià)值兆衅，往往也不會(huì)對(duì)各種目標(biāo)加以區(qū)別地沮；目標(biāo)其實(shí)是分為不同的類型和層次的嗜浮，必須用各種不同的結(jié)構(gòu)讓它們各就各位。
總的來說摩疑，我研究過的模型或系統(tǒng)危融，好像都假定你可以以當(dāng)前精確而全面的視角，從第一步做起雷袋，運(yùn)用理性而明智的思考吉殃，理順各種事務(wù)和結(jié)構(gòu)的頭緒；不慌不忙楷怒、井然有序地做你關(guān)心的每件事蛋勺，輕松瀟灑地實(shí)現(xiàn)預(yù)訂的目標(biāo)和計(jì)劃。你見過有人是這么簡(jiǎn)單從容地生活嗎鸠删？
實(shí)際情況要復(fù)雜得多抱完。我們?cè)谏鐣?huì)生活中，很清楚在多個(gè)層面什么對(duì)自己最重要刃泡；我們想掌握主動(dòng)巧娱，盡量抓住重點(diǎn)。我們的活動(dòng)不僅常被外界的意外情況和事件打斷烘贴，而且我們的看法也會(huì)隨著成長(zhǎng)和閱歷而發(fā)生改變禁添。如果你過于刻板地遵照一個(gè)澄清重點(diǎn)、加強(qiáng)條理的模型做事桨踪，而這個(gè)模型沒有考慮到事物是在發(fā)展變化的上荡，也不能讓你根據(jù)情況的變化隨時(shí)做出調(diào)整，它就不可能一直行得通馒闷。GTD工具就不存在這個(gè)問題酪捡。
好的設(shè)計(jì)等于消除拖沓
要想搞清楚為什么GTD如此有效，最好的辦法也許是思考和設(shè)計(jì)消除拖沓纳账。
多年來逛薇，我一直不明白，為什么那些最用不著GTD的人疏虫，反倒對(duì)它興趣最大永罚，積極性最高。他們聘請(qǐng)我們的培訓(xùn)師去為他們培訓(xùn)卧秘，改善他們以一般標(biāo)準(zhǔn)而言不算低下的工作效率呢袱；他們往往已經(jīng)是遙遙領(lǐng)先的生產(chǎn)商、雷厲風(fēng)行的領(lǐng)導(dǎo)者和日理萬機(jī)的大忙人翅敌。為什么羞福？因?yàn)檫@個(gè)群體往往對(duì)系統(tǒng)的拖沓、煩冗感觸最深蚯涮。
如果有人滿足于現(xiàn)狀治专，不關(guān)心是否能讓程序更加流暢卖陵、取得更好的結(jié)果，他可能就對(duì)提高業(yè)績(jī)的可能性缺乏敏感张峰，甚至認(rèn)為毫無必要泪蔫，毫無價(jià)值。GTD工具之所以受到青睞喘批，在很大程度是因?yàn)樵絹碓蕉嗟母咝Чぷ髡吡萌伲释幸惶卓梢赃\(yùn)用在工作和生活中的系統(tǒng)，它能真正減少摩擦饶深，增進(jìn)流暢性婿滓。GTD提供了可以兼收并蓄的充分結(jié)構(gòu)，而它的組織特點(diǎn)又很靈活粥喜，可以在變幻莫測(cè)的成長(zhǎng)凸主、變化和意外情況下保持穩(wěn)定。
