這篇文章是我對(duì)PPT進(jìn)行主題閱讀的一個(gè)嘗試赠涮，主題閱讀就是在一個(gè)領(lǐng)域讀了許多書然后總結(jié)出來(lái)的一些東西，由于融合的東西比較多梁厉，所以文章比較長(zhǎng)辜羊，并且用的是思維導(dǎo)圖做的筆記，所以圖也比較多词顾，適合用電腦打開慢慢看八秃。本篇只講了關(guān)于怎么做PPT，怎么講PPT只能另開一篇了肉盹。
十本書分別是
《魏斯曼演講圣經(jīng)》
《PPT制作的七步法》
《PPT煉成記》
《PPT演義》
《PPT演示之道——寫給非設(shè)計(jì)人員的幻燈片指南》
《演說(shuō)之禪》
《成功簡(jiǎn)報(bào)》
《不必說(shuō)話就贏的企劃術(shù)》
《第一次簡(jiǎn)報(bào)就上手》
《簡(jiǎn)報(bào)+》
（文中出現(xiàn)思維導(dǎo)圖均是讀書筆記昔驱，且文中出現(xiàn)”簡(jiǎn)報(bào)“是出自原書，簡(jiǎn)報(bào)在這里可以理解為PPT的意思）
工作中有太多時(shí)候需要用到PPT上忍，然而大多數(shù)人做的ppt其實(shí)是不及格的骤肛，具體體現(xiàn)在這幾個(gè)方面：
當(dāng)你自己或者你的聽眾，出現(xiàn)以上這些情況無(wú)疑是失敗的窍蓝。那么怎樣做PPT呢腋颠？
首先你要搞明白為什么要做這個(gè)PPT：
1. 主題：PPT究竟是什么？（What）必須厘清PPT的主題（包括范疇與深度）吓笙，例如是建議重新編寫員工手冊(cè)淑玫，或是調(diào)整對(duì)于新產(chǎn)品負(fù)面報(bào)導(dǎo)的應(yīng)對(duì)方法；也必須確認(rèn)有哪些事物不應(yīng)出現(xiàn)于PPT中，例如尚未定案的產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃混移，或預(yù)算規(guī)劃案祠墅。
2. 原因：為什么要做PPT？（Why）演示者必須想清楚自己究竟期望做些什么歌径，是提供聽眾信息毁嗦、說(shuō)服他們同意某事，或是激發(fā)他們采取某些行動(dòng)回铛？PPT目的中的“原因”常常比“主題”更重要狗准，也是避免PPT成為資料堆砌的關(guān)鍵。無(wú)法掌握PPT主軸茵肃，PPT架構(gòu)便很容易失焦腔长。
接下來(lái)就是一些制作過(guò)程了：
數(shù)據(jù)分類，擬定PPT大綱：匯整聽眾需要的資料验残，決定鋪陳方式
資料搜集時(shí)捞附，應(yīng)以“5W1H”做切入點(diǎn)，以避免被其他有趣卻無(wú)關(guān)的主題吸引而分心您没；構(gòu)架PPT大綱時(shí)鸟召，則應(yīng)包含導(dǎo)言、主體氨鹏、結(jié)論欧募，并選取合適的“流程結(jié)構(gòu)”，有效串連這三個(gè)層次仆抵。
當(dāng)然跟继，也可以利用以下經(jīng)典的管理理論框架來(lái)做：
熟悉vs. 陌生：視不同主題特性，進(jìn)行有效研究
碰到十分熟悉的主題镣丑，演示者應(yīng)聚焦于“如何精準(zhǔn)掌握目標(biāo)對(duì)象的需求”舔糖，將信息搜集的重點(diǎn)放在“對(duì)于PPT對(duì)象的了解程度”和“對(duì)方為何需要你這項(xiàng)產(chǎn)品或服務(wù)”。
至于面對(duì)不熟悉的主題莺匠，演示者的研究主軸則是“如何快速讓自己成為相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜摇笔：校①Y料搜集的重點(diǎn)放在“如何才能取得正確信息”以及“如果碰到一些短期無(wú)法學(xué)會(huì)的技術(shù)性信息，該怎么辦”慨蛙。
必要vs.更好：依聽眾需求辽聊，妥善分類與管理信息
演示者都要設(shè)法將信息區(qū)分為兩大類：
信息分類的關(guān)鍵在于依照“聽眾需求”、而非“演示者的認(rèn)知”來(lái)思考期贫，否則演示者就算說(shuō)得再頭頭是道跟匆，難免還是會(huì)因?yàn)榕c聽眾的想法并不重疊，造成PPT效果大打折扣通砍。
導(dǎo)言→主體→結(jié)論：選取“流程結(jié)構(gòu)”玛臂，串連PPT大綱
完成數(shù)據(jù)搜集與整理后烤蜕，最后一步就是將信息分門別類，構(gòu)架PPT大綱迹冤。PPT大致都包含導(dǎo)言讽营、主體、結(jié)論泡徙，如何有效連貫這三個(gè)層次橱鹏，取決于演示者選取什么形式的“流程結(jié)構(gòu)”，“流程架構(gòu)”是指演示者說(shuō)故事的邏輯與脈絡(luò)堪藐，用以帶領(lǐng)聽眾從“單一PPT”提升到“理解整體”的層次莉兰，讓人“見樹又見林”。
資料取舍礁竞，濃縮要點(diǎn)：只放要點(diǎn)糖荒、關(guān)鍵詞，控制PPT信息適量
PPT內(nèi)容務(wù)必謹(jǐn)守“精簡(jiǎn)”原則模捂，只放上“要點(diǎn)”即可捶朵，而非將所有說(shuō)明文字及圖表都放到PPT上，讓聽眾將所有專注力都集中在“讀PPT”上狂男，反而忽略演示者說(shuō)了什么综看。
精簡(jiǎn)二原則：只列關(guān)鍵詞、1頁(yè)1主題
精簡(jiǎn)的第一個(gè)準(zhǔn)則并淋，就是“切勿將所有資料文字直接貼入PPT”，這是制作PPT時(shí)最常見的大錯(cuò)珍昨。
濃縮的兩種方式：
1.刪除連接詞县耽、重組關(guān)鍵詞《不必說(shuō)話就贏的企劃術(shù)》提道，其實(shí)只要“刪除連結(jié)詞”镣典，就能快速將長(zhǎng)篇大論化為條列式的幾個(gè)重點(diǎn)兔毙。例如“呼叫器的缺點(diǎn)是就算收到訊號(hào)，也必須先找到電話兄春，才能取得聯(lián)系澎剥。不過(guò)，移動(dòng)電話則是可以在需要的時(shí)候直接通話赶舆，甚至無(wú)法通話時(shí)哑姚，依舊能通過(guò)簡(jiǎn)訊聯(lián)絡(luò)”這樣一段文字，在刪除了“也”“不過(guò)”“甚至”等連接詞芜茵，就能拆分成幾個(gè)清楚的短句：“呼叫器的缺點(diǎn)：必須主動(dòng)回電確認(rèn)聯(lián)絡(luò)內(nèi)容”叙量，“移動(dòng)電話的優(yōu)點(diǎn)：①可直接通話；②可通過(guò)簡(jiǎn)訊聯(lián)絡(luò)”九串。
2.則是“先抓取關(guān)鍵詞绞佩，再重組句子”寺鸥。在做法上，先刪去無(wú)意義的虛詞品山，再將留下的文字重新排列胆建，就能將長(zhǎng)文化為主題明確的短句。例如“這次要介紹的是神奇毛巾肘交，其最大特色就是超強(qiáng)的吸水力”這段文字笆载，只需抓出“神奇毛巾”“特色”“超強(qiáng)”和“吸水力”4個(gè)關(guān)鍵詞，就可重組成“吸水力超強(qiáng)的神奇毛巾”一個(gè)短句酸些。
好懂二秘技：歸納“3”主題宰译、轉(zhuǎn)換為數(shù)字
精簡(jiǎn)不只是把長(zhǎng)文變成短句而已，能夠讓聽眾一眼就理解演示者所要傳達(dá)的內(nèi)容魄懂，才是精簡(jiǎn)的真意沿侈。為了達(dá)成簡(jiǎn)短又好懂的目標(biāo)，可將信息以“3個(gè)”為一組進(jìn)行分類市栗。人的記憶力有限缀拭，而科學(xué)實(shí)驗(yàn)中，“3”是最容易被人所記憶的數(shù)量填帽，按照這個(gè)原則來(lái)安排PPT數(shù)據(jù)蛛淋，將得到最大效果。
不過(guò)只提出3個(gè)要點(diǎn)篡腌，并非要演示者大幅刪減內(nèi)容褐荷，而是要懂得將類似項(xiàng)目進(jìn)行歸類。一般而言嘹悼，一張PPT的講解時(shí)間應(yīng)控制在1～2分鐘叛甫，最長(zhǎng)不超過(guò)3分鐘。換言之杨伙，一旦講解時(shí)間耗時(shí)3分鐘以上其监，就表示該張PPT內(nèi)容過(guò)多，需再行拆解成另一張PPT限匣。以此為標(biāo)準(zhǔn)抖苦，一場(chǎng)30分鐘的PPT，PPT應(yīng)為15～20張米死，如此應(yīng)有助于演示者進(jìn)一步刪節(jié)PPT數(shù)據(jù)锌历。
一頁(yè)一主題，條列式說(shuō)明讓PPT更清晰
一頁(yè)P(yáng)PT最好只說(shuō)明一個(gè)小主題峦筒，無(wú)法歸類在同一主題類別的信息辩涝，就不要放在同一頁(yè)面上。
·內(nèi)容 ? 一頁(yè)也以5個(gè)條列句為宜勘天，過(guò)多不僅顯得擁擠怔揩，信息量也會(huì)超過(guò)聽眾負(fù)荷捉邢；
·圖表 ? 一頁(yè)則以一張圖表為限，兩張以上的圖表并存于一頁(yè)商膊，很容易造成聽眾混淆伏伐。
決定視覺(jué)風(fēng)格、版面配置與色彩運(yùn)用：一致性＋色彩學(xué)晕拆，做出有質(zhì)感的PPT
好的PPT版面設(shè)計(jì)藐翎，絕非一味追求聲光奪目，必須先確認(rèn)PPT目的实幕，然后在視覺(jué)風(fēng)格吝镣、版面配置、色彩運(yùn)用這3個(gè)設(shè)計(jì)關(guān)鍵元素上昆庇，針對(duì)需求凸顯重點(diǎn)末贾、統(tǒng)一調(diào)性，才能真正為PPT加分整吆。
視覺(jué)風(fēng)格一致：考慮對(duì)方需求拱撵，追求整體協(xié)調(diào)
風(fēng)格絕對(duì)不是依據(jù)自身喜好，需要根據(jù)不同的場(chǎng)景表蝙，《第一次簡(jiǎn)報(bào)就上手》強(qiáng)調(diào)：
企業(yè)對(duì)外進(jìn)行提案或宣傳產(chǎn)品拴测，PPT風(fēng)格的擬定就必須配合“企業(yè)或產(chǎn)業(yè)形象”，例如金融府蛇、制造等產(chǎn)業(yè)集索，適合較嚴(yán)肅穩(wěn)重的風(fēng)格，顏色以冷色調(diào)為主汇跨；
大眾傳播务荆、百貨服務(wù)等產(chǎn)業(yè)，則可強(qiáng)調(diào)創(chuàng)意與流行扰法，讓風(fēng)格活潑蛹含。
企業(yè)內(nèi)部的PPT毅厚，則應(yīng)以“主題”作為選擇標(biāo)準(zhǔn)塞颁，例如經(jīng)營(yíng)管理、教育訓(xùn)練等議題吸耿，適合沉穩(wěn)的PPT風(fēng)格祠锣；
活動(dòng)宣傳、心得分享等PPT咽安，就可以輕松一點(diǎn)伴网。
版面配置美觀：劃分區(qū)塊，圖文配比均衡
好的版面配置一定要顧及以下3個(gè)要點(diǎn)：
1. 版面要均衡：PPT版面上不能有空洞妆棒，否則看起來(lái)會(huì)顯得頭重腳輕澡腾。如果文字或圖表的數(shù)量不足沸伏，可考慮貼上相關(guān)圖片予以美化，使版面更豐富动分。
2. 重點(diǎn)要置中：最重要的內(nèi)文與圖表應(yīng)放在版面正中央毅糟，不僅可讓聽眾專注閱讀PPT內(nèi)容，版面也會(huì)顯得較均衡澜公。
3. 圖文要對(duì)齊：將文字圖表排列整齊姆另，就能顯得有條理，避免版面看來(lái)紊亂坟乾。
這里強(qiáng)調(diào)一個(gè)小技巧迹辐，就是在PPT上拉出參考線，將PPT背景劃分為間距相同的幾個(gè)區(qū)塊甚侣，例如兩等分明吩、三等分、四等分渺绒、九宮格等等贺喝，如此在放置文字與圖表時(shí)，就能輕松維持圖文配置比例上的一致性宗兼。
色彩運(yùn)用適當(dāng)：選擇配色系統(tǒng)躏鱼，只用3種顏色
配色的基本標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)比而又一體，相近而又不同殷绍。
一般而言染苛，色彩可分為“暖色系”和“冷色系”兩大族群。暖色系是指“偏向黃色”的顏色（例如橘色主到、紅色茶行、紅棕色等等），在視覺(jué)上能帶給人親切活潑的感受登钥，適合作為重點(diǎn)標(biāo)示畔师；冷色系是指“偏向藍(lán)色”的顏色（例如綠色、藍(lán)綠色牧牢、紫色等等）看锉，在視覺(jué)上可給人冷靜專業(yè)的感覺(jué)，適合作為背景色塔鳍。另外伯铣，如果PPT內(nèi)容中已有許多圖表，則可使用“中性色”（例如黑轮纫、灰腔寡、白），免得畫面過(guò)于紊亂掌唾。
1. 同色配色：只運(yùn)用單一種顏色，不過(guò)顏色深淺不同凭语，例如綠色搭配淡綠色和粉青色贝乎。這種配色法會(huì)產(chǎn)生舒服單純的感受，并能強(qiáng)化主色的特質(zhì)叽粹，是最簡(jiǎn)單览效、安全的配色法則。
2. 近似配色：先挑選某個(gè)顏色作為主色調(diào)，再選擇左右兩個(gè)近似的顏色做搭配辆脸，例如主色是紅色但校，近似色就是橘紅與紫紅。此種搭配法比同色配色法更有變化啡氢，可增加視覺(jué)上的創(chuàng)意感状囱。
3. 互補(bǔ)配色：選擇色彩學(xué)上的互補(bǔ)色作為PPT主要色調(diào)亭枷，例如紅色的互補(bǔ)色為綠色。這種搭配非巢笳福活潑鮮明叨粘，適合講求創(chuàng)意的PPT。不過(guò)若運(yùn)用不當(dāng)瘤睹，反而會(huì)讓顯得刺眼升敲，是較專業(yè)的一種配色法。
對(duì)比，辨認(rèn)明晰 增大沖擊力
《演講圣經(jīng)》中提到获茬，視覺(jué)設(shè)計(jì)元素固然有多種玩法港庄，但一定要謹(jǐn)守“少即是多”的原則，選擇固定的版面結(jié)構(gòu)锦茁、一兩種基本字形攘轩、一兩種圖表類型叉存、兩三種基本顏色码俩，確保每一張PPT在視覺(jué)感受上都整體而一致，才能呈現(xiàn)商業(yè)PPT專業(yè)的質(zhì)感歼捏。
精簡(jiǎn)文字稿存，活用字體字型：避免長(zhǎng)篇大論笨篷，讓聽眾一看就懂
PPT是視覺(jué)的溝通工具，在設(shè)計(jì)上必須謹(jǐn)記“觀眾是‘看’PPT瓣履，而非‘讀’PPT”的原則率翅，所以在輸入文字時(shí)，必須特別注意文字?jǐn)?shù)量袖迎、字型字體冕臭、排列方式，讓觀眾在第一時(shí)間內(nèi)燕锥，一眼望去就能掌握PPT想要表達(dá)的內(nèi)容辜贵。
條列重點(diǎn)：把握減法原則，精簡(jiǎn)文字4要訣
1. 一張PPT出現(xiàn)的文字應(yīng)以一個(gè)段落為限归形，呈現(xiàn)重要的核心概念托慨。
若是能夠?qū)嬰s的文字重新做整理，像做筆記暇榴、畫重點(diǎn)般以條列句呈現(xiàn)厚棵，將更能幫助聽眾快速吸收重要信息。
2. 一張PPT的文字?jǐn)⑹鰬?yīng)控制在6行之內(nèi)蔼紧，同時(shí)避免換行婆硬。
一般而言，條列式的說(shuō)明事項(xiàng)若是在4行之內(nèi)奸例，可采用同時(shí)出現(xiàn)的方式呈現(xiàn)柿祈；但若超過(guò)4行，由于文字量過(guò)多哩至，觀眾無(wú)法一眼掌握躏嚎，便可設(shè)定動(dòng)畫效果，一次跳出一行條列句菩貌，讓PPT的視覺(jué)焦點(diǎn)更集中卢佣。
3. 一張PPT的理想字?jǐn)?shù)約為90字，上限為120字箭阶。
文字的視覺(jué)重點(diǎn)虚茶，通常落在標(biāo)題、次標(biāo)題上仇参，而非標(biāo)題下方的詳細(xì)內(nèi)容嘹叫，因此一行文字最好能控制在15字內(nèi)，避免冗長(zhǎng)贅述诈乒。若以一張PPT6行文字罩扇，每行15字估算，則一張PPT的字?jǐn)?shù)約90字。
4. 減少標(biāo)點(diǎn)符號(hào)喂饥。
毫無(wú)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)消约、簡(jiǎn)潔清楚的條列句，是PPT文字的最佳表現(xiàn)方式员帮。由于句號(hào)容易被混淆為沒(méi)有對(duì)齊的項(xiàng)目符號(hào)或粮，因此無(wú)論在中英文PPT中，通常不使用句號(hào)結(jié)尾捞高。
選擇字型：吸引目光氯材，字型字體選用2要訣
1. 選擇“注視度高”的字型。
由于商業(yè)PPT的場(chǎng)合通常較為正式硝岗，所以不建議使用花哨浓体、活潑的字型（例如海報(bào)體、少女體）和“藝術(shù)效果”功能辈讶，同時(shí)也要避免在一頁(yè)P(yáng)PT中出現(xiàn)3種以上字型命浴。
那到底用什么字體呢？
2. 依照觀眾距離決定字體大小贱除。
PPT的字體大小生闲，應(yīng)依照演示者與觀眾之間的距離做調(diào)整，以最后一排觀眾能看清楚的大小為原則月幌。至于不同層級(jí)的內(nèi)容所采用的字體大小碍讯，通常介于24～40pt之間，依4pt依序遞減最為恰當(dāng)扯躺，例如標(biāo)題采32～40pt捉兴、第一級(jí)內(nèi)文采28～32pt、第二級(jí)內(nèi)文采24～28pt等等录语。整份PPT每一頁(yè)的標(biāo)題與內(nèi)文倍啥，最好都采用固定的字體大小。
3.突出字體澎埠，讓重點(diǎn)更醒目
美化版面：層次分明虽缕，安排瀏覽路線2要訣
1. 內(nèi)容層級(jí)不要超過(guò)3層。
過(guò)多的文字層次容易造成版面混亂蒲稳，觀眾也不易了解演示者“正在說(shuō)明的內(nèi)容”和“整體PPT內(nèi)容”之間的關(guān)系氮趋。因此，內(nèi)容層級(jí)盡量保持在3層之內(nèi)江耀，進(jìn)一步的細(xì)節(jié)最好采用單獨(dú)的PPT另外說(shuō)明剩胁。
2. 采用橫式、由左而右祥国、由上而下昵观、不換行的書寫方式。
依照一般的中文閱讀習(xí)慣，橫式索昂、由左而右、由上而下的路線規(guī)劃扩借，是最適合PPT的配置椒惨。眼球掃描的次數(shù)愈少、減少換行次數(shù)潮罪，則溝通效率愈高康谆。一次一行條列句，集中焦點(diǎn)書面報(bào)告與商業(yè)PPT敘述方式比較嫉到。
善用圖表，用視覺(jué)溝通：讓圖像說(shuō)話何恶，強(qiáng)化聽眾記憶
研究指出孽锥，圖像化可使觀眾對(duì)PPT內(nèi)容增加50%的記憶度。善加運(yùn)用圖表细层、表格惜辑、圖片等視覺(jué)要素，將有助于觀眾在黃金10秒內(nèi)疫赎，瞬間掌握演示者希望傳遞的概念與重點(diǎn)盛撑。
《簡(jiǎn)報(bào)+》歸納出簡(jiǎn)單4個(gè)步驟，可幫助演示者輕松將文字轉(zhuǎn)換成圖像捧搞。
Step1 擷取出信息內(nèi)容中的關(guān)鍵詞：做筆記方式抵卫，擷取出關(guān)鍵詞、關(guān)鍵句后胎撇，重新整理架構(gòu)介粘。Step2 找到適合的圖解架構(gòu)：根據(jù)信息內(nèi)容的邏輯性與關(guān)聯(lián)性，選擇適合的圖解架構(gòu)
Step3 利用連接線晚树，定義信息要素之間的關(guān)系：連接線的箭頭指涉方向碗短、線條粗細(xì)、虛線實(shí)線题涨、直線曲線等等偎谁，都有其邏輯解釋上的定義，直接影響圖解架構(gòu)的精確程度纲堵。
Step4 加強(qiáng)視覺(jué)設(shè)計(jì)感：為圖解架構(gòu)上色巡雨、增加效果（立體、外框席函、陰影等）铐望，可使單調(diào)的圖形架構(gòu)看起來(lái)更具吸引力。
割舍不必要的信息，凸顯重點(diǎn)
用好圖片 平衡文字
PPT中的圖片有三種用途 1愚隧、解釋說(shuō)明?2、情景再現(xiàn)?3锻全、氛圍營(yíng)造
動(dòng)畫：講到哪里 秀到哪里
PPT圖表動(dòng)畫制作與運(yùn)用的關(guān)鍵狂塘，在于“信息密度”管控。PPT時(shí)必須謹(jǐn)守“PPT畫面一次只出現(xiàn)一個(gè)信息”的原則鳄厌，并與口語(yǔ)進(jìn)行非常具體的配對(duì)荞胡，才能做到“無(wú)縫隙”的PPT境界，提高溝通效率了嚎。
運(yùn)用圖表動(dòng)畫：聚焦觀眾注意力?為凸顯某一項(xiàng)目在群體中的占比時(shí)泪漂，可將其他項(xiàng)目占比先行加總。
圖解文字 在PPT上一次只出現(xiàn)一個(gè)信息歪泳，加深聽眾對(duì)文字信息的印象窖梁。
雖然圖表動(dòng)畫在PPT中扮演的角色日益重要，但也不應(yīng)因此將所有時(shí)間與心力都花在特效制作上夹囚，忘了將PPT內(nèi)容與口語(yǔ)傳達(dá)進(jìn)行具體配對(duì)纵刘，讓原本只是輔助工具的PPT畫面成了主角，自己卻淪為配角荸哟。
鍛煉思維的方式之一是寫長(zhǎng)文假哎，絕對(duì)鍛煉記憶力和思辨力，但是這一篇鞍历，寫的確實(shí)有點(diǎn)長(zhǎng)了舵抹。
