職場細(xì)節(jié)控 ——郵件篇

1、外出或休假時(shí)務(wù)必設(shè)置"自動(dòng)回復(fù)":

說明自己預(yù)計(jì)回到辦公室的時(shí)間衰倦,以及期間可以代為處理緊急事宜的人員聯(lián)系方式。outlook郵箱可以設(shè)置公司內(nèi)外郵件的不同回復(fù)哦厢蒜。

2、郵件標(biāo)題:

簡明扼要表明主旨,回復(fù)郵件時(shí)根據(jù)實(shí)際情況修改標(biāo)題遍略,這可以大大節(jié)省收件人的理解、回復(fù)霹抛、分類時(shí)間污淋,同時(shí)有利于日后檢索。

認(rèn)識1個(gè)名企的資深HR經(jīng)理节预,好些郵件都不寫標(biāo)題蛤吓!真不知道她是怎么想的......還有1個(gè)營銷經(jīng)理樊破,將掃描儀發(fā)到郵箱上的文件直接轉(zhuǎn)發(fā)給他人哲戚,也不修改郵件標(biāo)題(例如就顯示“scanner file 20160817”) ,看起來真是莫名其妙。

另外几蜻,即時(shí)很緊急,也盡量不要在標(biāo)題上加很多個(gè)感嘆號,不禮貌也不專業(yè)幔崖,電話打個(gè)招呼不是更有效果嗎用踩?

3渠退、郵件收件人:

請求其他部門幫忙時(shí)忙迁,除了發(fā)給直接相關(guān)同事,還要抄送給自己上司和對方上司碎乃。

反過來姊扔,回復(fù)其他部門需求時(shí),除了發(fā)給直接相關(guān)同事,千萬不能忘記抄送自己上司,一方面是讓上司知悉你已經(jīng)完成举塔,另一方面如果你的回復(fù)有問題上司也可以及時(shí)糾正。

不成文的規(guī)定:title越高的人车柠,名字就應(yīng)該排在最前面。

4、郵件發(fā)件人:

一般來說,公司的outlook郵箱會(huì)顯示全名摧茴,這沒有問題。

但私人郵箱(求職時(shí)應(yīng)用最多)埂陆,例如163苛白、QQ郵箱,千萬記得要調(diào)整昵稱猜惋,奇奇怪怪的非主流名字叫人看了不要太尷尬哦。

5培愁、郵件附件:

自己和他人都曾犯過忘記附上文件的尷尬著摔,所以最好在寫正文前首先做這一步。

文件太多定续,記得整合成一個(gè)壓縮包谍咆。

文件太大,盡力修剪體積私股,因?yàn)閷Ψ降泥]箱容量可能很小啊摹察。

調(diào)整好文件的打印區(qū)域、橫豎模式等倡鲸,總之可以讓收件人不用再浪費(fèi)時(shí)間即可以最佳狀態(tài)直接打印出來供嚎。

6、郵件正文:

形式上峭状,避免密密麻麻花花綠綠一大段文字?jǐn)D在一起克滴,字體統(tǒng)一、分段分點(diǎn)會(huì)更清晰易讀优床,重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)文字則加粗劝赔、或用非黑色、或highlight胆敞。

內(nèi)容上着帽,如果是比較復(fù)雜的問題杂伟,在發(fā)送/回復(fù)郵件前先與相關(guān)人員進(jìn)行充分的口頭溝通,以避免一連串的re仍翰。

語氣上赫粥,禮多人不怪,多用祈使請求句歉备、同級更是要避免命令句傅是。

7、郵件簽名檔:

自己的姓名(中文蕾羊、英文或中英文兼有喧笔,視乎公司文化)、聯(lián)系方式如郵寄地址龟再、郵箱地址书闸、座機(jī)、手機(jī)號碼等利凑;對待不同的群體還可以套用不同的簽名檔浆劲。

說了那么多,其實(shí)就是要時(shí)刻記得reader-friendly哀澈!

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