一、前言：
當(dāng)一個(gè)職場人進(jìn)入一個(gè)比較成規(guī)模的企業(yè)吹散，公司給員工配備的工具就是一臺(tái)電腦、一部電話還有就是一個(gè)專屬于你的電子郵箱送浊。很多時(shí)候電子郵件在一個(gè)大公司中丘跌，是使用頻率最高的一個(gè)溝通工具袭景。想想我們每天到單位闭树，往往大家的第一個(gè)動(dòng)作時(shí)打開電腦，同時(shí)打開自己的電子郵件报辱。但如何才能更好收發(fā)電子郵件呢？這對(duì)很多人來說碍现，也許根本就不是一個(gè)“問題”，但往往這些看似平常的事情爽篷，可能會(huì)對(duì)你的工作產(chǎn)生巨大的影響。讓我們看看自己在平時(shí)在發(fā)郵件的過程中會(huì)出現(xiàn)哪些問題吧逐工！
二漂辐、發(fā)郵件常出現(xiàn)的十大問題：
（1）從不喜歡或者不習(xí)慣發(fā)郵件泪喊，事情做就做了髓涯；
（2）郵件當(dāng)發(fā)給職位不同的人的時(shí)候，不知道該怎樣排順序，甚至根本就沒想過這個(gè)問題灶泵；
（3）寫郵件不知道該采用怎樣的格式对途；
（4）郵件最后沒有自己的落款赦邻，別人收到你的郵件实檀，根本不知道你是誰辱挥；
（5）發(fā)郵件的附件不知道要用怎樣的格式邑贴；
（6）發(fā)郵件的正文，總是琢磨须床，不知道自己的措辭是否有問題；
（7）發(fā)郵件不習(xí)慣抄送豺旬；
（8）發(fā)郵件不知道該抄送給哪些人；
（9）不敢給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)抄送郵件篓跛，總感覺這個(gè)郵件讓領(lǐng)導(dǎo)看到后會(huì)有什么想法；
（10）發(fā)郵件的時(shí)候總喜歡新建郵件愧沟，卻不會(huì)使用郵件答復(fù)功能；
三沐寺、這些問題給你帶來的影響：
（1）從不喜歡或者不習(xí)慣發(fā)郵件盖奈，事情做就做了混坞；
企業(yè)中卜朗，基本每個(gè)人每天要發(fā)10封左右的郵件來進(jìn)行溝通咕村，作為企業(yè)的管理者，每天甚至可能收到上百封的郵件懈涛。可以說發(fā)郵件已經(jīng)成為企業(yè)人溝通的一種習(xí)慣。作為一名職場人來說得封，你要學(xué)會(huì)發(fā)郵件指郁，否則你很難跟同事進(jìn)行交流忙上。在一個(gè)大企業(yè)中闲坎，每個(gè)人的分工非常明確，都有自己的工作要做腰懂，尤其是你的領(lǐng)導(dǎo)，可能每天沒有多少時(shí)間能和你面對(duì)面的溝通绣溜，如果你不發(fā)郵件匯報(bào)工作，很可能讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你每天無事可做底哗。舉個(gè)例子，我們原來的一位同事艘虎，工作執(zhí)行力很強(qiáng)，工作做得也不錯(cuò)野建，就是不喜歡發(fā)郵件匯報(bào)工作恬叹，尤其是給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件候生，結(jié)果工作一年后绽昼，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為他沒什么出色的工作業(yè)績，他也在這種郁悶中離開了公司目溉。
（2）郵件發(fā)給職位不同的人，不知道該怎樣排順序缭付，甚至根本就沒想過這個(gè)問題；
中國人總喜歡一個(gè)順序問題陷猫，尤其是正式場合，比如吃飯的座位安排绣檬、開會(huì)的座位安排等等，大家都有一個(gè)規(guī)矩娇未，如果有人不按這個(gè)規(guī)矩來做，別人就會(huì)覺得你不懂規(guī)矩忘蟹，說得好聽點(diǎn)叫沒有職業(yè)素養(yǎng)，尤其有時(shí)候順序安排不好狠毯，可能會(huì)讓別人很尷尬。同樣發(fā)郵件嚼松，如果是要同時(shí)發(fā)給很多人的時(shí)候锰扶，也一定要講究一個(gè)順序問題献酗。否則就會(huì)讓收件人看到人的順序的時(shí)候非常尷尬坷牛，從而影響別人對(duì)你工作的評(píng)價(jià)。
（3）寫郵件不知道該采用怎樣的格式京闰；
一封電子郵件書寫的好還，絕對(duì)可以看出一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)俏站。比如有人發(fā)郵件從來沒有稱謂，直接就說事肄扎。更有甚者赁酝，有些人寫郵件只有主題犯祠，沒有正文酌呆，會(huì)讓別人收到郵件感到莫名其妙。這雖然不是一個(gè)大問題肪笋，可發(fā)郵件時(shí)間長了，別人會(huì)對(duì)你這個(gè)人產(chǎn)生素質(zhì)不高猜揪，沒有禮貌的印象，從而影響自己的職業(yè)發(fā)展而姐。
（4）郵件最后沒有自己的落款，別人收到你的郵件拴念，根本不知道你是誰褐缠；
一般情況下大部分企業(yè)的人員都使用OUTLOOK政鼠，大家在剛開始使用的時(shí)候队魏，不知道設(shè)置自己的簽名，導(dǎo)致每次發(fā)郵件的時(shí)候胡桨，都沒有自己的落款（簽名），尤其當(dāng)你是一名新人的時(shí)候刽虹，當(dāng)你給別的同事發(fā)郵件的時(shí)候呢诬，別人都不知道你是誰涌哲，如果針對(duì)郵件上的事情要和你交流一下馅巷，可就是因?yàn)槟銢]有留下簽名，讓別人找不到你钓猬。時(shí)間長了，你就發(fā)現(xiàn)很多人還是不認(rèn)識(shí)自己敞曹。
（5）發(fā)郵件的附件不知道要用怎樣的格式；
發(fā)郵件的時(shí)候局齿，很多時(shí)候要有附件讓相關(guān)人員閱讀橄登，同時(shí)方便別人下載保留抓歼。一個(gè)好的附件格式，會(huì)讓別人覺得非常便利谣妻，舒服。然而一個(gè)不好的附件主題他巨，就會(huì)讓人覺得非常不好。舉個(gè)例子染突，我們每周都會(huì)給自己的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)工作總結(jié)辈灼。一個(gè)采用附件的形式。第一周的附件主題是“第一周工作總結(jié)”巡莹，而到了第二周發(fā)的時(shí)候，他為了省事榕莺，附件主題還是“第一周工作總結(jié)”，其實(shí)里面的內(nèi)容已經(jīng)變了钉鸯，如果你是領(lǐng)導(dǎo)，你看到這樣的郵件會(huì)怎么想唠雕，這個(gè)人是不是腦子進(jìn)水了。而這樣的事情钞脂，每天都會(huì)在大家身邊發(fā)生。
（6）發(fā)郵件的正文冰啃，總是琢磨刘莹，不知道自己的措辭是否有問題阎毅；
這件事情最大的問題点弯，是源于你對(duì)公司、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)抢肛、對(duì)同事的不了解碳柱。你每天發(fā)郵件的時(shí)候如果過多的時(shí)間去考慮措辭的問題熬芜，可能會(huì)犧牲你工作的效率。同時(shí)當(dāng)你發(fā)出郵件后猛蔽，總是擔(dān)心自己發(fā)的郵件是否有問題灵寺，這樣會(huì)無形中影響自己的工作心情。
（7）發(fā)郵件不習(xí)慣抄送略板；
我們很多人的在發(fā)郵件的時(shí)候，不習(xí)慣抄送叮称。比如今天你給張三說一個(gè)事种玛，然后只給他一個(gè)人發(fā)了郵件，而張三和你又屬于不同的領(lǐng)導(dǎo)瓤檐。你就沒有把郵件抄給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)赂韵。這樣的結(jié)果是什么呢？你的領(lǐng)導(dǎo)不知道你做了什么挠蛉，張三的領(lǐng)導(dǎo)也不知道他要做什么祭示。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)讓你做其他事的時(shí)候，由于他不知道你和張三溝通的這件事谴古，導(dǎo)致你無形中多了很多工作质涛，搞得自己很郁悶，同時(shí)你也會(huì)認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)不理解自己掰担。
（8）發(fā)郵件不知道該抄送給哪些人；
郵件的抄送功能是非常重要的带饱，對(duì)于職場人來說毡代，很多人不知道該抄送給哪些人，因?yàn)閷?duì)于一個(gè)大企業(yè)來說勺疼，很多時(shí)候需要各部門協(xié)同作戰(zhàn)月趟，其中最重要的一條就是要保持信息對(duì)稱。如果你不抄送給相關(guān)的人員恢口，那么他們就不知道這件事情孝宗，回頭等你和大家溝通的時(shí)候，就會(huì)因?yàn)楫?dāng)時(shí)未抄送郵件這件事情耕肩，讓大家產(chǎn)生不必要的誤會(huì)因妇。
（9）不敢給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)抄送郵件问潭，總感覺這個(gè)郵件讓領(lǐng)導(dǎo)看到后會(huì)有什么想法；
這是職場人經(jīng)常犯的一個(gè)毛病婚被，總覺得把郵件抄送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)狡忙，不是像在告狀，就是像在邀功址芯。其實(shí)這樣的心態(tài)是非常要命的灾茁。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來說，每天有大量的事情要處理谷炸，你把郵件抄送給他北专，讓他了解事情的進(jìn)展，這是一種反饋旬陡，也許領(lǐng)導(dǎo)看到郵件后拓颓，根本不會(huì)理你，但他心里肯定對(duì)這件事有了印象描孟，回頭等你做這件事遇到困難的時(shí)候驶睦，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)給你資源解決問題，永遠(yuǎn)記住領(lǐng)導(dǎo)的資源比員工多匿醒。
（10）發(fā)郵件的時(shí)候總喜歡新建郵件场航，卻不會(huì)使用郵件答復(fù)功能；
這也是很多職場人容易出的問題廉羔，甚至這個(gè)問題很多工作兩年以上的人也未必清楚它的影響旗闽。我們收到郵件，總喜歡新建郵件進(jìn)行回復(fù)蜜另，卻很少用郵件答復(fù)功能适室。為什么要用郵件答復(fù)功能呢？因?yàn)獒槍?duì)一件事來說举瑰，有可能不止發(fā)一封郵件捣辆，有時(shí)候?yàn)榱艘患虑椋赡軙?huì)在一個(gè)月內(nèi)發(fā)20多封郵件此迅，如果你總是新建郵件進(jìn)行發(fā)送的話汽畴，就沒有留下以前溝通的痕跡，別人收到你的郵件耸序，也會(huì)因?yàn)楣ぷ魈嗳绦恢滥阏f了什么。這樣會(huì)大大降低溝通的效率坎怪。
以上我們談到了發(fā)郵件遇到的這些問題給大家的工作帶來的影響罢坝，有些時(shí)候郵件會(huì)對(duì)我們的職業(yè)發(fā)展起到點(diǎn)石成金的作用。接下來我就介紹幾點(diǎn)發(fā)郵件的基本規(guī)則搅窿，掌握了以下幾點(diǎn)嘁酿，相信發(fā)郵件這件事就基本沒有什么大問題了隙券！
四、發(fā)郵件的三條基本規(guī)則：
1闹司、發(fā)郵件時(shí)娱仔，關(guān)于收件人排列順序的問題：
（1）發(fā)給不同級(jí)別的人，頭銜大的要放在前面游桩，頭銜小的放在后面牲迫；
（2）發(fā)給同級(jí)別的人，要按照人名第一字漢語拼音的首字母進(jìn)行排列借卧。
比如張三盹憎、李四、王五谓娃，這三個(gè)應(yīng)該怎么排呢？正確的順序就是李（LI）四蜒滩、王（WANG）五滨达、張（ZHANG）三
2、發(fā)郵件標(biāo)題俯艰、正文捡遍、落款、附件應(yīng)該具備的一般格式：
（1）標(biāo)題：簡明扼要的突出主題竹握，比如某某市場推廣計(jì)劃画株、某活動(dòng)物資明細(xì)。
（2）稱呼：一定要有禮貌啦辐，比如：某某谓传，您好！
（3）正文：內(nèi)容一定要簡潔芹关、要分點(diǎn)列出续挟、關(guān)鍵詞要用藍(lán)筆標(biāo)出！
（4）結(jié)尾：一定要有祝福侥衬，祝好诗祸！祝一切順利！祝心情愉快轴总！
（5）落款：張三
（6）簽名：郵件簽名是讓別人了解你直颅，并能聯(lián)系到你非常重要的方式。比如：
AB公司 市場部 策劃經(jīng)理 張三
固定電話：010-5256000-631
手 機(jī)：1374005****
電子郵箱：kevin@163.com
（7）附件：附件的標(biāo)準(zhǔn)格式是日期+主題+姓名怀樟，比如2010.6.21第三周工作總結(jié)（李四）
3功偿、發(fā)郵件抄送的一般原則：
日常工作郵件要抄送給直接領(lǐng)導(dǎo)；
跨部門的郵件溝通要抄送給本部門領(lǐng)導(dǎo)以及對(duì)方部門的主管/領(lǐng)導(dǎo)往堡；
跨機(jī)構(gòu)（集團(tuán)內(nèi)部）的郵件溝通要抄送給本機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人脖含；
需要多方協(xié)作的工作郵件罪塔，要把郵件發(fā)給每一個(gè)相關(guān)的人員；
五养葵、小結(jié)：
其實(shí)發(fā)郵件這件小事征堪，本質(zhì)上就是一個(gè)“溝通”的問題。曾經(jīng)的管理大師說：“企業(yè)中90%的工作都是在溝通关拒，而且有90%的同事誤解佃蚜、工作誤會(huì)都是由于溝通造成的∽虐恚”可見溝通在工作中是多么多么重要谐算，如果我們想學(xué)會(huì)溝通，學(xué)會(huì)換位思考归露，就從發(fā)郵件開始吧洲脂！也許就是因?yàn)槟憬裉煲稽c(diǎn)點(diǎn)小小的改變，就會(huì)讓你成為未來的職場明星剧包！
