上節(jié)回顧《平衡工作與生活的藝術(shù)11-清空工作籃的關(guān)鍵問題》
你是否發(fā)現(xiàn)自己生活中有大量沒有明確定義颗管，失散在各處的事物呢埋心？你為什么焦慮、迷茫忙上、心緒不寧拷呆？當(dāng)你在思考時，是否心中有了些許觸動呢疫粥？
有所感受茬斧，其實就是最佳的行動契機(jī)。所以梗逮，擼起袖子项秉，開始干吧。哪怕只是寫一條4個字的事件慷彤，都是巨大進(jìn)步娄蔼。
而你現(xiàn)在唯一要做的就是開始它。不管你先從哪兒做起底哗，都比干等著時機(jī)更好岁诉。你們猜，一個20分鐘內(nèi)都在等待時機(jī)跋选、風(fēng)向涕癣、光照等因素射擊的人射中靶心的幾率高？還是不管三七二十一前标，20分鐘內(nèi)不斷射擊的中靶幾率高呢坠韩？
通過前兩章，你應(yīng)該已經(jīng)把事務(wù)理清了7-8成炼列，搞清楚了具體都有哪些事務(wù)只搁，能采取什么行動，舉頭望去天有沒有更藍(lán)呢俭尖？遺憾的是氢惋，天有不測風(fēng)云，總有大雨傾盆之時。
收集好明肮，做了分類菱农，如果不進(jìn)一步加以整理，還是會有陰霾縈繞心間柿估。 當(dāng)然垢村，本專輯任何一章都可作為你的起點墓怀，都一定會有所收獲。如果你希望全面掌控，最好不斷復(fù)讀優(yōu)化掉分，才能保持心境常明亮瓷。共勉颈抚。
收集和明確意義是獲得掌控的第一步读虏。如果大腦不相信自己的職責(zé)可以發(fā)揮作用-能馬上找到有意義的事務(wù)，就會降低整體效率墨缘，之前所做過的努力和成果都會在你大腦灰暗的庫房里星虹。它必須確信，一切都被整理的井井有條镊讼。
在人生的前25年我渴望自由宽涌，在接下來的25年我喜歡秩序。后25年蝶棋，我意識到卸亮，秩序就是自由⊥嫒梗——溫斯頓.丘吉爾
1兼贸，方便快捷，各就各位
人人都知道做事有條理是好的吃溅，沒條理會麻煩溶诞；也會有人反對表示肆意發(fā)散是創(chuàng)造力的源泉，但如果你走進(jìn)他們的生活就會發(fā)現(xiàn)罕偎，他們也會在自己有關(guān)的幾乎一切領(lǐng)域建立了一定程度的秩序很澄。
比如碗碟放在廚房里或者靠近廚房的地方，牙刷放在洗浴的地方颜及，汽車鑰匙放在固定的地方。如果有人亂到家了蹂楣，他可能連床都起不了俏站，實際上他可能甚至都沒睡在床上，亂得找不到一張床可以躺下來痊土，就更別提擁有一張床了肄扎。
如果你在等待開會的間隙，突然想到要給某個人打個電話，卻找不到對方的電話號碼犯祠，如果你臨時決定出門旭等，卻沒有待辦事務(wù)的清單，想起一次出門一趟~看起來都是些小事衡载，如果你有這么一個清單搔耕，等待的10分鐘都可以做到高效利用。反之痰娱，就只可能白白浪費(fèi)時間弃榨。
大家普遍有個誤解就是，認(rèn)為條理化就是理順一件件要做的事情梨睁，但如果還沒搞清楚問題就去解決它鲸睛，只會難以落實。這也是為什么很多小伙伴學(xué)了用的不好的原因坡贺。僅僅分清了輕重緩急官辈，卻忽略了所關(guān)注事件的情境，只會造成更大的壓力遍坟，難以執(zhí)行钧萍。
例如，想學(xué)門外語政鼠，增加職場競爭力风瘦。非常重要但不緊急，工作壓力大公般，根本抽不出時間万搔。這個情境下如何見縫插針利用碎片化時間學(xué)？什么方式有成效官帘？就是需要考慮的背景及應(yīng)用場景瞬雹。
看到這里，希望你沒有感到頭大刽虹。有些繁瑣酗捌，我知道。幸好涌哲，有條理的標(biāo)準(zhǔn)因人而異胖缤，你可以在自己的標(biāo)準(zhǔn)下讓事務(wù)以最高的效率、最少的精力管理阀圾，歸結(jié)為8個字：方便快捷哪廓，各就各位。
對你有意義的所有事物都應(yīng)該各就各位初烘。
物品的意義跟它放置的地點要相匹配涡真，否則要么找不到分俯，要么想不起，漸漸地便會麻木哆料、視而不見缸剪。
道理雖然簡單，卻是你把自己世界打理得井然有序的一個常見的難題东亦。物品的意義在不斷的變化杏节，又使問題進(jìn)一步復(fù)雜化。雙十一加入購物車的包包讥此，過了清空購物車的“好時機(jī)”拢锹，又成了“遺憾”源頭。前兩天逛街把手機(jī)丟了萄喳，還在快遞途中的手機(jī)殼就成了多余卒稳。日久天長，你的世界就不再有條理他巨，純粹多余的物品就會影響到你的系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)充坑。
似乎都是一些瑣事。但如果在一定程度上讓所有事物有所規(guī)制染突，就會更加輕松從容和高效捻爷。你必須想清楚，這種手到擒來的便利性份企，值得付出多少努力來實現(xiàn)也榄。
調(diào)理的定義也適用于項目、事務(wù)和工程司志，只是它們并不僅是具體的空間位置甜紫。根據(jù)明確以后的結(jié)果確定必須采取的行動安排日程表、先后步驟和相對優(yōu)先的事務(wù)骂远，并把它們歸入納入整體規(guī)劃囚霸，妥善分配對此相關(guān)人員具體負(fù)責(zé)。
2激才，意義已先于條理
如果你還沒有搞清楚事物的意義拓型，就想把它們條理化，結(jié)果一定會大失所望瘸恼。我們見過很多人使用形形色色的待辦清單劣挫、收藏盒，甚至行動文件夾钞脂，都反映了類似的缺點揣云，分類不夠清晰。雖然用意極好冰啃，實際上只相當(dāng)于垃圾箱邓夕，不過把各種模糊不清、零零碎碎的材料重新排列組合而已阎毅。
明確意義與組織整理緊密相關(guān)焚刚，這項功能和形式是一枚硬幣的兩面，思考和追蹤思考的結(jié)果扇调，也是息息相關(guān)的矿咕。只想要一切條理化，首先必須明確事物的意義狼钮，然后再歸入同類事物碳柱。想對你身邊可能有意義的一切事物進(jìn)行區(qū)別，關(guān)鍵是確定他該歸入哪項熬芜，是結(jié)果莲镣、行動、醞釀事項涎拉，還是輔助資料瑞侮、參考資料或垃圾。
保持掌控的多個層面鼓拧，有一條原則是通用的半火，你要把系統(tǒng)分的太粗或太細(xì)之間達(dá)到適當(dāng)?shù)钠胶狻?/p>
當(dāng)然，在電腦的幫助下季俩，搜集到足夠的資料后钮糖，你完全可以把60件事分成公事和私事、內(nèi)心的召喚和外在的難題酌住、耗費(fèi)大量資源和精力和簡便易行很多類店归。
問題是很多人想把一切條理化，而過于細(xì)致赂韵，花費(fèi)大量時間和精力并不值得娱节。
我們需要樹立信心，能夠兼顧你的系統(tǒng)和清單列出的一切事物祭示，并勤于思考肄满，便不再急于把所有事情自動化。
以下給大家一部分“結(jié)果”項下的分類參考：
宗旨质涛。寫下你對自己的人生目標(biāo)或企業(yè)前景稠歉，時時回顧，令你輕易找回內(nèi)心的向往汇陆。
原則怒炸。你的個人信念或者個人操守，需要鼓舞毡代、完善時就拿出來看看阅羹∩滋郏可以試試：“當(dāng)我怎么樣的時候我最優(yōu)秀”20條最佳行為準(zhǔn)則，這個清單效果很好捏鱼。
愿景执庐。把長遠(yuǎn)的成功愿景和目標(biāo)以圖文并茂的形式保留好。
長短期目標(biāo)导梆。這個層面?zhèn)戎夭僮鞴焯剩Y(jié)構(gòu)也更細(xì)些】茨幔可能有十幾個或者甚至更多递鹉。你有業(yè)績目標(biāo)嗎？你把它放在哪里藏斩？公司的規(guī)劃保存在哪里躏结？只要便于隨時查閱即可，不必太復(fù)雜or太細(xì)致灾茁。
關(guān)注層面窜觉。我們渴望的生活和工作多個層面的結(jié)果，它們可被視為精心維護(hù)的對照單北专，用一兩張單子記錄禀挫，比如工作一張、生活一張拓颓。通常语婴，這個層面需要提醒自己的不到20件。例如驶睦，包括我在內(nèi)的一部分人采用的“人生8大關(guān)注層面”：健康砰左、家庭、工作场航、財富缠导、社交、效能溉痢、休閑娛樂僻造、學(xué)習(xí)成長，簡單逐一列出孩饼，定期查看髓削。
項目，指一個人承諾一年內(nèi)所有需分步執(zhí)行完成的事務(wù)镀娶。這是生活和工作中側(cè)重日常操作的層面立膛，要用一個結(jié)構(gòu)來維持這份特殊的清單。它必須能夠容納大量信息梯码。在特定時刻宝泵，大多數(shù)人有30到100個項目要追蹤好啰。即便你有85件事要做，依然可以把它列在一張單子上鲁猩，如同一本書的目錄充當(dāng)索引坎怪。項目應(yīng)該至少每周回顧一次罢坝，你就能對自己的所有承諾一覽無余廓握。當(dāng)行動和預(yù)期目標(biāo)之間存在差距，也可以馬上看到嘁酿。
你期待別人完成的結(jié)果隙券。有時你必須等別人完成你關(guān)心的事，這個清單就可以追蹤指派委托給員工/骨干等相關(guān)人員的事務(wù)闹司。
三娱仔，執(zhí)行3大分類
現(xiàn)在到了行動層面，也就是真正執(zhí)行的地方游桩。
要追蹤的具體行動可以分為三類牲迫，日程表、越早執(zhí)行越好的和委托他人執(zhí)行的借卧。還可進(jìn)一步細(xì)分盹憎，大多數(shù)人在這個層面要做的事超過150件，把他們再分成幾類比列在一張清單上更容易追蹤铐刘。
成功實踐的關(guān)鍵在于：列出方方面面的行動清單陪每，以它為基礎(chǔ)決定自己每小時干什么，而不是簡單的列出每天的待辦事項清單镰吵。如此檩禾，即便在零碎繁雜的情況下，依然可以高效工作疤祭。
只要能輕松查詢所有的行動選項盼产。用完善的系統(tǒng)來追蹤和回顧每項行動的提示信息。這要求你想清楚各個項目和當(dāng)前事務(wù)中勺馆，所有可以采取的下一步行動戏售。
當(dāng)你意識到要查看的提示信息之多，更會感到繁雜不安谓传，無從入手蜈项。《搞定3》一書中羅列了普遍有效的細(xì)分方法续挟，下面有3大類供大家參考紧卒。
你可以在必要時只把精力集中在需要全力以赴的事情上：
1，日程表
日程表是基礎(chǔ)诗祸，代表一天中必須完成的硬性任務(wù)跑芳，最先要關(guān)注的轴总，能隨時查看，根據(jù)其安排余下事務(wù)博个。
就如在一個瓶中放石頭怀樟，我們以為滿滿當(dāng)當(dāng)，卻還可以放入小石頭盆佣、細(xì)沙和水往堡。日程便是其中率先放入的大石頭，可提升你的時間利用率共耍。
日程表記錄三類事物效果最好：預(yù)約及確定日期的活動虑灰、當(dāng)天必須查看的信息（前兩項你便知道還剩多少時間可支配處理其他事），及希望在當(dāng)天看到的信息（如某件有意義的事痹兜、即將發(fā)生的通知穆咐、起始和終止日期、預(yù)約的輔助材料等）字旭。
理想效果是对湃，當(dāng)你驚訝的發(fā)現(xiàn)有突發(fā)事件要占用時間時，只需掃一眼遗淳，就能清楚知道能不能立即抽出時間去處理拍柒。
2，越快完成越好的行動
你不得不做很多事情洲脂，其實不是必須在某一天完成的斤儿。它們只是應(yīng)該盡早完成。
并不意味著沒有時間限制恐锦。
不過因為這類事情大多有留有回旋的余地往果，如果在日程表上標(biāo)注某一天必須完成，就有點牽強(qiáng)一铅，因為情況經(jīng)常會變化陕贮。
看看你的下一步行動清單，只要日程表告訴你有可以支配自由支配的時間潘飘，就及早把它完成肮之。
3，委托他人執(zhí)行
如今經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速卜录，我們都知道委托/授權(quán)很重要戈擒，卻依然有很多人難以進(jìn)行真正意義的授權(quán)。這其中的原因有：擔(dān)心自己失去控制權(quán)或者對方濫用權(quán)力艰毒；覺得自己做更快筐高，對方達(dá)不到我們的要求，浪費(fèi)時間；當(dāng)然柑土，也有被授權(quán)方害怕承擔(dān)責(zé)任的情況蜀肘。
但授權(quán)不僅可以節(jié)省我們的時間，作為管理者時還能提升下屬的能力稽屏。
比爾·翁肯（Bill Oncken）教授曾提出一個理論扮宠，叫‘背上的猴子’。翁肯教授有一次偶然發(fā)現(xiàn)狐榔，自己忙于加班之時坛增，下屬竟然悠閑地打高爾夫。這讓他突然領(lǐng)悟到荒叼，主管人員之所以時間不夠用轿偎，一個很重要的原因在于沒有做好授權(quán)分責(zé)，將太多本該下屬去做的工作招攬到了自己身上被廓，以至于永遠(yuǎn)在苦苦追趕工作進(jìn)度。
翁肯教授把那些工作比喻為活蹦亂跳萝玷、隨時可能跳到你身上的‘猴子’嫁乘，而把他那獨(dú)特的時間管理理論稱為‘猴子管理藝術(shù)’。
試想一下這樣的情況：
你在走道上碰到一位同事球碉，他說：“我遇到麻煩了蜓斧，能不能和你談?wù)劊俊庇谑悄汩_始關(guān)切地聽他講述睁冬。結(jié)果這個問題果然很麻煩挎春，你聽了半個小時才弄清是怎么回事，且還沒法立刻給出建議豆拨，于是你說：“這個問題很復(fù)雜直奋，我現(xiàn)在沒有時間和你討論，讓我仔細(xì)想想施禾，回頭咱們再談?wù)劷畔摺！?/p>
讓我們用猴子理論來分析一下這個過程弥搞。
- 首先邮绿，你和同事在走道上偶遇之前，誰的背上有猴子攀例？顯然船逮，是同事的背上。猴子不在你的背上粤铭，你甚至不知道有這只猴子存在挖胃。
- 接著，你開始傾聽同事的講述，這時同事背上的猴子悄悄向你的背上跨過來一只腳冠骄。
- 然后伪煤，聽完同事的講述，你表示要仔細(xì)想想再和同事討論凛辣。這時抱既，猴子便完全轉(zhuǎn)移到了你背上。你接過了同事背上的猴子扁誓，而同事則變成了監(jiān)督者防泵。此后，他會不時跑來問你：“那件事你考慮得怎么樣了蝗敢？”捷泞，“我們什么時候再談?wù)劊俊薄?/li>
我們雖然應(yīng)該幫助遇到困難的同事寿谴，但是也應(yīng)該避免這樣的情況：讓他們把你當(dāng)作他們自己猴子的收容站锁右，你收的愈多，他們給的愈多讶泰，到最后你被堆積如山的別人的問題所困擾咏瑟，甚至沒有時間照顧自己的“猴子”。
你將一些并非自己職責(zé)的事情做得很有效率痪署，可這值得你沾沾自喜嗎码泞？你自己的事情完成得怎么樣呢？這就是猴子法則狼犯，應(yīng)用它的前提是你要明確自己的責(zé)任邊界余寥。
使用‘猴子法則’有兩個重點：1．明確職責(zé)，確定這只猴子不是你的悯森；2.注意溝通方式宋舷，明確、堅決呐馆、不生硬肥缔。
什么情況下你該進(jìn)行授權(quán)委托呢？你是否需要授予下屬更多的權(quán)力汹来？
- ①你是否因為工作太忙续膳，家務(wù)凌亂而焦慮煩躁？
- ②你是否被詢問而被頻繁打擾收班？你是否發(fā)現(xiàn)日程瑣事太多坟岔，而無法專注在重要的事物上？
- ③對于下屬應(yīng)該做的事情摔桦，你是否發(fā)覺你正在幫他做社付？你工作的時間是否比你管理的時間要長承疲？
- ④每天晚上或者周末，你是否習(xí)慣性地把工作帶回家里做鸥咖？是否經(jīng)常有沒有完成的工作或者在最后期限內(nèi)不能完成的工作燕鸽？
- ⑤你是否把自己的工作目標(biāo)定得非常高，以至于只有你才能把它完成啼辣？
- ⑥你是否是一個非常關(guān)注工作細(xì)節(jié)的主管啊研，是否總是關(guān)注下屬如何工作？而沒有花費(fèi)在戰(zhàn)略思考鸥拧、計劃或者其他關(guān)鍵的宏觀問題上党远？
- ⑦在過去的一年里，是否有人認(rèn)為你是一個有責(zé)任心的人或者完美主義者富弦？
- ⑧對下屬的能力和經(jīng)驗沟娱，你是否缺乏信心，以至于你不敢冒險給下屬更多的決策權(quán)腕柜？
當(dāng)你的回答是肯定的济似，而且次數(shù)比較多的話，你就應(yīng)該考慮有效地向他人委托及下屬授權(quán)了媳握。
時間具有隱蔽性碱屁，它并不是可見的。所以很多人對待時間管理的態(tài)度是漫不經(jīng)心的——這并不是說他們認(rèn)識不到時間管理的重要蛾找，而是他們在復(fù)雜的事務(wù)面前，極其容易將注意力轉(zhuǎn)向其他更為直接的問題赵誓。這也是為什么我們需要一個系統(tǒng)來追蹤管理各項事務(wù)的原因打毛。
下一節(jié)將一一羅列行動層面其他細(xì)分條目。
作業(yè)：開始進(jìn)一步分類吧俩功。
注：本文由作者JIE胭脂雪組織整理發(fā)布幻枉，未經(jīng)授權(quán)請勿轉(zhuǎn)載。文內(nèi)配圖源于網(wǎng)絡(luò)诡蜓，如有侵權(quán)熬甫，敬請溝通刪除。
