原文首發(fā)于微信公眾號「職問」（ID：zhiwen_15)
“從一個 Associate 發(fā)的英文郵件就能八九不離十看出其執(zhí)業(yè)水平和態(tài)度未玻，之所以一些普通法學(xué)院學(xué)生能夠 PK 掉清北學(xué)生拿到 Return offer ，正是因?yàn)樗麄冏プ×嗣恳淮巫C實(shí)自己能力的機(jī)會野芒∥厥Γ”
——上海某一線所合伙人
當(dāng)前面徽，Email 是律師最常用的溝通方式之一。隨著法律市場愈加國際化匣掸，能夠?qū)懸环馄撂宋伞⑶逦挠⑽?Email ，不僅是涉外律師工作中的必備技能碰酝，更是所有律師日常工作中的一部分霎匈。
無論是對于想進(jìn)入紅圈所的法學(xué)生，還是對于想在律所工作中脫穎而出的新人律師送爸，英文郵件書寫都是項(xiàng)能夠影響到法律人職業(yè)發(fā)展的基本能力铛嘱。
很多初出茅廬的律師除了知道文末署名前寫上“ best regards ”外，完全不知道要寫什么連接詞袭厂、要用哪些常用的句式表達(dá)墨吓，以及有哪些注意事項(xiàng)。接下來纹磺，筆者將為大家分享一下在律所實(shí)務(wù)中帖烘，英文郵件書寫有哪些 Tips 與雷區(qū)。
清晰表達(dá)比口吐蓮花更重要
在律所工作中橄杨，英文郵件的書寫重點(diǎn)是通過有限的詞數(shù)來傳達(dá)最核心秘症、有效的信息，而不在于用華麗的辭藻給對方留下深刻印象式矫。因此乡摹，要寫好英文郵件，首先要明確的就是：寫郵件不是寫作文采转，不需要多么有文采聪廉、口吐蓮花，而是要講究寫作技巧故慈。
很多同學(xué)在接受了各種英文應(yīng)試教育浸潤后板熊，寫作文時都慣用各種復(fù)雜從句、華麗修飾詞惯悠，在進(jìn)行英文郵件書寫時邻邮，也將這些舊習(xí)慣自然而然套用在工作郵件中。而作為職場新人克婶，在英文的寫作中最重要的是將事情表述清楚筒严，口吐蓮花這類錦上添花的事應(yīng)該留到之后丹泉。
那么，要寫出通俗易懂的法律語言鸭蛙，都有哪些 Tips 呢摹恨？
- 使用主動語態(tài)的句子；
- 使用短句娶视，用標(biāo)點(diǎn)符號將復(fù)雜的長句斷開晒哄；
- 避免主語和謂語、謂語與賓語之間距離過長肪获；
- 避免冗長的表述寝凌，使用準(zhǔn)確的表述；
- 結(jié)構(gòu)盡可能具有邏輯性
從標(biāo)題到附件孝赫，哪些雷區(qū)不能踩较木？
很多缺乏經(jīng)驗(yàn)的法學(xué)生認(rèn)為，可能英文郵件溝通僅限于涉外律師處理跨國案件或涉外業(yè)務(wù)時才會用到的青柄，因此沒有做過多掌握伐债。而在進(jìn)入律所實(shí)習(xí)后，即使自身英文基礎(chǔ)不錯致开，但由于缺乏實(shí)際經(jīng)驗(yàn)峰锁，并且不懂得如何將英語、職場用語双戳、法言法語相結(jié)合虹蒋，發(fā)出的英文郵件在高年級律師、合伙人拣技，甚至是外國客戶看來十分直白千诬、不夠婉轉(zhuǎn)甚至態(tài)度無禮耍目。
那么膏斤，在律所工作中，如何從最開始的標(biāo)題邪驮、郵件正文莫辨，到附件每一個環(huán)節(jié)都保持謹(jǐn)慎、體現(xiàn)專業(yè)呢毅访？
-【 標(biāo)題欄 】Re：不超過三個沮榜，注意大小寫格式
很多律所實(shí)習(xí)生、新人律師發(fā)送的英文郵件喻粹，還沒點(diǎn)開就給人感覺是非常慘不忍睹蟆融。尤其是有的時候，一封郵件經(jīng)過層層轉(zhuǎn)發(fā)和抄送守呜，最后的主題欄很有可能變成“ Re:Cris Escrow Agreement Re:Mack Re:Michalle Re:Director Fw:Re: Reps and Warranties in the Merger Agreement ”型酥。這種標(biāo)題對于發(fā)件人來說是省事了山憨，但是完全不考慮收件人的效率和心情。不僅一眼望過去根本掃不到郵件重點(diǎn)弥喉，而且對于涉及到的律師來說郁竟，如果想在項(xiàng)目結(jié)束很久后再來搜索某一封郵件的內(nèi)容時，會十分低效由境。
為避免這種看不到頭尾棚亩、重點(diǎn)的郵件標(biāo)題出現(xiàn)，最好的辦法是：留下抄送的關(guān)鍵人物或是老板讥蟆，然后將主題詞精簡歸納攻询，讓人明確郵件說的是什么事就好钧栖，不必像項(xiàng)目第一次發(fā)郵件時主題寫得那么精確拯杠。
此外啃奴，標(biāo)題中的大小寫問題也十分重要最蕾，主題欄的內(nèi)容最好 Capitalize Each Word（除了 a , and , the , but , by , at , for , in , nor , of , on , so , or , to , up , yet? 等）瘟则。
eg: Subject Line:Memo on Potential Matters Involving Chinese Law 而非 memo on potential matters involving Chinese law .
雖然一封郵件不能完全說明什么醋拧，但它在很大程度上代表著你對收件人的尊重程度以及你個人的修養(yǎng)丹壕。那些格式過于不規(guī)范的郵件標(biāo)題，可能還沒出現(xiàn)在 par 的面前就被移去垃圾箱了缭乘。
-【 正文內(nèi)容 】注意特定位置英文表達(dá)及行文語氣
關(guān)于一些特定位置的英文表達(dá)堕绩，很多同學(xué)在一開始上手的時候就形成了錯誤的習(xí)慣，想要再糾正就十分難了垄惧。
如郵件正文開頭绰寞，很多在企業(yè)里實(shí)習(xí)過的同學(xué)會習(xí)慣性地加上“ Dear, ”滤钱，進(jìn)入律所后也會習(xí)慣性沿用之前的用法件缸。但在實(shí)踐中他炊，律所面對的客戶和公司郵件交流的對象不同痊末，在英文交流環(huán)境下凿叠，對誰都用“ Dear ”在外國人看來“套近乎”傾向有點(diǎn)明顯盒件。
稱呼方面，在律所中恩沽，對不熟悉的人或級別較高的人不宜直接稱呼其英文名切心，但也有例外情況飒筑，如美國的客戶都比較喜歡直接稱呼對方姓名绽昏，這樣好處是避免尷尬（如果光看某些外國人名字會無法判斷對方性別俏脊，貿(mào)然稱呼 Mr. 會產(chǎn)生不必要的尷尬）全谤。此外爷贫，英文稱呼后應(yīng)加上逗號认然。
關(guān)于行文語氣补憾，更是尤其要注意的問題。有的用詞在西方人看來是很不合適的盈匾，但由于文化上的差異毕骡，中國人不會有很明顯的感覺未巫。
如劈伴，用“ I assume you understand ”握爷，可能在中國人看來沒有什么新啼，但在西方人看來就是十分傲慢的語氣赡模；
再如，律師告訴客戶三天以內(nèi)給客戶回復(fù)师抄，最后說一句“ I hope that is fine with you ”漓柑，也是十分不妥當(dāng)?shù)模@會讓客戶感覺是要求客戶配合律師的時間安排叨吮。如果換一種表述辆布，就會讓客戶看起來有完全不同的感受，譬如可以說：我們預(yù)計(jì)在什么時間給客戶回復(fù)茶鉴，如果客戶有特別緊急的情況的锋玲，請告訴我們等等。
-【 附件 】遺漏是大忌涵叮，要站在收件人的角度考慮問題
關(guān)于 attachment 附件的問題惭蹂，有一條鐵律說的就是：如果郵件的正文說有附件，那么一定不可以忘記 attach 上相應(yīng)的附件割粮。忘記貼附件或者貼錯附件就發(fā)送出去盾碗，在職場中原本就是大忌，更不用說是在以謹(jǐn)慎舀瓢、細(xì)致為職責(zé)的律師行業(yè)廷雅。
此外，關(guān)于附件總體的原則還是要站在收件人的角度考慮問題：
如：“Under the Shareholders Agreement(attached),at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.”
以上表述看似沒有問題，但如果收件人想要確認(rèn)一下郵件中的信息是否準(zhǔn)確航缀，打開了附件中的 Shareholders Agreement , 發(fā)現(xiàn)里面有一百多頁的文件商架，那么這時他應(yīng)該看哪里呢？難道是一頁頁翻閱完直到看到想要看的地方嗎芥玉？
因此蛇摸，為了節(jié)約收件人（通常都是上級領(lǐng)導(dǎo)或客戶）的時間，最好的辦法就是找到 Constitute Quorum 的相關(guān)條款灿巧，高亮標(biāo)示赶袄，并在郵件正文中寫明：“Under Section 7(c)(iii)of the Shareholders Agreement(see page 10 of the attached),at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.”
常用基本英文郵件句式有哪些？
- 感謝用語
中文郵件一般不喜歡太多客套話砸烦，都是直入正題弃鸦，最后客氣一下。而美國人寫郵件時都要互相感謝幢痘，基本上開頭會感謝別人回復(fù)自己的郵件唬格，如：Thanks for the quick reply／Thanks for getting back to me／Thanks for the update information.
- 道歉用語
如果回復(fù)別人郵件晚了，需要先道歉（中文郵件很少有這個習(xí)慣颜说，但在英文環(huán)境下外國人比較注重時效购岗，因此最好表達(dá)一下正式的歉意），如：Sorry for the late reply／Apologies for the delay getting back to you.
此外门粪，出于禮貌喊积，如果預(yù)感自己的言辭過于激烈，可以提前向?qū)Ψ奖硎厩敢庑瑁纾篒 apologize if this may make you feel uncomfortable／bad／I apologize if this may sound a little harsh.
- 收尾套路
收尾一般都是詢問對方對于某件事的態(tài)度如何乾吻，有什么想法（不要使用 please tell me……這種句式，十分不地道 ）拟蜻，建議使用：Please let me know what you think／Please let me know if you have any questions or concerns(較常見)／Please review the lengthy e-mail and provide feedback on how we canproceed.
- 最常使用但需要區(qū)分含義的用法示例
“ according to ”與“ in accordance with ”
前者意思是“據(jù)……說”绎签，但不確認(rèn)說的內(nèi)容是否真實(shí)，如“根據(jù)路透社的新聞報道……”酝锅；后者意思是“根據(jù)……”诡必。如果想表達(dá)根據(jù)某法律的規(guī)定，用 according to? 就欠妥搔扁，建議用 in accordance with .
“ requirement "與“ request ”
這兩者區(qū)別要格外注意爸舒。法律上、客觀上的要求可以用 requirement 稿蹲，而 request 是指請求扭勉，使用時可以用“ as pre your request ”（根據(jù)你方要求）。
“ commission ”與“ committee ”
Commission 是指某一機(jī)構(gòu)或部委场绿，Committee 是指機(jī)構(gòu)中的一個委員會剖效。
“ equity ”與“ share ”
股權(quán)應(yīng)當(dāng)翻譯成 equity 或 equity interest 嫉入，而不是 share 焰盗，除非是想表述一個股份有限公司璧尸、股權(quán)占多少份額時，股權(quán)可以用 share 熬拒。對于股東的翻譯爷光，通行做法是將股東統(tǒng)稱為 shareholders 。
- 常見語法和用詞錯誤示例
1澎粟、慎用 conversation 蛀序，因?yàn)樵撛~匯意思是聊天，而在備忘錄及工作記錄中使用 discussion 之類的詞更為恰當(dāng)活烙。
2徐裸、evidence、equipment 等詞沒有復(fù)數(shù)啸盏，很多人會犯加“ s ”的錯誤重贺。
3、語法錯誤回懦，如：Judging from the evidence, the case has no merits气笙，這是錯句，主語與分詞的關(guān)系不對怯晕，judging 只能由人來完成潜圃。此句可以改為：Judging from the evidence, I am of the view that the case has no merits.
結(jié)語
英文郵件書寫在律所工作中的重要性已無需多言，尤其是對于有志于進(jìn)入 Entry Level 較高且增長更可觀的非訴領(lǐng)域的法學(xué)生來說舟茶，英文郵件更是工作中不可避開的一環(huán)谭期。
不難發(fā)現(xiàn)，看似簡單基本的英文郵件背后蘊(yùn)藏著許多律所實(shí)務(wù)工作中的方法和技巧吧凉。對于正在申請律所實(shí)習(xí)隧出，或是剛進(jìn)入律所的新人律師來說，想要切實(shí)提升英文郵件水平客燕，最好的途經(jīng)就是實(shí)踐和積累鸳劳，不僅要提升自身英文水平，更是要在此基礎(chǔ)上多去掌握律所工作中的英語語言用法與表達(dá)也搓，無法投機(jī)取巧學(xué)成赏廓。
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