如何寫一封合格的電子郵件

之前翻譯過一篇關(guān)于撰寫高效電子郵件的文章背亥，不少讀者的反應(yīng)是TLDR（too long; did not read）。于是我試圖以另一種形式，就類似的主題麻顶，寫一篇可以在10分鐘內(nèi)讀完的文章。

很多事情都有套路舱卡，比如思維有結(jié)構(gòu)化思維辅肾，文章有八股，音樂作曲有段式結(jié)構(gòu)…電子郵件寫作也有它的套路轮锥，掌握這些套路可以讓你能在短時間能寫就一封看上去很專業(yè)的電子郵件矫钓。

以下按照寫電子郵件的順序，分八個方面舍杜，介紹一封合格電子郵件所包含的基本要素新娜。

1. 郵件主題

你一定要花時間好好寫個主題，尤其不能留空既绩。因?yàn)橹黝}是收件人一眼就能看到的內(nèi)容概龄，一個意義明確的主題能夠讓收件人無需打開郵件，就能評估其目的和價值饲握。一個好的主題可以讓你的郵件在眾多郵件中脫穎而出私杜，起到事半功倍的效果。

一個好的主題就和一篇文章的標(biāo)題一樣救欧，是對整個郵件的描述和概括如：

明天下午項(xiàng)目評審會議內(nèi)容計(jì)劃
問題（Bug）編號27168-訂單金額計(jì)算錯誤
入職培訓(xùn)文件－昨天會議上你提到的文件

收件人在看到這樣的標(biāo)題時立刻就能做出相應(yīng)的動作來回應(yīng)衰粹，而不是想：這是不是垃圾郵件？這個郵件和我有什么關(guān)系颜矿？而像

一封郵件
好消息
重要的郵件
你要的文件

之類的標(biāo)題沒有任何意義寄猩，因?yàn)槭占丝吹街笠廊粺o法得知你的郵件內(nèi)容到底和什么相關(guān)，如何的重要骑疆。

2. 開頭問候語

電子郵件相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)郵件來說沒那么正式田篇，傳統(tǒng)英文郵件一般采用

Dear Mr Smith,
Dear Ms Lawson,

這種“Dear Mr/Ms+姓”的格式作為一封郵件開頭的問候語替废。如果你的電子郵件收件人是陌生人或者你是第一次給對方發(fā)郵件，可以使用這樣的問候語泊柬，會顯得比較正式椎镣。如果你搞不清楚對方的身份和不確定該如何稱呼對方，用這種形式的開頭也是比較保險的做法兽赁。而更多的用于同事和熟人之間的問候語一般使用

Hi Smith,
Hello Jason,

或者干脆省略問候語状答。注意問候語一般以逗號結(jié)尾，也有見到不寫逗號的情況刀崖。

中文電子郵件的情況也類似惊科，開頭的問候語一般使用

某某先生，
某某女士亮钦。

在熟人和同事之間馆截，就用你平時稱呼對方的方式即可。同樣蜂莉，也可不使用問候語蜡娶。

3. 郵件正文

郵件的正文一般采用常用字體，和默認(rèn)的格式映穗。切忌使用花花綠綠多彩多樣的格式窖张。一來，這些格式不一定能夠在對方的郵件客戶端上正常顯示蚁滋，再則宿接，花花綠綠多彩多樣的格式會給人留下不成熟的印象。

郵件正文注意分段和空行枢赔，合理的分段空行能夠讓人閱讀愉快澄阳，降低收件人閱讀大端文字的心理負(fù)擔(dān)拥知。沒人喜歡讀密密麻麻的長篇大論踏拜。

郵件正文最好只描述一件事情，如果有不同的事情低剔，可以另外再發(fā)一封速梗。

3.1 郵件目的

第一段一開始應(yīng)該簡潔明了說明這封郵件的目的，你為什么給對方發(fā)這封郵件襟齿。如果你覺得收件人對你并不熟悉姻锁，還要簡單介紹自己，寫清楚自己的身份猜欺，讓對方知道你是誰以便可以作出相應(yīng)的回復(fù)位隶。

第二段開始描述郵件的詳細(xì)內(nèi)容。

3.2 行動事項(xiàng)

如果這封郵件需要收件人做些什么开皿，接下來就要用禮貌的方式明確的寫出來涧黄。比如：

你能不能幫我（could you）…
非常感激如果你能（I would be grateful if）…

就算你是對方的領(lǐng)導(dǎo)篮昧，也應(yīng)該使用”請（Please）….”

4. 合理使用附件

一般情況下盡量不要使用附件，可以考慮把附件文檔中的核心內(nèi)容拷貝到郵件正文中去笋妥。因?yàn)楦郊赡軅鞑ゲ《景米颍€需要額外安裝相應(yīng)的軟件才能打開。如果在收件人在手機(jī)上瀏覽附件春宣，體驗(yàn)更差酵颁，不但浪費(fèi)流量而且還很可能因?yàn)楦袷絾栴}無法查看。

如果不得不使用附件月帝，在郵件正文中應(yīng)該簡單說明附件的內(nèi)容躏惋，并且在發(fā)出郵件之前再次檢查有沒有已經(jīng)把附件放在郵件中了。工作郵件中經(jīng)常遇到的情況是：某人群發(fā)了一個郵件之后嚷辅，很多人都在回復(fù)發(fā)件人“你的附件呢其掂？”

給附件取個有意義的名字也是很有必要的，這點(diǎn)和寫郵件主題類似潦蝇，如“2016上半年財(cái)務(wù)報表.pdf”
就比 “文件.pdf”明確很多款熬。

5. 郵件結(jié)束語

用于傳統(tǒng)紙質(zhì)郵件的“Yours sincerely （對應(yīng)類似中文：此致敬禮）”，在電子郵件中并不常用攘乒，英文中常用的結(jié)束語有：

Best regards,
Regards,
Best wishes,

注意一般以逗號結(jié)尾贤牛，也有見到不寫逗號的。如果你不寫逗號则酝，請?jiān)陂_頭的問候語中也不要使用逗號殉簸，以保持一致。

中文商務(wù)郵件的結(jié)尾也有見到諸如紙質(zhì)書信中“此致敬禮”沽讹，“順頌商祺”般卑，“順頌秋安”之類的結(jié)束語。我覺得并沒有太大的必要爽雄，如果真要表現(xiàn)非常正式蝠检，倒不如發(fā)一封更顯正式的紙質(zhì)郵件。在中文商務(wù)電子郵件中挚瘟，根據(jù)情況寫一句“祝生意興隆”叹谁，“愿事業(yè)蒸蒸日上”會顯得更加自然和親切。

6. 署名

郵件的最后乘盖，最好寫上你的姓名（署名）焰檩，尤其是第一發(fā)電子郵件給這個人。如有必要订框，還要寫上你的title職務(wù)和聯(lián)系郵箱電話等析苫。很多郵件客戶端都具有“簽名”的功能，就是用來寫自動完成這部分內(nèi)容的，它可以幫你自動插入此類提前設(shè)置好的信息衩侥。

7. 反復(fù)校對

一封電子郵件終于寫完了浪腐，是不是立即就想點(diǎn)“發(fā)送”按鈕？且慢顿乒，越是重要的郵件越是要反復(fù)校對议街，一封沒有語法和錯別字的郵件是讓你看起來更加專業(yè)的前提。必要時可以請你身邊的同事幫你校對璧榄。

8. 其它注意事項(xiàng)

在你點(diǎn)發(fā)送按鈕之前特漩，這些內(nèi)容值得你去認(rèn)真考慮

妥善使用“回復(fù)”和“回復(fù)全部”可以避免事態(tài)的擴(kuò)大
合理使用CC（抄送）和BCC（密送）
如果你要群發(fā)比較敏感的信息，并且要保護(hù)收件人郵件地址骨杂，你應(yīng)該使用BCC涂身。群發(fā)郵件時，每個人的郵件地址都會顯示在CC列表中搓蚪，但BCC不會蛤售。BCC的這個特點(diǎn)也可以避免收件人使用“回復(fù)全部” ，如果你不想其中一個收件人使用“回復(fù)全部”而對其它人造成干擾也可以考慮使用BCC妒潭。如果遇到郵件客戶端不允許收件人留空悴能，你可以在“收件人”框中寫上自己的郵件地址。
縮寫和非正式用語
給彼此熟悉的同事和朋友發(fā)郵件時雳灾，使用縮寫或者非正式的語言如網(wǎng)絡(luò)用語完全沒問題漠酿。但在比較重要的場合或者你第一次給這個人發(fā)郵件，請避免使用各種縮寫和網(wǎng)絡(luò)用語谎亩。否則會顯得你不專業(yè)和讓對方覺得你對他不太重視炒嘲。
電子郵件很可能會被公開
電子郵件是一個很重要的存檔和記錄，你寫下的東西就會留下證據(jù)匈庭。加上電子郵件系統(tǒng)并不安全夫凸，黑客也能夠很容易的截獲你的電子郵件。所以你在打算寫某些內(nèi)容之前阱持，最好仔細(xì)考慮下如果這封郵件被傳播和泄露出去會有什么后果夭拌，之后再決定是否要真的要發(fā)出這封電子郵件。