開(kāi)會(huì)蚪缀，是大多數(shù)公司年后第一個(gè)工作日的必辦事項(xiàng)。它意味著我們又該開(kāi)始新一年的忙碌恕出，但此時(shí)的你卻心情復(fù)雜询枚，因?yàn)槟銚?dān)心即將要開(kāi)的會(huì)，跟大部分開(kāi)過(guò)的會(huì)一樣毫無(wú)意義浙巫。
要開(kāi)的會(huì)又多又長(zhǎng)金蜀，針對(duì)新年目標(biāo)的策劃一個(gè)接一個(gè)，即使你不需要在會(huì)上發(fā)言的畴，會(huì)議的內(nèi)容和你關(guān)系并不大渊抄，也被頻頻要求出席。領(lǐng)導(dǎo)裝作在發(fā)言丧裁，大家裝作在傾聽(tīng)护桦，但最后卻是“會(huì)而不議，議而不決”煎娇，本來(lái)就推擠如山的工作量二庵，現(xiàn)在又因?yàn)槿唛L(zhǎng)繁多的會(huì)議而更加拖延贪染，看起來(lái)是重振旗鼓，實(shí)則雪上加霜催享，但是沒(méi)辦法抑进，還只能硬著頭皮繼續(xù)把會(huì)開(kāi)下去。
很多人都會(huì)把這種狀態(tài)歸結(jié)于“年后綜合癥”睡陪，但也許真正的原因并不是患上“年后綜合癥”的你效率低下，而是“開(kāi)會(huì)”這件事本身就有問(wèn)題匿情。其實(shí)兰迫，同為亞洲國(guó)家的日本也這樣，據(jù)統(tǒng)計(jì)炬称，日本白領(lǐng)工作效率低下主要有三大原因：“眾多管理層和領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)人無(wú)法自己作出決定和推薦工作”汁果、“部門(mén)內(nèi)外反復(fù)無(wú)用功的協(xié)調(diào)”和“員工龐雜的資料制作”，這三個(gè)原因都與開(kāi)會(huì)有關(guān)玲躯。
在日本企業(yè)的日常工作中据德，由于各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于某問(wèn)題無(wú)法獨(dú)自做出決定，往往要與員工討論跷车，在考慮員工的想法的同時(shí)棘利，又要在工作崗位和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)之間協(xié)調(diào)。然后再次與員工討論朽缴，取得一致意見(jiàn)之后善玫，再準(zhǔn)備在社長(zhǎng)面前作正式的報(bào)告，如此繁復(fù)的流程一直持續(xù)密强。這還是順利的結(jié)果茅郎，如果某一個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有達(dá)成一致，或報(bào)告被駁回或渤，那么所有流程又要再來(lái)一次系冗。
隨著企業(yè)越來(lái)越大，會(huì)議也越開(kāi)越大薪鹦，盡管當(dāng)時(shí)多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人每隔幾年就會(huì)發(fā)出一次精簡(jiǎn)會(huì)議的要求掌敬，但沒(méi)過(guò)多久會(huì)就再次增加，重蹈覆轍距芬。在麥肯錫工作十余年的日本企業(yè)家赤羽雄二涝开，在對(duì)比了日美企業(yè)之間的管理差別后，甚至把“無(wú)效會(huì)議”所代表的效率低下框仔，當(dāng)做日本企業(yè)衰落的原因舀武。
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既然開(kāi)會(huì)這么重要，那如何高效地開(kāi)會(huì)呢离斩？對(duì)于策劃會(huì)議银舱，赤羽雄二介紹了三個(gè)原則瘪匿。
原則一：給會(huì)議做減法，避免可有可無(wú)的討論寻馏；
對(duì)于會(huì)議時(shí)間棋弥、參加會(huì)議的人數(shù)，推薦的方法是將其減半诚欠。比如顽染，把平時(shí)2小時(shí)的會(huì)議減少到1小時(shí)，半小時(shí)的會(huì)議減到15分鐘轰绵，并且將參加會(huì)議的人數(shù)縮減到最低程度粉寞。
你可能對(duì)這樣的“大刀闊斧”感到驚訝，但事實(shí)上大多數(shù)的會(huì)議效率都極其低下左腔。發(fā)言少唧垦，發(fā)言間隔長(zhǎng)，或者發(fā)言不夠簡(jiǎn)潔反復(fù)敘述一個(gè)話題液样，或者和本次會(huì)議的議題產(chǎn)生偏差振亮。
會(huì)議時(shí)間減半后，赤羽雄二發(fā)現(xiàn)鞭莽，參會(huì)人員的發(fā)言次數(shù)反而增加了坊秸，就連平時(shí)不怎么發(fā)言的人也開(kāi)始主動(dòng)發(fā)言。更重要的是撮抓，比起平時(shí)能提早結(jié)束會(huì)議妇斤，讓人倍感輕松。會(huì)議提前結(jié)束后丹拯，還會(huì)有一些參會(huì)人員主動(dòng)交換意見(jiàn)站超。
同時(shí)，人數(shù)的減少有利于快速地推進(jìn)工作乖酬。出席會(huì)議的人員越少死相，人員的緊張感會(huì)增加，更易形成一次有意義的會(huì)議咬像。例如算撮，如果一次會(huì)議只有3到5人參加，往往每個(gè)人都非常認(rèn)真參與討論县昂，對(duì)他人的發(fā)言也會(huì)專注聆聽(tīng)肮柜。而人數(shù)極多的大型會(huì)議，個(gè)人的精神往往松懈倒彰。
原則二：明確會(huì)議負(fù)責(zé)人审洞，加快推進(jìn)速度；
會(huì)議時(shí)間的縮短待讳，必定要伴隨著快速高效的會(huì)議流程芒澜。這時(shí)候就需要安排一位“會(huì)議高效推進(jìn)負(fù)責(zé)人”仰剿，他可以是領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人痴晦，或者表達(dá)清晰邏輯性強(qiáng)的人南吮。總之誊酌，“會(huì)議高效推進(jìn)負(fù)責(zé)人”的任務(wù)就是要明確每個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容是提問(wèn)部凑、意見(jiàn)還是個(gè)人感想，以及這樣的發(fā)言內(nèi)容與會(huì)議目的是否吻合碧浊，是否能推進(jìn)進(jìn)度砚尽。
開(kāi)會(huì)前禮貌地通知對(duì)方需要在此次會(huì)議上發(fā)言，避免有些人不喜歡臨時(shí)被點(diǎn)名的尷尬辉词。如果起初討論氛圍不夠熱烈，可以由會(huì)議負(fù)責(zé)人來(lái)主動(dòng)提出問(wèn)題猾骡，活躍氣氛瑞躺。
每次發(fā)言之前都應(yīng)確認(rèn)發(fā)言內(nèi)容，然后進(jìn)一步推進(jìn)討論兴想，這樣做能有效地避免幾個(gè)發(fā)言人的發(fā)言內(nèi)容之間出現(xiàn)偏差幢哨，杜絕無(wú)效的爭(zhēng)辯。
當(dāng)然嫂便，意見(jiàn)矛盾是再正常不過(guò)的事情了捞镰，負(fù)責(zé)人可以將兩者的意見(jiàn)整理歸納。如果意見(jiàn)發(fā)生沖突毙替，那么首先確認(rèn)共同點(diǎn)岸售。這樣一來(lái)，意見(jiàn)相反的兩人就能較為冷靜厂画，再在這樣的基礎(chǔ)上確定不同點(diǎn)以備下次推進(jìn)凸丸。
原則三：正確使用“白板”。
雖然很多公司開(kāi)會(huì)用”白板“記錄會(huì)議內(nèi)容袱院，但最多只在會(huì)議結(jié)束后屎慢，掛在會(huì)議室或拍照存在手機(jī)里作為日后的提示，當(dāng)再次看到白板的內(nèi)容時(shí)忽洛，仍然難以清晰地歸納出當(dāng)時(shí)討論的內(nèi)容腻惠，常常達(dá)不到應(yīng)有的輔助作用。
白板作為引導(dǎo)會(huì)議走向的工具欲虚，最好由會(huì)議負(fù)責(zé)人一個(gè)人書(shū)寫(xiě)集灌，對(duì)于比較復(fù)雜的討論，要讓所有人員注意力都集中于白板上苍在，確認(rèn)每個(gè)人的發(fā)言绝页，整理歸納議題荠商。
畢竟能夠清楚表達(dá)自己意見(jiàn)的人是少數(shù)，從語(yǔ)言學(xué)來(lái)說(shuō)续誉，人們的口頭表達(dá)只能傳達(dá)出實(shí)際內(nèi)容的70%左右莱没。這就需要負(fù)責(zé)人在記錄后，主動(dòng)指著白板上的內(nèi)容來(lái)確認(rèn)表達(dá)的含義是否準(zhǔn)確酷鸦，這幾乎可以徹底避免記錄上的遺漏饰躲，而且歸納出發(fā)言人的要點(diǎn)，降低溝通的成本臼隔。
對(duì)于觀點(diǎn)上的偏差嘹裂，白板也能通過(guò)圖示的方式說(shuō)明異同點(diǎn)。對(duì)于兩種不同的觀點(diǎn)摔握，可以通過(guò)在白板上畫(huà)表格的方式對(duì)觀點(diǎn)本身進(jìn)行拆解寄狼，寫(xiě)下共同點(diǎn)，再追加不同點(diǎn)氨淌，這樣再針對(duì)具體細(xì)節(jié)泊愧，自然事半功倍。
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對(duì)于每個(gè)參加會(huì)議的人員盛正，重要的是清除溝通上的障礙删咱，也有三個(gè)原則。
原則一：學(xué)會(huì)聆聽(tīng)他人的發(fā)言豪筝；
很多人喜歡在對(duì)方話講到一半的時(shí)候痰滋，就迫不及待地想要提出自己的意見(jiàn)，等到注意的時(shí)候续崖，已經(jīng)”反客為主“把話題引向了別的地方敲街。此外，認(rèn)真聽(tīng)完他人的發(fā)言還意味著可以獲取對(duì)方的信賴严望，在會(huì)議中聪富，直截了當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞剑沧屒楦幸蛩爻３１缓鲆曋罚吘箯膶?duì)方身上獲取信息墩蔓，認(rèn)真聆聽(tīng)的感覺(jué)能讓對(duì)方放松，毫無(wú)戒備萧豆、流暢地發(fā)言奸披，快速的推進(jìn)工作進(jìn)度。
原則二：發(fā)言時(shí)涮雷，將所要表達(dá)的信息歸納重點(diǎn)阵面；
先簡(jiǎn)單地歸納要點(diǎn)，再進(jìn)行口頭表達(dá)會(huì)比較穩(wěn)妥地傳達(dá)出含義。這里的歸納样刷，只是針對(duì)你發(fā)言的核心要點(diǎn)總結(jié)出3~4個(gè)重點(diǎn)仑扑。
譬如，你要針對(duì)公司新開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品的計(jì)劃書(shū)發(fā)言時(shí)置鼻，你可以總結(jié)以下4個(gè)要點(diǎn)：
1.目標(biāo)顧客的年齡范圍是20到30歲镇饮，大城市的成年男性；
2.準(zhǔn)確把握他們的需求箕母；
3.選取其中10個(gè)顧客作為樣本進(jìn)行采訪調(diào)查储藐；
4.產(chǎn)品四個(gè)月后上市，要在此前完成調(diào)查嘶是。
每個(gè)重點(diǎn)你還可以圍繞談?wù)劯撇瑸槭裁匆@么做，期待達(dá)到的效果是什么聂喇。如此用這種方法反復(fù)發(fā)言幾次辖源，你的隨機(jī)應(yīng)變能力就會(huì)大大提升，從容應(yīng)對(duì)的同時(shí)也讓他人快速抓住重點(diǎn)希太。
原則三：通過(guò)書(shū)面形式達(dá)成一致同木。
不用說(shuō)書(shū)面形式的確認(rèn)，有的人甚至連口頭的確認(rèn)都會(huì)省略跛十，這影響會(huì)后執(zhí)行的速度。利用書(shū)面形式秕硝，可以在會(huì)議上記錄對(duì)方的要求然后再說(shuō)出自己的理解以供對(duì)方確認(rèn)芥映。
要求書(shū)面形式的確認(rèn)，一是因?yàn)閮烧咴诶斫馍匣蚨嗷蛏俅嬖谝恍┎町愒恫颍貏e是細(xì)節(jié)繁多的時(shí)候奈偏；其次是在某些問(wèn)題上達(dá)成一致后，一段時(shí)間記憶就會(huì)變得模糊躯护，只會(huì)記住丟自己有利的事情惊来。
高效的開(kāi)會(huì)、推進(jìn)工作進(jìn)度棺滞，不用擔(dān)心把時(shí)間都浪費(fèi)在無(wú)效的會(huì)議上裁蚁，能讓你在年后的工作產(chǎn)生良性循環(huán)。
