要做的事情太多逗嫡，感覺自己快爆炸青自？跟同事約好的會議時間，總是忘記驱证，需要別人提醒才記起來延窜？需要自己完成的事情，總是遺漏雷滚，給人留下不靠譜的印象需曾？
如果你正在遭遇這些問題，那不是別人的錯祈远，是你沒管理好自己的“待辦事項”呆万。
解救方法也不難，分為兩步：
1车份、收集待辦事項
2谋减、對待辦事項處理和分類，打造屬于自己的5個清單扫沼、1個日程表
一出爹、收集：將需要處理的事情庄吼，放入收件箱inbox中
設(shè)想一個工作時的場景：
你正在集中精力處理某件重要的、規(guī)劃好要完成的事严就，但有同事找你處理某件事情总寻。
面對這種場景，你會立即放下手中的事情梢为、開始處理新接到的任務(wù)嗎渐行？如果真的如此，毫無疑問铸董，一天下來祟印，你會發(fā)現(xiàn)原本規(guī)劃好的事情沒能按預(yù)期完成。
那么粟害，我們該如何處理呢蕴忆？我們可以利用收件箱，將待處理的事情全部收集起來悲幅，避免套鹅、盡量降低原來的計劃被打擾。
1夺艰、為什么要先收集起來芋哭？
我們的大腦會不定時的冒出一些我們該處理的事情，只有把“一切引起我們注意的事情”都收集下來郁副，放到頭腦之外的地方，才能不被他們干擾豌习。從而減弱我們有太多待辦事項的焦慮感存谎，這樣在工作時才能盡量追求“心靜如水”的境界。
2肥隆、收集什么事情既荚？
1）正在處理但尚未結(jié)束的事情、即將要做的事情栋艳、未來可能要做得事情
2）突然冒出恰聘、收到、想起的新雜事吸占、新任務(wù)晴叨、新計劃、新想法
3）每一件懸而未決的事情矾屯，都存儲在收件箱中
Tips：如果收到的是十萬火急的兼蕊、領(lǐng)導(dǎo)交代要立即處理的事情，那沒有辦法件蚕，我們必須放下手頭的事情孙技，投入到新任務(wù)中产禾。
3、用什么工具收集呢牵啦？
使用工具的原則是亚情，能讓你5秒鐘進入錄入狀態(tài)，且工具數(shù)量越少越好哈雏。
常用的工具有势似，便攜記事本、奇妙清單（things、滴答清單）、郵箱的“待辦工作”文件夾等等帖汞。
二侦锯、處理和分類：對收件箱中收集的事情，逐個判斷如何處理
每天收集到的待辦事項冲茸，在當(dāng)天必須進行分類處理、將它清空，迎接第二天毅舆。所以，我們可以安排幾個時間點愈腾，當(dāng)手頭重要的事情告一段落 或者 某個專注時間段結(jié)束后憋活，用5-10分鐘的時間，處理收集到的待辦事項虱黄。
處理待辦事項悦即，主要是思考這件事情該如何處理，判斷 是否需要采取行動橱乱、是否能在2分鐘內(nèi)完成辜梳，具體流程如下圖。
經(jīng)過上述判斷泳叠，事情主要分為3大類：不需要采取行動的事情作瞄、2分鐘內(nèi)能完成的事情、2分鐘內(nèi)不能完成的事情危纫。第一類宗挥、第三類，又細分為幾種類型种蝶，它們各自的處理方式不同契耿，接下來我們依次介紹。
1蛤吓、不需要采取行動的事情
1）垃圾
原則上是不允許存在的宵喂，在收集階段就應(yīng)該過濾掉，不應(yīng)該加入收件箱中会傲。
2）將來某時處理
通常不需要現(xiàn)在或近期處理锅棕，可能在未來某個時候處理拙泽。比如，幾個月之后的假期去日本旅游裸燎。
如何處理這類事情顾瞻？
將它寫到“將來清單”，如果有必要德绿，設(shè)定一個大概的提醒時間荷荤。
3）參考資料
通常需要你瀏覽看過即可，沒什么特別情況的話不需要特別處理移稳。
如何處理蕴纳？
如果是郵件資料，存放在“資料”文件夾个粱；如果特別重要古毛，可考慮保存到印象筆記等軟件中；如果資料需要特別花費時間處理都许，可以列入行動清單中稻薇。
2、2分鐘內(nèi)能完成的事情
比如取個快遞胶征、給同事一份能快速找到的資料等等塞椎，這類事情，應(yīng)該立即做完它睛低，既能避免待辦清單的堆積案狠，又避免讓他人等太久。
3暇昂、2分鐘內(nèi)不能完成的事情
1）項目
項目的特點是莺戒，由多人共同完成，需要多個步驟急波、多部門協(xié)調(diào)。在跟進項目時瘪校，除了關(guān)注由自己負(fù)責(zé)的任務(wù)外澄暮，還要注重與上下游的溝通協(xié)調(diào)，知道要搞定什么人阱扬、并把握好這些人的執(zhí)行情況泣懊。另外，與項目相關(guān)的資料麻惶，也要很好的組織整理起來馍刮，包括項目計劃、數(shù)據(jù)資料窃蹋、進度安排等等卡啰。
如何處理静稻？
將這類事情列入項目清單，思考這個項目接下來的行動有哪些匈辱，并將最近需要自己執(zhí)行的一兩個行動振湾，列入任務(wù)/行動清單中。
2）任務(wù)和行動
任務(wù)亡脸，是有多個行動組成的押搪。它與項目的區(qū)別在于，項目是有多人合作完成浅碾，任務(wù)幾乎都是自己要獨立完成的事情大州。行動，是可以直接去執(zhí)行的事情垂谢，也是做事的最小粒度厦画。
如何處理？
將任務(wù)和行動統(tǒng)一放在一個“任務(wù)/行動清單”中埂陆。很多軟件（比如奇妙清單）苛白，支持將任務(wù)細分成幾個子任務(wù)，這些子任務(wù)就可以看做是最小粒度的行動焚虱。
每天早上购裙，可以從這些行動、子任務(wù)中鹃栽，挑選優(yōu)先級最高的3-5個躏率，列入“每日行動清單”，作為當(dāng)天必須要完成的事情民鼓。
為了提高執(zhí)行力薇芝，建議按照以下的方式寫行動事項：
- 動詞開頭
- 內(nèi)容清晰（可以行動的標(biāo)題簡單些，詳細內(nèi)容填在軟件的備注一欄）
- 描述結(jié)果/期望達成的目標(biāo)
- 設(shè)定開始時間丰嘉、周期夯到、最后期限（好處是，每天早上安排當(dāng)日事項時饮亏，可參考時間緊急程度來決定優(yōu)先級）
3）特定時間做的事情
比如耍贾，收到一條會議邀請，有詳細的時間點路幸、地點荐开。對這類事情，可以將它們填入“日程表/日歷”中简肴，標(biāo)明時間晃听、會議地點。我通常用Mac自帶的日歷，提醒功能很方便能扒。
4）委派給他人的任務(wù)
可由他人完成的事情佣渴，指派給他人。指派完赫粥，可以件這件事列入“等待清單”观话，如有必要，可以標(biāo)明提醒你跟進進度的時間點越平。
委派可以分為三種：
A频蛔、向下委派
通常會遇到的難題是，想委派但沒有人能按照你的想法達到你的標(biāo)準(zhǔn)秦叛，但你又沒有時間手把手的教他做晦溪。對于這個問題，能做的是先接受現(xiàn)狀挣跋，節(jié)省更多時間用來投入到團隊成員的能力培養(yǎng)上三圆，隨著時間推移會得到持續(xù)的改進。
B避咆、橫向委派
前提條件是舟肉，你的委派對象樂意接受和完成你委派的任務(wù)。這時查库，提出這個請求的表達方式路媚、時機就很重要了。
C樊销、向上委派
讓老板幫你做事整慎，很難。如果一定要如此围苫，可以表達你已經(jīng)裤园、即將做出哪些貢獻，請求能否減弱某些任務(wù)剂府。
不管哪種類型的委派拧揽，都要明確幾點：
- 對工作的內(nèi)容（做什么、怎么做腺占、完成時間）要達成一致意見强法；
- 要提前思考plan B，如果不能按時完成該如何應(yīng)對；
- 設(shè)定提醒時間闰歪，即時跟進進展
三嚎研、5個清單+1個日程表+1個資料庫
經(jīng)過上一步的處理、分類，我們有了5個清單临扮、1個日程表论矾、1個資料庫，這里對它們的用法做個簡單的匯總杆勇。
1贪壳、今日行動清單
從任務(wù)/行動清單中提取的、需要今日處理的最重要的3-5件事
2蚜退、任務(wù)/行動清單
所有需要自己處理的任務(wù)/子任務(wù)闰靴、行動，對于優(yōu)先級高的事項钻注，可以加星標(biāo)注蚂且。
3、項目清單
需要多人寫作完成的事情幅恋。標(biāo)注項目任務(wù)list杏死、負(fù)責(zé)人，將需要自己完成的任務(wù)寫到“任務(wù)/行動清單”捆交，定期回顧時將已完成的部分劃掉淑翼。
4、等待清單
委派給他人做的事品追，或等待他人完成自己才能開展的事情
5玄括、將來清單
每周回顧時翻看看看，有沒有什么事情可以孵化成行動/任務(wù)
6诵盼、日程表
存放特定時間要做的事情惠豺，比如開會、越會等等风宁。我正在用的工具：蘋果日歷洁墙，Mac和iPhone能同步，提醒功能很方便戒财。
7热监、資料存儲
參考資料保存、項目資料饮寞、進度表等保存孝扛。我一直用印象筆記統(tǒng)一管理。
以上幽崩，就是收集苦始、分類待辦事項的方法。主要思路來自《搞定 Getting Things Done》的GTD方法慌申、《小強升職記》的衣柜整理法陌选，我根據(jù)自己的實踐做了一點小調(diào)整。
待辦清單列好了，我們該如何高效執(zhí)行呢咨油？
咱們下一篇文章再見您炉。
