只有勇于付諸行動(dòng)佣盒，而不是空想官份，才能掌握這個(gè)世界优妙。做比看更重要……手是思想的利劍宝恶。

——J·布洛諾夫斯基（J.Bronowski）

你斬釘截鐵地給出肯定的回答：是的符隙，這正是我此刻該做的事情，時(shí)間和地點(diǎn)都合適——那么垫毙，你也許達(dá)到了行云流水的狀態(tài)霹疫。

你在做該做的事，一心一意综芥，專心致志丽蝎。

用捕捉、明確意義膀藐、組織整理和總結(jié)回顧來(lái)獲得掌控屠阻，就是為了幫助你清空內(nèi)心的紛擾红省，確保明智而理性的視角。你一次只能做一件事国觉，而且要全神貫注（雖然你可以中斷一件事吧恃，迅速進(jìn)入另一件事）。結(jié)果或標(biāo)準(zhǔn)其實(shí)是不能執(zhí)行的麻诀，你只能用實(shí)際行動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)它們痕寓。

下一步行動(dòng)是什么？

清單被擱置一邊针饥、形同虛設(shè)厂抽，常見(jiàn)的原因是人們沒(méi)有想清楚怎么去執(zhí)行清單上列出的事務(wù)。

如果你心不在焉地把一件模棱兩可的事情列在行動(dòng)清單上丁眼，比如“處理父親的情況”筷凤，就很容易茫然無(wú)措。反過(guò)來(lái)苞七，如果你想到給姑姑打個(gè)電話了解一下情況藐守，那么下一步的思路就會(huì)漸漸明晰——“給羅伯塔打電話，問(wèn)一下父親的情況”就可以促使你快速行動(dòng)起來(lái)蹂风。

一個(gè)基本的執(zhí)行問(wèn)題是“下一步行動(dòng)是什么”卢厂。這個(gè)問(wèn)題的答案在模糊與明朗、想法與現(xiàn)實(shí)惠啄、精神與物質(zhì)（希望你不反感我用這兩個(gè)詞）之間架設(shè)了一座橋梁慎恒。

妻子已經(jīng)嘮叨了兩個(gè)星期，讓你用膠水把家里的電燈修好撵渡。如果你沒(méi)有想清楚修電燈的下一步行動(dòng)是買(mǎi)萬(wàn)能膠融柬，即便你看到了萬(wàn)能膠，也想不起來(lái)它是個(gè)關(guān)鍵要素趋距，必然與它擦肩而過(guò)粒氧。同理，你在機(jī)場(chǎng)接到一個(gè)電話节腐，完全可以輕松地抽出90秒發(fā)一封電子郵件外盯，安排與3名員工開(kāi)會(huì)集體討論，督促他們啟動(dòng)一個(gè)大項(xiàng)目翼雀。但是如果你沒(méi)有想好這件事的下一步行動(dòng)饱苟，事情就會(huì)陷入瓶頸，因?yàn)槟愕拇竽X思考的問(wèn)題過(guò)于宏大锅纺，在具體層面卻束手無(wú)策掷空。

不少人以為列在“待辦事項(xiàng)”清單上的就是下一步行動(dòng)，但情況往往很少是這樣。即便你在清單上列了“安排與鮑勃會(huì)面”（多數(shù)人的清單事項(xiàng)還沒(méi)有這么具體）坦弟，你要采取的具體行動(dòng)與它在實(shí)際生活中的意義之間依然存在差距护锤。那么，你打算怎么安排與鮑勃會(huì)面呢酿傍？讓助理去辦烙懦？發(fā)封電子郵件？打個(gè)電話赤炒？如果你沒(méi)有想清楚具體的行動(dòng)氯析，就沒(méi)有完成對(duì)它的思考，你的大腦依舊不知道是該打電話莺褒、發(fā)郵件還是用別的辦法安排掩缓。

為了消除大腦的困惑，你必須完成思考過(guò)程：好吧遵岩，我給鮑勃發(fā)一封電子郵件你辣，要求跟他見(jiàn)面。這樣尘执，大腦就得到了安撫舍哄，只要你要么馬上發(fā)封郵件，要么把發(fā)郵件的提示信息放在一個(gè)可靠的地方誊锭，否則它就一直對(duì)你糾纏不休表悬。

徹底想清楚，便于立刻執(zhí)行丧靡，最好的標(biāo)準(zhǔn)是看你能否回答下列問(wèn)題：

·先做什么蟆沫？

·怎么做？

·在哪里做温治？

如果一件事可以采取行動(dòng)饥追，它就有相關(guān)的下一步行動(dòng)，你就得把它想出來(lái)罐盔，把答案放在一個(gè)可靠的地方。

這條原則衍生的影響也許是最深遠(yuǎn)的救崔。只要我問(wèn)自己“這件事接下來(lái)要做什么惶看？”

找出下一步行動(dòng)與指明預(yù)期結(jié)果的效果是平分秋色、不相上下的六孵。但是如果我為了提高效率必須二者選其一纬黎，我可能會(huì)毫不猶豫地選擇“下一步行動(dòng)是什么”。

如果一個(gè)人承擔(dān)起責(zé)任劫窒，就必須明確一件事的下一步行動(dòng)本今，這樣他絕對(duì)會(huì)把目光放遠(yuǎn)，把這件事納入更高層面的活動(dòng)。

在執(zhí)行具體行動(dòng)時(shí)明確藍(lán)圖冠息，比先有藍(lán)圖挪凑、再明確具體行動(dòng)要容易些。

“下一步行動(dòng)是什么”為主要?jiǎng)恿浼瑁瑤椭蛻籼幚黼娮余]件躏碳、工作籃和腦子里的紛繁事務(wù)。

一則有教益的小故事：明確“下一步行動(dòng)”的好處

GTD方法何以得到如此廣泛的采納散怖，處于隔絕環(huán)境下的工作者撰寫(xiě)指導(dǎo)手冊(cè)菇绵，目的就是在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，他們可以查看程序镇眷，指引自己評(píng)估和糾正問(wèn)題咬最。杰克發(fā)現(xiàn)，提前把必要的具體行動(dòng)想好具有奇特的效果欠动，在你只有工夫執(zhí)行永乌、沒(méi)有工夫思考的時(shí)刻，你可以信賴它引導(dǎo)你完成任務(wù)翁垂。于是他自然而然地把這套辦法用在了自己的生活中铆遭。

一旦你知道了下一步行動(dòng)……

在兩分鐘內(nèi)可以完成的事務(wù)應(yīng)該立即執(zhí)行；如果可以沿猜，把其他可行的事務(wù)委派給別人枚荣。完成這兩步，剩下需要你追蹤的就是兩分鐘以上的行動(dòng)啼肩。[也就是GTD廣受歡迎的“3D”模型——執(zhí)行（Do）橄妆、委派（Delegate）和延后（Defer），詳見(jiàn)《搞定Ⅰ》（最新版）祈坠。]

兩分鐘原則的依據(jù)是：如果一件事立即完成只需不到兩分鐘害碾，那么，事后再整理赦拘、回顧和執(zhí)行它往往要超過(guò)兩分鐘慌随。

“委派”未必是指對(duì)下級(jí)的指令（但也不排除這種情況），它可以是把一項(xiàng)工作交給同事和老板躺同，如果由他們處理更具權(quán)威性的話阁猜。

把一部分任務(wù)即刻完成，把其他事務(wù)交給別人處理蹋艺，事實(shí)證明剃袍，這兩種方法是高效工作的好習(xí)慣。

開(kāi)展一對(duì)一的培訓(xùn)捎谨，本質(zhì)上不過(guò)是教他們?cè)谔幚砉ぷ骰@里的事務(wù)時(shí)民效，立即執(zhí)行兩分鐘以內(nèi)可以完成的工作憔维，現(xiàn)場(chǎng)把其他任務(wù)委派給別人。有效利用實(shí)施兩分鐘原則以后畏邢，他覺(jué)得時(shí)間好像憑空多了6個(gè)月业扒！

下一步行動(dòng)則完全可以交由他人執(zhí)行，只要你知道它是什么棵红。我們?cè)谂嘤?xùn)企業(yè)高管時(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)凶赁，最好預(yù)先提醒一下高管們的直接下屬，接下來(lái)他將收到上司下達(dá)的大量指令逆甜。不是上司突然發(fā)明了許多新項(xiàng)目虱肄，而是上司突然明白了。很多任務(wù)都可以交由下屬去執(zhí)行交煞，該委派出去咏窿。最好當(dāng)面交代，在議事日程清單上加以追蹤素征。

你對(duì)工作量掌控得當(dāng)集嵌，那么，最終剩下的相當(dāng)一部分工作就是你親自執(zhí)行的和你用提示系統(tǒng)加以追蹤查看的事務(wù)御毅。許多任務(wù)可以在其一出現(xiàn)時(shí)即可完成根欧，根本無(wú)須列在清單上，還有許多任務(wù)可以在其一露頭時(shí)就交給別人端蛆，你只需追蹤你等待的結(jié)果即可（你也許要記得再次過(guò)問(wèn)它）凤粗。

怎么掌控你的工作量呢？

納入所有的參與要素

每當(dāng)你決定把重點(diǎn)轉(zhuǎn)向一個(gè)新任務(wù)今豆，至少意味著當(dāng)下那一刻嫌拣，你打算把實(shí)際情況與你特殊的優(yōu)先排序模式相匹配。

重新分配精力的決定呆躲。理論上异逐，你每天要做出5萬(wàn)多次這樣的優(yōu)先判斷（據(jù)估計(jì)，人一天當(dāng)中產(chǎn)生的新想法多達(dá)5萬(wàn)個(gè)）插掂，你的每個(gè)想法（原則上）都是一種選擇灰瞻。如果你過(guò)于強(qiáng)調(diào)一種認(rèn)識(shí)，即只有寥寥幾件事堪稱“優(yōu)先任務(wù)”辅甥。

框架來(lái)協(xié)調(diào)企業(yè)的宗旨箩祥、目標(biāo)和計(jì)劃。哪封電子郵件先回復(fù)肆氓？應(yīng)該是能實(shí)現(xiàn)你和企業(yè)的宗旨、與你的核心價(jià)值觀最相吻合的那一封底瓣。

一定的詳盡度和豐富性谢揪。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看來(lái)蕉陋，你想實(shí)現(xiàn)和表達(dá)什么樣的高遠(yuǎn)目標(biāo)和價(jià)值觀？為了確保實(shí)現(xiàn)宏大的預(yù)期目標(biāo)拨扶，怎樣的短期目標(biāo)應(yīng)該被定為季度目標(biāo)凳鬓？

跑道：即當(dāng)前行動(dòng)，堆積起來(lái)等你處理的一切事務(wù)的工作清單）患民，它服務(wù)于項(xiàng)目（1萬(wàn)英尺）或責(zé)任范圍（2萬(wàn)英尺）缩举。項(xiàng)目發(fā)揮了作用（增加銷(xiāo)售、保持健康匹颤、服務(wù)客戶仅孩、控制質(zhì)量、管理資產(chǎn)等）印蓖，讓你邁向更高的目標(biāo)（3萬(wàn)英尺）辽慕。這些結(jié)果進(jìn)而推動(dòng)你朝著更加高遠(yuǎn)的構(gòu)想邁進(jìn)。你夢(mèng)寐以求的目標(biāo)（4萬(wàn)英尺）本身體現(xiàn)了你的宗旨和理想（5萬(wàn)英尺）赦肃。所有這一切要在你的核心價(jià)值觀框架內(nèi)執(zhí)行（5萬(wàn)英尺）溅蛉。

制約因素

有一些現(xiàn)實(shí)因素必須考慮到，即你的想法可能受到情境他宛、時(shí)間和精力的制約船侧。

情境

事務(wù)大多要使用具體的工具，或者在特定的地點(diǎn)才能完成厅各。你在辦公室有工作要做镜撩，在家里有活兒要干，除非你所在的地方正好是你有事要做的地方讯检，否則琐鲁，你的選擇必然受制于你所在的地方。你要用電腦完成幾項(xiàng)工作人灼，可是如果你的服務(wù)器壞了围段，電腦被送去修理，這個(gè)選擇就自動(dòng)失效了投放。如果你乘車(chē)前去會(huì)見(jiàn)某人奈泪，在車(chē)上發(fā)現(xiàn)手機(jī)信號(hào)不好，那么灸芳，打電話的可能性就被排除了涝桅。在任何一個(gè)具體的時(shí)間點(diǎn)，你都只能做特定的事情烙样。

選擇的第一道坎冯遂，讓你避免想起自己做不了的事情。你外出辦事谒获，唯一真正要關(guān)心的是外出事宜清單和可以打的電話蛤肌。你在飛機(jī)上壁却，帶著筆記本電腦，你可以做必須用到電腦的工作（無(wú)須聯(lián)網(wǎng)即可）裸准。當(dāng)然展东，在飛機(jī)起飛或降落時(shí)，你唯一可做的是瀏覽“閱讀/回顧”文件夾炒俱。我不是說(shuō)你必須做這些事盐肃，我只是說(shuō)，如果提示信息體現(xiàn)了具體的場(chǎng)合权悟，你就會(huì)比較容易考慮到可選范圍砸王。

150件以上的事情要做。如果把它們統(tǒng)統(tǒng)列在一張清單上僵芹，那么处硬，如果你想趁著接女兒放學(xué)的幾分鐘打幾個(gè)電話，在查找電話號(hào)碼時(shí)拇派，你會(huì)是什么感覺(jué)荷辕？你滿頭大汗地在外出事宜、要跟丈夫商量的事件豌、要在五金商店購(gòu)買(mǎi)的物品疮方、要起草的電子郵件等諸多事項(xiàng)中搜索你的電話清單。如果這些事務(wù)已經(jīng)根據(jù)情境進(jìn)行了分類茧彤，找起來(lái)就會(huì)很輕松骡显，你一眼就能看到上面列出的8個(gè)電話號(hào)碼。

時(shí)間

在員工會(huì)議開(kāi)始前有15分鐘的空隙曾掂，你不會(huì)著手一項(xiàng)必須不受干擾地花半小時(shí)才能完成的任務(wù)惫谤，不管這件事有多么緊急。在不到兩小時(shí)的時(shí)間內(nèi)開(kāi)展建設(shè)性的創(chuàng)意思考珠洗，就是白費(fèi)力氣溜歪、自討苦吃，兩小時(shí)內(nèi)根本無(wú)法進(jìn)入下筆如有神的寫(xiě)作狀態(tài)许蓖。寧可不寫(xiě)蝴猪，也不要強(qiáng)行把寫(xiě)作塞進(jìn)一個(gè)不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間段。

如果你只有10分鐘的空閑膊爪，你想高效利用這段時(shí)間自阱，最好選擇你覺(jué)得可以在10分鐘內(nèi)輕松完成的任務(wù)。

在每周回顧模式中米酬，即你把目光提高到1萬(wàn)英尺的高度沛豌，縱覽了今后幾個(gè)星期的事務(wù)，照顧到一部分已經(jīng)修改的最后期限赃额，也考慮到先后登場(chǎng)的無(wú)數(shù)其他要素加派。

可支配時(shí)間和執(zhí)行任務(wù)要花費(fèi)的時(shí)間阁簸。

精力

精力也是一條理由，這樣你就可以把手頭的工作與身心狀態(tài)相匹配哼丈，更多地處于“艦長(zhǎng)和指揮官”象限。

行動(dòng)選擇

行動(dòng)清單上的事項(xiàng)筛严、需要即刻執(zhí)行的臨時(shí)冒出的工作醉旦、可以抽時(shí)間整理的新情況和新信息進(jìn)行后續(xù)追蹤，以便全面更新可能的任務(wù)桨啃。

事先安排好的工作

具體的下一步行動(dòng)车胡，有不少事情可做

它們的提示基本上都落在“下一步行動(dòng)”清單上。典型的職場(chǎng)人士坐在辦公室里照瘾，也許有15個(gè)電話要打匈棘，有30件事要用電腦完成，有12件事要向老板匯報(bào)析命，有7件事要在辦公室里完成主卫，另外還有3件事等待落實(shí)。所以鹃愤，假設(shè)他的時(shí)間和精力沒(méi)有問(wèn)題簇搅，那么，可供他選擇的工作范圍相當(dāng)大软吐。

突發(fā)事件

有大量常規(guī)活動(dòng)瘩将。

臨時(shí)冒出、必須處理的事：突發(fā)狀況凹耙。老板突然闖進(jìn)來(lái)姿现，交給你一項(xiàng)任務(wù)，要求你馬上執(zhí)行肖抱。你接到學(xué)校打來(lái)的電話备典，被告知兒子在操場(chǎng)上把胳膊摔斷了∨傲ぃ客戶打來(lái)電話熊经，說(shuō)他弄到了一大筆額外的預(yù)算，準(zhǔn)備交給你欲险。

怎么處理突發(fā)狀況镐依？取決于你能不能用可靠的清單系統(tǒng)來(lái)評(píng)價(jià)突發(fā)狀況。

一旦遇到意外狀況天试，你希望調(diào)動(dòng)全部的感官槐壳，輕松便捷地在事務(wù)的大小之間轉(zhuǎn)換視角，在當(dāng)前的處境下平穩(wěn)地航行喜每。

你應(yīng)該在心理上給它留有余地务唐，不讓待處理雳攘、未決定的材料把空間占滿。

90%的用處大概在于枫笛，一旦出現(xiàn)突發(fā)情況吨灭，我可以用方便快捷的辦法與自己重新協(xié)商，停下手頭一切其他事務(wù)刑巧，馬上把它納入系統(tǒng)喧兄。

決定性的選擇

每天要花30~90分鐘。思考是要耗費(fèi)時(shí)間的啊楚，但是要想明確和管理你的工作吠冤，就必須進(jìn)行思考。

3個(gè)選項(xiàng)恭理，處理新情況——常常搶占先機(jī)拯辙，你多長(zhǎng)時(shí)間不檢查語(yǔ)音信箱，積攢多少封電子郵件不予處理颜价。

GTD方法旨在盡量簡(jiǎn)單涯保、盡量詳盡地明確工作內(nèi)容，保證你用這套辦法列出來(lái)的事務(wù)清單一目了然拍嵌，便于查閱遭赂，而且你能自覺(jué)遵照。

如果我突然想小憩片刻横辆，小憩是我近年來(lái)比較重視的活動(dòng)撇他，我準(zhǔn)備躺下來(lái)的時(shí)候，對(duì)還有哪些事要做（但現(xiàn)在不做）知道得越清楚狈蚤，就越安心困肩，休息得也越好。

生活和工作長(zhǎng)期處于“緊急掃描”狀態(tài)脆侮，即你的清單永遠(yuǎn)含糊不清锌畸，你永遠(yuǎn)不能充分、明確靖避、迅速地與自己重新協(xié)商潭枣。

優(yōu)先排序的難題

讀者對(duì)我前兩本書(shū)的常見(jiàn)批評(píng)是，因?yàn)槲野阎攸c(diǎn)過(guò)多地放在戰(zhàn)術(shù)層面幻捏，強(qiáng)調(diào)掌控實(shí)時(shí)流入的工作量盆犁，而忽略了分清主次的問(wèn)題。其實(shí)篡九，我在這里告訴大家的基本原則在《搞定Ⅰ》（最新版）第3章也提到過(guò)谐岁，只是談得不深入，也沒(méi)有像讀者期待的那樣對(duì)這個(gè)問(wèn)題予以重視，因?yàn)椋海?）大多數(shù)讀者的主要要求是獲得掌控的戰(zhàn)術(shù)方法伊佃，還沒(méi)有達(dá)到思路清晰地安排優(yōu)先事務(wù)的地步窜司；（2）如果沒(méi)有可靠的系統(tǒng)方法把重要事務(wù)轉(zhuǎn)化成切實(shí)的行動(dòng)，優(yōu)先排序反而會(huì)給人造成壓力和挫折感航揉；（3）優(yōu)先級(jí)的主題必須予以認(rèn)真對(duì)待塞祈，要比簡(jiǎn)單的“每日待辦事項(xiàng)”清單或者ABC排序法更深、更細(xì)帅涂。

進(jìn)展順利的要素

在任何方面织咧、任何時(shí)候，都不要給自己設(shè)定過(guò)于浪漫漠秋、過(guò)于理想的標(biāo)準(zhǔn)桐绒，不要奢望達(dá)到完美的行云流水的狀態(tài)百宇。

5步掌控和6個(gè)層面的目的，都是讓你在事情不順利時(shí)回歸正常腔召。

明白一個(gè)重要的道理：行動(dòng)是高效的最佳狀態(tài)轧葛。在動(dòng)的過(guò)程中做180度轉(zhuǎn)彎比由靜而動(dòng)搂抒、完成180度轉(zhuǎn)彎耗費(fèi)的精力要少。不過(guò)尿扯，這并不是讓你忙到人仰馬翻的地步求晶。有時(shí)候，把節(jié)奏放慢衷笋，退到內(nèi)省反思的狀態(tài)也很有必要芳杏。其實(shí)這不是放慢節(jié)奏，只是舒緩身體和神經(jīng)辟宗，讓大腦繼續(xù)保持高度活躍爵赵。

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