Excel高級使用技巧

1.編輯技巧

2.單元格內(nèi)容的合并

3.條件顯示

4.自定義格式

5.繪制函數(shù)圖象

6.自定義函數(shù)

7.矩陣計(jì)算

8.自動切換輸入法

9.批量刪除空行

10.如何避免錯誤信息

11.宏的使用

12.圖標(biāo)的應(yīng)用技巧

http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm

1窖剑、編輯技巧

1 編輯技巧

（1） 分?jǐn)?shù)的輸入

如果直接輸入“1/5”沼死，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”券坞，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”叁执。

（2） 序列“001”的輸入

如果直接輸入“001”篙悯，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“'”（西文單引號）夕凝，然后輸入“001”宝穗。

（3） 日期的輸入　

如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”码秉，再敲回車就行了逮矛。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+转砖；”鍵须鼎。

（4） 填充條紋 　

如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能府蔗。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號晋控，然后單擊此單元格，向右拖動鼠標(biāo)姓赤，選中橫向若干單元格赡译，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令模捂，在彈出的“單元格格式”菜單中捶朵，選擇“對齊”選項(xiàng)卡蜘矢，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕（如圖1）综看。

圖１

（5） 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容

幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí)品腹，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵红碑，再單擊窗口左下角的Sheet1舞吭、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表，接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)析珊，此時(shí)這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中羡鸥。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵忠寻，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表惧浴，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)奕剃。

（6） 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)

選中一個(gè)單元格衷旅，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格纵朋，就將這些單元格全部都選中了柿顶。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵操软，同時(shí)敲一下回車嘁锯，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。

（7） 在單元格中顯示公式

如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的聂薪，想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式家乘，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單藏澳，選取“選項(xiàng)”命令烤低，出現(xiàn)“選項(xiàng)”對話框，單擊“視圖”選項(xiàng)卡笆载，接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）涯呻。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來了凉驻。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示，就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可复罐。

圖２

（8） 利用Ctrl＋*選取文本

如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí)涝登，可以通過選定表格中某個(gè)單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個(gè)表格效诅。Ctrl＋*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域胀滚。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格趟济，并能有效避免使用拖動鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。

（9） 快速清除單元格的內(nèi)容

如果要刪除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注咽笼，就不能簡單地應(yīng)用選定該單元格顷编，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍剑刑；單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令媳纬，這些單元格就恢復(fù)了本來面目。

2施掏、單元格內(nèi)容的合并

http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm

根據(jù)需要钮惠，有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并，如果行數(shù)較少七芭，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作素挽，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了狸驳。

解決辦法是：在C行后插入一個(gè)空列（如果D列沒有內(nèi)容预明，就直接在D列操作），在Ｄ1中輸入“=B1C1”锌历，D1列的內(nèi)容就是B贮庞、C兩列的和了。選中D1單元格究西，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“■”窗慎，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"后，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處卤材，就完成了B列和C列的合并遮斥。這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下扇丛，再用“選擇性粘貼”命令术吗，將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B帆精、C较屿、D列的數(shù)據(jù)。

下面是一個(gè)“”實(shí)際應(yīng)用的例子卓练。用AutoCAD繪圖時(shí)隘蝎，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標(biāo)點(diǎn)，在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)襟企。存放數(shù)據(jù)格式為“x嘱么，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標(biāo)值顽悼，將x坐標(biāo)值放入A列曼振，y坐標(biāo)值放入到B列几迄，然后利用“”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1"冰评，"B1映胁，此時(shí)C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標(biāo)向下拖動C1單元格集索，完成對A列和B列的所有內(nèi)容的合并（如圖3-4）屿愚。

合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù)务荆，此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個(gè)字串中妆距，具體操作為“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如函匕，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中娱据，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”盅惜，B7包含總數(shù)45中剩，那么： 輸入“=CONCATENATE（"本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果："，B2抒寂，""结啼，B3，"為"屈芜，B7郊愧，"條/公里。"）” 計(jì)算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚物種為45條/公里井佑。

圖３　　　　　　　　　　　　　　　　　　　圖４

3属铁、條件顯示

我們知道，利用If函數(shù)躬翁，可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示焦蘑。一個(gè)常用的例子，就是教師在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績時(shí)盒发，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)例嘱，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)宁舰，顯示為“及格"蝶防。這樣的效果，利用IF函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)明吩。 假設(shè)成績在A2單元格中，判斷結(jié)果在A3單元格中殷费。那么在A3單元格中輸入公式： =if（A260印荔，“不及格”低葫，“及格”） 同時(shí)，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)仍律。 　　

例如嘿悬，如果輸入： =if（A260，“不及格”水泉，if（A2=90善涨，“及格”，“優(yōu)秀"）） 就把成績分成了三個(gè)等級草则「峙。　

如果輸入　=if（A260，“差"炕横，if（A2=70源内，“中”，if（A290份殿，“良”膜钓，“優(yōu)”））） 就把成績分為了四個(gè)等級。 　　

再比如卿嘲，公式： =if（SUM（A1：A50颂斜，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函數(shù)拾枣，意思是沃疮，當(dāng)A1至A5的和大于0時(shí)，返回這個(gè)值放前，如果小于0忿磅，那么就返回0。 還有一點(diǎn)要提醒你注意：以上的符號均為半角凭语，而且IF與括號之間也不能有空格葱她。

4、自定義格式

Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式似扔，基本能夠滿足使用的要求吨些，但對一些特殊的要求，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息炒辉、設(shè)置顯示條件等豪墅，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式黔寇，負(fù)數(shù)格式偶器，零格式，文本格式，在這個(gè)通用模型中屏轰，包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式颊郎；小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式霎苗；輸入單元格的正文使用文本格式姆吭。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用唁盏。

（1）使用顏色 　要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色内狸，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]厘擂、[紅色]昆淡、[白色]、[藍(lán)色]驴党、[綠色]瘪撇、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色港庄，其中X是1至56之間的數(shù)字倔既，代表56種顏色(如圖5）。

圖５

（2）添加描述文本 　要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動添加文本鹏氧，使用自定義格式為：＂文本內(nèi)容＂@渤涌；要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內(nèi)容＂把还。@符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置实蓬。

（3）創(chuàng)建條件格式 　可以使用六種邏輯符號來設(shè)計(jì)一個(gè)條件格式：（大于）、=（大于等于）吊履、（小于）安皱、=（小于等于）、=（等于）艇炎、（不等于）酌伊，如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“”或“=”號來表示缀踪。

由于自定義格式中最多只有3個(gè)數(shù)字段居砖，Excel規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段中包括2個(gè)條件測試，滿足某個(gè)測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式驴娃，其余數(shù)字使用第3段格式奏候。如果僅包含一個(gè)條件測試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析唇敞。

自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：[蔗草；0]正數(shù)格式咒彤；[；0]負(fù)數(shù)格式蕉世；零格式蔼紧；文本格式。

下面給出一個(gè)例子：選中一列狠轻，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡彬犯，在“分類”列表中選擇“自定義”向楼，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕谐区，完成格式設(shè)置湖蜕。這時(shí)如果我們輸入“12”，就會在單元格中顯示“正數(shù)：（$12.00）”宋列，如果輸入“-0.3”昭抒，就會在單元格中顯示“負(fù)數(shù)：（$0.30）”，如果輸入“0”炼杖，就會在單元格中顯示“零”灭返，如果輸入文本“this is a book”，就會在單元格中顯示“文本：this is a book”坤邪。 如果改變自定義格式的內(nèi)容熙含，“[紅色]"正數(shù):"($#,##0.00);[藍(lán)色]"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”，那么正數(shù)艇纺、負(fù)數(shù)怎静、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”黔衡，那么正數(shù)蚓聘、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色（如圖6）盟劫。

圖６

再舉一個(gè)例子夜牡，假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過$50捞高，000的帳目氯材，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示硝岗，可以創(chuàng)建如下的格式： “[藍(lán)色][50000] $#,##0.00_);[紅色][0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運(yùn)算符也可以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式氢哮，例如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品型檀，每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物冗尤，而一天生產(chǎn)幾千個(gè)此產(chǎn)品，那么在編制使用預(yù)算時(shí)，需要從克轉(zhuǎn)為千克裂七、噸皆看，這時(shí)可以定義下面的格式： “[999999]#,##0,,_m"噸"";[999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式背零，千分符和均勻間隔指示符的組合腰吟，不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。

另外徙瓶，我們還可以運(yùn)用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的毛雇，比如格式＂；＃＃侦镇；0＂只顯示負(fù)數(shù)和零灵疮，輸入的正數(shù)則不顯示；格式“壳繁；震捣；；”則隱藏所有的輸入值闹炉。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀蒿赢，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計(jì)算剩胁。靈活運(yùn)用好自定義格式功能诉植，將會給實(shí)際工作帶來很大的方便。

5昵观、繪制函數(shù)圖象

做教學(xué)工作的朋友們一定會遇到畫函數(shù)曲線的問題吧晾腔！如果想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲線，可以借助EXCEL的圖表功能啊犬，它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮灼擂。你一定會問，是不是很難學(xué)呀觉至？其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難剔应，可以說非常簡便，不信你就跟我試一試语御。

以繪制y=|lg（6+x^3）|的曲線為例峻贮，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數(shù)的自變量：在A列的A1格輸入"X="应闯，表明這是自變量纤控，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候碉纺，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法船万，先輸入前二個(gè)值刻撒，定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長，然后選中A2和A3兩個(gè)單元格耿导，使這二項(xiàng)變成一個(gè)帶黑色邊框的矩形声怔，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"后舱呻，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢么谆穑屯瓿勺宰兞康妮斎搿?

輸入函數(shù)式：在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式，y=|lg（6+x^3）|箱吕；在B2格輸入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”胎撇，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)殖氏，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的“■”姻采，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算雅采。

圖７

繪制曲線：點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“X慨亲，Y散點(diǎn)圖”（如圖7）婚瓜，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”刑棵；此時(shí)可察看即將繪制的函數(shù)圖像巴刻，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線，單擊“下一步”按鈕蛉签，選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項(xiàng)胡陪，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時(shí)曲線就在我們面前了（如圖8）碍舍。

圖８

需要注意：如何確定自變量的初始值柠座，數(shù)據(jù)點(diǎn)之間的步長是多少，這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點(diǎn)來判斷片橡，這也是對使用者能力的檢驗(yàn)妈经。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢，給出的數(shù)據(jù)點(diǎn)也不一定非得是等差的捧书，可以根據(jù)需要任意給定吹泡。

從簡單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對數(shù)、指數(shù)函數(shù)经瓷，都可以用EXCEL畫出曲線爆哑。如果用得到，你還可以利用EXCEL來完成行列式了嚎、矩陣的各種計(jì)算泪漂，進(jìn)行簡單的積分運(yùn)算廊营，利用迭代求函數(shù)值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值）萝勤，等等露筒，凡是涉及計(jì)算方面的事，找EXCEL來幫忙敌卓，它一定會給你一個(gè)滿意的答案慎式。

6、自定義函數(shù)

雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)趟径，但有時(shí)可能還會碰到一些計(jì)算無函數(shù)可用的情況瘪吏。假如某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購買者的折扣，如果有一個(gè)函數(shù)來計(jì)算豈不更方便蜗巧？下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)掌眠。

自定義函數(shù)，也叫用戶定義函數(shù)幕屹，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一蓝丙，下面我們在Visual Basic模塊中創(chuàng)建一個(gè)函數(shù)。 在下面的例子中望拖，我們要給每個(gè)人的金額乘一個(gè)系數(shù)渺尘，如果是上班時(shí)的工作餐，就打六折说敏；如果是加班時(shí)的工作餐鸥跟，就打五折；如果是休息日來就餐盔沫，就打九折医咨。首先打開“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”迅诬，進(jìn)入Visual Basic編輯環(huán)境腋逆，在“工程－VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”-“模塊”侈贷，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr惩歉，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如圖9）。

圖９

這時(shí)關(guān)閉編輯器俏蛮，只要我們在相應(yīng)的列中輸入rrr(F２撑蚌，B２)，那么打完折后的金額就算出來了（如圖10）搏屑。

圖10

7争涌、矩陣計(jì)算

Excel的強(qiáng)大計(jì)算功能，不但能夠進(jìn)行簡單的四則運(yùn)算辣恋，也可以進(jìn)行數(shù)組亮垫、矩陣的計(jì)算模软。

（1）數(shù)組和矩陣的定義 　　

矩陣不是一個(gè)數(shù)，而是一個(gè)數(shù)組饮潦。在Excel里燃异，數(shù)組占用一片單元域，單元域用大括號表示继蜡，例如{A1：C3}回俐，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別。設(shè)置時(shí)先選定單元域稀并，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵仅颇，大括弧即自動產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認(rèn)碘举。 　

一個(gè)單元格就是一個(gè)變量忘瓦，一片單元域也可以視為一組變量。為了計(jì)算上的方便引颈，一組變量最好給一個(gè)數(shù)組名政冻。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等线欲。數(shù)組名的設(shè)置步驟是：選定數(shù)組域，單擊“插入”菜單汽摹，選擇“名稱”項(xiàng)中的“定義”命令李丰，輸入數(shù)組名，單擊“確定”按鈕即可逼泣。更簡單的命名辦法為：選擇數(shù)組域趴泌，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了拉庶。 　　

矩陣函數(shù)是Excel進(jìn)行矩陣計(jì)算的專用模塊嗜憔。用“插入”－“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對話框（如圖11），選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”氏仗，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有： MDETERM——計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式吉捶； MINVERSE——計(jì)算一個(gè)矩陣的逆矩陣； MMULT——計(jì)算兩個(gè)矩陣的乘積皆尔； SUMPRODUCT——計(jì)算所有矩陣對應(yīng)元素乘積之和呐舔。

圖11

（2）矩陣的基本計(jì)算 　　

數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別，比如下面這個(gè)例子中慷蠕，A和B都是定義好的數(shù)組珊拼，因?yàn)檫@兩個(gè)數(shù)組都是3×3的，輸出結(jié)果也是3×3個(gè)單元格流炕。計(jì)算時(shí)先選定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出域澎现，為3×3的單元格區(qū)域仅胞，然后輸入公式。如果輸入“=A＋B”或“=A-B”剑辫，計(jì)算結(jié)果是數(shù)組對應(yīng)項(xiàng)相加或相減干旧，輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B揭斧。如果要進(jìn)行矩陣計(jì)算莱革，就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加讹开、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的盅视，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A旦万，B)”闹击，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計(jì)算公式是“=MMULT(A成艘，MINVERSE（B）)”赏半。公式輸入后，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵得到計(jì)算結(jié)果淆两。 對于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算断箫，可以采用分步計(jì)算。

8秋冰、自動切換輸入法

在一張工作表中仲义，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字剑勾，這樣在輸入時(shí)就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法埃撵，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性虽另，比如這一列全是單詞暂刘，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動切換捂刺。方法是：

（1）選中要輸入英文的列谣拣，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性...”命令族展，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對話框中芝发，選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”命令苛谷，單擊“確定”按鈕（如圖12）辅鲸。

圖12

（2）選中要輸入漢字的列，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中腹殿，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡独悴，在“模式”框中選擇“打開”命令例书，單擊“確定”按鈕。這樣刻炒，當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí)决采，可以輸入英文，在下一列時(shí)坟奥，直接可以輸入中文树瞭，從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動切換。

9爱谁、批量刪除空行

有時(shí)我們需要刪除Excel工作薄中的空行晒喷，一般做法是將空行一一找出，然后刪除访敌。如果工作表的行數(shù)很多凉敲，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選”功能寺旺，把空行全部找到爷抓，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個(gè)空行阻塑，然后按下Ctrl+A鍵蓝撇，選擇整個(gè)工作表，用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單陈莽，選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動篩選”命令唉地。這時(shí)在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框传透，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止（如圖13）极颓。

圖13

在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下朱盐，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令菠隆，然后按“確定”按鈕兵琳。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單骇径，選取“篩選”項(xiàng)中的“自動篩選”命令躯肌，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)破衔。

如果想只刪除某一列中的空白單元格清女，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復(fù)制 此列晰筛，把它粘貼到空白工作表上嫡丙，按上面的方法將空行全部刪掉拴袭，然后再將此列復(fù)制，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上曙博。

10拥刻、如何避免錯誤信息

在Excel中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果父泳，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯誤信息般哼，這些錯誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的惠窄，有的不是蒸眠。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法睬捶。

１）錯誤值：＃＃＃＃ 　　

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大怔软，使結(jié)果在單元格中顯示不下∫┯校或是日期和時(shí)間格式的單元格做減法窗轩，出現(xiàn)了負(fù)值。

解決辦法：增加列的寬度介劫，使結(jié)果能夠完全顯示徽惋。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式座韵，比如改為文本格式险绘，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。 　　

２）錯誤值：＃DIV/0! 　　

含義：試圖除以0誉碴。這個(gè)錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0宦棺、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

解決辦法：修改單元格引用黔帕，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值代咸。 　　

３）錯誤值：＃VALUE! 　　

含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符成黄，或者當(dāng)執(zhí)行自動更正公式功能時(shí)不能更正公式呐芥，都將產(chǎn)生錯誤信息＃VALUE!。 　　

解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確奋岁，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值思瘟。例如，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值闻伶，而單元格D4包含文本滨攻，則在計(jì)算公式=C4＋D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯誤值＃VALUE!铡买。 　　

４）錯誤值：＃REF! 　　

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍更鲁。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍奇钞。

５）錯誤值：＃N/A 　　

含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算澡为。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A景埃，以表明正在等待數(shù)據(jù)媒至。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)谷徙。

６）錯誤值：＃NAME? 　　

含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本拒啰，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱完慧，如果沒有將文字串括在雙引號中谋旦，也會產(chǎn)生此錯誤值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在屈尼；如果是名稱册着，函數(shù)名拼寫錯誤應(yīng)就改正過來；將文字串括在雙引號中脾歧；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號（：）甲捏。例如：SUM（C1：C10）。 　　注意將公式中的文本括在雙引號中鞭执。

７）錯誤值：＃NUM! 含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)司顿，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確兄纺。如果是公式結(jié)果太大或太小大溜，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間估脆。

８）錯誤值：＃NULL钦奋！ 含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒有公共單元格旁蔼。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會產(chǎn)生這種情況疙教。

解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格棺聊。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

11、宏的應(yīng)用

宏是一個(gè)指令集贞谓，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動作限佩。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但是它是完全運(yùn)行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的祟同、頻繁的重復(fù)性工作作喘。 宏完成動作的速度比用戶自己做要快得多。例如晕城，我們可以創(chuàng)建一個(gè)宏泞坦，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內(nèi)居中對齊日期砖顷，然后對此行應(yīng)用邊框格式贰锁。我們還可以創(chuàng)建一個(gè)宏，在“頁面設(shè)置”對話框中指定打印設(shè)置并打印文檔滤蝠。

由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理豌熄，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么時(shí)候可以找宏來幫忙物咳。其實(shí)你盡管放心大膽地去用锣险，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒有什么難的览闰，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來芯肤，到用的時(shí)候，只要執(zhí)行這個(gè)宏焕济，系統(tǒng)就會把那操作再執(zhí)行一遍纷妆。

下面給出了宏的應(yīng)用場合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)晴弃，而不需要編程掩幢。如果想對所錄制的宏再進(jìn)行編輯，就要有一定的VBA知識了上鞠。

* 設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭际邻；

* 將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式；

* 每次打印都固定的頁面設(shè)置芍阎；

* 頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容世曾，比如排好格式的公司地址、人員名單等谴咸；

* 創(chuàng)建格式化表格轮听；

* 插入工作表或工作薄等。

需要指出的是岭佳，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處血巍，對于錄制的操作，它會記住單元格的坐標(biāo)（即所有的引用都是絕對的）珊随，所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí)述寡，要格外注意柿隙。如果相用相對引用，可以借助于Offset方法鲫凶，比如下面的語句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的應(yīng)用是很廣的禀崖，上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn)，如果真的用起來螟炫，你會發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法波附。

12、圖表的應(yīng)用技巧

Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型不恭，每一種都具有多種組合和變換叶雹。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢换吧？ 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同折晦，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)沾瓦，其次才考慮感覺效果和美觀性满着。 下面給出了一些常見的規(guī)則。

面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動的幅值贯莺。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動风喇，而你對那些部分總和感興趣時(shí)，他們特別有用缕探。面積圖使你看見單獨(dú)各部分的變動魂莫，同時(shí)也看到總體的變化。

條形圖：由一系列水平條組成爹耗。使得對于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)耙考，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個(gè)季度潭兽、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量倦始。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。因?yàn)樗c柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了山卦，所以有時(shí)可以互換使用鞋邑。

柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對尺寸账蓉。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比枚碗、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等铸本。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型肮雨，很多人用圖表都是從它開始的。

折線圖：被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢归敬。比如：數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長趨勢的酷含，另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢，我們可以通過折線圖汪茧，對將來作出預(yù)測椅亚。例如：速度-時(shí)間曲線、推力-耗油量曲線舱污、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線呀舔、 壓力-溫度曲線、疲勞強(qiáng)度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線扩灯、轉(zhuǎn)輸功率代價(jià)-傳輸距離曲線等媚赖，都可以利用折線圖來表示，一般在工程上應(yīng)用較多珠插，若是其中一個(gè)數(shù)據(jù)有幾種情況惧磺，折線圖里就有幾條不同的線，比如五名運(yùn)動員在萬米過程中的速度變化捻撑，就有五條折線磨隘，可以互相對比，也可以對添加趨勢線對速度進(jìn)行預(yù)測顾患。

股價(jià)圖：是具有三個(gè)數(shù)據(jù)序列的折線圖番捂，被用來顯示一段給定時(shí)間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤價(jià)江解。通過在最高设预、最低數(shù)據(jù)點(diǎn)之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價(jià)犁河。股價(jià)圖多用于金融鳖枕、商貿(mào)等行業(yè)，用來描述商品價(jià)格呼股、貨幣兌換率和溫度耕魄、壓力測量等，當(dāng)然對股價(jià)進(jìn)行描述是最拿手的了彭谁。

餅形圖：在用于對比幾個(gè)數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用吸奴。整個(gè)餅代表總和，每一個(gè)數(shù)用一個(gè)楔形或薄片代表缠局。比如：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比则奥，各單位的經(jīng)費(fèi)占總經(jīng)費(fèi)的比例、收集的藏書中每一類占多少等狭园。餅形圖雖然只能表達(dá)一個(gè)數(shù)據(jù)列的情況读处，但因?yàn)楸磉_(dá)得清楚明了，又易學(xué)好用唱矛，所以在實(shí)際工作中用得比較多罚舱。如果想多個(gè)系列的數(shù)據(jù)時(shí)井辜，可以用環(huán)形圖。

雷達(dá)圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點(diǎn)或其他數(shù)據(jù)變動管闷。每個(gè)類別的坐標(biāo)值從中心點(diǎn)輻射粥脚。來源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連。你可以采用雷達(dá)圖來繪制幾個(gè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列包个，很容易地做出可視的對比刷允。比如：你有三臺具有五個(gè)相同部件的機(jī)器，在雷達(dá)圖上就可以繪制出每一臺機(jī)器上每一部件的磨損量碧囊。

XY散點(diǎn)圖：展示成對的數(shù)和它們所代表的趨勢之間的關(guān)系树灶。對于每一數(shù)對，一個(gè)數(shù)被繪制在X軸上糯而，而另一個(gè)被繪制在Y軸上天通。過兩點(diǎn)作軸垂線，相交處在圖表上有一個(gè)標(biāo)記熄驼。當(dāng)大量的這種數(shù)對被繪制后土砂，出現(xiàn)一個(gè)圖形。散點(diǎn)圖的重要作用是可以用來繪制函數(shù)曲線谜洽，從簡單的三角函數(shù)萝映、指數(shù)函數(shù)、對數(shù)函數(shù)到更復(fù)雜的混合型函數(shù)阐虚，都可以利用它快速準(zhǔn)確地繪制出曲線序臂，所以在教學(xué)、科學(xué)計(jì)算中會經(jīng)常用到实束。

還有其他一些類型的圖表奥秆，比如圓柱圖、圓錐圖咸灿、棱錐圖构订，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點(diǎn)避矢，而且用得相對較少悼瘾，這里就不一一贅述。這里要說明的是：以上只是圖表的一般應(yīng)用情況审胸，有時(shí)一組數(shù)據(jù)亥宿，可以用多種圖表來表現(xiàn)，那時(shí)就要根據(jù)具體情況加以選擇砂沛。 對有些圖表烫扼，如果一個(gè)數(shù)據(jù)序列繪制成柱形，而另一個(gè)則繪制成折線圖或面積圖碍庵，則該圖表看上去會更好些映企。

在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表悟狱，但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個(gè)二維圖同一個(gè)三維圖表混在一起堰氓，這種組合是不可能的芽淡，系統(tǒng)就會顯示錯誤信息。怎么建立混合圖表呢豆赏？單擊“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“自定義類型”選項(xiàng)卡富稻，這里還躲著二十種圖表類型（如圖14）掷邦，也有各種組合形式。如果你對這些內(nèi)部定義的形式還不滿意椭赋，就單擊“自定義”選項(xiàng)鈕抚岗，按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型。