時(shí)間管理關(guān)鍵六流程- 收集雜事

插圖 by Hanning Illustration

Shane是我的一位好友馋袜,任職于一個(gè)國(guó)際原物料企業(yè)男旗,目前派駐在泰國(guó)擔(dān)任業(yè)務(wù)主管。

每次回國(guó)欣鳖,他都會(huì)來(lái)找我聊天察皇,希望在時(shí)間管理領(lǐng)域能夠再進(jìn)步,為自己及公司提升生產(chǎn)力。

“老師什荣,我最近有個(gè)困擾矾缓。”Shane總是單刀直入“最近我忘性特別好稻爬,公司視訊開會(huì)嗜闻,老板臨時(shí)問我?guī)讉€(gè)業(yè)務(wù)數(shù)字,明明前一天準(zhǔn)備充分桅锄,那一剎那卻腦袋一片空白琉雳。”

“還有友瘤,我搭出租車時(shí)翠肘,有時(shí)想到絕妙點(diǎn)子,但是回到公司就全都忘光”四十歲不到的Shane說“老師辫秧,我是不是老了束倍?!”

我撲疵地笑了出來(lái):“你不是老盟戏,你是沒有養(yǎng)成收集雜事的習(xí)慣肌幽。”

“收集雜事抓半,是什么意思呢?”

Shane遇到的問題格嘁,就是把所有雜事(業(yè)務(wù)數(shù)字笛求、絕妙點(diǎn)子),都往腦子里面放著糕簿,他把大腦當(dāng)作記事情的地方探入,我告訴他『把大腦用錯(cuò)了…』

*大腦應(yīng)該是想事情的地方*

我們要隨時(shí)能收集雜事,把這些雜事放在大腦以外懂诗,這才是大腦正確的使用方法蜂嗽。

(1)何謂雜事?

“永錫老師殃恒,我有點(diǎn)不懂植旧。”身為業(yè)務(wù)主管的Shane問到“你說我應(yīng)該收集雜事离唐,那如果客戶打電話要我報(bào)價(jià)病附,那也是一件雜事嗎?”

“當(dāng)然啊亥鬓,如果你承諾明天早上打電話給客戶回報(bào)價(jià)格完沪,這就是雜事∏陡辏”我慢慢回答“如果你過了明天上午還沒回覆覆积,這件事情就需要費(fèi)更大心力才能處理好听皿,客戶會(huì)抱怨,老板也會(huì)質(zhì)疑你的能力宽档∥疽蹋”

“那就是說,我身為業(yè)務(wù)員雌贱,一做出對(duì)客戶的承諾啊送,就應(yīng)該立馬把這件事情寫在筆記本, “收集”下來(lái)欣孤,這就是收集雜事啰馋没?”Shane表情很認(rèn)真、直盯著我看降传。

“對(duì)的篷朵,你這就是收集雜事,并把雜事放在大腦以外的收件匣婆排∩”

雜事指的是,所有進(jìn)入您精神及現(xiàn)實(shí)世界段只,會(huì)引起注意的事腮猖,包括實(shí)體(紙張,文件赞枕、包裹等)澈缺、虛擬(微信、QQ炕婶、各種社交媒體軟件姐赡、郵件、相片會(huì)議記錄等)柠掂,還有心里面的想法(心中的念頭项滑、上司的指令、對(duì)他人的承諾等)等涯贞,這些都稱為雜事枪狂。

(2)腦中的飛機(jī)場(chǎng)

“我覺得雜事這個(gè)概念很有道理”Shane說“若是我承諾客戶明天上午報(bào)價(jià),但是到了下午還沒完成肩狂,心中就有種壓力摘完,覺得自己沒做好事情,其他事也耽誤了傻谁⌒⒅危”

“嗯”我引導(dǎo)他繼續(xù)說下去~

“一方面來(lái)說,壓力是好事,讓我要積極主動(dòng)面對(duì)”Shane語(yǔ)速增快“但迫在眉梢的事情太多谈飒,就像是水桶破了好幾個(gè)洞岂座,一下子堵這個(gè),一下子堵那個(gè)杭措,上班時(shí)非常緊繃费什,下班后累得跟狗一樣,但卻沒有時(shí)間思考如何維護(hù)好大客戶的關(guān)系手素,思考部門月計(jì)劃鸳址。”

Shane提了好幾件雜事“主管開會(huì)要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)”泉懦、“出租車的點(diǎn)子”稿黍、“承諾客戶明天上午報(bào)價(jià)”、“大客戶關(guān)系維護(hù)”崩哩、“思考部門月計(jì)劃”巡球。其實(shí)每個(gè)人每天都會(huì)遇到大量的雜事,大腦的容量不夠時(shí)邓嘹,自己的表現(xiàn)就變差了酣栈。

雜事放到頭腦以外的地方,就像是飛機(jī)場(chǎng)容量不夠汹押,要增加第二跑道矿筝;而大腦容量不夠,就要增加第二大腦(筆記本棚贾、手機(jī)Apps)跋涣,來(lái)存放這些雜事。

《當(dāng)和尚遇上鉆石》是一本我很推薦的書鸟悴,書中也提到了和雜事很類似的概念(繁體版P.101)提到

- 我們的心如同一個(gè)巨大的容器,容納成千上萬(wàn)各種雜事奖年,

- 這些雜事就像飛機(jī)在機(jī)場(chǎng)跑道上排成一列细诸,等待起飛,

- 較強(qiáng)的雜事先起飛陋守,較弱的雜事則遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后震贵,等待起飛。

首先水评,他提到我們需要容器來(lái)放這些雜事猩系。

其次,一件件的雜事就像是飛機(jī)停等在一個(gè)繁忙的機(jī)場(chǎng)中燥,不斷地有飛機(jī)起飛寇甸。這些飛機(jī)(雜事)起飛,就是從潛意識(shí)層面,飛進(jìn)了意識(shí)層面拿霉。

最后吟秩,每件雜事起飛的時(shí)間不一,我們無(wú)法控制绽淘。這就是為什么每當(dāng)我們想要專注去做某些事情(制作投影片涵防、整理相片、寫郵件沪铭、制作試算表等)壮池,腦中會(huì)有許多的想法浮現(xiàn)出來(lái),這些想法無(wú)關(guān)當(dāng)下要做的事情杀怠,這就是雜事浮現(xiàn)出來(lái)了椰憋。

我建議Shane,把這些雜事驮肉,先放到第二大腦熏矿,等合適的時(shí)間再處理。

(3) 雜事和大腦

“老師你說到雜事與大腦的關(guān)系非常有趣”Shane輕敲著大腦說“大腦不是用來(lái)記事情离钝,而是拿來(lái)想事情的票编,這三十幾年來(lái),我把大腦都用錯(cuò)了卵渴』塾颍”

“沒那么嚴(yán)重啦”我笑著說:“我從心理學(xué)及你喜歡的電腦兩個(gè)層面來(lái)說說收集雜事的概念吧!”

以心理學(xué)的角度來(lái)看浪读,大量的雜事深植在大腦潛意識(shí)中昔榴,意識(shí)層面或許并不覺得事情很多,這猶如冰山碘橘,海平面之下的體積遠(yuǎn)大于海平面之上互订,也就是潛藏在海平面以下的雜事,是我們時(shí)間管理要處理的痘拆。

再用電腦的RAM來(lái)舉個(gè)例子仰禽,

人的大腦里有短期記憶區(qū),容納所有的雜事纺蛆。這個(gè)區(qū)很像電腦里的隨機(jī)存取記憶體(RAM)

一般人都以為電腦熒幕上看到的所有資料就是所有的事情吐葵,卻忽略了RAM中儲(chǔ)存的資訊。

很可惜的是桥氏,大腦里的RAM大小是有限的温峭,一旦跑了太多Apps,電腦速度就會(huì)快速下降字支,影響到其他大腦的功能(如思考凤藏、判斷等)奸忽。

大部分人腦中RAM都塞滿了亂七八糟、從未理清的雜事清笨,這就是Shane為什么無(wú)法專注月杉、心不在焉、老是忘事的真正原因抠艾。

一個(gè)時(shí)間管理高手當(dāng)腦中的RAM浮現(xiàn)雜事提醒苛萎,馬上就收集起來(lái),并且放置到第二大腦检号,這樣就能夠開始我們時(shí)間管理的第一個(gè)流程─收集雜事腌歉。

結(jié)語(yǔ)

放在腦里RAM雜事,其實(shí)擁有很大的力量齐苛,可以幫助我們追求夢(mèng)想翘盖、達(dá)成目標(biāo),但是先決條件是凹蜂,我們能夠管理好這塊寶貴的RAM空間馍驯。

業(yè)務(wù)主管Shane,當(dāng)他承諾要明天上午打給客戶電話玛痊,他就在『手機(jī)』或『紙質(zhì)筆記本』汰瘫,寫下“明天上午十點(diǎn)聯(lián)絡(luò)客戶”。

接著擂煞,先設(shè)定一個(gè)鬧鐘混弥,設(shè)定提醒打電話給客戶的時(shí)間(明天上午10點(diǎn)聯(lián)絡(luò)A客戶)。

從客戶報(bào)價(jià)文件夾对省,選一份過去的報(bào)價(jià)檔案蝗拿,并開始修改,一個(gè)小時(shí)后修改完成蒿涎。

Shane發(fā)送檔案給老板哀托,確認(rèn)這份報(bào)價(jià)沒有問題,之后直接發(fā)給客戶劳秋,明天10點(diǎn)鬧鐘響起萤捆,打電話給客戶。

結(jié)果呢俗批?當(dāng)然是順利成交啰。

收集雜事市怎,時(shí)間管理的第一步岁忘,練好以后,我們就能夠發(fā)揮大腦更大的功能区匠,幫助我們不論是學(xué)習(xí)干像、生活及工作上都更加的成功帅腌。

我們講要將雜事放在頭腦以外的地方,但是放在哪里呢麻汰?答案就在下一篇文章速客,收件匣。

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