寫郵件應(yīng)該是現(xiàn)代辦公族必備的一項基本技能了阎抒。
然而醒叁，寫好一封得體的電子郵件司浪，卻并不是人人都具備的能力泊业。
很多人只知道郵件是來傳達(dá)信息的，而缺乏對內(nèi)容的有效組織啊易，導(dǎo)致閱讀體驗極差吁伺。
這類郵件每日大量填充在我們的收件箱中，需要耗費(fèi)很多的時間來重新消化理解租谈，
因此篮奄，寫好一封得體的電子郵件，實在很有必要割去。
由于不同公司或者行業(yè)窟却，其郵件的細(xì)節(jié)存在些許不同。
因此呻逆，本文僅羅列一些通用性的規(guī)則夸赫，以幫助大家提升郵件的質(zhì)量。
一咖城、寫郵件的正確順序
撰寫一份郵件的正確順序應(yīng)該是：附件→正文→主題→地址欄
前段時間給技術(shù)發(fā)一份prd文檔茬腿，樂滋滋在正文著重寫下“詳情請見于附件”幾個大字。
結(jié)果不到1分鐘宜雀，技術(shù)就在電話那頭咆哮了：你丫的附件在哪個角落滓彰？
這種事情出現(xiàn)得多了，也就慢慢學(xué)乖了州袒。
任何需要帶上附件的郵件揭绑，請記住，一定要優(yōu)先上傳郎哭，避免出現(xiàn)缺漏的尷尬局面他匪。
同樣，地址欄一定要最后才能填寫夸研。
多少郵件災(zāi)難是來自大腦短路剎那的一個點擊：關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)未抄送邦蜜、正文未及潤色而漏洞百出、附件沒有帶上等等亥至。
如果過早填入地址欄悼沈，一旦誤點發(fā)送，后面的解釋就有點麻煩了姐扮。
所以絮供，一定切記，郵件地址欄放到最后填寫茶敏。
二壤靶、注意附件的命名
一般來說，完整的附件名應(yīng)該是：”序號”+“附件名”+“姓名“+”時間“
序號是針對附件數(shù)量較多時才采用的惊搏。當(dāng)你的附件數(shù)量達(dá)到兩個或兩個以上時贮乳，就可以給附件編號忧换，比如：附件1、附件2向拆、附件3...
附件名就是文件內(nèi)容簡概了亚茬，讓人一眼就能了解大意。
姓名一般是發(fā)件人的名字浓恳，當(dāng)然刹缝，也有可能是編寫該文件負(fù)責(zé)人的姓名。
時間就是你發(fā)郵件的當(dāng)天日期了奖蔓。
以上四個部分并非嚴(yán)格要求赞草，視情況局部調(diào)整即可。
為什么我們需要按照這個格式來填寫附件名呢吆鹤？
我們知道厨疙，郵件是寫給別人看的。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者同事看到你的郵件時疑务，也許他會下載下來留待有空再看沾凄。
當(dāng)電腦密密麻麻都只是這樣抽象的文件名時，他需要思考這個附件是什么時候收到的知允，是哪位同事發(fā)的撒蟀。
所以，為了減少不必要的麻煩温鸽，還是標(biāo)注清晰一點為好保屯。
此外，當(dāng)附件數(shù)量較多時涤垫，比如達(dá)到5個以上姑尺，你還需要在郵件正文用表格或者項目符號羅列清晰。
三蝠猬、嚴(yán)格把控郵件正文的內(nèi)容
一份得體的郵件正文切蟋，其主要規(guī)范如下：
1、合適的稱謂
關(guān)于用Dear還是Hi榆芦，在不同行業(yè)柄粹、不同類型的企業(yè)，存在著很大的差異匆绣。
一般來說驻右，關(guān)系較為親近、比較熟悉的同事之間犬绒，用Hi更隨意一點旺入，距離感較小。
而關(guān)系相對陌生的同事或者商務(wù)來往凯力，用Dear套套近乎也是不錯的選擇茵瘾。
當(dāng)然，這里沒有一個絕對的標(biāo)準(zhǔn)咐鹤，大家拿捏不定拗秘，可以參考同事或領(lǐng)導(dǎo)的稱謂。
2祈惶、相關(guān)項目背景介紹
很多時候雕旨，我們的郵件是要發(fā)給很多的同事，其目的在于讓相關(guān)部門同事了解此事捧请。
比如凡涩，我們新增了一個需求，郵件需要抄送給活動組疹蛉、市場組活箕、客服組、推廣組等
也許很多同事并非直接參與可款，這時候你的郵件就需要在正文開端育韩，簡單介紹一下相關(guān)的項目背景了，幫助不了解的同事建立一個清晰的認(rèn)知闺鲸，避免一頭霧水筋讨。
3、結(jié)論先行摸恍，突出重點
建議大家在組織正文內(nèi)容的時候悉罕，按照金字塔原理來構(gòu)思。
先提結(jié)論立镶，再解釋細(xì)節(jié)壁袄。
這樣做的好處是充分考慮同事的閱讀需要。畢竟大家都很忙谜慌，誰也沒空看你在郵件里寫小作文然想。
舉個栗子：
簡歷轉(zhuǎn)化率上增幅度異常
29號的簡歷轉(zhuǎn)化率達(dá)到102%，偏離最近30天的平均值92%欣范，數(shù)據(jù)曲線異常变泄，初步估計是注冊人數(shù)出現(xiàn)了.....
4、對內(nèi)容進(jìn)行分段恼琼，多用短句來表述妨蛹，增加閱讀性。
我相信晴竞，誰也受不了一大段冗長的長文本內(nèi)容蛙卤。
如果你的郵件內(nèi)容非常豐富，請務(wù)必組織好內(nèi)容的呈現(xiàn)方式。
把一段上百字的郵件正文颤难，拆成幾段易于理解的小段落神年。
再把段落中那些冗長的句子，拆成一系列短句行嗤。
5已日、慎用顏色和加粗
一般來說，正文中最好不超過三種顏色栅屏∑В可用的顏色有紅色（表示重要、緊急）栈雳、綠色（表示良好护奈、順利）及黑色。
其他的顏色慎重選擇哥纫。
同時霉旗，切記加粗不要濫用，過分強(qiáng)調(diào)就是沒有強(qiáng)調(diào)磺箕。
6奖慌、善用圖表
圖表因其清晰的結(jié)構(gòu)而有更好的閱讀體驗。
因此能用圖表來表達(dá)的內(nèi)容絕對不用文字松靡。
我們需要有圖形化展示內(nèi)容的意識简僧，讓其他人方便快捷地獲取信息。
任何遲滯閱讀的作法都是不可取的雕欺。
四岛马、用新聞標(biāo)題的手法寫主題
工作中，我們每天都會收到大量的郵件屠列。
如果每次都需要查看全文啦逆，那時間浪費(fèi)得有點可惜了。
因此笛洛，為了照顧別人寶貴的工作時間夏志，不給人添亂子，還是好好斟酌一下郵件的主題吧苛让。
郵件主題的寫法沟蔑，可以參考新聞標(biāo)題的操刀方式，用一句話表達(dá)核心訴求狱杰。
比如：
關(guān)于××事宜的通知瘦材、數(shù)據(jù)異常，簡歷轉(zhuǎn)化率下降20%仿畸、××廣告投遞請求食棕。
有時候朗和，為了突出某個關(guān)鍵詞，可以用“【】”符號來突出簿晓。
比如我們給技術(shù)發(fā)需求文檔眶拉，就會在附件中表明：【產(chǎn)品需求】職位列表頁新增自動加載交互樣式
有時候還可以在主題前面加上【緊急】字樣，以示重要性抢蚀。
當(dāng)然镀层，這種情況盡量少用镰禾，以免大家感到緊張皿曲。
需要注意的是，一份郵件只能有一個主題吴侦，交代一件事情屋休。
千萬不要在同一份郵件同時說幾件事。
這樣做的目的备韧，還是為了方便同事后續(xù)的查找劫樟。
五、選擇你的發(fā)件對象
當(dāng)前面的事情均已辦妥织堂，最后一步就是選擇收件人了叠艳。
這里需要注意兩點：
1、注意收件人的擺放位置易阳，按照title的大小從先至后附较，不要亂了順序；
2潦俺、注意發(fā)送與抄送的區(qū)別拒课。直接相關(guān)人，必須用發(fā)送事示。非直接相關(guān)人早像，僅是讓對方知道這件事，用抄送狀態(tài)肖爵。
郵件是我們?nèi)粘贤ǖ囊豁棔嬲Z言卢鹦。
尤其是大公司，在跨部門合作及權(quán)責(zé)界定中劝堪，郵件扮演著非常重要的位置冀自。
因此，熟悉郵件寫作的常見規(guī)則幅聘，提高溝通的效率凡纳，值得我們每個人花費(fèi)時間去提升。
