文/老顯
工作交流也好魔策，書信往來也罷河胎，各種各樣的溝通工具滿天飛，那弱弱的問一下政敢，你用電子郵箱嗎?
這么巧胚迫，你也用啊，那咱來聊聊關(guān)于郵件的一些小事吧摩骨。
也許我們會(huì)遇到這樣的情形：打開電腦朗若，滿載的電子郵箱讓我們頗為頭疼哭懈，有些日子沒整理郵件，郵箱里塞滿了來自各界的來信睬罗，一想到需要清理它們旭斥，實(shí)在是郁悶又煩惱，怎么辦花盐？
別急菇爪，讓我們騰出一些時(shí)間，動(dòng)起手來處理掉以下這5種郵件：
【1】例如讀者來信熙揍，老友敘舊的信届囚，對(duì)于那些有些絮絮叨叨又顯得沒有重點(diǎn)的郵件，我們可以先建立一份針對(duì)性的文件夾淳梦，如果現(xiàn)時(shí)沒能來得及處理昔字，就把它們放進(jìn)去。
擇時(shí)再找個(gè)下午茶時(shí)光陨囊，用心回復(fù)這些長篇大論夹攒。
【2】看到萬惡的廣告實(shí)在有些傷腦筋，那些跟我們沒有直接關(guān)系但偏偏要轉(zhuǎn)發(fā)到我們郵箱的郵件压语，還猶豫什么胎食，您不喜歡就刪了吧允懂。
【3】對(duì)于跟我們有間接關(guān)系，但不確定要如何回復(fù)的郵件粥航，別糾結(jié)生百，如果不是非常重要的利害間接關(guān)系，請(qǐng)果斷刪之缀程，因?yàn)樵谖覀兿胫趺椿貜?fù)的過程中蜡坊，郵件雖還在秕衙，可時(shí)光一去不復(fù)返吶僵刮。
【4】面對(duì)沒有明確表示要讓我們做什么的郵件，如果對(duì)方是有想法勇吊、有目的要告知你一些事情汉规，是不會(huì)發(fā)一份沒有意義、沒有誠意的郵件讓你消耗不少時(shí)間去思索晶伦，郵件可不是解謎游戲啄枕。
【5】對(duì)方希望你馬上去執(zhí)行的事寫成了郵件發(fā)給了你，明明可以用類似微信這樣的即時(shí)溝通工具，卻偏偏用郵件沽一，對(duì)于這類不適合用電子郵件而適合采用直接溝通的交流方式來傳遞內(nèi)容的郵件锯玛，建議：大手一揮，刪歼郭！
然后采用即時(shí)溝通工具回復(fù)。
高效地利用電子郵件泰涂，可以給我們節(jié)省大量時(shí)間，既然整理是針對(duì)對(duì)方發(fā)郵件所做的處理是牢，那當(dāng)我們成為“對(duì)方”的時(shí)候，在發(fā)郵件應(yīng)該注意些什么社搅？
【1】如果沒什么主題明確、目的明確荷并、事務(wù)明確的事情，不要浪費(fèi)自己發(fā)郵件的時(shí)間缘屹，減少發(fā)郵件的數(shù)量就不會(huì)浪費(fèi)對(duì)方看郵件的時(shí)間。
【2】區(qū)分好不同人士的不同需求互亮，再相應(yīng)的發(fā)郵件豹休，一封可有可無的郵件可能會(huì)引起他人的反感。
【3】盡管感謝是屬于禮貌洛搀，但想象一下對(duì)方在辦事時(shí)收到一封感謝性質(zhì)的郵件，叮當(dāng)?shù)奶嵝砚徛曋皇侵x謝而已独榴，內(nèi)心感動(dòng)，溫暖一笑隘道，然而卻被擾亂了做事的思路。這是打擾设塔，不是禮貌。
【4】郵件要么不寫序六，要寫就寫得想法全面，寫得詳細(xì)完整繁涂，郵件不是讓收信人猜心扔罪，特別是職場(chǎng)上的對(duì)方。
反過來背犯，當(dāng)我們收到郵件時(shí)，怎么進(jìn)行高效的處理?
學(xué)會(huì)領(lǐng)會(huì)電子郵件傳給我們的信息以及做好回復(fù)也是我們?cè)卩]場(chǎng)上的必修課哪自。
對(duì)方發(fā)給我們是屬于轉(zhuǎn)發(fā)還是直發(fā)壤巷，查看郵件有沒有通過第三方間接發(fā)送寄症？郵件信息跟你是否相關(guān)?郵件內(nèi)容主旨是否清晰?最后，發(fā)件人是否在郵件中表達(dá)期望你答復(fù)的意愿篮迎？
【1】如果郵件信息內(nèi)容模棱兩可、模糊不清渗鬼，發(fā)件人所述沒有一句話在主題上譬胎，而且郵件內(nèi)容用詞虛浮堰乔，讓人混淆，不明其意苟翻，對(duì)此可以無需理會(huì)。
【2】如果郵件內(nèi)容跟我們的需求或者任務(wù)職責(zé)沒有對(duì)位掛鉤诅炉，對(duì)此可以無需理會(huì)涕烧。
【3】如果有一些信息已經(jīng)被重復(fù)發(fā)送過很多次，還繼續(xù)被發(fā)送到你這里铛漓，或者是來歷不明的抄送信息，對(duì)此可以無需理會(huì)。
【4】既然已經(jīng)把問題解決了炕吸，還發(fā)郵件過來詢問進(jìn)展勉痴，對(duì)此可以無需理會(huì)。
以上這些目的不明確的郵件會(huì)讓你浪費(fèi)大量的時(shí)間瀑罗。
既然我們處理好收到的郵件雏掠，接下來應(yīng)該好好回復(fù)人家。
最重要的一點(diǎn)摧玫，在我們處理郵件的過程當(dāng)中绑青，要用認(rèn)真甚至用心的積極態(tài)度來面對(duì)我們需要回復(fù)的郵件們。
理性客觀地分析發(fā)件人所述內(nèi)容坏挠，根據(jù)自己的想法和情況掠拳，對(duì)郵件進(jìn)行評(píng)估和評(píng)判，調(diào)整好自己回復(fù)的定位和思路，再清晰地進(jìn)行回應(yīng)柏肪。
感性因素是我們回復(fù)工作郵件過程中應(yīng)該盡量避免的烦味，不要在情緒化的時(shí)候?qū)︵]件進(jìn)行回復(fù)壁拉，如果帶來不良后果，請(qǐng)您自己吞下后悔的果實(shí)溃论。
閱讀完一封郵件痘昌，可以將已經(jīng)閱讀但沒有解決的郵件單獨(dú)建立一個(gè)郵件文件夾，這就好比將準(zhǔn)備要付但還沒有付的信用卡賬單收集起來算灸，一筆一筆解決驻啤。
給尚未處理的郵件創(chuàng)建一個(gè)文件夾，養(yǎng)成這樣的習(xí)慣將讓我們受益匪淺赊瞬。
但是郵件不比微信沐旨，沒有那么強(qiáng)大的即時(shí)性，雖然有設(shè)置提醒褒侧，但也許會(huì)因?yàn)槊τ谄渌虑槎笋R上做郵件回復(fù)谊迄。
即刻回復(fù)對(duì)方自己已經(jīng)收到，往往是不可或缺的统诺，這是對(duì)發(fā)件人的尊重。
據(jù)說對(duì)于一些比較緊急婿失、關(guān)鍵的郵件，最理想的回復(fù)時(shí)間就是在2個(gè)小時(shí)之內(nèi)豪硅。而對(duì)于一些沒那么緊急的郵件，我們可以統(tǒng)一集中在某一個(gè)時(shí)間段內(nèi)處理飘弧。
那我們?cè)趯戉]件的時(shí)候應(yīng)該注意些什么砚著？
請(qǐng)銘記“兩個(gè)中心，一個(gè)基本點(diǎn)”：有禮貌冠王，有條理，講重點(diǎn)版确。
正文請(qǐng)直接表明意圖乎折，結(jié)尾請(qǐng)用禮貌性的結(jié)束語骂澄。
最后再發(fā)送之前請(qǐng)注意檢查惕虑，而且一定要做好查漏補(bǔ)缺，做好詳細(xì)的檢查再發(fā)送健提。
至于郵件怎么寫伟叛，請(qǐng)按您的思路來發(fā)揮自己的文采，寫信還需寄信人统刮，寫的時(shí)候別扯些沒用的就好。相信您的寫作水平肯定很棒暗膜。
再講兩句
郵件內(nèi)容從問候語開始是非常重要的鞭衩，例如“Hi娃善，Mr. ××”会放，或者“你好钉凌，××先生”等御雕。根據(jù)你跟收件人的親近關(guān)系捣鲸，盡可能使用對(duì)方的姓氏栽惶，而不是直呼其名外厂。不要貿(mào)然稱人“小×”汁蝶。如果知曉對(duì)方的職務(wù)掖棉，以職稱為后綴。
?——摘自《Email這樣寫帕棉，誰都會(huì)贊 》
我們?cè)谑盏洁]件時(shí)會(huì)想想這信件會(huì)為我提供什么笤昨，那么請(qǐng)學(xué)會(huì)換位思考瞒窒，站在對(duì)方立場(chǎng)考慮來寫一條標(biāo)題崇裁。
如果是工作郵件拔稳，可以加入公司名稱或自己的姓名术奖。
標(biāo)題不要啰嗦采记，盡量簡短唧龄，不要在標(biāo)題中直接使用收件人的姓名。
每一篇文章都會(huì)有標(biāo)題丸冕，每一本書都會(huì)有標(biāo)題晨仑，郵件不是詩，無題會(huì)讓收件人再看到郵件的時(shí)候一臉懵逼竟贯，繼而把你拋棄屑那。
（作者簡介：老顯，默默無聞的企業(yè)上班族/感性的LOFTER獨(dú)立作者/理性的業(yè)余情感分析者蜘欲，個(gè)人公眾號(hào)：sendychiu）
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