前言
當一個人習(xí)慣性的認為,我能夠給你一個讓你驚喜的報告的時候误辑,多數(shù)情況下是碰了一鼻子灰,或者歌逢,此人真正具有某種特異的功能巾钉,不過,念完麥肯錫所有關(guān)于報告的內(nèi)容秘案,似乎并不存在這種特異的功能砰苍,所以,只有破除這個試圖給人驚喜報告的習(xí)慣阱高,那么赚导,該怎么辦呢?
一赤惊、事先溝通
事先溝通吼旧,就是在報告形成的過程中,將關(guān)鍵結(jié)論未舟、里程碑圈暗、分析報告等,事先與相關(guān)人員進行溝通裕膀,以聽取其意見员串、建議,并及時修正和完善昼扛,具體方式如下寸齐;
1、誰是“利益相關(guān)者”
報告抄谐,一定有目的渺鹦,無論這個目的是為了匯報發(fā)現(xiàn)的問題,還是針對問題提出的解決方案斯稳,或者是對解決方案的評估海铆,但是,不管是出于何種目的挣惰,如果聽取報告的人對報告的內(nèi)容感到突然卧斟,必然會在認可上打個折扣,所以憎茂,為了避免這種情況的出現(xiàn)珍语,最好還是先明白誰是這個報告的“利益相關(guān)者”,以便于在報告制作過程中竖幔,明確與誰溝通板乙、溝通什么、什么時候溝通、溝通目標等基本問題募逞。
為了驗證明確與誰溝通的問題蛋铆,查閱了人力資源政策、制度制定層面的有關(guān)資料放接,有關(guān)流程環(huán)節(jié)的第一步刺啦,基本都采取建立相關(guān)的組織、明確相應(yīng)的職責等方式纠脾,事先明確溝通對象玛瘸、溝通重點等問題。
2苟蹈、過程中的及時溝通
過程中的及時溝通糊渊,一般會通過項目計劃等方式預(yù)先明確,預(yù)先給相關(guān)的溝通對象就溝通內(nèi)容慧脱、溝通重點等提個醒渺绒,避免莫名其妙沖進人家辦公室,讓對方來一次毫無防備的突襲磷瘤。而有關(guān)報告的過程溝通芒篷,關(guān)鍵在于報告所涉及的結(jié)論、觀點采缚、方案等的及時溝通针炉,其目的一方面是征求對方的意見,并達成一致扳抽,另一方面篡帕,也助于避免對方在看到報告時,出現(xiàn)不同意甚至爭論的局面贸呢。同時镰烧,過程中的及時溝通,也能讓對方留下自己的印記楞陷,無論是指出的錯誤怔鳖,還是提出的建議,這些在報告中體現(xiàn)對方成果或貢獻的地方固蛾,無疑增加了對方對最終報告的認可程度结执。
3、報告前的及時溝通
一份報告艾凯,就是大家集思廣益献幔、共同努力的結(jié)果的文字呈現(xiàn),報告前征求對方的意見趾诗,既是對對方尊重的體現(xiàn)蜡感,也能預(yù)防正式報告中爭議的出現(xiàn),同時,也是報告效率提升的需要郑兴。
報告前的及時溝通犀斋,可以通過會議的方式,也可以通過一一溝通的方式情连,如果計劃有明確且時間能協(xié)調(diào)闪水,最好還是采取會議的方式,由與會人員審議報告的內(nèi)容蒙具,并針對修改意見進行調(diào)整,最終確認沒有異議的情況下形成報告最終版本朽肥,但即使是最終版本禁筏,也有必要附上相應(yīng)的證明材料,如會議記錄衡招、會議簽到篱昔、溝通記錄等等過程記錄材料。
二始腾、量體裁衣
量體裁衣州刽,就是根據(jù)對方的需求特征,調(diào)整報告的內(nèi)容浪箭、格式穗椅、用語等,站在對方的立場上奶栖,滿足對方對報告的需求特征匹表,具體方式如下:
1、熟悉對方的語言習(xí)慣
不同的人有不同的語言習(xí)慣宣鄙,而語言習(xí)慣是影響一個人對另外一個人認可程度的因素之一袍镀,比如在具有專業(yè)性的報告中,如果用了大量的非專業(yè)詞匯冻晤,會讓對方認為你不專業(yè)苇羡,必然大大降低對方對報告的認可程度,另外鼻弧,盡可能用對方熟悉的語言習(xí)慣设江,也有助于對方更好的理解報告的內(nèi)容,以便對方能夠提出更好的修改意見或建議温数。
所以绣硝,根據(jù)對方的語言習(xí)慣,調(diào)整報告的內(nèi)容撑刺,是非常必要的鹉胖,也就是說,如果用一對一的方式與對方溝通報告內(nèi)容時,尤其是在崗位層次甫菠、崗位性質(zhì)等差異較大的情況下挠铲,就要根據(jù)對方的需求,定制不同的報告形式寂诱。
2拂苹、熟悉對方的思維框架
人都是“自私”的,在創(chuàng)意思維并不可能成為多數(shù)人的生活或工作方式的前提下痰洒,定式思維仍然在大多數(shù)人的腦海中潛移默化的發(fā)揮著支配作用瓢棒,包括看報告,所以丘喻,熟悉對方的思維框架脯宿,對于提高對方對報告的認可程度是至關(guān)重要的。
但關(guān)鍵是怎么熟悉對方的思維框架泉粉?
幸運的是连霉,思維定式并不神秘,仍然會通過一個人的個人喜好嗡靡、言行舉止等表現(xiàn)出來跺撼,有很多簡單的方法,留意觀察是可以察覺對方的思維框架的讨彼,比如:
對方一定有自己的相對喜歡的報告格式歉井,最喜歡的報告格式一定是自己寫報告的格式,再不濟也可以找一個對方喜歡的他人的報告格式点骑,拿來比葫蘆畫瓢酣难。
3、熟悉對方的報告格式
作報告的格式很多黑滴,常用的有PPT憨募、WORD、EXCEL等袁辈,但是菜谣,并不是每個人都喜歡炫彩的PPT格式報告,你去看麥肯錫的報告晚缩,基本都是黑白相間尾膊,簡潔清晰,麥肯錫認為荞彼,對方不會為你的PPT有多絢爛去買單冈敛,而是為你PPT報告的價值去買單。
有人喜歡EXCEL鸣皂,有人喜歡PPT抓谴,有人喜歡WORD暮蹂,有人喜歡電子檔,有人喜歡打印稿癌压,甚至有人喜歡手寫稿仰泻,雖然這是個報告的小細節(jié)問題,但是滩届,無非也就一句話:您期望我用什么格式提交報告集侯?一句話的回答,就把握了對方對報告格式的使用習(xí)慣帜消。
三棠枉、審視環(huán)境
審視環(huán)境,就是在提交報告的過程中泡挺,識別對方所處的物理環(huán)境术健、空間環(huán)境、人際環(huán)境粘衬、情緒環(huán)境,并及時調(diào)整匯報的策略咳促。
1稚新、審視報告的物理環(huán)境
高溫40°下,沒人愿意認真聽或看你的報告跪腹,除非這份報告極端重要褂删,時間緊急。因此冲茸,尤其是對重要的報告屯阀,在匯報之前,判別對方的物理環(huán)境轴术,然后根據(jù)物理環(huán)境決定報告策略难衰,比如先放在對方桌上,然后在物理環(huán)境適宜情況下逗栽,再根據(jù)對方需要進行報告盖袭。
2、審視報告的空間環(huán)境
一旦你信心滿滿的準備好報告彼宠,準備提交和匯報之前鳄虱,卻發(fā)現(xiàn)對方桌上一堆待辦事宜,或者對方所處的空間環(huán)境凭峡,不適宜進行報告拙已,要調(diào)整報告策略,待空間環(huán)境適宜時候摧冀,再約定報告時間倍踪。
3系宫、審視報告的人際環(huán)境
人際環(huán)境不僅僅是對方是否正在與某人面對面的交流,而且還包括對方是否正在通過電話惭适、微信笙瑟、短信等等方式,與他人進行溝通癞志,一旦察覺對方正在與他人進行溝通往枷,就應(yīng)當調(diào)整報告策略,以不打擾對方的方式凄杯,暫時擱淺報告時機错洁。
4、審視報告的情緒環(huán)境
所謂情緒環(huán)境就是對方的情緒是否適合報告戒突,一般情況下屯碴,對方臉上的表情以及言行舉止,都會清晰的表達著自己當下的情緒狀態(tài)膊存,合適的情緒環(huán)境是导而,對方樂意與你溝通,眼神充滿期望隔崎,肢體語言展示著歡迎報告今艺,而一旦對方一雙怒目、表情疲憊爵卒,還是乘早撤退虚缎、另擇報告的黃道吉日吧。
小結(jié)
職業(yè)化修煉的過程钓株,是一個人綜合能力的體現(xiàn)实牡,而職業(yè)化修煉的要點,關(guān)鍵在于對細節(jié)的把握及熟練程度轴合。改變別人太難创坞,而改變自己才是唯一的出路,而要改變自己受葛,就要把自己送上修煉的漫漫長路摆霉,一步一個腳印的前行,前面未必一定是好的奔坟,但不前行携栋,不讓自己成長,一定會讓自己沉溺于最不利的生存狀態(tài)之中咳秉。所以婉支,在修煉中前行,是一個人在掙扎中進步的必然狀態(tài)澜建。