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注：
本文摘自Excel暢銷書《“偷懶”的技術(shù)：打造財務(wù)Excel達(dá)人》。
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財務(wù)人員日常編制的表格有兩類鞭铆，一是一次性表格或衡，每次做的內(nèi)容和格式都不一樣，都需要從頭設(shè)計公式格式车遂，二是可重復(fù)利用的表格封断，格式都一樣，但需要定期更新數(shù)據(jù)舶担。財務(wù)人員如果沒有一顆偷懶的心坡疼，不知道在編制表格時“舊物”利用，每次編制報表都是從頭開始設(shè)置各個分析表格衣陶、公式柄瑰、圖表，那肯定是效率低下剪况，工作看起繁忙教沾，結(jié)果卻是勞而無功。
既然這些工作都是重復(fù)性的译断，表格的內(nèi)容也基本相同授翻，為什么不直接拿來翻新利用呢？工廠澆注一個產(chǎn)品時孙咪，都是先將鐵水倒入模型中堪唐，絕不會每做一個都去從頭制模。要提高工作效率翎蹈，一定要將日常工作標(biāo)準(zhǔn)化淮菠、模板化，從文件夾的設(shè)置到表格的格式杨蛋、公式兜材、圖表都設(shè)置好，只要文件夾設(shè)置合理（文件夾決定表格的路徑逞力，從而決定到其他表格的引用公式）曙寡、公式的擴(kuò)展性良好，下月編制同類表格時寇荧，只需使用查找替換批量修改举庶，就可一秒鐘更新為本月數(shù)據(jù)。
在簡單介紹了報表翻新的理念后揩抡，下面介紹報表翻新時的一些常用技巧：
1快速刪除表格中手工填列的數(shù)據(jù)而保留公式
在日常工作中户侥，經(jīng)常要用到以前設(shè)計好的表格，需要刪除手工錄入的數(shù)據(jù)峦嗤，而保留原公式蕊唐，如圖2－33所示，需手工刪除C列烁设、D列替梨、E列以及G列中手工錄入的數(shù)據(jù)，如果手工選定一個個刪除装黑，效率不高且容易出錯副瀑。我們可以使用數(shù)據(jù)選擇利器“定位”功能來幫助快速選定那些手工錄入的常量數(shù)據(jù)。
圖2－33快速刪除表格中手工填列的數(shù)據(jù)而保留公式
操作步驟如下：
Step1：打開示例文件《表2－14報表的快速翻新》恋谭，選擇C2:H23單元格區(qū)域糠睡，按下【Ctrl+G】鍵，在定位對話框點擊“定位條件”疚颊。
Step2：在定位條件對話框狈孔，雙擊“常量”選項，自動確定退出材义。（如圖2－34）除抛。
圖2－34使用定位（常量）選定常量單元格
即可選定了C:E列、G列中除小計行外的所有手工錄入的常量數(shù)據(jù)
Step3：按【Delete】鍵母截，將手工錄入的常量數(shù)據(jù)批量刪除到忽，即完成報表原有數(shù)據(jù)的清除，可舊瓶裝新酒清寇，手動填入新的數(shù)據(jù)喘漏。
思考題
假如工作表被保護(hù)了，無法使用定位（常量）的功能华烟，如何批量選定這些常量單元格呢翩迈？
如果不知道答案，請登錄網(wǎng)易云課堂學(xué)習(xí)龍逸凡錄制的《Excel偷懶的技術(shù)：查找居然還能這樣用》免費課程中尋找答案盔夜，下文“快速翻新表格中的公式”的相關(guān)操作視頻也可在課程中找到负饲。
鏈接地址：
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2快速翻新表格中的公式
上一知識點講的是使用現(xiàn)有的表格堤魁，將表格中手工錄入的常量數(shù)據(jù)刪除，以節(jié)約表格格式設(shè)計的時間返十。真正要提高工作效率妥泉，不但要有效利用現(xiàn)有表格的格式，更要充分利用現(xiàn)有表格的已設(shè)好的公式洞坑，通過報表翻新技術(shù)盲链，實現(xiàn)一秒鐘更新數(shù)據(jù)。
我們以案例來進(jìn)行介紹：
重慶A公司為母公司刽沾，每月要合并下屬公司的財務(wù)報表∨趴剑總賬會計每月要將各下屬公司的報表復(fù)制粘貼到合并報表的模板中，再編制抵銷分錄合并监氢，各下屬公司報表樣式（簡表）及合并報表的模板見下圖：
圖2－35各公司報表格式
圖2－36合并表格格式
母公司的總賬會計需要每月將各公司的報表復(fù)制粘貼到合并報表的模板的對應(yīng)列中骡男，由于數(shù)據(jù)較多，既有數(shù)據(jù)行還有公式行傍睹，手工復(fù)制費時費力拾稳，還容易出錯吮炕。下面我們來介紹如果使用報表翻新的技術(shù)，實現(xiàn)一秒種將各公司的報表更新為當(dāng)月數(shù)據(jù)访得。
下面分步驟詳細(xì)介紹具體的操作：
假設(shè)“財務(wù)報表”文件夾在E盤根目錄下龙亲，各公司報表格式如前文圖2－35所示，合并報表的格式如圖2－36所示悍抑，1月已經(jīng)將合并報表中的公式設(shè)置好鳄炉，已經(jīng)分別用公式鏈接到各公司報表的對應(yīng)單元格。公式如下面的樣式：
='E:\財務(wù)報表\2月\[上海D公司財務(wù)報表（2014年1月）.xlsx]資產(chǎn)負(fù)債表'!C6
各公司的報表與1月合并報表均放在“1月”的文件夾內(nèi)搜骡，如圖：
現(xiàn)在要編制2月的合并報表拂盯，已經(jīng)收集齊各公司的報表，且已按類似“重慶A公司財務(wù)報表（2014年2月）”這種規(guī)定的格式命名记靡，每個月變化的就是文件名中的月份谈竿。
Step1：將“財務(wù)報表”文件夾中的“1月”文件夾整體復(fù)制团驱，并重命名為“2月”。
Step2：將各公司上報的2月份的報表復(fù)制到“2月”文件夾內(nèi)空凸，并檢查報表的命名是否與1月報表工作簿的名字格式相同嚎花。如果確認(rèn)無誤，將2月文件夾中各公司1月的報表刪除劫恒。將合并報表“資產(chǎn)負(fù)債表（2014年1月合并）”的名字改為“資產(chǎn)負(fù)債表（2014年2月合并）”
Step3：打開《資產(chǎn)負(fù)債表（2014年2月合并）》贩幻，可能會出現(xiàn)如下提示轿腺，點擊“啟用”：
打開后會發(fā)現(xiàn)表格中的公式仍然鏈接為1月的報表两嘴，如“='E:\財務(wù)報表\2月\[上海D公司財務(wù)報表（2014年1月）.xlsx]資產(chǎn)負(fù)債表'!C6”，在“2月”文件夾中不存在《上海D公司財務(wù)報表（2014年1月）》的工作簿族壳，故系統(tǒng)會出現(xiàn)如圖2－37的提示：
圖2－37鏈接更新提示
點擊“繼續(xù)”憔辫。
Step4：選擇B4:F29單元格區(qū)域，按【Ctrl+H】鍵仿荆，查找內(nèi)容欄輸入：（2014年1月）贰您，替換欄輸入：（2014年2月）。點擊全部替換拢操。如圖2－38锦亦。
圖2－38使用查找替換批量修改公式
進(jìn)行了上面的操作后就即可實現(xiàn)報表公式的快速翻新，將合并表格中的公式更新鏈接到2月各公司的報表令境。
注意：
輸入的查找內(nèi)容一定要保證唯一性杠园，能準(zhǔn)確查找到目標(biāo)數(shù)據(jù)，而不會出現(xiàn)誤替換的情況舔庶。
比如本示例中查找內(nèi)容就不能只是輸入1抛蚁，否則會將公式中的2014替換成2024。
細(xì)心的讀者可能已經(jīng)注意到惕橙，表格中的公式有時會很長瞧甩，有時卻很短，這是因為鏈接到其他工作簿時弥鹦，如果源工作簿處于打開狀態(tài)肚逸，就會只顯示工作簿名稱，如果源工作簿是關(guān)閉的彬坏，就會顯示含文件路徑的工作簿名稱吼虎。如“='E:\財務(wù)報表\2月\[上海D公司財務(wù)報表（2014年1月）.xlsx]資產(chǎn)負(fù)債表'!C6”。
關(guān)于報表翻新的實際應(yīng)用可參見《“偷懶”的技術(shù)：打造財務(wù)Excel達(dá)人》第五章第五節(jié)集團(tuán)公司合并各公司營運周報的案例苍鲜。讀者朋友通過本示例可看到：
只要表格設(shè)計合理思灰，文件管理規(guī)范，運用表格翻新技巧混滔，集團(tuán)公司的數(shù)據(jù)匯總洒疚，哪怕下屬公司再多歹颓，匯總數(shù)據(jù)也是如此簡單而快速。偷懶就這么簡單油湖！
擴(kuò)展閱讀需要提醒的是巍扛，要實現(xiàn)前文所述公式的批量修改，必須的前提是：
1 工作簿名稱格式統(tǒng)一乏德。如示例文件中的“重慶A公司財務(wù)報表（2014年1月）”撤奸、“重慶A公司財務(wù)報表（2014年2月）”、“深圳E公司財務(wù)報表（2014年1月）”喊括；重慶A公司作為母公司胧瓜，應(yīng)該從信息報送制度上要求各公司提交的定期財務(wù)報表按規(guī)定的格式命名。
2 工作表的名稱一致郑什。如本示例文件中各公司的資產(chǎn)負(fù)債表都統(tǒng)一為“資產(chǎn)負(fù)債表”府喳，而不是A公司為“資產(chǎn)負(fù)債表”、B公司為“資負(fù)表”蘑拯、C公司為“BALANCESHEET”钝满；
3 工作表的結(jié)構(gòu)相同。各公司各表格的結(jié)構(gòu)格式要保持一致申窘，母公司在分發(fā)報表時就應(yīng)該加密碼保護(hù)工作簿和工作表弯蚜，不允許插入、刪除行剃法，不允許修改工作表名稱碎捺，以保證各公司上報的表格結(jié)構(gòu)一致、工作表名稱相同玄窝，以方便數(shù)據(jù)匯總牵寺；
4 文件夾設(shè)置合理。文件夾分類和層級的先后順序要利于文件管理恩脂，更要利于報表翻新時公式的批量修改帽氓。比如文件存放位置要規(guī)范合理，不能這個月放這個文件夾俩块，下月又放另一文件夾黎休；文件夾的層級的先后順序是先類別后月份，還是先月份后類別要以方便數(shù)據(jù)管理為原則玉凯。關(guān)于文檔的管理可參閱《“偷懶”的技術(shù)：打造財務(wù)Excel達(dá)人》示例文件中附贈的《電腦文檔管理技巧》PPT势腮，不詳述。
如果沒有做到這四點漫仆，就無法批量修改公式捎拯。這也是在《“偷懶”的技術(shù)》第一章特別強(qiáng)調(diào)的知識點，建議對第一章內(nèi)容不太理解的讀者可在讀完本章后盲厌，再回頭去讀一遍第一章的相關(guān)內(nèi)容署照。
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練習(xí) |
根據(jù)《偷懶的技術(shù)》讀者群提問改編的練習(xí)題，來源于工作钧大，實用翰撑！ |
整理類 |
介紹如何應(yīng)用常見的數(shù)據(jù)整理技巧罩旋，將不規(guī)范的數(shù)據(jù)整理為規(guī)范的數(shù)據(jù) |
篩選類 |
來源于實戰(zhàn)的自動篩選啊央、高級篩選文章 |
儀表盤 |
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圖表模板 |
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