每到月末、季末或年末時(shí)蝇庭，上班族們可能格外忙碌醉鳖，各種財(cái)務(wù)報(bào)表、銷售報(bào)表哮内、人事報(bào)表讓人抓狂盗棵，通宵加班在這個(gè)時(shí)候簡(jiǎn)直是家常便飯。
于是牍蜂，茶水間里員工們大倒苦水：昨天又加班到深夜漾根，公司上百人的銷售數(shù)據(jù)填得我頭暈眼花，一不小心還刪除了幾條鲫竞，又要重來(lái)……
接著是人事部門(mén)員工跟著吐槽：我們也是辐怕，那么多員工的出生日期，工作年限都要列出來(lái)从绘，我對(duì)著身份證號(hào)碼一個(gè)個(gè)地填寄疏，忙得飯都沒(méi)顧上吃……
財(cái)務(wù)部門(mén)也來(lái)訴苦：剛把報(bào)表弄得差不多了是牢，誰(shuí)知道突然死機(jī)了，等重啟電腦陕截，啥都沒(méi)了……
幾個(gè)人半是吐苦水半是表功地閑敘一番驳棱，又去工位繼續(xù)埋頭苦干。殊不知在一旁聽(tīng)到的主管們面上毫無(wú)同情之色农曲，甚至還有些怒其不爭(zhēng)的意思社搅。
為什么呢？難道員工們加班加點(diǎn)工作乳规，不該好好勉勵(lì)一番嗎形葬？
說(shuō)句實(shí)在話，在體制內(nèi)工作暮的，如果為報(bào)表之類加班加點(diǎn)笙以，可能會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)，畢竟有些領(lǐng)導(dǎo)可能對(duì)報(bào)表工作本身并不是很熟悉冻辩，看到這么多猖腕、這么繁復(fù)的數(shù)據(jù)報(bào)表，可能覺(jué)得下屬們確實(shí)很辛苦恨闪。
但在競(jìng)爭(zhēng)激烈的體制外公司企業(yè)倘感，哪個(gè)主管不是經(jīng)驗(yàn)老到的？對(duì)于報(bào)表之類的工作凛剥，他們可能比這些熬夜加班的員工更為熟練侠仇，他們知道，員工們加班是事實(shí)犁珠，但造成他們加班的原因可能是他們EXCEL用得不到家逻炊，技術(shù)上的欠缺導(dǎo)致他們要用勤來(lái)補(bǔ)拙。
因此犁享，主管們對(duì)員工們的吐槽可能會(huì)在心里默默地說(shuō)上一句：你們只是看上去很努力呀余素。
如今的辦公一族用電腦處理業(yè)務(wù)，鮮少有不用WORD和EXCEL的炊昆，我就天天與這兩個(gè)軟件打交道桨吊，且早在2000年就考取過(guò)辦公軟件應(yīng)用證書(shū)。但說(shuō)實(shí)在的凤巨，文頭那些員工的抱怨我也是經(jīng)常有的视乐。
在遇到那些能更好地使用EXCEL的人之后，我才知道敢茁，自己僅僅知道求和與篩選之類的操作佑淀，是有多么閑置EXCEL的功能，而一味只知道使用鼠標(biāo)傻瓜操作又是多么低端彰檬。
記得辦公室新來(lái)一個(gè)小伙伸刃，我把一個(gè)有2180人的數(shù)據(jù)包發(fā)送給他谎砾，請(qǐng)他篩選出哪些已經(jīng)是年過(guò)八十歲有可能已經(jīng)死亡的人員，不到半小時(shí)捧颅，這小伙就把數(shù)據(jù)給我了景图。當(dāng)時(shí)我挺驚訝的，問(wèn)他用的什么方法碉哑，他回答：用EXCEL啊挚币，用里面的身份證號(hào)碼比對(duì)。
看來(lái)谭梗，我們有必要對(duì)EXCEL的操作技巧進(jìn)行重新學(xué)習(xí)了忘晤，這2180條數(shù)據(jù)宛蚓，換成我激捏，即使用高級(jí)篩選也得要半天吧。
聽(tīng)說(shuō)日本EXCEL業(yè)務(wù)改善咨詢師吉田拳的《EXCE教科書(shū)》曾在日本狂銷15萬(wàn)凄吏，也許這本書(shū)可以讓我等擺脫這種工作做不完的窘境远舅？
果不負(fù)所望，這本書(shū)講解詳細(xì)痕钢，操作性強(qiáng)图柏。主要講了五個(gè)方面的內(nèi)容：使用Excel時(shí)容易忽略的要點(diǎn)，Excel函數(shù)的使用任连，字符串的處理蚤吹，以及Excel表格，Excel操作的本質(zhì)随抠。
Excel操作的本質(zhì)這一部分的內(nèi)容不屬于技術(shù)操作范疇裁着，是作者吉田拳對(duì)于運(yùn)用Excel一些思考：運(yùn)用Excel技巧，能提高工作效率沒(méi)錯(cuò)拱她，便更重要的是通過(guò)運(yùn)用Excel這個(gè)工具二驰，掌握準(zhǔn)確并快速地完成反應(yīng)工作成果的資料的能力，譬如運(yùn)用Excel報(bào)表“分類”與“比較”等等秉沼，此處不詳述桶雀。
再鑒于一般的Excel操作人員對(duì)第四部分的內(nèi)容——Excel表格都比較熟悉，這里也不羅列了唬复。
因此矗积，對(duì)于這本《Excel教科書(shū)》，我重點(diǎn)介紹下吉田拳先生所講的三個(gè)內(nèi)容：幾個(gè)被忽視的要點(diǎn)敞咧，函數(shù)使用棘捣，字符串處理。
一妄均、 使用Excel時(shí)幾個(gè)注意事項(xiàng)柱锹。
1．自動(dòng)填充（含有連續(xù)數(shù)據(jù)起始數(shù)據(jù)的單元格哪自，拖拽填充）。
舉個(gè)例子禁熏，你想填列1-100的序號(hào)壤巷，大可不必一個(gè)一個(gè)地填列，按住第一個(gè)單元格往下拖拽即可瞧毙。
2．使用快捷鍵胧华。
好吧，我是很羨慕那些只使用鍵盤(pán)就能完成大量操作的人士宙彪，這樣顯得很高端不是矩动？
在《Excel教科書(shū)》里，吉田拳當(dāng)然也傳授了快捷鍵的使用释漆，這不光是看上去高級(jí)悲没，而且很節(jié)約時(shí)間。
舉個(gè)例子男图，大家常用的“設(shè)置單元格格式”這一步示姿，一般都會(huì)將光標(biāo)移至單元格，右鍵逊笆，選“設(shè)置單元格格式”栈戳。但使用快捷鍵只需一步——Ctrl+I，打印預(yù)覽——Ctrl+F2难裆。等等等等子檀，用起來(lái)真是拉風(fēng)哈。
3．關(guān)于保存乃戈。
制作表格時(shí)電腦突然死機(jī)這種悲劇并不少見(jiàn)褂痰，或者，你匆忙關(guān)閉頁(yè)面時(shí)忘了點(diǎn)保存偏化，這都會(huì)讓你覺(jué)得日月無(wú)光吧脐恩。
吉田拳老師對(duì)此深表同情，并提出了一個(gè)好建議：一是經(jīng)常按Ctrl+S實(shí)時(shí)保存侦讨，另一個(gè)方法是設(shè)定自動(dòng)保存：文件—選項(xiàng)—保存—工作簿保存中勾選保存自動(dòng)恢復(fù)信息驶冒，保修間隔時(shí)間設(shè)為1分鐘。這樣出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)韵卤，能最大限度恢復(fù)骗污。
4．刪除恢復(fù)。
一不小心誤刪了數(shù)據(jù)沈条，不要慌需忿，按Ctrl+Z可以快速恢復(fù)上一步。
５． 給別人發(fā)送的Excel文件打不開(kāi)。
這種情況也是屢見(jiàn)不鮮的屋厘，有時(shí)候不明白問(wèn)題出在哪里涕烧，只好傻傻地請(qǐng)別人更新他的Excel，但給上級(jí)發(fā)文件汗洒，也不好這么要求不是议纯？
吉田拳先生建議，請(qǐng)將Excel文件的保存方式預(yù)先設(shè)置為“Excel97-2003文件（*.xlx）”溢谤。
當(dāng)然瞻凤，《Excel教科書(shū)》里面提示的不僅僅是以上注意事項(xiàng)。限于篇幅世杀，這里不一一詳列阀参。
二、 Excel函數(shù)的運(yùn)用瞻坝。
在Excel中運(yùn)用函數(shù)可以大大減輕工作強(qiáng)度蛛壳，提高工作效率。打個(gè)比方湿镀，要求A1-A5列數(shù)據(jù)的和炕吸，用公式是這樣：=A1+A2+A3+A4+A4+A5，這只有5列倒還好勉痴，不是很麻煩，但是如果是100列呢树肃？豈不是填得頭暈蒸矛？
用函數(shù)的話。只要在求和的單元格輸入=SUM(A1:A100)即可胸嘴。
Excel中總共有400多個(gè)函數(shù)雏掠，全部掌握當(dāng)然有難度，也沒(méi)有必要劣像，我們工作中實(shí)際使用的通常是30-50個(gè)乡话。吉田拳先生說(shuō)，以他的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看耳奕，掌握67個(gè)函數(shù)是最好的绑青，這67個(gè)函數(shù)包括IF、SUM屋群、COUNT闸婴、VLOOKUP、DATEDIF……
我對(duì)DATEDIF函數(shù)比較感興趣芍躏，因?yàn)檫@個(gè)函數(shù)可以根據(jù)出生日期算出年齡邪乍，這讓我對(duì)前面提及的那2180條數(shù)據(jù)有了些新了解。來(lái)看一下。
DATEDIF函數(shù)的結(jié)構(gòu)：=DATEDIF（起始日期庇楞，結(jié)束日期榜配，單位）。
通過(guò)指定起始日期與結(jié)束日期吕晌，得出間隔的數(shù)據(jù)芥牌，第三參數(shù)則根據(jù)想要如何表示間隔數(shù)據(jù)的單位進(jìn)行指定，算年齡聂使，當(dāng)然以年為單位壁拉。來(lái)看具體操作。
好柏靶，關(guān)于函數(shù)的運(yùn)用弃理，就先講到這里。接下來(lái)看第三個(gè)內(nèi)容屎蜓。
三痘昌、 字符串的處理。
Excel的方便之處不僅限于統(tǒng)計(jì)數(shù)值這一項(xiàng)炬转，字符串在迅速處理單元格內(nèi)的內(nèi)容時(shí)也發(fā)揮著強(qiáng)大的作用辆苔。
這里，以從姓名中提取姓氏和名字舉例來(lái)說(shuō)明一下扼劈。
首先提取姓氏驻啤。提取單元格中的姓氏實(shí)際就是“從左開(kāi)始提取多少單元格內(nèi)的字符串內(nèi)的字符”，這要用到LEFT函數(shù)荐吵。吉田拳先生以自己的姓名為例骑冗。
單元格A2中的“吉田 拳”，（注意先煎，要提取姓名字符串贼涩，姓氏和名字之間要用半角空格隔開(kāi)）其分隔文字是半角空格，是第3個(gè)字符薯蝎，用3減去1可以得2遥倦，也就是說(shuō)從左開(kāi)始抽取2個(gè)字符即可得到姓氏。
公式：=LEFT（A2占锯，F(xiàn)ING（“ ”袒哥，A）-1）。連續(xù)輸入兩個(gè)雙引號(hào)表示空白烟央，在雙引號(hào)之間加入半角空格（如公式所示）统诺，則表示“半角空格”。
具體演示如圖疑俭。
看粮呢，Excel功能就是這么強(qiáng)大，我這里介紹的還只是冰山一角呢。如果我們能把Excel的操作學(xué)好學(xué)精啄寡，豈不是讓自己的工作如虎添翼豪硅？
常言道，紙上得來(lái)終覺(jué)淺挺物，絕知此事要躬行懒浮。對(duì)于Excel這種操作性強(qiáng)的知識(shí)，更是要在實(shí)踐中學(xué)習(xí)感受识藤，我已決定把《Excel教科書(shū)》帶到辦公室砚著，放在電腦邊時(shí)時(shí)垂詢?nèi)チ恕?/p>
