編者按：本文由泛微收集整理編寫(xiě)而成砂心，旨在闡述對(duì)檔案及檔案管理的歷史回顧與認(rèn)識(shí)。
（一）實(shí)物檔案數(shù)字化管理方案
規(guī)范要求：應(yīng)采用有效的管理和技術(shù)手段臼闻，確保實(shí)物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量勺三。實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映實(shí)物檔案的有關(guān)信息钙态，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌慧起。
實(shí)物檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息册倒、技術(shù)環(huán)境蚓挤、數(shù)字化各類(lèi)技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。
組織業(yè)務(wù)和規(guī)模的發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的實(shí)物檔案資料，管理過(guò)程隨時(shí)都有可能出現(xiàn)“用的時(shí)候找不到灿意、用完不還估灿、機(jī)密文件丟失”等現(xiàn)象，管理起來(lái)工作量不小脾歧。
如何對(duì)于數(shù)字化加工成果進(jìn)行精確分類(lèi)甲捏，數(shù)字化的成果如何與實(shí)體檔案建立聯(lián)系以及數(shù)字化的成果怎樣才能更好的利用起來(lái)，協(xié)助組織實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案數(shù)字化加工鞭执。
解決方案：
1司顿、檔案梳理分類(lèi)
提供檔案管理分類(lèi)制度、歸檔要求模板兄纺，幫助組織實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的初步整理工作大溜，補(bǔ)充檔案缺失信息，針對(duì)每個(gè)補(bǔ)充完整的檔案估脆，形成目錄數(shù)據(jù)钦奋。
2、OCR識(shí)別
可結(jié)合掃描儀疙赠，高拍儀等硬件設(shè)備對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行掃描加工處理付材，處理過(guò)程中利用OCR識(shí)別技術(shù)，對(duì)檔案正文部分的內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別圃阳，最終生成數(shù)字化的檔案文件或圖像文件厌衔，在檔案的檢索利用階段，可以直接通過(guò)關(guān)鍵字快速定位檔案捍岳。
3富寿、數(shù)據(jù)管理
可對(duì)整理后的檔案條目數(shù)據(jù)以及數(shù)字化加工處理后的成果文件進(jìn)行進(jìn)一步的檢查，最終將檔案條目數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入系統(tǒng)锣夹，并將數(shù)字化成果與條目數(shù)據(jù)批量掛接页徐，建立檔室元數(shù)據(jù)及電子文件之間的關(guān)聯(lián)，預(yù)置實(shí)物檔案存放位置信息银萍，實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)物檔案的實(shí)時(shí)同步管理变勇。
（二）庫(kù)房管理
國(guó)家檔案局發(fā)布的《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》要求：應(yīng)加強(qiáng)實(shí)物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全贴唇。
所以需要有相應(yīng)的實(shí)體庫(kù)房對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行統(tǒng)一存放和管理贰锁。
解決方案：
把實(shí)體庫(kù)房虛擬化，把紙制檔案和電子檔案一一對(duì)應(yīng)滤蝠，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案、實(shí)體庫(kù)房的線上化管理授嘀。
統(tǒng)一維護(hù)組織內(nèi)部的實(shí)體庫(kù)房物咳，包括庫(kù)房基本信息、區(qū)域蹄皱、密集架等览闰，在系統(tǒng)中定義虛擬庫(kù)房及密集柜芯肤、檔案柜等，方便通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)于紙制檔室的流程化管理和操作記錄压鉴。
為了解決實(shí)體檔案保管的問(wèn)題崖咨，比如檢索不便，管理記錄混亂等油吭，檔案管理庫(kù)助力組織實(shí)現(xiàn)檔案入庫(kù)击蹲、上架、出庫(kù)婉宰、移庫(kù)歌豺、盤(pán)點(diǎn)等全過(guò)程數(shù)字化管理。
檔庫(kù)房維護(hù)支持庫(kù)房心包、區(qū)域类咧、密集架等設(shè)置，可以定義庫(kù)房等面積蟹腾、位置痕惋、管理人員信息。
將庫(kù)房?jī)?nèi)部支持分隔成多個(gè)區(qū)域娃殖，每個(gè)可以設(shè)置多個(gè)不同等密集架值戳，設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息珊随。能夠打印密集架的便簽述寡，便于后期掃碼上架操作。
能夠錄入庫(kù)房的溫濕度信息叶洞，系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口鲫凶，可與外部溫濕度傳感器對(duì)接，自動(dòng)完成溫濕度采集工作衩辟。
為了檔案庫(kù)房安全螟炫，保障檔案實(shí)體和信息安全，需要定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查艺晴，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理昼钻。
因?yàn)闄n案庫(kù)房專(zhuān)人管理，非工作人員允許不可隨意進(jìn)入封寞，日常管理要求堅(jiān)持出入登記制度然评，隨時(shí)記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫(kù)情況。
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