陳芬最近很苦惱伤疙，自從上家公司離職后，一直高不成低不就慎框，昨天面試了一家比較合意的公司良狈，但是面試官提了幾個問題都沒有回答出來。
其中有一個問題就是笨枯，請你簡單描述一下薪丁，你在之前公司是怎樣做人事檔案管理工作的。
陳芬找到Kim姐姐猎醇，希望能找到答案窥突。
首先努溃，我們來分析一下這個問題的來由硫嘶。
人事檔案，這個要怎么回答梧税？其實是想了解什么呢沦疾？
Kim姐姐問的第一個問題是：陳芬称近，你面試的是什么崗位？
陳芬說哮塞，人事專員刨秆。
好了，我們來看一下人事專員的崗位職責(zé)忆畅，這個崗位職責(zé)來源自百度衡未，有一定的共通性，寫的也比較細(xì)致家凯』捍祝可以參考借鑒一下。
人事專員的崗位職責(zé)：
1绊诲、工作對人力資源部部長負(fù)責(zé)送粱。
2、負(fù)責(zé)完成公司人事工作任務(wù),并提出改進(jìn)意見掂之。
3抗俄、負(fù)責(zé)員工人事檔案管理,并按所在分廠、部門分類存放世舰。
4动雹、協(xié)助員工招聘的面試,負(fù)責(zé)報到及解聘手續(xù)的辦理,接待引領(lǐng)新進(jìn)員工。
5冯乘、負(fù)責(zé)新進(jìn)員工試用期的跟蹤考核,晉升提薪及轉(zhuǎn)正合同的簽訂并形成相應(yīng)檔案資料洽胶。
6、負(fù)責(zé)員工調(diào)查問卷的發(fā)放和收集,分析匯總調(diào)查結(jié)果,形成結(jié)論上報裆馒。
7姊氓、負(fù)責(zé)統(tǒng)計匯總,上報員工考勤月報表,處理考勤異常情況。
8喷好、負(fù)責(zé)員工績效考核資料的定期統(tǒng)計匯總,上報,并對績效考核的方式方法提出意見和建議翔横。
9、負(fù)責(zé)員工薪酬發(fā)放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調(diào)查,提供相應(yīng)的報表和資料梗搅。
10禾唁、負(fù)責(zé)員工技能培訓(xùn)方案,技能測評的督導(dǎo)與跟進(jìn)。
11无切、負(fù)責(zé)公司人事文件的呈轉(zhuǎn)及發(fā)放荡短。
12、負(fù)責(zé)草擬,解釋公司的福利保險制度,組織辦理入保手續(xù),聯(lián)絡(luò)退保,理賠事務(wù)哆键。
13掘托、協(xié)助部長處理人事方面的其他工作。
（本節(jié)來源自網(wǎng)絡(luò)）
我們來看一下籍嘹，這個崗位職責(zé)里面闪盔，提到了幾個關(guān)鍵字：
1弯院、員工人事檔案管理；
2泪掀、 新進(jìn)員工試用期的跟蹤考核,晉升提薪及轉(zhuǎn)正合同的簽訂并形成相應(yīng)檔案資料听绳；
3、員工考勤月報表异赫；
4椅挣、員工績效考核資料的定期統(tǒng)計匯總；
5塔拳、員工薪酬發(fā)放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調(diào)查,提供相應(yīng)的報表和資料贴妻；
6、員工技能培訓(xùn)方案,技能測評的督導(dǎo)與跟進(jìn)蝙斜；
7名惩、草擬,解釋公司的福利保險制度,組織辦理入保手續(xù),聯(lián)絡(luò)退保,理賠事務(wù)。
很明顯孕荠，這個崗位職責(zé)里面就包括了七大類的相關(guān)檔案娩鹉。
那么顯而易見，人事檔案管理稚伍，這七大類的檔案弯予，我們可以分開來回答。如果公司的招聘啟事里明確寫明了崗位職責(zé)个曙，參考崗位職責(zé)锈嫩，我們可以就崗位職責(zé)內(nèi)容中提到的人事檔案管理的方法和思路來進(jìn)行回答。
簡單的問題垦搬，里面隱含的是幾個問題：
第一呼寸、候選人，你有沒有認(rèn)真仔細(xì)地閱讀招聘啟事猴贰。
第二对雪、候選人，你有沒有同類型的工作經(jīng)驗米绕。
第三瑟捣、候選人，你對之前的工作有沒有認(rèn)真盡責(zé)地去細(xì)心履行栅干。
第四迈套、候選人，你的專業(yè)能力過不過硬碱鳞。
看起來簡單的問題桑李，實際一點也不簡單。但是你一定要說它不簡單嗎，也不盡然芙扎，因為這些基礎(chǔ)工作，我們HR都不陌生填大，每天都在做戒洼。
但是，對一個人的面試評價允华，是指面試官通過短短時間的面試安排圈浇，根據(jù)候選人在面試過程中的各類表現(xiàn)及表達(dá)，反饋給面試官的系列印象而呈現(xiàn)出來靴寂，使面試官能根據(jù)搜集到的信息,對職位候選人的素質(zhì)特征磷蜀、求職動機(jī)、工作經(jīng)驗等各方面進(jìn)行價值判斷的過程百炬。這里又涉及到一個問題褐隆，候選人的工作經(jīng)驗的成熟度。
我們都知道剖踊，個人定位高度取決于一個人的工作經(jīng)驗和成熟度庶弃。而人事檔案的管理，是每一個HR每天都在經(jīng)辦的事項德澈，每天都在經(jīng)手檔案歇攻，經(jīng)辦檔案，管理檔案梆造。因此缴守，對自己經(jīng)手的事務(wù)一定要留下深刻印象，最起碼的要求镇辉，能馬上回答出我們HR要管理哪些人事檔案屡穗。
不重視基本工作，反映出幾個問題：
1忽肛、公司又不是學(xué)校鸡捐，是希望你過來干活的，你對干活毫無興趣麻裁，你在之前公司是怎么混過來的呢箍镜？你居然準(zhǔn)備拿我們的工作機(jī)會練手和鍛煉自己?我們還是找一些更靠譜的人吧。
2煎源、工作不細(xì)心色迂，不細(xì)致。
3手销、對基礎(chǔ)工作不重視歇僧。
4、眼高手低，好高騖遠(yuǎn)
5诈悍、不掃一屋何以掃天下祸轮，連最基本的工作都做不好，不上心侥钳，還談什么人事管理呢适袜。
那么，到底做為一名人事專員舷夺，她要負(fù)責(zé)哪些人事檔案的管理苦酱，以及如何管理這些檔案呢？
首先给猾，對檔案的明細(xì)要基本清楚疫萤，最好是能如數(shù)家珍。員工基本的人事檔案到底會有哪些呢敢伸？各位看官扯饶，下面的描述可以參考：
1、員工基本信息的資料池颈。如簡歷帝际、照片、身份證饶辙、畢業(yè)證蹲诀、資格證等相關(guān)證件的復(fù)印件等。
2弃揽、面試入職評定的資料脯爪。如面試評估表、入職體檢報告矿微、背景調(diào)查報告等痕慢。
3、勞動關(guān)系與相關(guān)待遇確認(rèn)資料涌矢。如勞動合同掖举、薪資確認(rèn)表、工資銀行卡娜庇、社彼危卡、住房公積金卡申辦資料或原卡的復(fù)印資料名秀。
4励负、相關(guān)制度或文件簽字確認(rèn)資料。如員工手冊匕得、考勤制度继榆、獎懲制度、法律文書送達(dá)地址確認(rèn)書等的簽字確認(rèn)文件或等級表格。
5略吨、服務(wù)期及保密和競業(yè)禁止約定資料集币。如：培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議，保密協(xié)議翠忠，競業(yè)禁止協(xié)議等鞠苟。
6、在職管理中陸續(xù)歸檔的資料负间。如試用期轉(zhuǎn)正審批記錄、培訓(xùn)記錄（簽到表姜凄、培訓(xùn)成績）政溃、獎懲記錄、調(diào)崗記錄态秧、調(diào)薪記錄董虱、月/季/年度績效考評記錄等。
7申鱼、員工已離職的愤诱，其離職相關(guān)資料也會一并入檔。如離職申請表捐友、離職手續(xù)辦理一覽表淫半、離職訪談記錄等。
檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)匣砖。
檔案是歷史的真實記錄科吭，通過利用檔案，可以清楚地了解員工在工作中間的過去的工作軌跡猴鲫，為做到知人善任对人、選賢舉能，將盡可能全面拂共、準(zhǔn)確地了解員工牺弄，檔案就起到了重要作用。
而在用人過程中形成的定級宜狐、調(diào)資势告、任免、晉升抚恒、獎懲等方面的呈報培慌、審批材料都會匯總，歸入本人檔案柑爸，作為考核依據(jù)吵护。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時馅而，都會經(jīng)常使用檔案祥诽，考察其德、能瓮恭、勤雄坪、績等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個人的情況屯蹦，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用维哈。
特別是在新的《勞動合同法》實施以后，如果發(fā)生員工勞動糾紛登澜，員工檔案更是起到了至關(guān)重要的作用阔挠。
檔案管理可以是紙質(zhì)文件、電子文檔脑蠕、OA文件等购撼，對這系列檔案的管理也要分門別類，比如說專門的檔案柜谴仙、檔案盒迂求，電子硬盤，云平臺等晃跺。
親愛的人事專員揩局，現(xiàn)在你知道人事檔案的重要性了吧！
現(xiàn)在掀虎，讓我們回到面試現(xiàn)場谐腰，我是面試官，你是求職者涩盾。
我問：“陳芬十气，請問一下，你是怎樣管理人事檔案的春霍？請簡單描述一下砸西。”
親愛的候選人址儒，你要怎么回答呢芹枷？
