派發(fā)任務(wù)總是被延期变秦，團(tuán)隊(duì)成員卻還吐槽工作太多成榜；
交代給協(xié)作成員的任務(wù)，遲遲得不到反饋蹦玫，影響工作成果赎婚；
實(shí)時獲取任務(wù)的當(dāng)前狀態(tài)與數(shù)據(jù)存在一定困難，任務(wù)進(jìn)度難把控樱溉；
......
相信不少管理者都被這些低效的團(tuán)隊(duì)協(xié)作困擾過挣输。
如果存在這些問題，說明你的團(tuán)隊(duì)需要做工作任務(wù)管理了福贞。
“任務(wù)管理是企業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)撩嚼，一個任務(wù)計(jì)劃好了，但是在執(zhí)行過程中沒有管理好挖帘，基本算是功虧一簣完丽！”
今天我們就來聊聊，什么才是正確的任務(wù)管理姿勢拇舀。
1逻族、任務(wù)管理的四套方法論
我們都期待能做好任務(wù)管理，前提要了解清楚什么是任務(wù)管理骄崩。
任務(wù)管理的定義是聘鳞，將所有我們要做的事情，看作是一個個的任務(wù)要拂，對任務(wù)進(jìn)行記錄搁痛、整理并去完成任務(wù)的過程就是任務(wù)管理。
而做好任務(wù)管理宇弛，通常來說有四套常用的方法論鸡典，分別是：
1、GTD
GTD的英文全稱是Getting Things Done?枪芒，即“把事情做成”彻况。它是做任務(wù)管理的一套方法論谁尸。GTD總共有5個步驟：收集、厘清纽甘、整理良蛮、執(zhí)行、回顧悍赢。
2决瞳、單核工作法
是以注意力為核心的管理方法，通過一次專注于一項(xiàng)工作左权，集中注意力皮胡，提高工作效率。
3赏迟、兩列清單法
巴菲特的「兩列清單法」屡贺，寫下前25個目標(biāo)，圈出最重要的前5項(xiàng)放在一列清單（to do list）锌杀，后20個目標(biāo)分在一列「盡可能避免去做」的清單（Avoid at all cost list）甩栈。
PS：兩列清單法要求在完成前5項(xiàng)目標(biāo)之前，不在后20項(xiàng)目標(biāo)上花一秒鐘時間糕再。
4量没、四象限法則
即把你要做的事分為「重要并緊急」、「重要但不緊急」突想、「不重要但緊急」允蜈、「不重要而且不緊急」。
總結(jié)一下：
因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)中除了日常工作事務(wù)蒿柳，不免會有突發(fā)任務(wù)饶套、臨時性重要任務(wù)以及復(fù)雜項(xiàng)目。
顯然垒探，單核工作法一次只能專注一項(xiàng)工作妓蛮，靈活性沒那么高，不太適用于多任務(wù)并行的職場圾叼。
只有整合使用兩列清單法的集中處理主要矛盾原理蛤克、四象限法則的優(yōu)先級原理、以及GTD的“把事情做成”原理夷蚊，才能讓我們更輕松應(yīng)對多項(xiàng)繁雜事務(wù)构挤、管理工作流程的同時，并且能夠?qū)Ｗ⒂谔幚韱蝹€重點(diǎn)工作項(xiàng)目惕鼓。
2筋现、為什么你做不好團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理？
很多人會說，為什么我按照理論來做團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理矾飞，但還是沒能提升團(tuán)隊(duì)整體效率呢一膨？
出現(xiàn)這種現(xiàn)象，你的團(tuán)隊(duì)可能用錯了團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理工具：
1洒沦、手寫錄入事倍功半豹绪，少了提醒功能易delay
《Get Things Done》這本書介紹做任務(wù)管理就是用的紙和筆，但究其原因是那個時代的電子產(chǎn)品還沒那么先進(jìn)申眼。
現(xiàn)在用紙筆做團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理瞒津，明顯不可行。
一方面團(tuán)隊(duì)任務(wù)太多括尸，手寫輸入未免太費(fèi)時間巷蚪，且沒有提醒功能容易遺忘；
另一方面處理復(fù)雜項(xiàng)目姻氨，還得先手畫個思維導(dǎo)圖分解成簡單事項(xiàng)，接著在一旁寫上協(xié)作人名字…
團(tuán)隊(duì)效率低下不說剪验，隨著工作任務(wù)的增加和加重肴焊，只會徒增無謂的焦慮感。
2功戚、項(xiàng)目/任務(wù)進(jìn)度不互通娶眷，反復(fù)跟進(jìn)溝通效率低
我們都知道，有些事項(xiàng)需要上級成員完成了啸臀，負(fù)責(zé)下級任務(wù)的成員才能接著執(zhí)行届宠。
比如，要在多個媒體渠道宣發(fā)多篇產(chǎn)品文稿乘粒，需要A成員撰寫完主稿豌注，B成員才能就主稿進(jìn)行拆稿，緊接著C成員就B成員提供的拆稿灯萍，在多個平臺發(fā)布轧铁。
一般的協(xié)作軟件，并不支持A完成事項(xiàng)后旦棉，就通知B開始執(zhí)行事項(xiàng)齿风，導(dǎo)致B要得知A成員的進(jìn)度，只能花費(fèi)更長的時間和更多的精力去口頭反復(fù)詢問绑洛。
一旦忘記了追問進(jìn)度救斑，還可能導(dǎo)致自己的任務(wù)往后推遲，從而導(dǎo)致整個團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目進(jìn)度被迫延期真屯，相信這也是困擾許多管理者的頭痛問題脸候。
3、如何有效進(jìn)行團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理？
說了這么多纪他，到底該怎么做團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理鄙煤？
GTD、四象限法則茶袒、兩列清單法三套方法論梯刚，結(jié)合飛項(xiàng)事項(xiàng)協(xié)作工具，讓你的效率翻十倍薪寓！
作為飛項(xiàng)的忠實(shí)用戶亡资，初次使用它，就被它的顏值和易用性吸引向叉。
飛項(xiàng) UI設(shè)計(jì)出眾锥腻，交互方式自然流暢，尤為美觀母谎。
飛項(xiàng) 簡潔干凈不厚重瘦黑，功能克制而不繁雜。
言歸正傳奇唤，在團(tuán)隊(duì)日常工作中幸斥，需要處理的任務(wù)可以這樣管理：
2分鐘內(nèi)能處理完的事情，比如預(yù)約客戶來訪咬扇，審批下屬的年休假甲葬，直接在飛項(xiàng)上創(chuàng)建、執(zhí)行即可懈贺。
需要一定的思考经窖、協(xié)作、組織統(tǒng)籌的復(fù)雜事項(xiàng)梭灿，則需要將任務(wù)管理方法論結(jié)合飛項(xiàng)來處理画侣。
以需要團(tuán)隊(duì)成員協(xié)助處理的【員工生日會】為例。
（1）事項(xiàng)思考過程=GTD整理堡妒、兩列清單法棉钧、四象限法則
籌辦一場員工生日會，前提得清楚需要達(dá)到什么樣的效果涕蚤？整個事項(xiàng)可以拆解成哪些子任務(wù)宪卿？
接著，可以使用兩列清單法原理思考哪些事項(xiàng)必須由自己完成万栅、哪些需要派發(fā)給團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)佑钾；最后，再利用四象限法則區(qū)分每個拆解事項(xiàng)的優(yōu)先級烦粒。
通常休溶，我會用思維導(dǎo)圖整理清楚整個事項(xiàng)的思路代赁，如下圖所示：
（2）創(chuàng)建一個復(fù)雜事項(xiàng)=GTD組織1.0
整理完思路后，將上訴大綱按照1-3級拆分成事項(xiàng)兽掰，復(fù)雜事項(xiàng)建議在飛項(xiàng)的PC端創(chuàng)建芭碍，屏幕夠大、方便操作孽尽。
（3）多人分發(fā)=GTD組織2.0
復(fù)雜事項(xiàng)拆解完窖壕，下一步就是合理分配、落實(shí)到人杉女。
我會把相關(guān)任務(wù)的具體指標(biāo)瞻讽、標(biāo)準(zhǔn)要求在分派事項(xiàng)的背景信息里交待清楚，使得任務(wù)更加清晰熏挎，然后在邀請協(xié)作人里通過微信好友速勇、飛項(xiàng)協(xié)作人等為他人派發(fā)事項(xiàng)。
所派發(fā)的事項(xiàng)坎拐，會以卡片的形式發(fā)送到執(zhí)行者的微信聊天窗口烦磁，即時實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)的同步協(xié)作。
待協(xié)作被接受之后哼勇，事項(xiàng)就會自動進(jìn)入對方的日程之中都伪，每天通過日報(bào)提醒其該事項(xiàng)的進(jìn)展和辦理。
通過拆解復(fù)雜事項(xiàng)猴蹂，飛項(xiàng)還提供了一個人性化的功能-“事項(xiàng)脈絡(luò)”院溺，事項(xiàng)相關(guān)人可以清晰的看到整個事項(xiàng)的進(jìn)度計(jì)劃楣嘁，先后的主次磅轻、誰在負(fù)責(zé)什么都一目了然。
（4）事項(xiàng)執(zhí)行=GTD執(zhí)行
①專屬事項(xiàng)空間逐虚，減少信息干擾
每個事項(xiàng)協(xié)作都有一個單獨(dú)的IM聋溜，不被其他事項(xiàng)信息干擾，就事論事體現(xiàn)的淋漓盡致叭爱。
②重點(diǎn)撮躁、文件自動提煉，拒絕聊天瀑布“爬樓”
溝通過程中买雾，我們可以對溝通內(nèi)容的文字把曼、文件等標(biāo)記重點(diǎn)，且飛項(xiàng)對“重點(diǎn)”漓穿、“文件”會自動提煉嗤军，再也不用“爬樓”找干貨，即便是新邀小伙伴也能快速了解事項(xiàng)的重點(diǎn)內(nèi)容晃危，省時又高效叙赚。
③事項(xiàng)小工具老客，讓工作效率翻倍
協(xié)作過程中，為了推動事項(xiàng)的進(jìn)展震叮，難免需要開個會議討論胧砰，而會議結(jié)束后，也會產(chǎn)生相應(yīng)的待辦事項(xiàng)苇瓣，以及發(fā)布即時公告等等尉间。
所以，飛項(xiàng)除了有事項(xiàng)協(xié)作和日程管理外钓简，還支持在對應(yīng)的事項(xiàng)中發(fā)起會議預(yù)約乌妒、時間征集、待辦創(chuàng)建和發(fā)布公告等促進(jìn)協(xié)作行為的小工具外邓。
（5）事項(xiàng)回顧=GTD回顧
回顧階段非常重要撤蚊，我們需要每天查看哪些任務(wù)完成了？哪些任務(wù)因?yàn)槭裁丛蜓舆t了损话？每項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展如何......
通過定期回顧侦啸，可以優(yōu)化我們的任務(wù)管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升工作效率丧枪。
①日程光涂、早報(bào)，回顧事項(xiàng)超輕松
在飛項(xiàng)上拧烦，通過日程看板忘闻，以及每天早上9點(diǎn)準(zhǔn)時推送的早報(bào)，就可以看到每項(xiàng)任務(wù)的完成情況恋博。
②筆記齐佳、文件管理，讓知識沉淀
在飛項(xiàng)上债沮，你可以隨時記錄下對事項(xiàng)的思考炼吴，關(guān)聯(lián)到相應(yīng)的事項(xiàng)，當(dāng)需要時可以在事項(xiàng)筆記及時提取疫衩。
當(dāng)事項(xiàng)結(jié)束后硅蹦，也可以將自己總結(jié)的方法論記錄在飛項(xiàng)筆記，并且關(guān)聯(lián)到該事項(xiàng)闷煤，方便日后回顧和復(fù)用童芹。
在事項(xiàng)中上傳過的文件，都自動保存到相對應(yīng)的事項(xiàng)文件庫鲤拿，同時還會同步保存到飛項(xiàng)文檔中假褪，確保每一個知識的沉淀，為我們往后的工作所用皆愉。
小結(jié)
目前團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理軟件非常多嗜价，與其一味在追求功能強(qiáng)大的軟件艇抠，不如選擇一款適合團(tuán)隊(duì)，并且能夠提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效益的軟件久锥。
如果你的團(tuán)隊(duì)也存在以下痛點(diǎn)：
1家淤、管理者需要派發(fā)任務(wù)給成員；
2瑟由、其次需要及時收到協(xié)作成員的反饋絮重；
3、并且要能夠掌控派發(fā)任務(wù)的進(jìn)度歹苦。
飛項(xiàng)事項(xiàng)協(xié)作工具青伤，無疑可以完美滿足這些需求。
如果我沒記錯的話殴瘦，目前我們可以使用飛項(xiàng)的小程序狠角、APP和pc端，網(wǎng)頁版好像還用不了蚪腋。
