第021期 |360度全面剖析PPT操作之常規(guī)高效操作篇
「如何高效地制作PPT，在最短的時間內(nèi)設(shè)計(jì)出高質(zhì)量的PPT，這是小白晉升大神的必經(jīng)之路枫疆，這一系列就給大家全面剖析PPT的高效操作」
PPT高效操作共上、中、下三期曹抬，上期為PPT常規(guī)高效操作篇，中期為PPT高效設(shè)計(jì)的工具篇急鳄，下期為PPT設(shè)計(jì)的高效思維篇谤民，這一期講操作篇。
這里基本涵蓋了所有PPT的高效操作攒岛，掌握這些你就是大神赖临！
1. 去除默認(rèn)版式
PPT中存在很多雞肋功能，比如新建PPT后的默認(rèn)版式灾锯，幾乎所有人都不會用這個版式兢榨，所以我們要去掉這個雞肋。
面對這種情況顺饮，我們只需要選中幻燈片 > 選擇開始菜單 > 版式 > 空白吵聪。
也可以通過新建空白幻燈片來實(shí)現(xiàn)。
2. 替換文字
如果你的PPT已經(jīng)做了很多頁兼雄，可是你發(fā)現(xiàn)你用的某種字體不好（比如宋體）吟逝，要換成另一種字體（比如微軟雅黑行楷），可是一頁頁改會是一個巨大的工程赦肋。
此時块攒，我們只需要在開始菜單中找到替換励稳，選擇替換字體，就能實(shí)現(xiàn)一鍵替換所有幻燈片的字體囱井。
3. 幻燈片母版
幻燈片母版的作用就是提前將我們常用的版式都設(shè)計(jì)好驹尼，放在母版庫中，方便我們隨時調(diào)用庞呕。
比如我覺得下面這一頁的版式不錯新翎，我可以通過視圖>幻燈片母版來設(shè)置相應(yīng)的模板。
通過幻燈片母版還可以統(tǒng)一為PPT添加LOGO住练。
4. 設(shè)置自動保存時間地啰，找回為保證的文件
因?yàn)樗罊C(jī)或者是其他原因沒有保存，意味著之前的所有工作付諸東流讲逛，想死的心都有亏吝，所以要養(yǎng)成沒完成一部分操作就按一次Ctrl+S保存，當(dāng)然我們也可以將系統(tǒng)自動保存時間設(shè)置到最短（目前最短為1分鐘保存一次）妆绞。
沒有保存而丟失的文件顺呕，我們可以在本地查找到自動保存的版本雙擊打開就行，本地地址為自動恢復(fù)文件位置括饶。
5. 增加可撤銷的步數(shù)
PPT默認(rèn)可撤銷的步數(shù)為20步株茶，但很多情況下20步是不夠的，所以我們要增加可撤銷的步數(shù)图焰，當(dāng)發(fā)現(xiàn)操作錯誤的時候启盛，我們有更多的空間去撤銷（Ctrl+Z）。
文件 > 選項(xiàng) > 高級 > 更改最多可取消操作數(shù)技羔。
6. 設(shè)置默認(rèn)格式
這是一個特別人性化的功能僵闯，通過設(shè)置默認(rèn)格式，我們可以將現(xiàn)有的我們覺得很好的文字藤滥、形狀和圖片對象設(shè)置為默認(rèn)的格式鳖粟，設(shè)置完成后，下次我們插入的文字拙绊、形狀或圖片就是默認(rèn)格式啦向图。
以字體為例，我們只需要選中字體标沪，單擊鼠標(biāo)右鍵期奔，選擇設(shè)置為默認(rèn)字體瘩例，那么我們下次插入字體的格式就默認(rèn)為這個格式了，形狀和圖片也可以用同樣的方法設(shè)置燃异。
7. 常用高效快捷鍵
掌握以下快捷鍵操作小渊，你就是大神宴猾。
8. 設(shè)置快速訪問工具欄
我們可以將經(jīng)常用到的功能放在快速訪問工具欄中，方便快速調(diào)用，而不用去各功能所在菜單中找偶房，縮短操作步驟。
比如我們要將字體設(shè)置功能放入快速訪問工具欄憔狞，我們只需要在字體設(shè)置功能區(qū)上單擊鼠標(biāo)右鍵蝴悉，添加到快速訪問工具欄即可。
9. 圖層與選擇窗格
圖層就像是含有文字或圖形等元素的膠片瘾敢，一張張按順序疊放在一起，組合起來形成頁面的最終效果尿这。
但如果圖層很多簇抵，我們就需要使用選擇窗格來快速調(diào)整圖層位置或者隱藏圖層。
10. 兩把刷子射众，一個吸管
格式有格式刷碟摆，動畫有動畫刷，顏色有吸管叨橱，單擊刷子可刷一次典蜕，雙擊刷子可刷多次，操作特別簡單罗洗，多用常用就能提高效率愉舔。
11. 快速對齊工具
做PPT用的最多的就是對齊，所以能夠掌握快速對齊的方法能夠大大提升我們操作的效率伙菜，對齊中有兩個工具需要注意：參考線和對齊工具轩缤。
參考線用于對齊非常方便，有智能吸附作用贩绕，按住CTRL火的，拖動參考線可以復(fù)制。
善于應(yīng)用對齊工具可以讓你的操作事半功倍淑倾。
12. 自帶截圖工具
一般我們常用的截圖工具主要有QQ截圖馏鹤、微信截圖和其他在線截圖工具，但這些都是需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下才能用娇哆，其實(shí)PPT自帶可截取屏幕的截圖工具湃累，可以讓我們離線截圖。
插入 > 屏幕截圖 >屏幕剪輯迂尝。
13. 演示者視圖
演示者視圖就是我們進(jìn)行幻燈片演示的時候脱茉，你在自己的電腦屏幕上看到的界面，我們先要在幻燈片放映菜單中勾選使用演示者視圖垄开。
一般情況下琴许，如果有第二個監(jiān)視器，也就是投影儀的話才能開啟演示者視圖功能溉躲，不過榜田，我們也可以按下Alt+F5來體驗(yàn)一下這個功能益兄。
14. 維護(hù)幻燈片版權(quán)
有時候很多人會索取你的幻燈片文件，防止別人修改你的幻燈片后進(jìn)行二次傳播箭券，侵犯自己的版權(quán)净捅，這時候你可以設(shè)置保護(hù)演示文稿。
15. 嵌入特殊字體
當(dāng)你設(shè)計(jì)好幻燈片后辩块，要到另一臺電腦進(jìn)行演示蛔六，但如果該電腦沒有你幻燈片所用的字體，那么在放映時特殊字體會變成難看的宋體废亭，這時候我們可以采用嵌入特殊字體避免出現(xiàn)這種情況国章。
16. 放映時隱藏所有動畫
做好一個帶動畫的PPT，但在有些場合我們又不需要動畫演示豆村，這時我們就可以隱藏所有動畫后進(jìn)行放映液兽。
17. 設(shè)置幻燈片預(yù)覽圖
讓PPT以第一頁封面的縮略圖形式呈現(xiàn)在電腦里，這樣我們就可以快速尋找到我們想要打開的PPT掌动。
18. 將PPT導(dǎo)成圖片四啰、視頻或PDF格式
有時候我們需要將PPT導(dǎo)成圖片、視頻或PDF格式進(jìn)行分享粗恢，對于2013或以上版本柑晒，我們只需要將PPT另存為對應(yīng)格式就好，以圖片為例适滓。
19. 檢查幻燈片兼容性
有時候我們用高版本的PPT做好了幻燈片敦迄，我們不知道能否兼容低版本的PPT，又有哪些地方不兼容凭迹，這時候我們就可以通過檢查兼容性進(jìn)行查看罚屋。
20. PPT一鍵換色
這是做PPT模板的設(shè)計(jì)師用的經(jīng)常會用到的一個功能，大體的思路就是先自定義幾套配色方案嗅绸，然后將其中一套配色方案用在PPT中脾猛，之后如果需要換顏色就不用一頁頁改顏色了，直接改配色方案然后套用就可以了鱼鸠，非常非常高效猛拴！
| 劉小忍
新技術(shù)達(dá)人，網(wǎng)易認(rèn)證講師蚀狰，PPT認(rèn)證原創(chuàng)設(shè)計(jì)師愉昆，做過千萬級成功融資PPT，靠幫做簡歷掙了5W+麻蹋，新媒體運(yùn)營新人跛溉，寫作學(xué)習(xí)者，2017年請陪我一起讀一百本書，研究兩個領(lǐng)域芳室，寫一百篇原創(chuàng)文章专肪，開發(fā)一門網(wǎng)絡(luò)課程。
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設(shè)計(jì)是拒絕平庸的方式伍宦。
