前兩天寫了篇總結(jié)《分享：使用Ctrlbox項目管理軟件經(jīng)驗（一）》揭北，有做項目管理的朋友說看的意猶未盡隐砸，就是說的太泛泛了之碗，如果講的細一點，也許能幫助其他人季希。

好吧褪那，為了打破自嗨模式幽纷，我決定按照各個模塊，結(jié)合自己以往做項目的經(jīng)驗博敬，來談下自己的感受友浸。

今天先說說項目管理中比較重要的，項目任務(wù)和計劃偏窝。

項目任務(wù)和計劃收恢，是項目經(jīng)理工作中很重要的部分，也是項目是否成功祭往，是否有利潤的關(guān)鍵伦意，這毋庸贅述。

我們公司之前是一直用WBS來處理這部分工作硼补，常遇到的問題大概有三類：

1.上一篇提到的驮肉，項目過程中各項任務(wù)需要調(diào)整。

有時因項目需求變更帶來的括勺，增加和減少項目任務(wù)缆八；或者是項目資源變動做的人員調(diào)整；再或者是任務(wù)延期疾捍，需要重新調(diào)整時間奈辰。

2.審核反饋流程特別長，耽誤時間乱豆。

項目組成員根據(jù)計劃開發(fā)好后奖恰，需要審核人員審核，若不通過需要打回開發(fā)組宛裕，重新修改測試瑟啃。公司內(nèi)部審核就有項目組長、需求分析師揩尸、設(shè)計師蛹屿、項目經(jīng)理。內(nèi)部審核通過后岩榆，客戶驗收也可能被打回错负。一來二去的很耗費精力。

無論哪一種勇边，都需要重新調(diào)整WBS犹撒，審核沒問題后分發(fā)給各項目組成員。這樣說似乎很簡單粒褒，做過中型以上項目的項目經(jīng)理都知道识颊，這是多么大的工作量。任務(wù)的關(guān)系決定奕坟，調(diào)整一處祥款，其他處也需要跟著調(diào)整清笨。稍一不留神，就會出錯镰踏，影響項目的進度和資源函筋。

遇到公司資源緊張的情況下，各項目經(jīng)理之間爭資源奠伪，等不來資源項目就可能延期跌帐。我們公司很會利用資源，資源富足的情況沒有幾次绊率，項目經(jīng)理壓力很大呀谨敛。

3.跨區(qū)域協(xié)作，溝通是難題滤否。

我們公司分公司在外地脸狸，當(dāng)面溝通的成本太高，電話會議視頻會議藐俺，有時候也描述不太清楚狀況炊甲。遇到不善表達的組員，兩邊都干著急欲芹。

好了卿啡，以上前提。Ctrlbox項目管理這個軟件菱父，這三方面都有涉及颈娜。

簡單講一下它的實現(xiàn)方式：

1.創(chuàng)建一個項目集，填寫基本的項目信息浙宜、用戶權(quán)限官辽、項目數(shù)量等。然后定義項目模型粟瞬，我所做的是互聯(lián)網(wǎng)項目，只要選基礎(chǔ)模板就可以了裙品，不需要倉儲等模塊俗批。

2.設(shè)置任務(wù)

01 任務(wù)基本信息。根據(jù)信息清酥，可以快速找到任務(wù)。

02 任務(wù)設(shè)置需要考慮兩個問題：任務(wù)結(jié)構(gòu)和任務(wù)關(guān)系蕴侣。

任務(wù)結(jié)構(gòu)：并列任務(wù)還是前置任務(wù)焰轻。

任務(wù)關(guān)系：每個任務(wù)中，可分子任務(wù)昆雀，子任務(wù)里再分解成很小的活動辱志。

舉個栗子：界面設(shè)計

A.子任務(wù)有這些：設(shè)計需求溝通蝠筑、風(fēng)格方案設(shè)計、全稿設(shè)計揩懒、設(shè)計文檔制作什乙。

B.設(shè)計需求溝通任務(wù)分解：1.需求調(diào)研；2.與客戶開會已球，討論項目需求調(diào)研成果臣镣；3.設(shè)計需求確認(rèn)。

以這樣的邏輯智亮，把任務(wù)的活動忆某、計劃時間、負責(zé)人/審核人/協(xié)助者阔蛉，設(shè)置好弃舒。

設(shè)置好后，項目組所有成員在自己的個人界面里状原，可以看到這一任務(wù)聋呢，任務(wù)完成后，進行更新颠区，上傳成果物削锰。不用再一個一個抄送 ，電話會議溝通進度瓦呼。節(jié)省了很多時間喂窟，大大提高了效率。

3.計劃和里程碑

上面設(shè)置好任務(wù)相關(guān)信息后央串，計劃甘特圖里磨澡，可以清晰的看到任務(wù)的名稱、時間质和、負責(zé)人稳摄、及項目里程碑。

這里可以直接檢測到項目進度饲宿，哪個地方有風(fēng)險厦酬，立馬作出調(diào)整，啟用風(fēng)險預(yù)案瘫想。

另一方面仗阅，每周的匯報和下周計劃，不用再發(fā)給客戶了国夜，給客戶一個只能觀看的權(quán)限賬號就可以了减噪。

我之前遇到過一個客戶，很沒有安全感醋闭，讓我每天的進度和成果都匯報給他证逻。當(dāng)時都要瘋了，而現(xiàn)在就一個權(quán)限的事情囚企，想怎么看就怎么看豪治，客戶也放心。

4.工作流/質(zhì)量管理

上面設(shè)置任務(wù)的時候烦衣，把負責(zé)人/審核人/協(xié)助者都設(shè)置好了花吟，當(dāng)一個任務(wù)完成時厨姚，負責(zé)人更新完，在審核人的界面里有提示今布，審核人直接進入任務(wù)審核拭抬。在任務(wù)出現(xiàn)問題時，項目經(jīng)理也可以第一時間看到傅蹂，及時處理問題份蝴。

這種方式特別有利于項目質(zhì)量管理氓轰，因為有明確的責(zé)任人和審核人，責(zé)任清晰案糙，而且隨時可以反饋。若給客戶開了權(quán)限侍筛，可以也可以直接反饋進來匣椰，減少了來回溝通的情況端礼。

5.績效考核

每次項目結(jié)束后，績效考核都讓人頭疼佳镜，特別是周期半年以上的項目蟀伸。做到最后缅刽，都忘記前面的人員做的怎么樣了，特殊情況迟蜜，還牽涉到成員離職問題啡省。

Ctrlbox項目管理軟件卦睹，可以直接數(shù)據(jù)對接人力資源系統(tǒng)，不用我絞盡腦汁的去回憶分预，項目組成員也覺得比較公平笼痹。

6.其他

風(fēng)險管理/干系人管理

風(fēng)險管理是項目管理的重點，在Ctrlbox項目管理軟件里晴裹，可以把風(fēng)險管理設(shè)置成一個任務(wù)救赐，隨時監(jiān)控和記錄只磷。干系人關(guān)系钮追，同理阿迈。

跨區(qū)域/多項目組協(xié)作

線上操作，所以因異地協(xié)作存在的溝通不暢問題刊棕，就減少很多甥角。因數(shù)據(jù)是共通的，這里調(diào)整嗤无，相應(yīng)地方可同步更新怜庸，多個項目組也能很好的協(xié)作。

這樣一來灶壶，我每天著急忙慌的監(jiān)督調(diào)整工作驰凛，就變得很愜意了担扑。只要關(guān)注我的個人界面涌献，有問題時處理問題，沒問題的時候只要知曉項目進度就可以了枢劝。減少了很多口頭溝通的麻煩您旁。

用起來很爽轴捎，前期輸入信息確實很花時間蚕脏，也有不習(xí)慣的原因驼鞭。還好支持Excel數(shù)據(jù)和文檔導(dǎo)入功能终议。

其他方面葱蝗，還在使用摸索中两曼，待續(xù)... ...