音頻鏈接：喜馬拉雅｜時(shí)間管理進(jìn)階
音頻文稿：
大家好挡毅，又是一個(gè)周五，錄制本期節(jié)目我還在北美仑扑，加拿大的溫哥華览爵，本周末是易效能的1階課程。我們的線上節(jié)目又如期更新了夫壁，每周一次的約會(huì)拾枣，今天你也如約而至了嗎盒让？時(shí)間管理是一項(xiàng)人生基本功梅肤，做好這項(xiàng)基本功可以讓我們走上高速發(fā)展的快車道，所以請(qǐng)大家在這個(gè)節(jié)目的下半段也要持續(xù)學(xué)習(xí)哦邑茄，我們一起加油胰丁。
那么今天我想跟大家講的就是：日理萬(wàn)機(jī)的技術(shù)乌叶，行動(dòng)的三大流程---記錄、排程和執(zhí)行！
一饭玲、正確的“記錄”
在上期節(jié)目中，我講到了大腦的第一個(gè)特性就是容易受到內(nèi)外部信息的干擾歌馍，以致我們很難專注于當(dāng)下自己手里的工作和生活黍氮，那么為了能排除大腦的干擾，我們應(yīng)該怎么辦呢彤路？
世界著名的管理學(xué)大師彼得·德魯克說(shuō)我們要把盡可能多時(shí)間“全神貫注地完成重要的事情”秕硝；
美國(guó)學(xué)界的“思想巨匠”史蒂芬·科維博士也說(shuō)高效能人士的重要習(xí)慣之一是“要事第一”，建議我們要投資大量的精力和時(shí)間去經(jīng)營(yíng)那些重要但不緊急的事洲尊；
美國(guó)首屈一指的個(gè)人成長(zhǎng)權(quán)威博恩·崔西也提出了含義相似的“吃掉那只青蛙”理論远豺，就是要每天第一時(shí)間就去處理那些富有挑戰(zhàn)的重要的事務(wù)。
但想要真正做到這一點(diǎn)有一個(gè)大前提坞嘀，就是在上期節(jié)目中我提到的躯护，大腦本身無(wú)法正確判別出哪些是重要事件，哪些是次要事件丽涩，所以為了幫助大腦做出正確的判斷棺滞，我們就需要把所有的事情都記錄下來(lái)，讓它們能清晰地展現(xiàn)在我們眼前矢渊，這時(shí)我們才能解放大腦低級(jí)的記憶功能检眯，釋放大腦高級(jí)的思考判斷功能，從而識(shí)別并根據(jù)情況動(dòng)態(tài)調(diào)整那些對(duì)我們來(lái)說(shuō)昆淡，什么是真正重要的事锰瘸。
因此，我推薦的排除大腦干擾的方法就是：凡事做記錄昂灵！職場(chǎng)上的朋友都知道避凝，但凡重要的會(huì)議都會(huì)有人做會(huì)議記錄，而我們遇到突發(fā)重要事件時(shí)眨补，也會(huì)隨手寫個(gè)便簽紙貼到顯眼的位置管削，以便隨時(shí)提醒自己不要忘記處理，這樣做的效果是顯而易見的撑螺。
因此我建議把這記錄的范圍擴(kuò)大含思，就是不管何時(shí)何地，只要出現(xiàn)了你在意的信息，不論是腦子里的靈光乍現(xiàn)含潘，還是外部的臨時(shí)任務(wù)饲做，甚至是事件的具體細(xì)節(jié)，收到的短信遏弱、郵件都要關(guān)聯(lián)記錄盆均，只要不是立刻就非處理不可的事情，我建議就把它們先統(tǒng)統(tǒng)記錄下來(lái)漱逸，等做完眼下手頭上的事務(wù)之后泪姨，再安排時(shí)間去妥善處理它們。
我建議你可以找一張紙一支筆饰抒，或者打開一個(gè)自己的手機(jī)或電腦里的記錄軟件或者app肮砾，找一個(gè)安靜不被打擾的時(shí)段，把自己腦子里的所有事物袋坑，大到環(huán)球旅行唇敞，小到今晚吃什么，等等一切都記錄下來(lái)咒彤，進(jìn)行一次批量記錄之后疆柔，再養(yǎng)成“隨手記”的習(xí)慣。
隨手記有一個(gè)小要點(diǎn)要提醒大家镶柱，就是你在記錄的時(shí)候要言簡(jiǎn)意賅旷档，快速幾個(gè)字記下核心內(nèi)容，讓自己在后面查看時(shí)能想起是啥事就行歇拆，記錄要快鞋屈，不用對(duì)事件進(jìn)行任何的細(xì)化加工處理。
記錄事情與信息故觅，是排除干擾的有效手段厂庇，我經(jīng)常說(shuō)，在專注做事情的時(shí)候输吏，如果不是職責(zé)工種权旷，只要不是死人、救火贯溅、破產(chǎn)拄氯，天塌不下來(lái)，不用接電話看手機(jī)它浅，完全可以推遲任何事情译柏，聚焦當(dāng)下完成當(dāng)下的事情。
二姐霍、準(zhǔn)確的“排程”
在我們沒有分別心鄙麦，無(wú)差別地記錄下很多事情之后典唇，面對(duì)這些事情，我們是不是每一件都非做不可呢胯府？答案是否定的介衔。人生不在于做多少事情，而在于把重要的事情首先做盟劫、用心做、做到極致与纽。
重要的事情就是所有事情的一部分侣签。面對(duì)這眾多的事務(wù)，我們接下來(lái)就要進(jìn)行判斷選擇急迂，以及確定排程進(jìn)入系統(tǒng)影所，這是一個(gè)做減法的過程。
對(duì)于每一件事僚碎，你都要認(rèn)真地問自己一個(gè)問題：這件事我要不要做猴娩？如果你心里的答案是：它不重要，不要做勺阐，那么就把它從你的記錄中刪掉卷中；如果你想來(lái)想去還是沒想好要不要做，那么就把它暫時(shí)擱置渊抽，推遲行動(dòng)蟆豫；
如果你的答案是這件事很重要，必須做懒闷！這時(shí)你就要遵循“近細(xì)遠(yuǎn)粗”的原則十减，選出最近2周要完成的事務(wù)，有明確截止時(shí)間的就把它放進(jìn)“日歷”愤估，沒有明確截止時(shí)間的就把它放進(jìn)“彈性清單”帮辟，但不管是日歷里的事件，還是彈性清單里的事件玩焰，只要是確定最近2周內(nèi)要做的事由驹，我們就要把它們優(yōu)化細(xì)化，按照重要程度和緊急程度分別找到每件事的行動(dòng)第一步昔园。
而不在這2周內(nèi)的事件荔棉，我們就可以只是粗略地記錄，不用過于細(xì)化出它的具體安排蒿赢。等到把2周內(nèi)的重要緊急事務(wù)做完润樱，我們就可以關(guān)注那些重要不緊急的事情。
我來(lái)舉一個(gè)例子：
這就好比那個(gè)“你是要先看病羡棵，還是要先鍛煉養(yǎng)生”的問題：我們都知道養(yǎng)成科學(xué)適度的鍛煉習(xí)慣有助于我們獲得強(qiáng)健的體魄壹若，但是如果你現(xiàn)在已經(jīng)生病了，那么你是要先去醫(yī)院看病呢，還是先給自己制定出鍛煉計(jì)劃呢店展？
答案顯而易見养篓，你先要去看病，等病好了赂蕴，很多人就忘記了鍛煉和養(yǎng)生柳弄，結(jié)果又病了。因?yàn)楦潘担『昧吮套ⅲ驮摵煤弥匾痪o急的事情，鍛煉與養(yǎng)生糖赔，從而不會(huì)生病萍丐，就沒有那么多重要緊急的事情。
這個(gè)例子放典，你可以好好理解一下逝变。到目前為止，我們已經(jīng)知道了奋构，我們把記錄下來(lái)所有的事情壳影，有一類是要?jiǎng)h除掉的，有一類是要擱置的弥臼，暫時(shí)不管他态贤，我們首先聚焦重要緊急的，并把它分解成為日歷和清單醋火。
三悠汽、嚴(yán)格的“執(zhí)行”
在排程中，我們擁有了兩周內(nèi)的事務(wù)芥驳，被分解成為日歷和清單柿冲。
兩周的視角非常好，日歷事件嚴(yán)謹(jǐn)必須完成兆旬，清單事件靈活可以提前推遲假抄。
我的這個(gè)方法與大家每天一開工列的今日待辦是完全不同的。
很多人每天一大早就做出自己的“今日待辦”事務(wù)列表丽猬，密不透風(fēng)宿饱，事務(wù)巨多，整個(gè)一天的時(shí)間里脚祟，往往神經(jīng)緊繃谬以，沒有絲毫的彈性，你很有可能會(huì)因?yàn)槠渲心骋患虑槌隽俗约侯A(yù)估的時(shí)間由桌，就導(dǎo)致下面的安排被推后为黎，或者根本沒有時(shí)間再去完成它邮丰。
“今日待辦是一個(gè)謊言”，因?yàn)闆]有時(shí)間彈性的事務(wù)安排铭乾，會(huì)讓我們很容易就陷入“完成不了”的焦慮和挫折里剪廉，從而影響我們的執(zhí)行效率。
按照我的方法炕檩，不一定要完成所有事務(wù)斗蒋。每天我們必做題是日歷上少的事件，往往和時(shí)間密切的相關(guān)笛质，到點(diǎn)就做泉沾。做完就根據(jù)要事優(yōu)先和情境優(yōu)先的法則，做更多清單事件经瓷。
在此過程中爆哑，我還可以繼續(xù)執(zhí)行易效能的4D原則洞难。
1舆吮、刪除（Delete）：把與目標(biāo)無(wú)關(guān)、不重要队贱、沒意義的事情從自己的記錄中刪掉色冀，不執(zhí)行；
2柱嫌、推遲（Delay）：把和重要不不緊急或者暫時(shí)沒有考慮好的事件暫且擱置锋恬，推遲執(zhí)行的時(shí)間；一旦沒有重要緊緊事件的時(shí)候编丘，一定要抽出時(shí)間來(lái)關(guān)注這些被推遲的事件与学。
3、委托（Delegate）：學(xué)會(huì)授權(quán)與合作嘉抓，將能委派出去的事情盡量派給更適合干這件事的人去完成索守；
4、執(zhí)行（Do）：那些無(wú)可推脫抑片，非你不可的重要緊急事情卵佛，就不要猶豫，馬上去做敞斋！做完以后截汪，去關(guān)注重要不緊急的事件，并思考如何改善植捎。
以上就是我們這期節(jié)目講的“行動(dòng)的三大流程”：記錄衙解、排程和執(zhí)行！讓大家執(zhí)行的時(shí)候可以活在當(dāng)下聚焦最重要的事情焰枢，把所有內(nèi)外部干擾都暫時(shí)記錄下來(lái)丢郊，然后找一個(gè)時(shí)間最好是早晚盔沫，對(duì)事情進(jìn)行輕重緩急的排程，刪除不重要枫匾、推遲不緊急架诞，把重要緊急的分成日歷和清單，日歷和清單都是明確必須要做的事情干茉，日歷放置明確時(shí)間和日期的事件谴忧，清單放置靈活時(shí)間的事件。再次其中貫徹4D原則角虫。
其實(shí)這個(gè)理念我雖然在很多的節(jié)目里都講到過沾谓，《時(shí)間管理100講》和《時(shí)間管理10堂課》里都有相應(yīng)的章節(jié)，尤其以《10堂課》里的最為詳細(xì)戳鹅。但是這是最新的提煉均驶，在接下來(lái)的節(jié)目里，我還會(huì)把執(zhí)行中的“日歷”和“清單”枫虏，以及“項(xiàng)目管理”分別拆成3期節(jié)目妇穴，其中日歷我們已經(jīng)在試聽中講過，大家可以反過來(lái)繼續(xù)學(xué)習(xí)一遍隶债。這個(gè)三個(gè)分類是執(zhí)行系統(tǒng)的三種事件分類腾它。
【隨堂練習(xí)】萬(wàn)能收件筐
大家好，歡迎大家來(lái)到本期節(jié)目的“隨堂練習(xí)”死讹，在本期正文節(jié)目里瞒滴，我為大家詳細(xì)講解了執(zhí)行的三大流程：記錄、排程和執(zhí)行赞警。
為了豐富大家對(duì)這個(gè)流程的使用理解妓忍，在這里我想補(bǔ)充一個(gè)我對(duì)“收件箱”的應(yīng)用案例。
在十幾年起愧旦，我做記者的時(shí)候世剖，寫稿件是最重要最緊急的事情，但是很容易被電話忘瓦、領(lǐng)導(dǎo)交代工作搁廓，甚至家人叮囑打斷。后來(lái)耕皮，我使用一個(gè)辦法境蜕，首先買來(lái)一個(gè)收件框和便簽貼。
當(dāng)我寫稿件的時(shí)候凌停，有任何其他事務(wù)來(lái)打斷或者腦子有其他打擾的時(shí)候粱年，我都寫一個(gè)便簽貼丟入框中。合作伙伴打來(lái)電話罚拟，我接下一下台诗，就過后回復(fù)給他完箩，我記下回復(fù)某某電話然后丟入框中，太太打來(lái)電話說(shuō)下班別忘記順路買菜拉队，我就錄買菜丟入框中弊知，領(lǐng)導(dǎo)交代說(shuō)明天排版要注意那個(gè)細(xì)節(jié)，我就錄下來(lái)丟入框中粱快。
一旦稿子寫完秩彤，我就著手查看所有事務(wù)，根據(jù)輕重緩急事哭，選擇執(zhí)行漫雷。后來(lái)我還把事情按照家庭、領(lǐng)導(dǎo)鳍咱、電話等等分顏色降盹，原理是根據(jù)執(zhí)行的情況分類。
在七八年前谤辜，我已經(jīng)在職場(chǎng)的位置很高了蓄坏，和大多數(shù)每天固定上下班的公司職員一樣，在辦公室難得片刻安靜每辟，想要一整塊的專注時(shí)間幾乎不可能剑辫，我辦公室的門隨時(shí)會(huì)被敲開干旧，一會(huì)兒部門項(xiàng)目審批需要簽字啦渠欺，一會(huì)兒財(cái)務(wù)報(bào)銷需要簽字啦、一會(huì)兒商務(wù)合同需要簽字啦等等椎眯，光是每天簽字的事務(wù)就能打擾我很多次挠将，把我的時(shí)間破壞成碎片。
后來(lái)為了解決這個(gè)問題编整，我就想了一個(gè)辦法舔稀，在自己的辦公桌上放了一個(gè)三層的收件框，寫上進(jìn)出存掌测。然后告訴全公司：
把你們要我簽字的文件整理内贮、需要保密的密封好，把最緊急最重要的放在最上面“進(jìn)”這一層汞斧，依次擺放夜郁。我到辦公室后會(huì)優(yōu)先處理這部分簽字，我會(huì)把簽了字的文件裝好放到第二層粘勒，也就是“出”竞端，然后你們?cè)诓淮驍_我的時(shí)間里來(lái)拿走推進(jìn)下一步工作。
同時(shí)庙睡，我會(huì)把那些我看了事富，需要保存放入第三層技俐，秘書會(huì)按照我事先設(shè)定的結(jié)構(gòu)保存，我有個(gè)秒搜系統(tǒng)统台，按照固定的順序和目錄可以實(shí)現(xiàn)雕擂。
因?yàn)檫@個(gè)工作方式的改革，我的被打擾率大大降低贱勃，下屬們慢慢就養(yǎng)成了這個(gè)習(xí)慣捂刺。
你可以在辦公桌也可以根據(jù)情況做一個(gè)收件框或者三層收件框，這么做募寨，是讓你對(duì)記錄排程執(zhí)行的“記錄”有一個(gè)直觀的理解族展。那么這一期的隨堂練習(xí)就到這里，我們下期再見拔鹰。
