任務(wù)管理的不同層次

如何對(duì)自己每天的工作進(jìn)行安排和規(guī)劃,提醒自己特定的事項(xiàng)和任務(wù)呢适秩?
  對(duì)于那些經(jīng)理老板绊序,很多都有自己的秘書,人性化地解決這個(gè)問題秽荞。對(duì)于普羅大眾的我們來說骤公,如何低成本又高效地解決這個(gè)問題呢。
  以下就個(gè)人經(jīng)歷中任務(wù)管理的不斷迭代歷程扬跋,分析不同階段的任務(wù)管理工具的優(yōu)化邏輯和存在的問題阶捆。

1)用腦子記憶管理

最原始的管理方式,就是靠我們的大腦,去安排管理我們的日常工作洒试。不過這種方式倍奢,對(duì)大腦CPU的要求比較高,去記憶日常安排事項(xiàng)垒棋,各事項(xiàng)的時(shí)間卒煞,和優(yōu)先順序是很占大腦精力的。
  就像要記憶幾個(gè)手機(jī)號(hào)碼捕犬,還要求一天都不能忘記一樣跷坝。對(duì)于記憶力不好的同學(xué)來說,這一定會(huì)造成很大的壓力碉碉。
  我們大腦本來就不擅長(zhǎng)這種事務(wù)類的記憶柴钻。比較零碎,而且事務(wù)可能還會(huì)經(jīng)常調(diào)整(比如修改事務(wù)的時(shí)間或者調(diào)整事務(wù)的順序)垢粮,都會(huì)造成很大的大腦負(fù)擔(dān)贴届。

2)筆記本、手機(jī)備忘錄

那么解決這個(gè)問題蜡吧,最好的方式就是記錄到本子上毫蚓,或者手機(jī)備忘錄上。放在醒目的位置提醒自己昔善。
  這種方式可以解決方式1的記憶負(fù)擔(dān)問題元潘。
  不過這種方式,還是有一定問題君仆。很多事項(xiàng)是具有一定的時(shí)間偏移屬性的翩概。比如一段時(shí)間后的重要節(jié)日,特定日期的工作安排返咱。要求到特定時(shí)間提醒自己做什么事情钥庇。
  這個(gè)時(shí)候,如果一味地使用人工記錄咖摹,就很容易遺漏评姨。于是就有了任務(wù)管理工具出現(xiàn)的必要性。

3)TODO軟件

TODO軟件是對(duì)自己手工的記錄進(jìn)行智能化處理萤晴。通過統(tǒng)一記錄吐句,多端同步,管理自己的工作和生活店读。
  軟件通常還可以對(duì)特定任務(wù)添加日期時(shí)間屬性蕴侧,和一些備注記錄。給予我們更多的背景信息两入。重要事項(xiàng),還可以設(shè)定鬧鐘提醒自己敲才。
  但是這種方式的問題是裹纳,當(dāng)記錄了各種事務(wù)以后择葡,我們大概率會(huì)被各種瑣碎事項(xiàng)占據(jù)大部分時(shí)間,就像一個(gè)救火隊(duì)員剃氧,哪里有火撲哪里敏储,事務(wù)處理上不會(huì)區(qū)分輕重緩急。
  以人性的角度朋鞍,極大概率總是優(yōu)先選擇自己擅長(zhǎng)相對(duì)容易的事情已添。這也是為什么小孩子總是喜歡先做自己擅長(zhǎng)的學(xué)科作業(yè),自己不喜歡的科目作業(yè)總是留到最后滥酥,甚至逃避不做更舞。

4)聚焦每日三事

后來,看到古典老師提到一個(gè)策略坎吻,叫做“今日三事”缆蝉,也就是每天列出今天最重要的三件事情。優(yōu)先安排完成瘦真。

不要太多刊头,就三件事,聚焦自己的注意力诸尽。其他事情原杂,除非無法逃避的事情,否則盡量推掉您机,或者安排他人完成穿肄。可以讓自己每天有限的時(shí)間精力往产,一直聚焦于最大投入產(chǎn)出比的重要事情上被碗。
  有了這個(gè)意識(shí)以后,就可以在TODO軟件上仿村,在每天的待辦事項(xiàng)里面锐朴,對(duì)最重要的三件事情,加上標(biāo)志蔼囊。優(yōu)先處理焚志。有些TODO軟件,支持打Flag畏鼓,把任務(wù)置頂酱酬。
  不過普通的TODO軟件還是有一些問題,比如重復(fù)事項(xiàng)會(huì)一直顯示在當(dāng)前待辦列表里面云矫。比如每日鍛煉打卡膳沽,我們把今天的任務(wù)完成了,期望明天的任務(wù)可以在明天才出現(xiàn)。但是待辦列表里面會(huì)把明天后天的事項(xiàng)都列出來挑社。這樣會(huì)對(duì)我們形成巨大的心理壓力陨界。讓我們逃避這個(gè)軟件,久而久之痛阻,這個(gè)任務(wù)管理就失去意義了菌瘪。
  重復(fù)事項(xiàng)一旦設(shè)定,會(huì)直接出現(xiàn)在每一天的待辦列表中阱当,造成很大的心理壓力俏扩。而且所有的任務(wù)都是一樣的,無法對(duì)個(gè)別任務(wù)進(jìn)行特別編輯處理弊添。
  另外录淡,所有的待辦事項(xiàng)都是零碎的孤立的,沒有形成一定的關(guān)聯(lián)表箭,無法像一個(gè)項(xiàng)目一樣赁咙,拆解任務(wù),任務(wù)之間形成特定的先后依賴關(guān)系免钻。

5)omniFocus軟件

該軟件實(shí)現(xiàn)了GTD思想的任務(wù)管理軟件彼水。OmniFocus讓任務(wù)聚焦當(dāng)前,只顯示當(dāng)下能夠處理的任務(wù)极舔。解放我們的大腦凤覆。
  重復(fù)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)方式是,今天的任務(wù)完成以后拆魏,他才創(chuàng)建一個(gè)副本到明天的待辦事務(wù)中盯桦。等到了明天才出現(xiàn)在待辦列表中。極大減輕我們的心理負(fù)擔(dān)渤刃。
  可以基于項(xiàng)目進(jìn)行拆解拥峦,任務(wù)可以分解和互相依賴。只顯示當(dāng)前可以處理的事項(xiàng)卖子。
  不過略号,對(duì)于重復(fù)事項(xiàng),比如每日打卡任務(wù)洋闽。沒有特定的激勵(lì)玄柠,不能極大的促進(jìn)行為。

6)omniFocus習(xí)慣養(yǎng)成技巧

針對(duì)特定實(shí)踐和測(cè)試诫舅,通過名字后綴添加倒計(jì)時(shí)的方式羽利,實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的激勵(lì)。比如21天打卡鍛煉刊懈,可以給任務(wù)名稱加后綴21这弧,完成一次娃闲,該后綴減1.直至目標(biāo)完成。
  具體可參考之前的文章当宴。有哪些應(yīng)該堅(jiān)持的好習(xí)慣畜吊? - 陣雨同學(xué)的回答 - 知乎

omniFocus是付費(fèi)產(chǎn)品。最近發(fā)現(xiàn)一個(gè)平替產(chǎn)品户矢,免費(fèi)功能基本能實(shí)現(xiàn)大部分所需功能。名為Sorted殉疼。

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