現(xiàn)代職場(chǎng)中畜侦，電子郵件AKA“email”已經(jīng)成為職場(chǎng)員工必須使用的一項(xiàng)工具压怠。（可能大家沒有意識(shí)到池充，大概也就是十年前桩引，大部分公司之間正式往來的溝通文書還是傳真，現(xiàn)在幾乎傳真機(jī)已經(jīng)變成了復(fù)古器件收夸，大概只有年代劇里才會(huì)出現(xiàn)了坑匠。）

只要你是在職場(chǎng)中工作，不管是國(guó)有企業(yè)卧惜、外資公司還是創(chuàng)業(yè)型獨(dú)角獸厘灼，電子郵件一定都是你每天都在用的一個(gè)工具⊙蚀桑可是设凹，你真的知道如何用好、寫好一封顯示專業(yè)態(tài)度的電子郵件嗎茅姜？小時(shí)候闪朱，媽媽常常教育我們好好寫字，因?yàn)槟愕淖煮w某種程度上代表了你的形象钻洒，所謂的“見字如見人”》茏耍現(xiàn)代社會(huì)中，我們已經(jīng)很少手寫信件和傳真了素标，而電子郵件其實(shí)就取代了這項(xiàng)溝通功能称诗。很多時(shí)候，尤其在你第一次與不認(rèn)識(shí)的人發(fā)郵件時(shí)头遭，“見電子郵件如見人”寓免，電子郵件的形象就成為了你給對(duì)方第一印象的一部分。因?yàn)榈谝挥∠蟛患鸭莆蟮藉e(cuò)失機(jī)會(huì)袜香，小到溝通誤解，都是屢見不鮮的情形享潜。

我在職場(chǎng)的十五年間困鸥，自己發(fā)送過、接受過、被抄送的電子郵件累計(jì)可能已經(jīng)超過二十萬封了疾就±绞酰可是即使是職場(chǎng)老司機(jī)發(fā)出來的電子郵件，客觀的看常常也會(huì)給人感覺丈二和尚摸不著頭腦的感覺猬腰，這其實(shí)就是電子郵件使用得不專業(yè)的表現(xiàn)鸟废。那么，職場(chǎng)老司機(jī)尚且如此姑荷，剛加入工作盒延、或者剛進(jìn)入一家新公司的職場(chǎng)人，是不是更應(yīng)該在使用這項(xiàng)基本工具時(shí)注意自己的職業(yè)形象呢鼠冕？

今天添寺，我想跟大家分享幾個(gè)更好的借助電子郵件體現(xiàn)專業(yè)形象的注意事項(xiàng)，希望能夠幫助到平時(shí)在使用電郵時(shí)沒有對(duì)這些細(xì)節(jié)注意而導(dǎo)致自己職場(chǎng)形象打了折扣的朋友們懈费。

1）郵箱設(shè)置

大家可能使用電子郵件時(shí)计露，大部分都是在微軟的Outlook環(huán)境下使用。今天暫時(shí)也按照這個(gè)使用環(huán)境來作為范例簡(jiǎn)單講解幾個(gè)設(shè)置要點(diǎn)憎乙。其他工具大家可已根據(jù)實(shí)際情況舉一反三票罐。

電子郵箱設(shè)置的目的，主要有兩個(gè)：一是提高效率泞边；二是體現(xiàn)個(gè)人風(fēng)格该押。

由于我們每天絕大部分工作交流都是通過電子郵件來進(jìn)行，因此將一些重復(fù)性比較高的行為嵌入在工具設(shè)置里阵谚，可以極大減少我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)反復(fù)花在價(jià)值較少的部分的經(jīng)理和時(shí)間蚕礼。這一部分可以考慮進(jìn)行的設(shè)置有：

郵件格式：

我很想跟大家打個(gè)賭，聽節(jié)目的聽眾中大約6成以上椭蹄，打開郵件寫內(nèi)容時(shí)使用的都是默認(rèn)的郵件設(shè)置字體和字號(hào)闻牡。這樣做并沒有什么錯(cuò)净赴，但是你失掉了一次體現(xiàn)個(gè)人風(fēng)格的絕佳機(jī)會(huì)绳矩。

雖然我不推薦也絕對(duì)不認(rèn)可郵件作為公務(wù)交流工具，在字體和格式上五顏六色圖文并茂玖翅；一封好的郵件應(yīng)該主題簡(jiǎn)介清晰翼馆，如果有大量圖表作為補(bǔ)充信息應(yīng)該以附件形式出現(xiàn)。但在字體和字號(hào)上略微調(diào)整金度，依然是我認(rèn)為必要的設(shè)置应媚。

挑一個(gè)好看但是不花哨的字體，預(yù)設(shè)好一個(gè)不大不小的字號(hào)猜极，統(tǒng)一更改顏色為深藍(lán)或比默認(rèn)黑淺一檔的灰色中姜，這些都是可以將郵件稍微美化提升閱讀郵件客戶體驗(yàn)的小技巧。并且利用的是心理學(xué)上的條件反射原理，假以時(shí)日丢胚，只要已出現(xiàn)這類排版組合翩瓜，就如同你的個(gè)性簽名，成為你的標(biāo)志之一携龟。

簽名檔：

我們每次寫完郵件兔跌，都要在郵件下方簡(jiǎn)單結(jié)束并落款。盡管電子郵件發(fā)送到對(duì)方郵箱時(shí)都會(huì)顯示電子郵件地址峡蟋，但在落款上恰當(dāng)?shù)谋硎颈匾木凑Z坟桅、寫明自己的名字等都是顯示對(duì)收件人尊敬而必須要的儀式感。

敬語在中文郵件中常用的是：謝謝并祝好蕊蝗；英文郵件中為Thank you & best regards.這兩句可以說是通用語言仅乓，如果不知道怎么寫，這樣就是最安全的蓬戚。如果你的段位更高方灾，可以試著創(chuàng)建一些稍微具備個(gè)人特色的郵件結(jié)束敬語，但是建議這樣做的時(shí)候要結(jié)合實(shí)際情況：比如你是剛進(jìn)入公司的新員工碌更，那么郵件結(jié)構(gòu)和結(jié)束語盡量簡(jiǎn)潔保守裕偿，而如果是公司位高權(quán)重的領(lǐng)導(dǎo)，自然可以稍微任性一些在郵件結(jié)尾吶喊公司口號(hào)之類的痛单，結(jié)合自己的實(shí)際環(huán)境嘿棘，才不會(huì)顯得奇怪。

特別提醒的是旭绒，對(duì)于發(fā)送給外部客戶的電子郵件鸟妙，建議大家在落款時(shí)將自己的職位、公司名稱挥吵、公司地址重父、郵箱、和希望對(duì)方聯(lián)系的電話號(hào)碼一并在名字下寫好忽匈。這樣做的目的首先是避免錯(cuò)誤的溝通房午，想象一下如果你是一個(gè)供應(yīng)商回復(fù)客戶群發(fā)的一個(gè)調(diào)查函要求，也許你的郵件只是一些列郵件中的一個(gè)丹允，如果對(duì)方想馬上聯(lián)系到你了解數(shù)據(jù)背景或者核對(duì)一個(gè)可能的錯(cuò)誤郭厌，直接下拉到郵件最后看到你的名字、公司和電話雕蔽，他可能馬上就能下手處理折柠。而如果這部分信息沒有，對(duì)方還要到手機(jī)通訊錄批狐、微信或者其他數(shù)據(jù)庫去查找你的聯(lián)系方式扇售，那么很有可能他一忙就放下了，你和你的團(tuán)隊(duì)就錯(cuò)過了一次寶貴的溝通或者澄清錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)。同時(shí)承冰，郵件除了溝通功能還同時(shí)是你的個(gè)人名片嘱根；同時(shí)在很多時(shí)候，受到郵件的一方常會(huì)把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給自己的同事或其他部門繼續(xù)跟進(jìn)處理巷懈，如果你的署名上標(biāo)注了自己的身份和聯(lián)系方式该抒，會(huì)極大加強(qiáng)溝通效率，減少由于轉(zhuǎn)發(fā)而又找不到聯(lián)系方式顶燕，導(dǎo)致你拜托對(duì)方跟進(jìn)的事情進(jìn)度延緩或甚至石沉大海的情況發(fā)生凑保。外企員工建議將自己的英文名和中文名字都寫在落款上，方便不熟悉你的人對(duì)號(hào)入座涌攻。

綜合上述說明欧引，建議大家在郵箱設(shè)置中，提前將公司內(nèi)部簽名和公司外部簽名的兩檔簽名都提前準(zhǔn)備好恳谎，這樣在郵件寫完以后直接挑選合適的簽名檔就可以了芝此。如果每次落款簽名都要花費(fèi)1分鐘，提前設(shè)置好簽名因痛，每天幾乎可以幫你節(jié)省出來半小時(shí)婚苹。

這樣做的還有一個(gè)好處是避免最后落款的筆誤。簽名檔中的聯(lián)系方式在對(duì)外郵件時(shí)某種程度上是一個(gè)關(guān)鍵信息鸵膏，但我們?nèi)祟惖牧?xí)慣是在郵件主體上往往花費(fèi)了主要的注意力膊升，費(fèi)勁心思寫了一封邏輯清晰、觀點(diǎn)懇切的郵件谭企，好不容易寫完了在最后落筆的時(shí)候一個(gè)不注意寫錯(cuò)了自己的名字廓译、公司名稱甚至電話號(hào)碼錯(cuò)了一位數(shù)字的情況大有人在。如果你的郵件是一封非常高水準(zhǔn)的行文债查，可是郵件落款有一個(gè)明顯的筆誤非区，電腦的自動(dòng)聯(lián)想有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)很搞笑的詞匯，這個(gè)無心之失可能將你的整篇郵件的可信度大打折扣盹廷。為了避免這樣尷尬的情況出現(xiàn)征绸，提前將落款的內(nèi)容、字體速和、格式編輯好歹垫，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)確保了信息的準(zhǔn)確。因此颠放，在任何電子郵件軟件中，提前做好這個(gè)動(dòng)作都是有百利而無一害的吭敢。

如果你的郵件中常常涉及保密信息碰凶，也可以將保密條款加入簽名。保密條款的設(shè)置其實(shí)也大有學(xué)問，以后有機(jī)會(huì)我再談?wù)劇?/p>

本地郵件夾的創(chuàng)建和分類

我見過很多同事和客戶的郵箱完全沒有分類欲低，所有郵件都躺在收件箱和發(fā)件箱里辕宏。一旦涉及要查找歷史郵件，碰上不好好寫郵件標(biāo)題的隊(duì)友（郵件標(biāo)題一會(huì)兒我會(huì)講到）砾莱，那簡(jiǎn)直就是一項(xiàng)Mission Impossible. 所以我強(qiáng)烈建議大家在本地收件箱里根據(jù)個(gè)人實(shí)際工作情況創(chuàng)建分類文件夾瑞筐。比如如果你是項(xiàng)目經(jīng)理，那么就根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)文件夾腊瑟；如果你是一個(gè)銷售聚假，可以根據(jù)每個(gè)客戶創(chuàng)建一個(gè)文件夾；如果這些分類不適用闰非，可以考慮按照季度來劃分膘格。在閱讀和發(fā)送完一封郵件后，養(yǎng)成良好的習(xí)慣根據(jù)主題不同放入不同的文件夾财松，將來需要查找這個(gè)項(xiàng)目瘪贱、客戶或者這一段時(shí)間的某個(gè)討論時(shí)，會(huì)非常方便就能找到辆毡。

此外還有一些設(shè)置有必要調(diào)整的菜秦，以后有機(jī)會(huì)我們可以再聊。

2）郵件標(biāo)題

郵件標(biāo)題是一個(gè)每封郵件都有但是幾乎很少人注意的小事舶掖。我撑缁В看到躺在我郵箱里的郵件要么是標(biāo)題看似是一個(gè)自動(dòng)生成的，比如只有簡(jiǎn)單的一個(gè)詞“項(xiàng)目問題”访锻；或者一個(gè)不知道什么意思但是看起來就讓人心煩意亂的情緒表達(dá)“注意”褪尝。我不知道大家看到這樣的郵件標(biāo)題一般怎么處理，在我自己的情況期犬，我一般會(huì)放到所有其他郵件處理完再去研究它河哑。因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)告訴我，發(fā)出或者轉(zhuǎn)發(fā)這類郵件的同事一般對(duì)事情也沒有清晰的邏輯和想法龟虎，打開郵件后你很可能要拉到最下面從頭讀起璃谨，才會(huì)知道他試圖表達(dá)的是什么。

所以鲤妥，我想先開始重點(diǎn)講一下這一類郵件標(biāo)題怎么寫更好佳吞。

郵件標(biāo)題在一般情況下，推薦使用八股文的固定格式方式棉安，將事件或溝通的要點(diǎn)：what,?why, when, where,how(情況底扳、原因、時(shí)間贡耽、地點(diǎn)衷模、辦法)在標(biāo)題中盡量間明扼要做出總結(jié)鹊汛，比如上面提到的例子，較為專業(yè)的寫法應(yīng)該修改為“北京大興項(xiàng)目3個(gè)重要問題的情況說明”阱冶，或者“近期3個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行常見問題和建議”這一類的標(biāo)題刁憋，如果換成這一類標(biāo)題，即使你不標(biāo)注為高優(yōu)先級(jí)木蹬，我相信管理層也一定愿意先打開來看至耻。

另外一種常見情況是同一個(gè)郵件主題但是需要定期更新的郵件，比如周報(bào)镊叁、季度報(bào)這類的郵件尘颓。一個(gè)小技巧是在郵件主題后面加上下劃線，然后寫上日期意系。這樣會(huì)非常方便自己和郵件接受方日后的查找泥耀。比如“某某小組工作周報(bào)_2018年7月第一周”。這樣的郵件會(huì)在你的郵箱和對(duì)方郵箱中累計(jì)數(shù)十封甚至更多蛔添，如果增加了一個(gè)時(shí)間標(biāo)注痰催，回頭再搜索時(shí)就可以非常容易定位到某一封需要重點(diǎn)回顧的（雖然郵件本身都帶有時(shí)間屬性，但是常見的一種情況是大家在同一封郵件下往復(fù)討論其中一個(gè)事情迎瞧，會(huì)導(dǎo)致3周前的一個(gè)周報(bào)可能反而出現(xiàn)在郵箱最上面夸溶；而上周的周報(bào)反而因?yàn)槎紱]有遺留事項(xiàng)了沉底。）

還有一類常碰見的情況是轉(zhuǎn)發(fā)郵件的情況凶硅。這一類是郵件標(biāo)題不規(guī)范的重災(zāi)區(qū)缝裁，大家一定也遇到過這樣的糾結(jié)：客戶發(fā)過來一個(gè)郵件，標(biāo)題語焉不詳足绅；我們覺得事情重要需要轉(zhuǎn)發(fā)給其他部門同事捷绑，但是轉(zhuǎn)發(fā)的時(shí)候總覺得如果更改郵件標(biāo)題會(huì)扭曲客戶的意思。我的建議是可以兩種辦法：1）在原標(biāo)題后簡(jiǎn)單增加一個(gè)要點(diǎn)說明氢妈，比如“行動(dòng)建議”/“背景補(bǔ)充”等粹污，說明你轉(zhuǎn)發(fā)的郵件中除了客戶原始訴求外，主要說明的是你的想法或郵件沒體現(xiàn)的背景情況等首量。2）按照上述八股文方式修改標(biāo)題壮吩，但在郵件主體中寫一句話“郵件原標(biāo)題為：xxx”. 畢竟，這類郵件我們處理的初衷是希望相關(guān)部門注意并盡快采取行動(dòng)加缘。

3）郵件內(nèi)容

郵件內(nèi)容這個(gè)子類鸭叙，其實(shí)值得好好聊聊，職場(chǎng)中很多的糾紛拣宏、誤解其實(shí)不少都是由于不當(dāng)?shù)泥]件措辭或者表達(dá)引起的沈贝。今天在這一篇里，我只簡(jiǎn)單的跟大家分享幾個(gè)通用原則蚀浆。

一：郵件是用來溝通數(shù)據(jù)缀程、說明建議搜吧、倡議行動(dòng)的市俊。如果由于某種原因你有強(qiáng)烈的個(gè)人情緒杨凑，盡量不要通過郵件表達(dá)，或者在郵件中闡述摆昧。

二：不論是中文郵件還是英文郵件撩满，“我”/“I”這個(gè)詞應(yīng)該盡可能少的出現(xiàn)，最好不出現(xiàn)绅你。比如不要說或盡量少說“我認(rèn)為伺帘，我建議”，直接寫“建議如下”忌锯，或者“如下建議供參考/供討論”即可伪嫁。英文的話多用被動(dòng)語態(tài)去除主語，如果實(shí)在避不開偶垮，用“we”代替“I”张咳。

三：結(jié)論內(nèi)容放在前面，數(shù)據(jù)似舵、事例脚猾、證明觀點(diǎn)羅列在后。不要長(zhǎng)篇大論10條理由砚哗，再在郵件末尾給出結(jié)論龙助。

四：寫完一封郵件后復(fù)讀一邊，盡可能的在第一版上繼續(xù)減少字?jǐn)?shù)和篇幅蛛芥。對(duì)于職場(chǎng)新人提鸟，常常會(huì)碰到三句話能說明的事情用了三段話來表達(dá)，這樣會(huì)給人啰嗦切不到重點(diǎn)的感覺仅淑；最終結(jié)果導(dǎo)致你的提議沒有得到足夠的重視称勋。

五：前面提過，如果確實(shí)需要附上大量數(shù)據(jù)說明結(jié)論漓糙，在郵件主體中間明扼要給出結(jié)論和要點(diǎn)铣缠，細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)可以用附件粘貼在郵件中。

今天先簡(jiǎn)單談?wù)勥@些昆禽，如果大家有興趣或者有疑問請(qǐng)留言說明蝗蛙，我會(huì)在以后的文中盡量給大家解答。